अधिकांश प्रशिक्षण कार्यक्रम इसलिए विफल हो जाते हैं क्योंकि विषयवस्तु गलत नहीं होती, बल्कि इसलिए कि सीखने का वास्तविक कार्य से कोई संबंध नहीं होता। ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (OJT) कक्षा और व्यवहार के बीच के अंतर को पूरी तरह से समाप्त करके इस समस्या का समाधान करती है।
व्यापक प्रशिक्षण कार्यक्रमों वाली कंपनियां औपचारिक प्रशिक्षण कार्यक्रमों के बिना वाली कंपनियों की तुलना में प्रति कर्मचारी 218% अधिक आय अर्जित करती हैं [1]। यह अंतर पाठ्यक्रम की गुणवत्ता के कारण नहीं है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि कर्मचारी वास्तव में सीखी हुई बातों को लागू कर पाते हैं या नहीं। ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ओजेटी) इसी आधार पर निर्मित है।
इस गाइड में बताया गया है कि ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग क्या है, इसके छह मुख्य प्रकार के कार्यक्रम कौन से हैं, संचालन को बाधित किए बिना इसे कैसे लागू किया जाए और कहाँ किया जाए। AhaSlides यह एक संरचित ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग कार्यक्रम में फिट बैठता है।
कार्यस्थल पर प्रशिक्षण का वास्तव में क्या अर्थ है?
कार्यस्थल पर प्रशिक्षण वह संरचित शिक्षण है जो वास्तविक कार्य वातावरण में, वास्तविक उपकरणों, वास्तविक कार्यों और वास्तविक सहकर्मियों के साथ होता है। कर्मचारी व्याख्यान सुनने के बजाय पर्यवेक्षण में काम करके कौशल और ज्ञान प्राप्त करते हैं।
यह अंतर महत्वपूर्ण है। प्रशिक्षण एवं विकास (L&D) जगत में अक्सर उद्धृत किए जाने वाले एक अध्ययन में पाया गया कि 68% कर्मचारी कार्यस्थल पर प्रशिक्षण को अपने लिए उपलब्ध सबसे लाभकारी शिक्षण विधि मानते हैं [2]। इसका कारण सीधा है: संदर्भ में अभ्यास किए गए कौशल, अलग-थलग तरीके से सिखाए गए कौशल की तुलना में कहीं बेहतर तरीके से याद रहते हैं।
ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (OJT) का मतलब सीधे-सीधे किसी कठिन परिस्थिति में डाल देना नहीं है। "ऑन-द-जॉब" का अर्थ है वह स्थान जहाँ सीखना होता है। "प्रशिक्षण" के लिए भी एक संरचना की आवश्यकता होती है: निर्धारित लक्ष्य, योग्य पर्यवेक्षक या मार्गदर्शक, नियमित प्रतिक्रिया और प्रगति मापने का तरीका।
छह प्रकार के कार्यस्थल-आधारित प्रशिक्षण कार्यक्रम
1. शिक्षुता
अप्रेंटिसशिप में व्यावहारिक कार्य और व्यवस्थित प्रशिक्षण का संयोजन होता है, जो आमतौर पर एक से पांच वर्ष तक चलता है। यह मॉडल कुशल व्यवसायों (इलेक्ट्रीशियन, प्लंबर, मशीनिस्ट) में आम है, लेकिन यह वित्तीय सेवाओं, स्वास्थ्य सेवा और प्रौद्योगिकी क्षेत्रों में भी देखने को मिलता है।
अमेरिकी श्रम विभाग के माध्यम से पंजीकृत शिक्षुता कार्यक्रम में एक नए कर्मचारी को किसी कुशल या उस्ताद स्तर के प्रशिक्षु के साथ जोड़ा जाता है। प्रशिक्षु को पहले दिन से ही वेतन मिलता है और वह राष्ट्रीय स्तर पर मान्यता प्राप्त प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए काम करता है। यह संरचना कर्मचारियों के नौकरी छोड़ने की दर को कम रखती है: जो कर्मचारी शिक्षुता पूरी कर लेते हैं, उनके पास प्रायोजक नियोक्ता के साथ बने रहने के मजबूत कारण होते हैं।
2. नौकरी संबंधी प्रशिक्षण
कार्य निर्देश प्रशिक्षण (JIT) चार चरणों वाले चक्र का अनुसरण करता है: प्रशिक्षु को तैयार करना, कार्य प्रस्तुत करना, प्रशिक्षु से कार्य करवाना और त्रुटियों को दूर करने तथा सही तकनीक को सुदृढ़ करने के लिए अनुवर्ती कार्रवाई करना। इसे द्वितीय विश्व युद्ध के दौरान औद्योगिक श्रमिकों को शीघ्र और विश्वसनीय रूप से प्रशिक्षित करने के लिए विकसित किया गया था, और यह संरचना किसी भी प्रक्रियात्मक कार्य के लिए उपयुक्त है जहाँ सटीकता महत्वपूर्ण है।
JIT उन कार्यों के लिए सबसे उपयुक्त है जिनका एक निश्चित क्रम निर्धारित होता है: उपकरण चलाना, अनुपालन चेकलिस्ट का पालन करना, ग्राहक के ऑर्डर को प्रोसेस करना। प्रशिक्षक एक बार प्रदर्शन करता है, प्रत्येक चरण के महत्व को समझाता है, प्रशिक्षु को उसे करते हुए देखता है और फिर तुरंत प्रतिक्रिया देता है।
3. जॉब रोटेशन
जॉब रोटेशन के तहत कर्मचारियों को एक निश्चित अवधि में दो या दो से अधिक भूमिकाओं में काम करने का मौका मिलता है, जिससे उनमें विभिन्न विभागों में काम करने का कौशल विकसित होता है। एक मार्केटिंग कोऑर्डिनेटर स्थायी पद पर नियुक्त होने से पहले तीन महीने प्रोडक्ट विभाग में, तीन महीने कस्टमर सक्सेस विभाग में और तीन महीने सेल्स ऑपरेशंस विभाग में बिता सकता है।
व्यवसायिक दृष्टिकोण से देखा जाए तो, कौशल विकास के साथ-साथ कर्मचारियों को बनाए रखना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। लिंक्डइन की 2024 वर्कप्लेस लर्निंग रिपोर्ट में पाया गया कि जो कंपनियां आंतरिक गतिशीलता को प्रोत्साहित करती हैं, उनमें कर्मचारियों को बनाए रखने की दर अधिक होती है और उनके पास विभिन्न विभागों का गहन ज्ञान होता है [3]। जब लोगों को किसी संगठन के भीतर आगे बढ़ने का अवसर दिखाई देता है, तो उनके कहीं और अवसर तलाशने की संभावना कम होती है।
4. छात्र कार्यक्रम
एक प्रशिक्षु किसी वरिष्ठ कर्मचारी के साथ रहकर उनके कार्यों को सीखता है, जिसका स्पष्ट लक्ष्य अनुपस्थिति या पद परिवर्तन के दौरान उनकी भूमिका को संभालना होता है। यह उत्तराधिकार योजना का व्यावहारिक रूप है, न कि केवल कागज़ पर।
यह तरीका उन कार्यों में आम है जिनमें संचालन का काम बहुत ज़्यादा होता है और एक भी गड़बड़ी से काम में रुकावट आ सकती है। उदाहरण के लिए, छुट्टी पर जा रहे लॉजिस्टिक्स मैनेजर को एक प्रशिक्षित बैकअप की ज़रूरत होती है। अंडरस्टडी निर्णय लेने की प्रक्रिया को देखता है, उन बैठकों में शामिल होता है जिनमें वह सामान्यतः शामिल नहीं होता, और कार्यभार सौंपे जाने से पहले धीरे-धीरे सौंपे गए कार्यों को संभालता है।
5. कोचिंग और मेंटरिंग
कोचिंग और मेंटरिंग को अक्सर एक साथ रखा जाता है, लेकिन वे अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं।
कोचिंग कार्य-केंद्रित और अल्पकालिक होती है। एक कोच किसी कर्मचारी के साथ उसकी विशिष्ट कार्यक्षमता में कमी को दूर करने के लिए काम करता है, जैसे कि ग्राहक की गंभीर शिकायतों को संभालना या ग्राहक के सामने प्रस्तुति देना। कौशल विकसित होने पर यह प्रक्रिया समाप्त हो जाती है।
मेंटरिंग संबंध-केंद्रित और दीर्घकालिक होती है। एक मेंटर करियर मार्गदर्शन, संगठनात्मक संस्कृति के बारे में संदर्भ और एक ऐसा नेटवर्क प्रदान करता है जिसे मेंटी को स्वतंत्र रूप से बनाने में वर्षों लग सकते हैं। गाइडर एआई के शोध से पता चला है कि मेंटर वाले कर्मचारियों को बिना मेंटर वाले कर्मचारियों की तुलना में पांच गुना अधिक पदोन्नति मिलती है [4]।
दोनों ही तरीके तब सबसे अच्छे काम करते हैं जब कोच या मेंटर के पास रिश्ते के लिए स्पष्ट रूप से समय आवंटित हो, न कि जब इसे कुछ खाली मिनटों में निपटाने की कोशिश की जाए।
6. इंटर्नशिप कार्यक्रम
इंटर्नशिप छात्रों और हाल ही में स्नातक हुए लोगों को किसी स्थायी संबंध में बंधने से पहले उस भूमिका का व्यवस्थित अनुभव प्रदान करती है। संगठन के लिए, यह कम जोखिम के साथ प्रतिभा का मूल्यांकन करने का एक तरीका है। इंटर्न के लिए, यह वास्तविक कार्य वातावरण में प्रत्यक्ष अनुभव प्राप्त करने का अवसर होता है।
संरचित इंटर्नशिप, यानी वे इंटर्नशिप जिनमें परिभाषित परियोजनाएं, एक पर्यवेक्षक, मध्य-अवधि और अंत-अवधि समीक्षा और एक स्पष्ट शिक्षण उद्देश्य शामिल होते हैं, दोनों पक्षों के लिए असंरचित इंटर्नशिप की तुलना में बेहतर परिणाम देती हैं, जिनमें केवल प्रशासनिक सहायता ही शामिल होती है। जब कोई इंटर्न मापने योग्य परिणामों के साथ एक वास्तविक परियोजना पूरी करता है, तो दोनों पक्षों के पास नियुक्ति का निर्णय लेने से पहले मूल्यांकन करने के लिए कुछ ठोस आधार होता है।
ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ओजेटी) कार्यक्रम को सफल क्या बनाता है?
प्रशिक्षक नियुक्त करने से पहले उद्देश्यों को परिभाषित करें।
ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ओजेटी) कार्यक्रमों में सबसे आम विफलता यह है कि सफलता का पैमाना तय किए बिना ही प्रशिक्षक नियुक्त कर दिया जाता है। "30 दिनों के भीतर प्रथम स्तर के सपोर्ट टिकट स्वतंत्र रूप से संभालने में सक्षम होना" एक उपयोगी लक्ष्य है। "काम में दक्षता हासिल करना" उपयोगी लक्ष्य नहीं है।
स्पष्ट उद्देश्य यह भी निर्धारित करते हैं कि प्रशिक्षक कौन होना चाहिए। तकनीकी दक्षता और शिक्षण क्षमता अलग-अलग कौशल हैं। टीम का सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने वाला व्यक्ति स्वचालित रूप से किसी नए कर्मचारी को प्रशिक्षित करने के लिए सबसे उपयुक्त व्यक्ति नहीं होता।
प्रशिक्षकों का चयन सोच-समझकर करें।
प्रशिक्षकों को समय, धैर्य और अपने अंतर्निहित ज्ञान को समझाने की क्षमता की आवश्यकता होती है। कुछ विशेषज्ञ यह नहीं बता पाते कि वे अपना काम कैसे करते हैं क्योंकि यह कौशल उनके लिए स्वतःस्फूर्त हो चुका होता है। एक अच्छा ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग) प्रशिक्षक गति धीमी कर सकता है, प्रक्रिया को चरणों में बाँट सकता है और सीखने वाले की गति को समझ सकता है।
प्रशिक्षकों द्वारा दिए गए समय को महत्व दें। प्रशिक्षण कोई गौण गतिविधि नहीं है जो उनके नियमित कार्य के साथ-साथ चलती रहे; यह एक ऐसा योगदान है जो उनके प्रदर्शन की समीक्षा में अवश्य झलकना चाहिए।
संरचित प्रतिक्रिया लूपों का निर्माण करें
ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ओजेटी) में फीडबैक अक्सर अनौपचारिक होता है: यहाँ एक छोटी सी गलती सुधारना, वहाँ एक प्रोत्साहन का शब्द। यह पर्याप्त नहीं है। एक निश्चित प्रारूप में साप्ताहिक चेक-इन आयोजित करें। प्रशिक्षु से पूछें कि क्या अच्छा रहा, उन्हें अभी भी क्या स्पष्ट नहीं है, और उन्हें किस चीज़ में अधिक अभ्यास की आवश्यकता है। उत्तरों को रिकॉर्ड करें।
संरचित प्रतिक्रिया दो उद्देश्यों की पूर्ति करती है: यह प्रशिक्षु को उनकी प्रगति का स्पष्ट अवलोकन प्रदान करती है, और यह कार्यक्रम समन्वयक को अगले बैच के लिए कार्यक्रम में सुधार करने के लिए डेटा प्रदान करती है।
छात्रों की याददाश्त की जांच के लिए छोटे आकलन का उपयोग करें।
अमेज़न के वेयरहाउस ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम में पहले दो हफ्तों के दौरान रोज़ाना छोटे-छोटे क्विज़ लिए जाते हैं। इसका उद्देश्य कर्मचारियों को ग्रेड देना नहीं है, बल्कि गलतफहमियों को आदत बनने से पहले ही पहचानना है। क्विज़ में सुरक्षा प्रक्रिया में गलती करना, फोर्कलिफ्ट चलाते समय गलती करने से कहीं बेहतर है।
AhaSlides यह उन प्रशिक्षण एवं विकास टीमों के लिए व्यावहारिक है जिनके पास कोई समर्पित एलएमएस नहीं है। आप प्रशिक्षण सत्र के अंत में पाँच प्रश्नों की एक प्रश्नोत्तरी आयोजित कर सकते हैं, परिणामों को वास्तविक समय में प्रदर्शित कर सकते हैं और किसी भी व्यापक कमी को हफ्तों बाद पता चलने के बजाय मौके पर ही दूर कर सकते हैं। वर्ड क्लाउड और खुले सिरे वाले प्रश्न भी प्रशिक्षणार्थियों से कार्यक्रम के मध्य में प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए उपयोगी हैं, जब आप अभी भी पाठ्यक्रम में बदलाव कर सकते हैं।
कार्यक्रम का मूल्यांकन करें, न कि केवल प्रशिक्षु का।
किर्कपैट्रिक का चार-स्तरीय मॉडल ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (OJT) पर सीधे लागू होता है [5]। पहला स्तर प्रशिक्षु की प्रतिक्रिया है (क्या उन्हें कार्यक्रम उपयोगी लगा?)। दूसरा स्तर सीखना है (क्या वे कौशल का प्रदर्शन कर सकते हैं?)। तीसरा स्तर व्यवहार है (क्या वे नौकरी पर कौशल का उपयोग कर रहे हैं?)। चौथा स्तर परिणाम है (क्या इसने महत्वपूर्ण मापदंडों को प्रभावित किया?)।
अधिकांश ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ओजेटी) कार्यक्रम पहले स्तर पर ही समाप्त हो जाते हैं। तीसरे स्तर पर पहुंचने के बाद, प्रशिक्षण समाप्त होने के 30 और 60 दिनों बाद यह जांच की जाती है कि कौशल का हस्तांतरण हुआ है या नहीं, यहीं पर वास्तविक मूल्यांकन होता है।
आम गलतियों से बचने के लिए
प्रशिक्षकों का चयन उनकी उपलब्धता के आधार पर करें, न कि उनकी उपयुक्तता के आधार पर।
किसी नए कर्मचारी को अच्छे प्रशिक्षक के बजाय, जिसके पास पर्याप्त समय हो, उसके साथ काम सौंप देना सबसे आम गलती है। किसी कार्य में अत्यधिक कुशल होने से वह उसे सिखाने में भी उतना ही कुशल नहीं हो जाता। प्रशिक्षक नियुक्त करने से पहले, यह सुनिश्चित कर लें कि उनके पास उन चरणों को समझाने का धैर्य है जिन्हें वे स्वयं स्वाभाविक रूप से करते हैं, और प्रशिक्षु को यह भी बता दें कि उसे क्या हासिल करना है। यदि प्रशिक्षक को प्रशिक्षण देने का कोई मार्गदर्शन नहीं मिला है, तो एक घंटे का 'प्रशिक्षक प्रशिक्षण' सत्र तुरंत लाभप्रद साबित होता है।
प्रशिक्षण को बिना किसी स्पष्ट समाप्ति बिंदु के लंबा खींचना
कोई निश्चित समयसीमा न होना दूसरी बड़ी समस्या है। जब प्रशिक्षु को स्वतंत्र रूप से काम करने की उम्र बीत जाने के काफी समय बाद भी "प्रशिक्षु" कहा जाता रहता है, तो इससे उसका आत्मविश्वास कम हो जाता है और जवाबदेही को लेकर अस्पष्टता पैदा हो जाती है। प्रशिक्षक और संगठन दोनों ही उसे उसकी वास्तविक क्षमता से कमतर समझने लगते हैं। शुरुआत से ही एक निश्चित समापन तिथि निर्धारित करें, प्रशिक्षु को इसकी जानकारी दें और उस तिथि पर एक औपचारिक विदाई वार्ता आयोजित करें।
लिखित दस्तावेज़ीकरण के विकल्प के रूप में ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ओजेटी) का उपयोग करना
ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (OJT) को दस्तावेज़ीकरण के विकल्प के रूप में देखना एक ऐसी गलती है जो समय के साथ बढ़ती जाती है। यदि किसी प्रक्रिया को सीखने का एकमात्र तरीका किसी को उसे करते हुए देखना है, तो संगठन को प्रशिक्षण के साथ-साथ ज्ञान प्रबंधन की समस्या का भी सामना करना पड़ता है। कुशल कर्मचारी के जाने पर संस्थागत ज्ञान भी साथ-साथ चला जाता है। OJT को लिखित प्रक्रियाओं के साथ-साथ चलना चाहिए, न कि उनके स्थान पर। एक साधारण चेकलिस्ट या प्रक्रिया की एक छोटी स्क्रीन रिकॉर्डिंग भी नए कर्मचारियों को प्रशिक्षक के अनुपलब्ध होने के बाद संदर्भ के लिए उपलब्ध कराती है। AhaSlides' ऑनलाइन पाठ्यक्रम निर्माता यह उस दस्तावेज़ीकरण को व्यवस्थित करने का एक और तरीका है, इसे एक स्व-गति वाले मॉड्यूल में बदलना जिसे नए कर्मचारी अपने ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण (ओजेटी) से पहले या उसके साथ-साथ स्वतंत्र रूप से पूरा कर सकते हैं।
अनुवर्ती कार्रवाई को छोड़ना
चौथी गलती यह है कि औपचारिक प्रशिक्षण अवधि की समाप्ति को पूरे कार्यक्रम की समाप्ति मान लेना। यदि कोई नियमित रूप से संपर्क में नहीं आता है, तो नौकरी के दौरान सीखे गए कौशल लुप्त हो सकते हैं। 30 दिन और 60 दिन बाद संक्षिप्त बातचीत भी समस्याओं को स्थायी आदत बनने से पहले ही पकड़ लेती है और कर्मचारी को यह संकेत देती है कि संगठन अभी भी उनके विकास में रुचि रखता है। यह कार्यक्रम के लिए भी उपयोगी डेटा है: यदि कई कर्मचारी 30 दिन बाद एक ही तरह की कमी दिखाते हैं, तो यह केवल व्यक्तिगत प्रशिक्षण देने का संकेत नहीं है, बल्कि प्रशिक्षण सामग्री को समायोजित करने का संकेत है।
ऑन-जॉब ट्रेनिंग चेक-इन चलाना AhaSlides
संरचित ऑन-द-जॉब ट्रेनिंग (ओजेटी) कार्यक्रम ऐसे प्रश्न उत्पन्न करते हैं जिन्हें प्रशिक्षु अक्सर अपने साथियों या वरिष्ठ कर्मचारियों के सामने उठाने में हिचकिचाते हैं। गुमनाम प्रश्नोत्तर स्लाइड में AhaSlides प्रशिक्षुओं को समूह सत्रों के दौरान उन प्रश्नों को उठाने का एक तरीका दें। प्रशिक्षक यह देख सकते हैं कि वास्तव में लोगों को क्या उलझन है, बजाय इसके कि किसी के हाथ न उठाने पर समझ मान ली जाए।
कई साइटों या दूरस्थ स्थानों पर चलने वाले कार्यक्रमों के लिए, AhaSlides यह असिंक्रोनस रूप से भी काम करता है। प्रत्येक प्रशिक्षण सप्ताह के बाद एक रेटिंग स्केल या खुला प्रश्न भेजें। प्रतिक्रियाओं से आपको पता चलेगा कि कार्यक्रम के कौन से हिस्से प्रभावी हैं और अगले मॉड्यूल शुरू होने से पहले किन हिस्सों को सुदृढ़ करने की आवश्यकता है।
सूत्रों का कहना है
[1] प्रतिभा विकास संघ। कई उद्योग स्रोतों में उद्धृत, जिनमें शामिल हैं शिफ्ट ई-लर्निंग और लोरमनमूल एटीडी शोध प्रकाशन: 2016 उद्योग की स्थिति रिपोर्ट.
[2] सेफ्टीकल्चर / एससी ट्रेनिंग. (2025). 2025 में कर्मचारी प्रशिक्षण से संबंधित 10 महत्वपूर्ण आंकड़े. https://training.safetyculture.com/blog/employee-training-statistics/
[3] लिंक्डइन. (2024). 2024 कार्यस्थल शिक्षण रिपोर्ट. https://learning.linkedin.com/resources/workplace-learning-report
[4] गाइडर एआई. (2024). मेंटरिंग सांख्यिकी: वह शोध जो आपको जानना आवश्यक है. https://guider-ai.com/blog/mentoring-statistics-the-research-you-need-to-know/
[5] किर्कपैट्रिक, डी.एल. (1994). प्रशिक्षण कार्यक्रमों का मूल्यांकन: चार स्तरबेरेट-कोहलर। संक्षिप्त विवरण यहां उपलब्ध है। https://www.kirkpatrickpartners.com/the-kirkpatrick-model/
