यहां तक कि सबसे अनुशासित कंपनियां भी कभी-कभी अपने प्रोजेक्ट को भटका हुआ महसूस कर सकती हैं। अधिक बार नहीं, समस्या इनमें से एक है तैयारी. समाधान? एक अच्छी तरह से संरचित और पूरी तरह से इंटरैक्टिव प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग!
केवल धूमधाम और समारोह से अधिक, एक अच्छी तरह से निष्पादित किकऑफ़ बैठक वास्तव में दाहिने पैर पर कुछ सुंदर हो सकती है। प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने के लिए यहां 8 चरण दिए गए हैं जो उत्साह पैदा करते हैं और प्राप्त करते हैं हर कोई एक ही पृष्ठ पर।
किकऑफ़ समय!
बैठक युक्तियाँ याद करने के लिए
आपके पास पहले से किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा होना चाहिए। प्रारंभिक प्रोजेक्ट किकऑफ़ ईमेल भेजना बहुत महत्वपूर्ण है! तो, आइए कुछ किकऑफ़ मीटिंग एजेंडे के नमूने देखें!
किकऑफ़ सत्र छोटा और संक्षिप्त होना चाहिए, जिसमें बहुत सारे खेल और गतिविधियाँ हों, क्योंकि यह तब होता है जब AhaSlides बहुत काम आता है! नीचे हमारे साथ और टिप्स देखें:
बातचीत को किक-स्टार्ट करें।
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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्या है?
जैसे यह टिन पर कहता है, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग है a बैठक जहां आप अपने प्रोजेक्ट को किक करते हैं.
आमतौर पर, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्लाइंट के बीच पहली मीटिंग होती है जिसने एक प्रोजेक्ट का आदेश दिया था और कंपनी जो इसे जीवन में लाएगी। दोनों पक्ष एक साथ बैठेंगे और परियोजना की नींव, इसके उद्देश्य, इसके लक्ष्यों और इसे विचार से फलित होने तक कैसे प्राप्त करेंगे, इस पर चर्चा करेंगे।
सामान्यतया, वहाँ हैं 2 प्रकार किकऑफ़ बैठकों के बारे में जागरूक होने के लिए:
- बाहरी परियोजना किकऑफ़ - विकास दल किसी के साथ बैठता है बाहर कंपनी, एक ग्राहक या हितधारक की तरह, और एक सहयोगी परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।
- आंतरिक पीकेएम - की एक टीम अंदर कंपनी एक साथ बैठती है और एक नई आंतरिक परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।
जबकि इन दोनों प्रकारों के अलग-अलग परिणाम हो सकते हैं, प्रक्रिया काफी समान है। अनिवार्य रूप से है कोई हिस्सा नहीं एक बाहरी प्रोजेक्ट किकऑफ़ का जो किसी आंतरिक प्रोजेक्ट किकऑफ़ का हिस्सा नहीं है - केवल अंतर यह होगा कि आप इसे किसके लिए धारण कर रहे हैं।
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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स इतनी महत्वपूर्ण क्यों हैं?
किकऑफ़ मीटिंग का उद्देश्य ज़ोरदार और स्पष्ट होना चाहिए! सही लोगों को ढेर सारे कार्य सौंपकर किसी परियोजना को शुरू करना काफी सरल लग सकता है, खासकर आज के कानबन बोर्ड-जुनूनी कार्यस्थल में। हालाँकि, इससे टीमें लगातार अपना रास्ता खो सकती हैं।
याद रखें, सिर्फ इसलिए कि आप पर हैं एक ही बोर्ड इसका मतलब यह नहीं है कि आप पर हैं समान पृष्ठ.
इसके मूल में, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एक ईमानदार और खुली हुई है बातचीत एक ग्राहक और एक टीम के बीच। आईटी इस नहीं परियोजना कैसे काम करेगी, इस बारे में घोषणाओं की एक श्रृंखला, लेकिन a बातचीत बेलगाम बहस से प्राप्त योजनाओं, अपेक्षाओं और लक्ष्यों के बारे में।
प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने के कुछ लाभ यहां दिए गए हैं:
- सबको मिलता है तैयार - "मुझे एक पेड़ काटने के लिए छह घंटे दो और मैं पहले चार घंटे कुल्हाड़ी की धार तेज करने में लगाऊंगा"। यदि अब्राहम लिंकन आज जीवित होते, तो आपको आश्वस्त किया जा सकता है कि वह परियोजना के शुरूआती समय में 4 में से पहले 6 घंटे खर्च करेंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि इन मीटिंग में शामिल हैं सब किसी भी परियोजना को दाहिने पैर पर लाने के लिए आवश्यक कदम।
- इसमें शामिल है सभी प्रमुख खिलाड़ी - किकऑफ़ मीटिंग तब तक शुरू नहीं हो सकती जब तक कि हर कोई वहां न हो: मैनेजर, टीम लीड, क्लाइंट और प्रोजेक्ट में हिस्सेदारी रखने वाला कोई भी व्यक्ति। यह सब पता लगाने के लिए किकऑफ़ मीटिंग की स्पष्टता के बिना किसके प्रभारी हैं, इसका ट्रैक खोना इतना आसान है।
- आईटी इस खुला और सहयोगी - जैसा कि हमने कहा, प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग्स बहसें हैं। सबसे अच्छे लोग शामिल होते हैं सब उपस्थित हों और सभी में से सर्वोत्तम विचारों को सामने लाएं।
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किकैस प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के लिए 8 कदम
तो, प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग के एजेंडे में वास्तव में क्या शामिल है? हमने इसे नीचे 8 चरणों तक सीमित कर दिया है, लेकिन आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि वहाँ है इस प्रकार की मीटिंग के लिए कोई मेनू सेट नहीं है.
गाइड के रूप में इन 8 चरणों का उपयोग करें, लेकिन यह कभी न भूलें कि अंतिम एजेंडा इसके साथ है आप!
चरण # 1 - परिचय और बर्फ तोड़ने वाले
स्वाभाविक रूप से, किसी भी किकऑफ़ मीटिंग को शुरू करने का एकमात्र तरीका प्रतिभागियों को एक-दूसरे से परिचित कराना है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी परियोजना की लंबाई या परिमाण, ग्राहकों और टीम के सदस्यों को एक-दूसरे के साथ पहले नाम की शर्तों पर होना चाहिए, इससे पहले कि वे एक साथ कुशलता से काम कर सकें।
जबकि एक साधारण 'गो-राउंड-द-टेबल' प्रकार का परिचय लोगों को नामों से परिचित कराने के लिए पर्याप्त है, एक आइसब्रेकर की एक और परत जोड़ सकता है व्यक्तित्व और मन बहलाना प्रोजेक्ट की शुरुआत से पहले।
इसको आजमाओ: पहिया घुमाएं 🎡
a . पर कुछ सरल परिचय विषय तैयार करें स्पिनर व्हील, फिर टीम के प्रत्येक सदस्य को इसे घुमाने के लिए कहें और पहिया जिस भी विषय पर उतरे, उसका उत्तर दें। मजेदार सवालों को प्रोत्साहित किया जाता है, लेकिन इसे कमोबेश पेशेवर रखना सुनिश्चित करें!
इस तरह और अधिक चाहते हैं? हमारे पास है किसी भी बैठक के लिए 10 आइसब्रेकर यहाँ ठीक है.
चरण # 2 - परियोजना पृष्ठभूमि
औपचारिकताओं और उत्सवों के खत्म होने के साथ, अब ठंडे व्यवसाय को शुरू करने का समय आ गया है। मीटिंग को सफलतापूर्वक लॉन्च करने के लिए, आपके पास किक-ऑफ मीटिंग के लिए एक स्पष्ट एजेंडा होना चाहिए!
जैसा कि सभी महान कहानियां करती हैं, शुरुआत से शुरू करना सबसे अच्छा है। सभी पत्राचार को रेखांकित करें आपके और आपके ग्राहकों के बीच परियोजना में सभी को शामिल करने के लिए अब तक जो हुआ है उस पर पूरी तरह से खरोंच करने के लिए।
यह ईमेल, टेक्स्ट, पिछली मीटिंग के मिनट्स या किसी भी संसाधन के स्क्रीनशॉट हो सकते हैं जो आपकी कंपनी और आपके क्लाइंट के लिए किसी भी प्रकार का संदर्भ जोड़ते हैं। टाइमलाइन बनाकर सभी के लिए कल्पना करना आसान बनाएं.
चरण #3 - परियोजना की मांग
पत्राचार पृष्ठभूमि के अलावा, आप गहराई से गोता लगाना चाहेंगे के विवरण में क्यों इस परियोजना को सबसे पहले शुरू किया जा रहा है।
यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि यह उन दर्द बिंदुओं का एक स्पष्ट अवलोकन प्रदान करता है जिन्हें परियोजना हल करना चाहती है, जो कि कुछ ऐसा है जो दोनों टीमों और ग्राहकों को हर समय अपने दिमाग में सबसे आगे रखना है।
प्रो टिप 👊
इस तरह के चरण चर्चा के लिए तैयार हैं। अपने ग्राहकों से पूछें और आपकी टीम अपने विचारों को सामने रखे कि उन्हें क्यों लगता है कि इस परियोजना का सपना देखा गया था।
यदि लागू हो, तो आपको हमेशा चैनल करने का प्रयास करना चाहिए ग्राहक की आवाज इस खंड में। ग्राहक के साथ वास्तविक दुनिया के उदाहरण प्राप्त करने के लिए ग्राहक के साथ सहयोग करें जो उन दर्द बिंदुओं का उल्लेख करते हैं जिन्हें आपकी परियोजना ठीक करने का प्रयास कर रही है। उनकी राय को यह आकार देना चाहिए कि आपकी टीम परियोजना के प्रति कैसे दृष्टिकोण रखती है।
चरण # 4 - परियोजना लक्ष्य
तो आपने इसमें देखा है अतीत परियोजना का, अब यह देखने का समय है भविष्य.
आपके प्रोजेक्ट के लिए सीधे लक्ष्य और सफलता की स्पष्ट परिभाषा होने से वास्तव में आपकी टीम को इस दिशा में काम करने में मदद मिलेगी। इतना ही नहीं, यह आपके मुवक्किल को दिखाएगा कि आप काम के बारे में गंभीर हैं और यह कैसे चल रहा है में समान रूप से उच्च दांव हैं।
अपने किकऑफ़ मीटिंग में उपस्थित लोगों से पूछें 'सफलता कैसी दिखेगी?' क्या यह अधिक ग्राहक हैं? अधिक समीक्षाएं? एक बेहतर ग्राहक संतुष्टि दर?
लक्ष्य कोई भी हो, हमेशा होना चाहिए...
- प्राप्त करने योग्य - अपने आप को ज़्यादा मत खींचो। अपनी सीमाओं को जानें और एक लक्ष्य के साथ आएं वास्तव में हासिल करने का मौका है।
- Measurable, जिसको मापा जा सके - डेटा के साथ अपने लक्ष्य को आगे बढ़ाएं। एक विशिष्ट संख्या का लक्ष्य रखें और उसकी ओर अपनी प्रगति को ट्रैक करें।
- समयबद्ध - अपने आप को एक अंतिम तिथि दें। उस समय सीमा से पहले अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए आप जो कुछ भी कर सकते हैं वह करें।
चरण #5 - कार्य का विवरण
'मांस' को 'किकऑफ़ मीटिंग' में डालते हुए, एक स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क (SoW) परियोजना की बारीकियों और इसे कैसे अंजाम दिया जा रहा है, में एक बड़ा गोता है। यह है मुख्य बिलिंग किकऑफ़ मीटिंग एजेंडे पर और आपका अधिकांश ध्यान प्राप्त करना चाहिए।
इस इन्फोग्राफिक को देखें कि आपके कार्य विवरण में क्या शामिल करना है:
ध्यान रखें कि काम का बयान चर्चा के बारे में उतना नहीं है जितना कि बाकी प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग एजेंडा। यह वास्तव में एक प्रोजेक्ट लीड के लिए बस समय है कार्ययोजना तैयार करना आगामी परियोजना के लिए, फिर चर्चा को सहेजें बैठक का अगला आइटम.
आपकी बाकी किकऑफ़ मीटिंग की तरह, आपका कार्य विवरण है statement सुपर वेरिएबल. आपके कार्य विवरण की विशिष्टता हमेशा परियोजना की जटिलता, टीम के आकार, शामिल भागों आदि पर निर्भर करेगी।
अधिक जानना चाहते हैं? इसे देखें काम का विवरण तैयार करने पर व्यापक लेख.
चरण # 6 - प्रश्नोत्तर अनुभाग
जबकि आप अपने प्रश्नोत्तर अनुभाग को अंत तक छोड़ने के लिए मजबूर महसूस कर सकते हैं, हम वास्तव में इसे धारण करने की अनुशंसा करेंगे सीधे आपके काम के बयान के बाद.
इस तरह का बीफ़ सेगमेंट निश्चित रूप से आपके क्लाइंट और आपकी टीम दोनों के सवालों को जन्म देगा। बैठक का बड़ा हिस्सा हर किसी के दिमाग में इतना ताजा होने के कारण, लोहे के गर्म होने पर हड़ताल करना सबसे अच्छा है।
अपने प्रश्नोत्तर को होस्ट करने के लिए इंटरेक्टिव प्रेजेंटेशन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से सब कुछ सुचारू रूप से टिकने में मदद मिल सकती है, खासकर यदि आपकी प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग में उच्च उपस्थिति संख्या है…।
- आईटी इस संगठित - प्रश्नों को लोकप्रियता (अपवोट के माध्यम से) या समय के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है और उन्हें 'उत्तर' के रूप में चिह्नित किया जा सकता है या शीर्ष पर पिन किया जा सकता है।
- आईटी इस मॉडरेट - स्क्रीन पर दिखाए जाने से पहले प्रश्नों को स्वीकृत और खारिज किया जा सकता है।
- आईटी इस गुमनाम - प्रश्न गुमनाम रूप से प्रस्तुत किए जा सकते हैं, जिसका अर्थ है कि सभी की आवाज है।
चरण # 7 - संभावित समस्याएं
जैसा कि हमने पहले कहा, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग यथासंभव खुली और ईमानदार होने के बारे में है। यही कारण है कि आप कैसे निर्माण करते हैं विश्वास की भावना अपने क्लाइंट के साथ शुरू से ही।
इसके लिए, परियोजना के रास्ते में आने वाली संभावित समस्याओं पर चर्चा करना सबसे अच्छा है। कोई भी आपको यहां भविष्य की भविष्यवाणी करने के लिए नहीं कह रहा है, बस उन बाधाओं की एक अस्थायी सूची के साथ आने के लिए जिन्हें आप चला सकते हैं।
जैसे ही आप, आपकी टीम और आपका ग्राहक अलग-अलग दांव के साथ इस परियोजना के लिए संपर्क करेंगे, यह प्राप्त करने के लिए आदर्श है हर कोई संभावित समस्या चर्चा में शामिल।
चरण # 8 - चेक इन
अपने क्लाइंट के साथ नियमित रूप से जांच करना दोनों पक्षों के बीच विश्वास को मजबूत करने का एक और तरीका है। आपकी प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग में, आपके पास कुछ प्रश्नों के बारे में पता करने के लिए है क्या न, कब कौन और कैसे ये चेक-इन होने जा रहे हैं।
चेक इन के बीच एक अच्छा संतुलन कार्य है पारदर्शिता और प्रयास. हालांकि जितना संभव हो उतना खुला और पारदर्शी होना अच्छा है, आपको इसे इस दायरे में प्रबंधित करना होगा कि आप वास्तव में कितने उपलब्ध होंगे be खुला और पारदर्शी।
सुनिश्चित करें कि बैठक के अंत से पहले आपके पास इन सवालों के जवाब हैं:
- क्या? - वास्तव में ग्राहक को किस विवरण में अद्यतन करने की आवश्यकता है? क्या उन्हें प्रगति के हर छोटे से छोटे विवरण के बारे में जानने की ज़रूरत है, या यह सिर्फ एक बड़ा संकेत है जो मायने रखता है?
- कब? - आपकी टीम को आपके क्लाइंट को कितनी बार अपडेट करना चाहिए? क्या उन्हें हर दिन जो कुछ भी किया है उसे रिले करना चाहिए, या सप्ताह के अंत में उन्होंने जो कुछ भी प्रबंधित किया है उसे संक्षेप में बताएं?
- कौन? - क्लाइंट के साथ संपर्क करने वाला टीम का कौन सा सदस्य होगा? क्या प्रत्येक चरण में प्रत्येक टीम का एक सदस्य होगा, या पूरी परियोजना के दौरान केवल एक ही संवाददाता होगा?
- कैसे? - किस तरीके से मुवक्किल और संवाददाता संपर्क में रहेंगे? नियमित वीडियो कॉल, ईमेल या लगातार अपडेट किया गया लाइव दस्तावेज़?
जैसा कि प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के एजेंडे में अधिकांश मदों के मामले में होता है, खुले में चर्चा करना सबसे अच्छा है। एक बड़ी टीम और ग्राहकों के बड़े समूह के लिए, आपको यह करना आसान लग सकता है a लाइव पोल सर्वोत्तम संभव चेक-इन फॉर्मूला स्थापित करने के विकल्पों को कम करने के लिए।
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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट
आपकी विशेषज्ञ रूप से नियोजित किकऑफ़ मीटिंग के साथ बस बोर्डरूम में कुछ दिमाग उड़ाने की प्रतीक्षा में, अंतिम स्पर्श थोड़ा सा हो सकता है बातचीत यह सब एक साथ लाने के लिए।
क्या आप ही जानते हैं व्यवसायों का 29% अपने ग्राहकों के साथ जुड़ाव महसूस करें (गॉलप)? बी2बी स्तर पर अलगाव एक महामारी है, और यह औपचारिकताओं के माध्यम से किकऑफ़ बैठकों को एक सपाट, प्रेरणाहीन प्रक्रिया की तरह महसूस करा सकता है।
इंटरैक्टिव स्लाइड के माध्यम से अपने ग्राहकों और टीमों को शामिल करना वास्तव में हो सकता है भागीदारी को बढ़ावा देना और ध्यान विस्तार बढ़ाएँ.
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