अंतिम ऑल-हैंड्स मीटिंग गाइड: एजेंडा + निःशुल्क टेम्पलेट!

बड़े मेमो गायब हो रहे हैं? नए कर्मचारी पेश किए जाने की प्रतीक्षा कर रहे हैं? टीमें अपने लक्ष्यों को तोड़ रही हैं लेकिन उन्हें कोई पहचान नहीं मिल रही है? एक जैसा दिखता है सब हाथ की बैठक एजेंडे में है!

एक कंपनी पूरी तरह से आपकी पूरी टीम को एक आकस्मिक लेकिन गहन उत्पादक बैठक में एकजुट करने का सबसे अच्छा तरीका है।

यहां बताया गया है कि इसे सही तरीके से कैसे किया जाए, एक उदाहरण एजेंडा और एक निःशुल्क, इंटरैक्टिव टेम्पलेट के साथ!

ऑल-हैंड मीटिंग क्या है?

An सब हाथ की बैठक बस एक बैठक शामिल है एक कंपनी के सभी कर्मचारीयह एक नियमित बैठक है - जो शायद महीने में एक बार होती है - और आमतौर पर कंपनी के प्रमुखों द्वारा संचालित की जाती है।

एक सर्व-सम्मत बैठक में कुछ महत्वपूर्ण बातें पूरी करने का प्रयास किया जाता है...

• किसी के साथ कर्मचारियों को अद्यतन करने के लिए नई घोषणाएं ईमेल के लिए उपयुक्त नहीं है।
• सेट करने के लिए कंपनी के लक्ष्य और मौजूदा लोगों की ओर प्रगति को ट्रैक करें।
• इनाम देना उत्कृष्ट उपलब्धियाँ व्यक्तियों और टीमों से।
• सेवा मेरे कर्मचारियों को स्वीकार करें जो शामिल हुए हैं और जो चले गए हैं।
• जवाब देने के लिए कर्मचारी प्रश्न व्यापार के हर कोने से।

एक के अनुसार 2013 अध्ययन, सभी-हाथों की बैठकें स्पष्ट बातचीत को प्रेरित कर सकती हैं। नेताओं को संगठन के भीतर विभिन्न स्तरों पर लोगों से सीधे सुनने का मौका मिलता है।

उस सब के साथ, परम ऑल-हैंड मीटिंग का लक्ष्य इंजेक्शन लगाना है एकता की भावना किसी कंपनी में शामिल करना। इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि आजकल यह एक ऐसी चीज है जिसकी मांग बढ़ती जा रही है और जो कंपनियां अपने कर्मचारियों के बीच मजबूत संबंध बनाए रखना चाहती हैं, उनके बीच सभी कर्मचारियों की मीटिंग की लोकप्रियता में उछाल आ रहा है।

मजेदार तथ्य ⚓ 'सभी हाथ बैठक' का अर्थ पुरानी नौसैनिक कॉल, 'सभी हाथ डेक पर' से आता है, जिसका उपयोग तूफान को नेविगेट करने में मदद करने के लिए जहाज के सभी चालक दल के सदस्यों को शीर्ष डेक पर लाने के लिए किया जाता था।

ऑल-हैंड मीटिंग क्यों चलाएं?

मैं समझता हूँ; हम सभी 'एक और मीटिंग नहीं' सिंड्रोम से बचने की कोशिश कर रहे हैं। साप्ताहिक, मासिक और वार्षिक मीटिंग की सूची में एक और मीटिंग जोड़ना आपके कर्मचारियों को आपके खिलाफ करने का एक अच्छा तरीका लग सकता है, लेकिन वास्तव में, यह आपके लिए एक बड़ा झटका हो सकता है। आपके द्वारा आयोजित बैठकों की संख्या कम करें.

कैसे? क्योंकि एक सर्व-कार्य बैठक में सभी को शामिल किया जाता है। यह आपके कार्य महीने में होने वाली कई अन्य बैठकों के महत्वपूर्ण भागों को लेती है और इसे एक तंग 1 घंटे के समय स्लॉट में संक्षिप्त कर देती है।

एक के अनुसार 2013 अध्ययन, सभी-हाथों की बैठकें स्पष्ट बातचीत को प्रेरित कर सकती हैं। नेताओं को संगठन के भीतर विभिन्न स्तरों पर लोगों से सीधे सुनने का मौका मिलता है।

आखिरकार, यह वास्तव में आपके शेड्यूल में कुछ समय बचा सकता है। यहाँ ऑल-हैंड्स मीटिंग के कुछ अन्य लाभ दिए गए हैं...

1. समावेशी बनें - यह बताना मुश्किल है कि आपकी टीम के लिए यह कितना मायने रखता है कि आप हर हफ़्ते या महीने उनके साथ बैठने को तैयार हैं। उन्हें प्रश्नोत्तर के ज़रिए अपने ज्वलंत सवाल पूछने का मौक़ा देना और उनके साथ जितना संभव हो उतना खुला और ईमानदार होना एक शानदार कंपनी संस्कृति का निर्माण करता है।
2. एक टीम बनें - जिस तरह बॉस से सुनना अच्छा लगता है, उसी तरह साथी कर्मचारियों के चेहरे देखना भी अच्छा लगता है। दूर से काम करने और अलग-अलग दफ्तरों में काम करने से अक्सर वे लोग अलग-थलग पड़ जाते हैं, जो सबसे ज़्यादा एक-दूसरे के साथ घुलने-मिलने के लिए बने होते हैं। सभी लोगों की एक साथ मीटिंग उन्हें एक-दूसरे से फिर से मिलने और बातचीत करने का अनौपचारिक मौका देती है।
3. किसी को मत भूलना - सभी लोगों की बैठक के पीछे पूरा विचार यह है कि यह कम समय में बहूत अधिक कार्य करना. जबकि आपके पास कुछ अनुपस्थितियां हो सकती हैं, आप अपने संदेश इस ज्ञान के साथ वितरित कर सकते हैं कि दूरस्थ श्रमिकों सहित हर कोई सुन रहा है कि उन्हें क्या सुनना है।

के लिए हाथ ऊपर सभी हाथ!

यदि सभी लोग वहां होंगे, शो पर रखें. अपनी अगली ऑल-हैंड मीटिंग के लिए इस निःशुल्क, इंटरैक्टिव प्रस्तुति टेम्पलेट को प्राप्त करें!

ऑल-हैंड मीटिंग एजेंडा

क्या वास्तव में सब हाथों में होता है?

यहां 6 विशिष्ट आइटम दिए गए हैं जिन्हें आप एजेंडे में देख सकते हैं, साथ ही सब कुछ कम रखने के लिए अनुशंसित समय सीमाएं भी हैं 1 घंटे.

1. बर्फ तोड़ने वाले

⏰ 5 मिनट

चूंकि यह पूरी कंपनी में होने वाली मीटिंग है और इसमें कुछ नए चेहरे भी शामिल हो सकते हैं, इसलिए इस बात की पूरी संभावना है कि कुछ सहकर्मियों को काफी समय से एक-दूसरे के साथ बैठकर बातचीत करने का मौका नहीं मिला होगा। बातचीत को बनाए रखने के लिए 1 या 2 आइस ब्रेकर का इस्तेमाल करें। टीम भावना बैठक शुरू होने से पहले उन खूबसूरत दिमागों को मजबूत और गर्म करें।

वे सभी-कार्यरत बैठकों की शुरुआत में आवश्यक हैं, क्योंकि वे औपचारिक माहौल को तोड़ते हैं जो कर्मचारियों की भागीदारी को प्रभावित कर सकता है, जबकि सहकर्मियों को विभागों में अप्रत्याशित कनेक्शन खोजने में मदद करता है।

इनमें से कुछ विचारों को आजमाएं:

• कौन सा GIF आपके मूड का वर्णन करता है? - सभी को कुछ GIF दिखाएं और उनसे वोट करने के लिए कहें कि कौन सा GIF उनकी भावनाओं के अनुरूप है।
• एक शर्मनाक कहानी साझा करें - यहाँ एक ऐसा है जो अच्छे विचार उत्पन्न करने के लिए सिद्ध है। सभी से एक छोटी, शर्मनाक कहानी लिखने के लिए कहें और इसे गुमनाम रूप से प्रस्तुत करें। इन्हें पढ़ना आपकी सभी-हाथों की बैठक के एजेंडे के लिए एक मज़ेदार शुरुआत हो सकती है।
• पॉप प्रश्नोत्तरी! - ऐसी कोई स्थिति नहीं है जिसे थोड़ी-बहुत सामान्य जानकारी से बेहतर नहीं बनाया जा सकता। वर्तमान घटनाओं या कंपनी के तौर-तरीकों पर 5 मिनट की एक त्वरित प्रश्नोत्तरी रचनात्मकता को प्रेरित कर सकती है और आपके सभी कामों को कुछ अच्छे और साफ-सुथरे मनोरंजन के साथ शुरू कर सकती है।

चेक आउट किसी भी बैठक के लिए 10 बर्फ तोड़ने वाले - ऑनलाइन या अन्यथा!

2. टीम अपडेट

⏰ 5 मिनट

इस मीटिंग में कुछ नए चेहरे देखने को मिल सकते हैं, साथ ही कुछ ऐसे लोग भी शामिल हो सकते हैं जो हाल ही में पार्टी छोड़कर गए हैं। इसे जल्दी संबोधित करें एजेंडे में यह बात शामिल कर दी गई है, ताकि किसी को भी परिचय के लिए अजीब स्थिति में बैठकर इंतजार न करना पड़े।

जो कर्मचारी अभी-अभी चले गए हैं, उन्हें बड़ा धन्यवाद देना न केवल अच्छा नेतृत्व है, बल्कि यह आपके लोगों के सामने आपको मानवीय बनाता है। इसी तरह, कंपनी में नए चेहरों को जल्दी पेश करना उन्हें शामिल महसूस करने में मदद करने का एक शानदार तरीका है और बाकी मीटिंग के लिए सभी को सहज महसूस कराता है।

इसके लिए बस एक त्वरित धन्यवाद और अभिवादन काम आएगा, लेकिन आप एक छोटी प्रस्तुति देकर अतिरिक्त मील जा सकते हैं।

पूर्व सहकर्मियों के प्रति सम्मान दर्शाने तथा शेष टीम सदस्यों को संतुष्टि प्रदान करने के लिए इसे कार्यसूची में पहले ही स्थान पर रखना आवश्यक है (पहले 10 मिनट के भीतर)।

इससे नए कर्मचारियों को यह महसूस करने में भी मदद मिलती है कि उनका वास्तव में स्वागत किया जा रहा है, न कि उन्हें बाद में सोचा गया महसूस कराया जा रहा है, जिससे अंततः एक सकारात्मक माहौल स्थापित होता है, जो वहां उपस्थित सभी लोगों की चिंता को कम करता है।

3। कंपनी समाचार

⏰ 5 मिनट

आपकी सभी मीटिंग के एजेंडे में एक और त्वरित लेकिन आवश्यक आइटम है अपनी टीम को कंपनी की गतिविधियों के बारे में अपडेट करना। यह क्यों मायने रखता है? इसका उद्देश्य सभी को कंपनी के व्यापक विकास, घटनाओं और लॉजिस्टिक नोट्स के बारे में सूचित रखना है जो सभी को प्रभावित करते हैं।

ध्यान रखें कि यह परियोजनाओं और लक्ष्यों (जो एक मिनट में आ जाते हैं) के बारे में नहीं है, बल्कि उन घोषणाओं के बारे में है जो पूरी कंपनी को प्रभावित करती हैं। यह नए सौदों, पाइपलाइन में नई टीम-निर्माण योजनाओं और सभी आवश्यक उबाऊ चीजों के बारे में हो सकता है, जैसे कि प्लम्बर पिछली बार छोड़े गए कॉफी मग को लेने किस दिन आ रहा है।

इस गतिविधि का उद्देश्य कंपनी में हो रही गतिविधियों में पारदर्शिता और एकरूपता सुनिश्चित करना है, साथ ही इसका लहजा हल्का-फुल्का और सूचनाप्रद बनाए रखना है।

4. लक्ष्य प्रगति

⏰ 20 मिनट

अब हम आपके सभी हाथों की असली भूमिका में हैं। यह वह जगह है जहाँ आप लक्ष्य दिखाएँगे और गर्व से शेखी बघारेंगे (या सार्वजनिक रूप से रोएँगे) कि आपकी टीम उनके प्रति कितनी प्रगति कर रही है।

यह खंड आमतौर पर सामान्य घोषणाओं के बाद आता है और इसका नेतृत्व अक्सर विभाग प्रमुख या टीम प्रमुख द्वारा किया जाता है, तथा मेजबान या मॉडरेटर इसके प्रवाह का मार्गदर्शन करते हैं।

यह संभवतः आपकी मीटिंग का सबसे महत्वपूर्ण भाग है, इसलिए इन त्वरित सुझावों पर गौर करें...

• दृश्य डेटा का उपयोग करें - यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है, लेकिन ग्राफ़ और चार्ट बहुत डेटा को स्पष्ट करने का काम टेक्स्ट से बेहतर है। प्रत्येक विभाग की प्रगति को ग्राफ पर एक बिंदु के रूप में दिखाएं ताकि उन्हें यह स्पष्ट संकेत मिल सके कि वे कहां से आ रहे हैं और वे (उम्मीद है) कहां जा रहे हैं।
• बधाई और कुहनी मारना - आपकी टीम के लिए, यह पूरी मीटिंग के एजेंडे का सबसे ज़्यादा परेशान करने वाला हिस्सा हो सकता है। टीमों को उनके अच्छे काम के लिए बधाई देकर और जो टीमें कम प्रदर्शन कर रही हैं, उनसे पूछकर कि उन्हें अपने लक्ष्यों तक पहुँचने के लिए क्या करना होगा, उनके डर को दूर करें।
• इसे संवादात्मक बनाएं - आपकी सभी-हाथों की बैठक का सबसे लंबा हिस्सा होने के कारण, और कई पहलुओं के साथ जो सीधे सभी पर लागू नहीं होते हैं, आप कुछ अन्तरक्रियाशीलता के साथ कमरे में ध्यान केंद्रित रखना चाह सकते हैं। यह देखने के लिए कि कैसे एक सर्वेक्षण, स्केल रेटिंग, एक शब्द बादल या यहां तक ​​कि एक प्रश्नोत्तरी का प्रयास करें ट्रैक पर आपकी टीम को लगता है कि वे हैं।

एक बार जब आप भाषण का यह हिस्सा दे चुके हों, तो टीमों को ब्रेकआउट रूम में रखना एक अच्छा विचार है, ताकि वे तीन-आयामी प्रतिक्रिया पर विचार-विमर्श कर सकें...

1. उन्हें अपने प्रगति अद्यतन के बारे में क्या पसंद आया।
2. उन्हें अपनी प्रगति अद्यतन के बारे में क्या नापसंद था।
3. एक अवरोधक जो बेहतर प्रगति के रास्ते में आ रहा है।

इस गतिविधि का उद्देश्य पारदर्शिता और जवाबदेही को बढ़ावा देना है तथा टीमों को मान्यता या रचनात्मक प्रोत्साहन देकर प्रेरित करना है।

5. कर्मचारी पहचान

⏰ 10 मिनट

मान्यता एक शक्तिशाली प्रेरक है, और आपकी सर्वांगीण बैठक आपके संगठन के गुमनाम नायकों को उजागर करने का सबसे उपयुक्त अवसर है।

आपको पूरा उत्साह दिखाने की आवश्यकता नहीं है (आपके कई कर्मचारी वैसे भी इससे असहज महसूस कर सकते हैं), लेकिन कुछ मान्यता और संभवतः एक छोटा सा पुरस्कार बहुत कुछ कर सकता है, न केवल उस व्यक्ति के लिए, बल्कि आपकी पूरी बैठक के लिए।

सामान्यतया, ऐसा करने के दो तरीके हैं:

1. मिलने से पहले, सभी टीम लीडर अपनी टीम में किसी ऐसे व्यक्ति का नाम प्रस्तुत करते हैं जिसने अपनी भूमिका में बेहतर प्रदर्शन किया है। प्रत्येक टीम से सबसे अधिक प्रस्तुत किए गए नाम को स्वीकार करने के लिए मीटिंग का उपयोग करें।
2. बैठक के दौरान - सभी के 'मूक नायक' के लिए एक लाइव वर्ड क्लाउड आयोजित करें। आपके दर्शकों द्वारा सबसे ज़्यादा सबमिट किया गया नाम वर्ड क्लाउड के केंद्र में सबसे ऊपर दिखाई देगा, जिससे आपको सार्वजनिक रूप से उस नाम को पहचानने का मौका मिलेगा।

कर्मचारियों को मान्यता देने की रस्म मनोबल को बढ़ा सकती है, टीम के बीच सम्मान का निर्माण कर सकती है, तथा आपकी बैठक में सकारात्मक भावनात्मक उत्थान ला सकती है।

टिप 💡 स्पिनर व्हील एक बेहतरीन पुरस्कार देने वाला उपकरण है। दर्शकों की दिलचस्पी बढ़ाने के लिए इससे बढ़िया कुछ नहीं है!

6. प्रश्नोत्तर खोलें

⏰ 15 मिनट

अंत में, उस बात से समाप्त करें जिसे कई लोग सर्व-सम्मत बैठक में सर्वोच्च प्राथमिकता मानते हैं: लाइव प्रश्नोत्तर।

यह किसी भी विभाग के किसी भी व्यक्ति के लिए शीर्ष अधिकारियों से सवाल पूछने का मौका है। इस सेगमेंट से कुछ भी और सब कुछ की अपेक्षा करें, और इसका स्वागत भी करें, क्योंकि आपकी टीम को ऐसा लग सकता है कि यह एकमात्र समय है जब उन्हें किसी वैध चिंता का सीधा जवाब मिल सकता है।

यदि आपकी टीम बड़ी है, तो प्रश्नोत्तर को कुशलतापूर्वक निपटाने का एक तरीका यह है कि आप अपनी सर्व-सम्मत बैठक से कुछ दिन पहले प्रश्न पूछ लें, फिर उनमें से उन प्रश्नों को छांट लें जिनका भीड़ के सामने उत्तर देना उचित होगा।

इस खंड का उद्देश्य सिर्फ उत्तर प्रदान करना नहीं है - इसका उद्देश्य आपकी टीम को आवाज़ देना है, यह दिखाना है कि नेतृत्व सुन रहा है, और बैठक को एक सकारात्मक लहजे के साथ समाप्त करना है। खुलापन और सम्मान.

लेकिन, अगर आप पूरी प्रक्रिया के बारे में ज़्यादा पारदर्शी होना चाहते हैं, तो अपनी टीम को लाइव Q&A प्लैटफ़ॉर्म के ज़रिए आपसे सवाल पूछने दें। इस तरह, आप सब कुछ सुरक्षित रख सकते हैं संगठित, मॉडरेट और 100% दूरस्थ श्रमिकों के लिए अनुकूल.

AhaSlides का उपयोग करके ऑल-हैंड्स मीटिंग कैसे आयोजित करें

1. अपना प्रेजेंटेशन तैयार करें

• एक नई प्रस्तुति बनाएं AhaSlides पर.
• अपनी स्लाइडों को उन प्रमुख विषयों के अनुसार संरचित करें जिन्हें आप कवर करना चाहते हैं: कंपनी अपडेट, टीम उपलब्धियां, घोषणाएं, प्रश्नोत्तर, आदि।
• मिश्रण का उपयोग करें जानकारीपूर्ण स्लाइड (पाठ, चित्र, चार्ट) और इंटरेक्टिव स्लाइड (मतदान, प्रश्नोत्तरी, शब्द बादल, प्रश्नोत्तर)।

2. इंटरैक्टिव तत्व जोड़ें

• पोल: नये पहलों पर राय या त्वरित प्रतिक्रिया एकत्रित करें।
• प्रश्नोत्तर स्लाइडें: कर्मचारियों को लाइव प्रश्न प्रस्तुत करने की अनुमति दें, जिनका उत्तर आप प्रस्तुति के दौरान या बाद में दे सकते हैं।
• शब्द बादल: टीम की भावनाओं को पकड़ें या मुख्य विषयों को उजागर करें।
• प्रश्नोत्तरी: टीम को मनोरंजक ज्ञान परीक्षण या कंपनी की सामान्य जानकारी से जोड़ें।

3. पहुँच साझा करें

• मीटिंग से पहले, साझा करें अद्वितीय जॉइन लिंक या कोड सभी उपस्थित लोगों के साथ बातचीत की जाएगी ताकि वे अपने स्मार्टफोन या डिवाइस का उपयोग करके भाग ले सकें।
• देरी से बचने के लिए सभी को कुछ मिनट पहले शामिल होने के लिए प्रोत्साहित करें।

4. बैठक के दौरान

• सूचनात्मक विषय-वस्तु और इंटरैक्टिव गतिविधियों के बीच स्विच करते हुए अपनी स्लाइडें प्रस्तुत करें।
• चर्चा को प्रोत्साहित करने के लिए लाइव पोल परिणामों और प्रश्नोत्तर प्रतिक्रियाओं का उपयोग करें।
• एकतरफा संचार के बजाय सभी को शामिल करके सत्र को गतिशील बनाए रखें।

5. संलग्न रहें और अनुवर्ती कार्रवाई करें

• चिंताओं को दूर करने और उपलब्धियों का जश्न मनाने के लिए सर्वेक्षण और प्रश्नोत्तर से प्राप्त जानकारी का उपयोग करें।
• प्रतिक्रियाओं और परिणामों को भविष्य के संदर्भ के लिए या व्यापक टीम के साथ साझा करने के लिए सहेजें।
• वैकल्पिक रूप से, बैठक के बाद संपूर्ण प्रस्तुति या सारांश साझा करें।

ऑल-हैंड मीटिंग के लिए अतिरिक्त सहायता

यदि आप अपने सभी हाथों का उपयोग एक घंटे से अधिक समय तक करना चाहते हैं, तो इन अतिरिक्त गतिविधियों को आजमाएं...

1. ग्राहक कहानियां

टाइम्स, जब आपकी कंपनी ने एक ग्राहक को छुआ है, आपकी टीम के लिए बेहद शक्तिशाली प्रेरणा हो सकती है।

मीटिंग से पहले या उसके दौरान, क्या आपकी टीम आपको ग्राहकों से कोई आकर्षक समीक्षा भेजती है। इन्हें पूरी टीम के लिए पढ़ें, या यहां तक ​​कि एक क्विज़ भी लें ताकि हर कोई अनुमान लगा सके कि किस ग्राहक ने कौन सी समीक्षा दी।

2. टीम टॉक

ईमानदारी से कहें तो, टीम के सदस्य अक्सर अपने सीईओ की तुलना में अपने टीम लीडर के ज्यादा करीब होते हैं।

प्रत्येक टीम के नेताओं को मंच पर आने और अपना संस्करण देने के लिए आमंत्रित करके सभी को एक परिचित आवाज से सुनने दें लक्ष्य प्रगति कदम। यह संबंधित और सटीक होने की अधिक संभावना है, और यह दूसरों को आपकी आवाज़ से विराम देता है!

3. प्रश्नोत्तरी समय!

एक प्रतिस्पर्धी प्रश्नोत्तरी के साथ अपने सभी हाथों को मज़ेदार बनाएँ। आप प्रत्येक टीम को... टीमों में रख सकते हैं, फिर उन्हें काम से संबंधित प्रश्नों के माध्यम से लीडरबोर्ड के लिए चुनौती दे सकते हैं।

इस वर्ष हमारी अनुमानित सामग्री आउटपुट क्या है? पिछले वर्ष हमारी सबसे बड़ी विशेषता को अपनाने की दर क्या थी? इस तरह के प्रश्न न केवल कंपनी के कुछ महत्वपूर्ण मापदंडों को सिखाते हैं, बल्कि वे आपकी मीटिंग को भी गति देते हैं और आपकी इच्छित टीम बनाने में मदद करते हैं।