एक सफल रणनीतिक प्रबंधन बैठक चलाने के लिए 11 कदम

A रणनीतिक प्रबंधन बैठक सर्वोत्तम तरीकों में से एक है जो उच्च प्रदर्शन वाली टीमों की समीक्षा करने और कार्य की गुणवत्ता में सुधार करने के साथ-साथ व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम परिणाम बनाने के लिए उत्पादकता में सुधार करता है। यह लेख आपको वह सब कुछ देगा जो आपको एक रणनीतिक प्रबंधन बैठक के बारे में जानने की जरूरत है और एक बैठक को प्रभावी ढंग से कैसे खोला जाए। 

विषय - सूची

• #1 - रणनीतिक प्रबंधन बैठक क्या है?
• #2 - रणनीतिक प्रबंधन बैठक के लाभ
• #3 - रणनीतिक प्रबंधन बैठक में किसे भाग लेना चाहिए? 
• #4 - प्रभावी रणनीतिक प्रबंधन बैठक कैसे चलाएं (एसएमएम योजना)

एक रणनीतिक प्रबंधन बैठक क्या है?

रणनीतिक बैठक प्रबंधन (SMM) एक है प्रबंधन मॉडल जो किसी कंपनी की समग्र रणनीति पर ध्यान केंद्रित करता है, जिसमें कार्य कुशलता और व्यावसायिक प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए प्रक्रिया प्रबंधन, बजट, गुणवत्ता, मानक और आपूर्तिकर्ता शामिल होते हैं।

यह बैठक हर तिमाही में हो सकती है और इसके लिए मार्केटिंग रणनीति बैठक, व्यापार रणनीति बैठक या बिक्री रणनीति बैठक से एकत्र किए गए डेटा की आवश्यकता हो सकती है।

संक्षेप में, रणनीतिक बैठकों का उद्देश्य यह पता लगाना है कि विशिष्ट लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए कंपनी के संसाधनों का सबसे प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए।

रणनीतिक प्रबंधन बैठक के लाभ

एक रणनीतिक प्रबंधन बैठक न केवल उपस्थित लोगों को समय पर पहुंचने और रणनीतिक योजना के दौरान पूछे जाने वाले दस्तावेजों और प्रश्नों को तैयार करने से लेकर अपने काम में अधिक सक्रिय होने में मदद करती है, बल्कि निम्नलिखित 5 लाभ भी देती है:

कीमत कम करना

कई संगठनों ने रणनीतिक प्रबंधन बैठक ढांचे को अपनाया है। एसएमएम योजना अब कंपनियों को बैठकों के बीच डेटा का क्रॉस-विश्लेषण करने के लिए कम लागत वाले (यहां तक ​​कि मुफ़्त) टूल और सेवाओं का उपयोग करने में मदद करती है ताकि यह देखा जा सके कि क्या काम करता है, क्या नहीं, और क्या अच्छा कर सकता है। 

इससे संसाधनों को यथासंभव बुद्धिमानी और कुशलता से खर्च करने, आवंटित करने और निवेश करने में मदद मिलती है।

समय और ऊर्जा की बचत करें

प्रभावी बैठकों की योजना बनाने से विभागों या प्रतिभागियों को रणनीतिक चर्चा के उद्देश्य और उन्हें क्या तैयार करने और योगदान करने की आवश्यकता है, यह समझने में मदद मिलती है।

उदाहरण के लिए, वे कौन से दस्तावेज लाएंगे, कौन से आंकड़े पेश करने हैं और बैठक के बाद कौन से कार्य या समाधान निकाले जाने हैं।

बैठक की तैयारी के लिए कार्यों को तोड़ना बहुत समय और प्रयास बचाता है, न कि जुआ खेलने या किसकी गलती की आलोचना करके बैठक के उद्देश्य को भूल जाता है।

बातचीत की शक्ति को बढ़ावा दें

मीटिंग के दौरान, बहस या असहमति से बचा नहीं जा सकता। हालाँकि, इससे टीम के सदस्यों की बातचीत करने की क्षमता बढ़ती है क्योंकि उन्हें ग्राहकों और व्यवसायों के लिए समस्याओं को हल करने के लिए सबसे अच्छा समाधान खोजने और चर्चा करने की ज़रूरत होती है। आपको अपनी टीम में एक बेहतरीन वार्ताकार पाकर आश्चर्य हो सकता है!

जोखिम प्रबंधित करें 

कोई भी ऐसी बैठक में शामिल नहीं होना चाहता है जो बीच में ही रद्द कर दी जाएगी क्योंकि कोई डेटा या समस्या-समाधान नहीं है।

इसलिए, एक अनुवर्ती बैठक का मतलब है कि हर किसी को पिछली बैठकों से डेटा की योजना बनाना, एकत्र करना और वितरित करना, उस डेटा का विश्लेषण करना और उस विश्लेषण को कार्रवाई योग्य अगले चरणों में अनुवाद करने में मदद करना है। ये गतिविधियाँ जोखिमों का बेहतर प्रबंधन सुनिश्चित करती हैं। या फिर बैठक को पिछली बैठक से अधिक उत्पादक या अधिक लक्ष्य-उन्मुख बनाएं। 

बजट और संसाधनों पर कड़ी नजर रखें

प्रभावी टीम मीटिंग आयोजित करने से आप संसाधनों की निगरानी और समायोजन करने तथा सूचित बजट निर्णय लेने में सक्षम होंगे। रणनीति समीक्षा मीटिंग उन विभागों या कार्यक्रमों को उजागर करने में मदद करेगी जिन्हें सफल होने के लिए अतिरिक्त धन की आवश्यकता हो सकती है। वे यह देखने के लिए भी एक अच्छी जगह हैं कि आपको अपने बजट या अपने कार्यबल को बढ़ाने/घटाने की आवश्यकता है या नहीं।

रणनीतिक प्रबंधन बैठक में किसे भाग लेना चाहिए? 

बैठक में उपस्थित होने के लिए आवश्यक लोग उच्च अधिकारी होंगे सीईओ (प्रबंध निदेशक, कार्यकारी निदेशक, शहर प्रबंधक, आदि) और परियोजना के प्रत्यक्ष प्रबंधक।

प्रमुख खिलाड़ियों को योजना बनाने में अपनी बात कहने की आवश्यकता होती है, लेकिन हर कोई सचमुच तालिका में नहीं होता है।

कमरे में बहुत ज़्यादा लोगों के होने से तनाव, अव्यवस्था और भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है। अगर आपके पास कई लोग हैं जो इस प्रक्रिया में शामिल होना चाहते हैं, तो उन्हें इस तरह शामिल करें जैसे कि सर्वेक्षणों के ज़रिए कर्मचारियों की राय इकट्ठा करना और मीटिंग में किसी ऐसे व्यक्ति को शामिल करना जो यह सुनिश्चित करे कि यह डेटा टेबल पर पहुँचे और इसे प्रक्रिया का हिस्सा माना जाए।

एक प्रभावी रणनीतिक प्रबंधन बैठक (एसएमएम योजना) कैसे चलाएं 

यह सुनिश्चित करना कि आपकी रणनीतिक प्रबंधन बैठकें उचित योजना के साथ आकर्षक और उत्पादक शुरुआत हों। इन चरणों के साथ

बैठक की तैयारी

4 चरणों वाली बैठक की योजना बनाने के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करना याद रखें:

• एक समय निर्धारित करें और आवश्यक डेटा / रिपोर्ट एकत्र करें

अनुसूची और उन सभी नेताओं और प्रमुख कर्मचारियों को आमंत्रित करना सुनिश्चित करें जिन्हें इस बैठक में भाग लेने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि कमरे में मौजूद लोग वे लोग हैं जो बैठक में सक्रिय रूप से भाग ले सकते हैं।

साथ ही, आवश्यक डेटा और रिपोर्ट एकत्रित करें, स्थिति संकेतक अपडेट करें और बैठक में उत्तर दिए जाने वाले प्रश्न भी। सुनिश्चित करें कि प्रस्तुतियाँ बैठक की तिथि के बहुत करीब न हों ताकि हर कोई सबसे हालिया डेटा देख सके और उभरते रुझानों या मुद्दों पर विश्लेषण लिख सके।

• योजना एजेंडा खाका

एक एजेंडा आपको और प्रतिभागियों को ट्रैक पर रहने में मदद करता है। बैठक के एजेंडे के विचारों से सवालों के जवाब सुनिश्चित होंगे:

• हमारे पास यह बैठक क्यों है?
• बैठक समाप्त होने पर हमें क्या हासिल करने की आवश्यकता है?
• हमें आगे क्या कदम उठाने चाहिए?

याद रखें कि ए रणनीतिक प्रबंधन बैठक एजेंडा लक्ष्यों, उपायों और पहलों की समीक्षा, रणनीति को मान्य करने और वर्तमान रणनीतिक दिशा और परियोजनाओं को जारी रखने जैसा हो सकता है।

यहाँ एक नमूना एजेंडा है:

1. सुबह 9.00 बजे से 9.30 बजे तक: बैठक के उद्देश्य का अवलोकन
2. सुबह 9.30 बजे से 11.00 बजे तक: पूरी प्रक्रिया का पुनर्मूल्यांकन करें
3. दोपहर 1.00 बजे से 3.00 बजे तक: विभाग और नेताओं के बारे में अपडेट
4. 3.00 - 4.00 बजे: लंबित मुद्दे
5. 4.00 अपराह्न - 5.00 अपराह्न: समाधान दिए गए
6. शाम 5.00 बजे से शाम 6.00 बजे तक: कार्य योजना
7. शाम 6.00 बजे से 6.30 बजे तक: प्रश्नोत्तर सत्र
8. सायं 6.30 बजे से 7.00 बजे तक: समापन

• जमीनी नियम निर्धारित करें

आप बैठक से पहले तैयार करने के लिए सभी के लिए नियम निर्धारित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि वे उपस्थित नहीं हो सकते हैं, तो उन्हें इसके बजाय एक सहायक को भेजना होगा। 

या उपस्थित लोगों को आदेश रखना चाहिए, वक्ता का सम्मान करना चाहिए, बीच में नहीं आना चाहिए (आदि)

• मासिक ऑल-हैंड मीटिंग्स

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक रणनीतिक प्रबंधन सम्मेलन एक बड़ी घटना है, जो आमतौर पर हर तिमाही में आयोजित की जाती है। इसलिए, यदि आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी इस अभ्यास से परिचित हों और यथासंभव तैयार रहें। ईमेल के लिए फिट नहीं होने वाली किसी भी नई घोषणा के साथ कर्मचारियों को अपडेट करने और कंपनी के लक्ष्यों को निर्धारित करने और मौजूदा लोगों की प्रगति को ट्रैक करने के लिए आपको मीटिंग की समीक्षा करने और मासिक ऑल-हैंड मीटिंग आयोजित करने की आवश्यकता है।

• प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग करें

यदि सर्वांगीण बैठक से कर्मचारियों को परिचित होने और रणनीतिक प्रबंधन के लिए डेटा तैयार करने में मदद मिलेगी फिर एक प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग उस क्लाइंट के बीच पहली मीटिंग होती है जिसने किसी प्रोजेक्ट का ऑर्डर दिया था और वह कंपनी जो इसे जीवंत करेगी। इस बैठक में परियोजना की नींव, उसके उद्देश्य और उसके लक्ष्यों पर चर्चा करने के लिए केवल प्रमुख खिलाड़ियों की आवश्यकता होगी।

बैठक

• बैठक के उद्देश्य और वांछित परिणामों को परिभाषित करें

रणनीतिक योजना बैठक पूरी तरह से गलत हो सकती है अगर इसे सभी को परिभाषित लक्ष्य और मांग वाले आउटपुट दिए बिना आयोजित किया जाता है। इसलिए पहला कदम बैठक के लिए एक स्पष्ट, ठोस लक्ष्य निर्धारित करना है।

स्पष्ट लक्ष्यों के कुछ उदाहरण:

• युवा दर्शकों तक पहुंचने के लिए सोशल मीडिया पर एक रणनीति। 
• एक नया उत्पाद, एक नई सुविधा विकसित करने की योजना।

आप अपने लक्ष्यों के हिस्से के रूप में विशिष्ट रणनीतिक प्रबंधन मीटिंग विषय भी निर्धारित कर सकते हैं, जैसे कि वर्ष की दूसरी छमाही में व्यवसाय की वृद्धि।

अपने लक्ष्य के साथ यथासंभव विशिष्ट रहें। इस तरह, सभी के लिए काम करते रहना और सही निर्णय लेना आसान हो जाता है।

• पहल करो 

महामारी के दो साल बाद काम करने के तरीके में बदलाव के साथ, कंपनियों को हमेशा वर्चुअल मीटिंग्स और पारंपरिक मीटिंग्स को मिलाकर तैयार रहना चाहिए। कंप्यूटर स्क्रीन के माध्यम से संचार करने वाले लोग जबकि अन्य कार्यालय में बैठे हैं, कभी-कभी आपके सहकर्मियों को कम उत्साहित और डिस्कनेक्ट महसूस होगा।

इसलिए, आपको माहौल को गर्म करने के लिए बैठक की शुरुआत में आइसब्रेकर और बॉन्डिंग गतिविधियों के साथ एक टीम मीटिंग की आवश्यकता है।

• बैठक को इंटरैक्टिव बनाएं

अपनी टीम को रणनीति सत्र में पूरी तरह से निवेशित करने के लिए सच्ची अन्तरक्रियाशीलता को बढ़ावा देना आवश्यक है। स्टैंडअलोन प्रस्तुतियों के बजाय, ब्रेकआउट में विभाजित करने का प्रयास करें जहां विभिन्न विभाग हाल की बाधाओं के समाधान पर विचार-मंथन कर सकें।

प्रत्येक समूह को आपकी कंपनी के सामने आने वाली चुनौती सौंपें। फिर, उनकी रचनात्मकता को खुलकर सामने आने दें - चाहे वह किसी भी तरह से हो टीम-निर्माण खेल, त्वरित चुनाव, या विचारशील चर्चा प्रश्न. कम दबाव वाले प्रारूप में परिप्रेक्ष्यों का यह आदान-प्रदान अप्रत्याशित अंतर्दृष्टि पैदा कर सकता है।

पुन: संयोजित करते समय, प्रत्येक ब्रेकआउट से संरचित लेकिन खुली प्रतिक्रिया का अनुरोध करें। सभी को याद दिलाएं कि इस स्तर पर कोई "गलत" विचार नहीं हैं। आपका लक्ष्य अंततः बाधाओं को एक साथ दूर करने के लिए सभी दृष्टिकोणों को समझना है।

• संभावित चुनौतियों की पहचान करें

यदि बैठक आवंटित समय से आगे चली जाती है तो क्या होगा? क्या होगा यदि नेतृत्व दल को अन्य अप्रत्याशित मुद्दों से निपटने के लिए अनुपस्थित रहना पड़े? अगर हर कोई दूसरों को दोष देने में व्यस्त है और वांछित परिणाम नहीं मिल रहा है?

कृपया अच्छी तरह से तैयारी करने के लिए समाधानों के साथ सभी संभावित जोखिमों को सूचीबद्ध करें!

उदाहरण के लिए, विशिष्ट एजेंडा आइटम या प्रस्तुतियों के लिए उलटी गिनती टाइमर का उपयोग करने पर विचार करें। 

• ऑनलाइन टूल्स का प्रयोग करें 

अगर आप विचारों को आसानी से और जल्दी से संप्रेषित करना चाहते हैं तो आज मीटिंग में छवियों और उपकरणों का उपयोग करना आवश्यक है। इन उपकरणों की बदौलत रिपोर्ट और आँकड़े भी विज़ुअल रूप से प्रस्तुत किए जाएँगे और उन्हें समझना आसान होगा। यह लोगों को इनपुट देने के लिए भी प्रोत्साहित करता है और वास्तविक समय की प्रतिक्रिया प्राप्त करके आपको त्वरित निर्णय लेने में मदद करता है। आप AhaSlide, Miro, और जैसे मुफ़्त उपकरण और टेम्पलेट प्रदाता पा सकते हैं Google Slides.

• टाउन हॉल मीटिंग प्रारूप के साथ रैप-अप 

आइए इस बैठक का समापन प्रश्नोत्तर सत्र के साथ करें। टाउन हॉल की बैठक।

प्रतिभागी अपने मनचाहे सवाल उठा सकते हैं और नेताओं से तुरंत जवाब पा सकते हैं। यह साबित करता है कि नेता सिर्फ़ चेहराविहीन निर्णयकर्ता नहीं होते, बल्कि विचारशील विचारक होते हैं जो न सिर्फ़ कंपनी के हितों को सबसे पहले रखते हैं बल्कि अपने कर्मचारियों के हितों के बारे में भी सोचते हैं।

• रणनीतिक प्रबंधन बैठक को सुविधाजनक बनाने के लिए युक्तियाँ

उपरोक्त चरणों के अतिरिक्त, रणनीतिक योजना सत्र को बेहतर ढंग से आयोजित करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ छोटे नोट दिए गए हैं:

• सुनिश्चित करें कि हर कोई चर्चा में भाग ले रहा है।
• सुनिश्चित करें कि हर कोई सक्रिय रूप से सुन रहा है।
• सुनिश्चित करें कि हर कोई अपने टीमवर्क कौशल को लागू करता है।
• विकल्पों को यथासंभव सीमित करने का प्रयास करें।
• राय और आम सहमति के स्तर को जानने के लिए मतदान कराने से न डरें।
• रचनात्मक बनो! रणनीतिक योजना रचनात्मकता का पता लगाने और पूरी टीम की स्थितियों की प्रतिक्रियाओं और समाधानों को देखने का समय है।

संक्षेप में

एक सफल रणनीतिक प्रबंधन बैठक चलाने के लिए। आपको लोगों, दस्तावेजों, डेटा और उपकरणों सहित हर कदम को अच्छी तरह से तैयार करना चाहिए। एक एजेंडा प्रदान करें और उस पर टिके रहें ताकि प्रतिभागियों को पता हो कि वे क्या करने जा रहे हैं और उन्हें कौन से कार्य दिए जाएंगे। 

AhaSlide को रणनीतिक योजना सत्र का नेतृत्व करने के तरीके के बारे में आपके प्रश्नों के सभी उत्तर प्रदान करने की उम्मीद है। आशा है कि आप रणनीतिक प्रबंधन बैठकों और समूह गतिविधियों को ऑफ़लाइन या ऑनलाइन सक्रिय और उत्पादक बनाए रखने के लिए इस लेख में उल्लिखित युक्तियों और सहायता तकनीकों का आनंद लेंगे।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न