10 Kalite Reyinyon nan biznis ak pi bon pratik

Reyinyon nan biznis are familiar to those in leadership positions like project managers or senior roles within a company. These gatherings are essential for enhancing communication, encouraging collaboration, and advancing success within the organization. 

Sepandan, se pa tout moun ki ka konnen definisyon, kalite ak objektif reyinyon sa yo. Atik sa a sèvi kòm yon gid konplè epi li bay konsèy pou fè reyinyon pwodiktif nan biznis.

• Ki sa ki se yon reyinyon biznis?
• Kalite Reyinyon nan biznis
• Kijan Pou Fè Reyinyon Nan Biznis
• Kle Takeaways 

What Is a Business Meeting?

Yon reyinyon biznis se yon reyinyon moun ki reyini ansanm pou diskite ak pran desizyon sou sijè espesifik ki gen rapò ak biznis. Objektif reyinyon sa a ka gen ladan mete ajou manm ekip yo sou pwojè aktyèl yo, planifye efò alavni, rezoud pwoblèm, oswa pran desizyon ki gen enpak sou tout konpayi an. 

Meetings in business can be conducted in person, virtual, or a combination of both and can be formal or informal.

Objektif yon reyinyon biznis se pou fè echanj enfòmasyon, aliman manm ekip yo, epi pran desizyon ki ede biznis la reyalize objektif li.

Kalite Reyinyon nan biznis

Gen plizyè kalite reyinyon nan biznis, men 10 kalite komen yo enkli:

1/ Reyinyon Ekip chak mwa

Reyinyon ekip chak mwa yo se reyinyon regilye manm ekip yon konpayi pou diskite sou pwojè kontinyèl yo, bay travay yo, epi kenbe moun enfòme ak aliyen. Reyinyon sa yo anjeneral fèt chak mwa, nan menm jou a, epi yo dire ant 30 minit ak plizyè èdtan (depann gwosè gwoup la ak kantite enfòmasyon ki kouvri).

Reyinyon ekip chak mwa bay yon opòtinite ak konsèy pou manm ekip yo fè echanj enfòmasyon ak lide, diskite sou pwogrè pwojè, epi asire tout moun ap travay nan direksyon pou menm sib la. 

Reyinyon sa yo ka itilize tou pou adrese nenpòt defi oswa pwoblèm ekip la fè fas a, idantifye solisyon, epi pran desizyon ki afekte direksyon pwojè a oswa travay ekip la.

An reyinyon tout moun se tou senpleman yon reyinyon ki enplike tout anplwaye nan yon konpayi, nan lòt mo, yon reyinyon ekip chak mwa. Li se yon reyinyon regilye - k ap pase petèt yon fwa pa mwa - epi li anjeneral dirije pa chèf yo nan konpayi an.

2/ Kanpe Reyinyon

The stand-up meeting, also known as daily stand-up or daily scrum meeting, is a type of short meeting, usually lasting no more than 15 minutes, and held daily to give the team quick updates on the progress of the project, or completed workload, plan to work on today.

An menm tan, li ede idantifye ak rezoud obstak yo ke manm ekip yo ap fè fas ak fason yo afekte objektif komen ekip la. 

3/ Reyinyon Mizajou Estati yo

Reyinyon aktyalizasyon sitiyasyon yo konsantre sou bay manm ekip yo mizajou sou pwogrè pwojè yo ak travay yo. Yo ka rive pi souvan pase reyinyon chak mwa, tankou chak semèn. 

Objektif reyinyon aktyalizasyon estati yo, nan kou, se bay yon gade transparan sou pwogrè chak pwojè ak idantifye nenpòt defi ki ka afekte siksè pwojè yo. Reyinyon sa yo p ap pran nan pwoblèm tankou diskisyon oswa rezoud pwoblèm.

Pou yon reyinyon pi gwo, yo ka rele Reyinyon Mizajou Estati a tou 'Reyinyon Meri', Yon reyinyon Meri se tou senpleman yon reyinyon planifye nan tout konpayi an kote konsantre a se sou jesyon reponn kesyon nan men anplwaye yo. Se poutèt sa, reyinyon sa a te enplike yon sesyon Q&A, ki fè li pi ouvè, ak mwens fòmil pase nenpòt lòt kalite reyinyon!

4/ Reyinyon pou rezoud pwoblèm

Sa yo se reyinyon ki vire toutotou idantifye ak rezoud defi yo, kriz, oswa pwoblèm yon òganizasyon ap fè fas. Yo souvan inatandi epi yo bezwen mennen moun ki soti nan diferan depatman oswa ekip yo kolabore ak jwenn solisyon a pwoblèm espesifik.

Nan reyinyon sa a, patisipan sa yo pral pataje opinyon yo, ansanm idantifye kòz rasin pwoblèm yo, epi ofri solisyon potansyèl yo. Pou reyinyon sa a efikas, yo ta dwe ankouraje yo pou yo diskite aklè ak onètman, evite blame, epi konsantre sou jwenn repons.

5/ Reyinyon pou pran desizyon

Reyinyon sa yo gen objektif pou pran desizyon enpòtan ki afekte direksyon pwojè a, ekip la oswa tout òganizasyon an. Patisipan yo anjeneral moun ki gen otorite pou pran desizyon ak ekspètiz ki nesesè yo.

Reyinyon sa a pral bezwen bay alavans tout enfòmasyon ki enpòtan, ki bezwen moun ki gen enterè yo. Lè sa a, pou asire ke desizyon yo pran pandan reyinyon an yo te pote, aksyon swivi yo etabli ak yon tan fini. 

6/ Reyinyon Brainstorming

Reyinyon brainstorming konsantre sou jenere nouvo lide inovatè pou biznis ou. 

Pi bon pati nan yon sesyon brase lide se fason li ankouraje travay ann ekip ak envansyon pandan y ap tire sou entèlijans kolektif ak imajinasyon gwoup la. Tout moun gen dwa eksprime opinyon yo, tire nan lide youn lòt, epi vini ak solisyon orijinal ak dènye kri.

7/ Reyinyon Jesyon Estratejik

Strategic management meetings are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization's long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

Pandan reyinyon sa yo, yo revize ak evalye òganizasyon an, ansanm ak konpetitivite oswa idantifye nouvo opòtinite pou kwasans ak amelyorasyon.

8/ Reyinyon Kickoff Pwojè yo

A reyinyon demaraj pwojè a se yon reyinyon ki make kòmansman ofisyèl yon nouvo pwojè. Li rasanble moun kle nan ekip pwojè a, ki gen ladan manadjè pwojè yo, manm ekip yo, ak moun ki gen enterè nan lòt depatman yo, pou diskite sou objektif, objektif, delè, ak bidjè.

Li bay tou yon opòtinite pou manadjè pwojè a etabli chanèl kominikasyon klè, fikse atant, epi asire manm ekip yo konprann wòl yo ak responsablite yo.

Sa yo se kèk nan kalite reyinyon ki pi komen nan biznis, ak fòma a ak estrikti ka chanje depann sou gwosè a ak kalite òganizasyon an.

9/ Reyinyon Entwodiksyon

An reyinyon entwodiksyon se premye fwa manm ekip yo ak lidè yo rankontre youn ak lòt ofisyèlman, pou detèmine si moun ki enplike yo vle bati yon relasyon travay epi angaje yo nan ekip la nan lavni.

This meeting aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings, formal or informal, depending on different contexts.

10/ Reyinyon Meri

Konsèp sa a soti nan reyinyon vil New England lokal kote politisyen yo ta rankontre elektè yo pou diskite sou pwoblèm ak lejislasyon.

Jodi a, yon reyinyon meri se yon reyinyon ki planifye nan tout konpayi kote jesyon reponn kesyon dirèkteman nan men anplwaye yo. Li pèmèt kominikasyon ouvè ak transparans ant lidèchip ak anplwaye yo. Anplwaye yo ka poze kesyon epi jwenn fidbak imedya.

Reponn tout kesyon enpòtan yo

Pa rate yon ritm ak AhaSlides' zouti Q&A gratis. Ou dwe òganize, transparan ak yon gwo lidè.

Kijan Pou Fè Reyinyon Nan Biznis

Fè reyinyon efikas nan biznis mande pou planifikasyon ak preparasyon pou asire ke reyinyon an pwodiktif ak reyalize objektif li yo. Konsèy sa yo ka ede w fè reyinyon biznis pwodiktif:

1/ Defini objektif ak objektif

Defini objektif ak objektif yon reyinyon biznis enpòtan anpil pou asire ke reyinyon an pwodiktif e li pwodui rezilta entansyon an. Yo bezwen asire sa ki annapre yo:

• Objektif la. Asire w ke reyinyon an gen yon objektif pou diskite sou sijè espesifik, pran desizyon, oswa bay mizajou. Ou bezwen defini poukisa reyinyon an nesesè ak rezilta espere.
• Objektif. Objektif yo nan yon reyinyon biznis yo espesifik, rezilta mezirab ou vle reyalize nan fen reyinyon an. Yo ta dwe aliman ak objektif jeneral reyinyon an ak delè a, KPI, elatriye.

Pou egzanp, yon reyinyon pou diskite sou yon nouvo lansman pwodwi ta dwe gen objektif ki aliman ak objektif jeneral pou ogmante lavant oswa amelyore pati nan mache.

2/ Prepare yon ajanda reyinyon

A ajanda reyinyon sèvi kòm yon plan pou reyinyon an epi li ede kenbe diskisyon an konsantre ak sou track.

Se poutèt sa, lè w ap prepare yon ajanda efikas, ou ka asire ke reyinyon biznis yo pwodiktif ak konsantre epi ke tout moun konnen ki sa yo dwe diskite, ki sa yo atann, ak sa ki bezwen reyalize. 

3/ Envite bon patisipan yo

Konsidere ki moun ki ta dwe patisipe nan reyinyon an selon wòl yo ak sijè yo dwe diskite. Envite sèlman moun ki bezwen prezan pou asire reyinyon an dewoule san pwoblèm. Gen kèk faktè ki dwe konsidere pou ede chwazi patisipan yo ki apwopriye yo enkli konvnab, nivo ekspètiz, ak otorite.

4/ Atout tan efektivman

Asire w ke ou asiyen ase tan pou chak sijè nan ajanda ou a, pran an konsiderasyon enpòtans ak konpleksite chak pwoblèm. Sa ap ede asire ke tout sijè jwenn tout atansyon epi ke reyinyon an pa ale siplemantè.

Epitou, ou ta dwe rete sou orè a otank posib, men tou, ou dwe fleksib ase pou fè chanjman si sa nesesè. Ou ta ka konsidere tou pran ti repo pou ede patisipan yo rechaje ak rekonsantre yo. Sa a ka kenbe enèji ak enterè reyinyon an.

5/ Fè reyinyon yo pi entèaktif ak enteresan

Fè reyinyon biznis yo pi entèaktif ak angaje nan ankouraje tout patisipan yo pale ak pataje panse yo ak lide yo. Osi byen ke itilize aktivite entèaktif, tankou vòt yo ap viv la or sesyon brase lide ak wou yo ede kenbe patisipan yo angaje ak konsantre sou diskisyon an.

6/ Pwosè Reyinyon

Taking meeting minutes during a business meeting is an important task that helps document the main discussions and decisions made during the meeting. It also helps improve transparency and ensures that everyone is on the same page before going into the next meeting.

7/ Swiv sou atik aksyon yo

Lè w swiv atik aksyon yo, ou ka asire w ke desizyon yo pran pandan reyinyon an yo mete an aksyon e ke tout moun klè sou responsablite yo.

Epi TOUJOU rasanble fidbak nan men patisipan yo pou fè reyinyon biznis k ap vini yo pi byen toujou - ou ka pataje fidbak la apre w fin vlope, atravè imèl oswa diapositives prezantasyon. Li fè reyinyon yo pa fatigan epi tout moun pran plezi💪

Kle Takeaways 

Èspere ke, ak atik sa a nan AhaSlides, ou ka distenge ki kalite reyinyon nan biznis ak objektif yo. Epitou si w suiv etap sa yo ak pi bon pratik, ou ka ede asire ke reyinyon biznis ou yo efikas, konsantre, epi pwodui rezilta yo vle.

Fè reyinyon biznis yo efektivman ka ede amelyore kominikasyon, kolaborasyon, ak siksè nan yon òganizasyon epi li se yon eleman kle nan jesyon biznis siksè.

Kesyon moun poze souvan