Egy osztály ellenáll az elektronikus egészségügyi nyilvántartás (EHR) bevezetésének. Senki sem utasítja vissza a használatát. A probléma az, hogy a rutinszerű munka lelassult. Egy feladat, ami a régi képernyőn egy percet vett igénybe, most négy kattintást és egy keresést igényel, és az egység már így is kevés idővel rendelkezik. A személyzet elvégezte a képzést, és emlékeznek arra, hogy megmutatták nekik az új képernyőket. Amit nem kértek meg tőlük, az az, hogy a saját műszakjuk feladatait az új rendszerben végezzék el, és mondják meg, mi akadályozza őket.
Ez egy szemléltető helyzet, nem pedig egy dokumentált ügyféleset. Azt a szakadékot írja le, amelyet az elektronikus egészségügyi nyilvántartások változásmenedzsment képzése hivatott áthidalni: a távolságot egy új munkafolyamat megismerése és a visszajelzéssel történő gyakorlása között, oly módon, hogy az feltárja azokat az akadályokat is, amelyek megakadályozzák az emberek alkalmazását.
Ez az útmutató a kórházi képzés-fejlesztési igazgatóknak és a velük dolgozó informatikai vagy megfelelőségi vezetőknek szól. Kitér arra, hogyan kell leírni a teljesítményproblémát, diagnosztizálni a tanulási és kontextuális hiányosságokat, megtervezni, előkészíteni és gyakorolni, egy eseten keresztül dolgozni és értékelni az átadást. A képzéstervezésről szól. Nem helyettesíti a használhatósági tesztelést, a munkafolyamatok újratervezését vagy a szervezet saját változtatási programját, és nem tesz ígéretet az eredményekre vonatkozóan.
Mi az EHR változásmenedzsment képzés?
Az elektronikus egészségügyi nyilvántartás (EHR) változáskezelési képzése felkészíti a nyilvántartást használó embereket a megváltozott rendszerben vagy munkafolyamatban való munkavégzésre. Feladata az új munkafolyamatok gyakorlása és az adaptációs akadályok feltárása. A tanuló egy reális feladatot hajt végre a saját szerepkörében, visszajelzést kap róla, és beszámol arról, hogy a munkafolyamat, az eszközök vagy a szabályzat hol nehezítette meg a feladat elvégzését. A második fele ugyanolyan fontos, mint az első. Az a gyakorlat, amely csak azt ellenőrzi, hogy az emberek követni tudják-e a lépéseket, elszalasztja azokat az akadályokat, amelyek eldöntik, hogy valóban követni fogják-e.
Gyors tények
| Kérdés | Rövid válasz |
|---|---|
| Mi a feladat? | Gyakorold az új munkafolyamatokat és kezeld az adaptációval kapcsolatos akadályokat. |
| Mit érsz el? | Feladathoz való jártasság és a megoldatlan munkafolyamat-akadályok naplója. |
| Elég egy bemutató plusz egy kvíz? | Megjelenítheti az előfeltételeket. Nem azt, hogy valaki képes a saját szerepkörének feladatát gyorsan elvégezni. |
| Ki ellenőrzi a tartalmat? | Informatikai vagy megfelelőségi vezető, kitalált vagy anonimizált eseteket használva. |
| Mit nem old meg a tréning? | Lassú képernyő, hiányzó rendeléskészlet, nem egyértelmű szabályzat vagy túl kevés személyzeti idő. |
| Honnan tudod, hogy működött? | Egy új, még nem látott esetet pontoztak a megállapodott kritériumok alapján, ráadásul a korlátok az edzés után is nyitva voltak. |
1. Írd le a teljesítményproblémát
Kezdjük a feladattal: gyakoroljuk az új munkafolyamatokat, és tárjuk fel az adaptáció akadályait. Két rész hordozza a súlyt. A gyakorlás azt jelenti, hogy elvégezzük a szerepkörrel járó munkát, nem pedig azt, hogy figyeljük. Az akadályok felszínre hozása azt jelenti, hogy a képzés információkat szolgáltat arról, hogy mi lassítja az embereket, így egy illetékes személy cselekedhet.
Írd le egy mondatban minden szerepkörhöz, és kérd meg egy informatikus vezetőt, hogy ellenőrizze: „Ha van egy tipikus feladat ebben a szerepkörben, például egy beteg felvétele, egy átadás dokumentálása vagy egy standard rendelés leadása, a tanuló elvégzi azt az új munkafolyamatban, rögzíti a súrlódási pontokat, és elmondja, milyen támogatás segítene.”
A szerepkörök eltérőek. Egy ápoló, egy osztályvezető és egy orvos a dokumentáció különböző részeit használja, így egyetlen általános ülés során semmilyen valódi feladatukat nem gyakorolják. A fekvőbeteg-ápolóknak szóló elektronikus egészségügyi nyilvántartási (EHR) képzési programok hatókörének áttekintése (30 tanulmány) szerint „a képzési ülések nem oszlanak meg szerepkörök szerint” (Nguyen és munkatársai, JAMIA, 2024). Az áttekintés a fekvőbeteg-ellátásban dolgozó ápolókra vonatkozik, ezért tekintse útmutatóként a tervezéshez, és hasonlítsa össze a saját populációjával.
2. A tanulási és kontextuális hiányosságok diagnosztizálása
Mielőtt bármit is felépítenél, hasonlítsd össze a feladatot azzal, amit a jelenlegi programod gyakorol és értékel. Három kérdés általában megkülönböztet egy képzési hiányosságot valami mástól:
- A jelenlegi gyakorlat a valódi feladatot használja? Ha a program bemutatja a képernyőket és egy felidéző kvízzel zárul, a tanulók a kezelőfelület felismerését gyakorolták, nem pedig a saját műszakjuk munkáját végezték el.
- Mi a kognitív igény? Bloom átdolgozott taxonómiájában egy eljárás új helyzetben történő végrehajtása és a hiba okának elemzése a felidézés felett áll. A tevékenységek ezen szintekhez való illesztését a ... útmutatónkban tárgyaljuk. tanulási tevékenységek Bloom taxonómiájához való illesztése.
- Vajon a képességen kívül valami más is akadályozza? A képzés előírása előtt ellenőrizze a személyzetet, az eszközöket és az eljárásokat. Ha egy képernyő lassú, hiányzik egy szükséges utasításkészlet, vagy a szabályzat duplikált bejegyzést kényszerít ki, a jobb képzés nem fogja megváltoztatni a kórteremben történteket. Jelentse ezeket az okokat azoknak a személyeknek, akik meg tudják oldani azokat.
Ugyanez a hatókör-felmérés a gyakorlathoz való hozzáférést is felsorolja az általa azonosított tényezők között: a „homokozóban való gyakorlás hiánya” akadályként, az „ápolók képzés utáni elektronikus egészségügyi nyilvántartásban való gyakorlásának engedélyezése” pedig elősegítőként jelenik meg. Ha a tanulóknak nincs biztonságos környezetük a gyakorláshoz, az kontextuális hiányosság, nem motivációs probléma.
3. Tervezés előkészítése és gyakorlása
Miután megtudta, mely hiányosságokat tudja a képzés pótolni, adjon minden szakasznak külön feladatot. EHR bevezetési folyamat kiépítése, amely csökkenti a dokumentációs terheket az első heti dizájnt tárgyalja. Ez a rész magáról a változásról szól.
Készítmény. Egy rövid diagnosztikai vizsgálattal ellenőrizd az előfeltételeket: a régi és az új közötti különbségeket, amelyek az egyes szerepköröket érintik, a szervezeted által használt kifejezéseket, és azt, hogy hol kérhetsz segítséget az adott napon. A célzott, önálló tempójú tanulás ehhez a szakaszhoz illik. Az előfeltételek ellenőrzése csak az előfeltételek teljesülését erősíti meg.
Gyakorlat. Használjon interdiszciplináris minőségfejlesztési záróköveket és szerepkörökön alapuló esettanulmányokat. A különböző szerepkörökből érkező tanulók együtt dolgoznak egy betegúton, például felvételen, gyógyszerrendelésen, átadáson és elbocsátáson, és mindegyikük a saját részét teszi a gyakorlati környezetben. Ha látja, hogy a szerepkörök közötti átadás hol akad el, gyakran olyan munkafolyamati problémára derül fény, amelyet egyetlen szerepkör sem jelentene egyedül. Figyelje meg a reprezentatív feladatokat, és rögzítse a hibákat és a súrlódásokat menet közben.
Visszacsatolás. Kapcsold döntésekhez, ne pedig egy összpontszámhoz. A „Megtaláltad a helyes sorrendet, de a hosszabb utat választottad, és inkább megkerülted a figyelmeztetést, mintsem kérdeztél” többet tanít, mint a „3 az 5-ből”. Írj le lehetséges téves utakat, amelyek megmagyarázzák, miért kísértik az embereket. Útmutatónk a… interaktív gyakorlatok tervezése hasznos visszajelzésekkel bemutatja, hogyan kell döntésekhez kapcsolódó visszajelzést írni.
Élő bemenet vagy aszinkron értékelés? Az élő coaching ott adja a legtöbb értéket, ahol egy feladat nem egyértelmű, ahol a szerepeknek össze kell hangolódniuk, és ahol az embereknek meg kell mondaniuk, hogy mi nem működik. Az aszinkron áttekintés elegendő a tanuló rögzített lépéseinek összehasonlításához egy annotált modellútvonallal. Sok csapat mindkettőt alkalmazza: először az önálló ütemű felkészülést, majd a legnehezebb munkafolyamatokon facilitált üléseket.
Időzítés. A hatókör-felmérés olyan akadályokról számol be, mint a túl sok tartalom rövid idő alatt, valamint a képzés és az éles indulás között eltelt hosszú idő. A gyakorlatot a munkafolyamat használatának időpontjához közel kell megtervezni, és a gyakorlatot elég rövid, befogadható alkalmakra kell bontani.
4. Dolgozz ki egy valós példát
Szemléltető példa. Egy informatikai vagy megfelelőségi vezetőnek validálnia kell az esetet és a válaszkritériumokat használat előtt.
Az eset. Egy orvosi-sebészeti egység új dokumentációs munkafolyamatra tért át a műszakátadáshoz. A személyzet szerint ez tovább tart, mint korábban. A szabályzat előírja, hogy az átadási jegyzéket a távozó ápoló távozása előtt ki kell tölteni.
A feladat. A tanuló átadja a beteget az új munkafolyamatban, rögzíti az összes súrlódási pontot, elmondja, mit tenne ilyenkor, és milyen további információra vagy támogatásra van szüksége.
Első próbálkozás. A tanuló kitölti a jegyzetet, de kihagy két mezőt, amit „senki sem olvas”, és nem rögzít semmilyen súrlódást. Azt mondja, hogy az új módszer „csak lassabb”. A jegyzet hiányos, ellentétes a szabályzattal, és az akadályt részletes véleményként írja le.
Visszajelzés és újrapróbálás. Az edző rámutat, hogy a két mező a szabályzat részét képezi, és megkéri a tanulót, hogy keresse meg a képernyőn, hogy melyik mező hol helyezkedik el, és mennyi ideig tart a lépés. Az újrapróbálkozás során a tanulónak újra ki kell töltenie a jegyzetet, és minden egyes súrlódási pontnál fel kell jegyeznie, hogy mit csinált, mennyi ideig tartott, és mi tenné gyorsabbá.
Egy erősebb próbálkozás. „Kitöltöttem az összes mezőt. A gyógyszerösszefoglaló minden alkalommal külön keresést igényel, ami körülbelül két perccel hosszabb időt vett igénybe. Nem hagytam ki, mert a szabályzat előírja. Lehetne az összefoglaló előre kitöltve, vagy van erre jóváhagyott rövidítés? Nem tudom, hogy ezt már jelentették-e, ezért felvetném az egység szuperfelhasználójának és az informatikai csapatnak.” Ez a válasz megfelel a szabályzatnak, konkrét bizonyítékokat rögzít, és jóváhagyott útvonalat használ.
Miért védhető vagy hiányos az egyes válaszok? Mindegyiket jóváhagyott kritériumok alapján ítéld meg, ne egy edző preferenciája alapján. Az első próbálkozás egy gyakori válasz egy lassabb feladatra, de ezzel kiküszöböli a szabályozási területeket, és a projektnek nem ad semmit javítanivalót. Az erősebb próbálkozás a szabályozáshoz ragaszkodik, a tanuló szerepén belül marad, és a panaszt bizonyítékká alakítja. A példában szereplő két perc egy kitalált ábra, amely a rögzítendő részletek típusát mutatja, nem pedig viszonyítási alap.
5. Képességfelmérés és a terv átadása
A képesség bizonyítéka egy olyan esettanulmányon nyújtott teljesítmény, amelyet a tanuló még nem látott. Értékelje a feladathoz való hozzáértést, és külön naplót vezessen a megoldatlan munkafolyamat-akadályokról. Egy egyszerű értékelőlap kritériumonként 0-tól 2-ig terjedő skálát használ:
| Kritérium | Megfigyelhető bizonyítékok |
|---|---|
| Feladat végrehajtása | Befejezi az új munkafolyamatot, és rögzíti a műveletet és az azt alátámasztó bizonyítékokat. |
| Érvelés | Elmagyarázza a releváns korlátokat, alternatívákat és a bizonytalanságokat. |
| Határok | Jóváhagyott eljárásokat alkalmaz, és segítséget kér, ha az információ vagy a felhatalmazás nem elegendő. |
Horgonypontok: 0 hiányzik vagy nem támogatott, 1 részleges, releváns hiányosságokkal, és 2 teljes és a megállapodás szerinti kritériumok alapján indokolt. A kritikus hibákat, például egy szabályzat által előírt mező kihagyását, külön kell meghatározni, hogy az összesített pontszám ne rejtsen el egyet. Ez a rubrika egy javaslat, nem pedig egy validált készültségi szabvány. Módosítsa egy informatikai vagy megfelelőségi vezetővel, és tesztelje.
Tervezd meg tudatosan az átadást. Miután a tanulók egy ideje már visszatértek a munkába, adj hozzá egy rövid utólagos megbeszélést, például egy csoportos megbeszélést, ahol a résztvevők egy valós feladatot hoznak magukkal, részletek nélkül, és végigvezetik őket azon, hogyan végzik azt most. Figyelj meg egy valós munkamintát, ha a szervezeted szabályai ezt megengedik.
Ahol az interaktív közvetítés segít
Az interaktív formátumok segítenek, ahol mindenkinek el kell köteleznie magát, mielőtt meghallaná a választ. Egy élő ülésen a facilitátor bemutathat egy rövid esetet, megkérheti mindenkit, hogy válassza ki a következő lépését, és írja be a várható súrlódási tényezőt, majd a megbeszélés előtt bemutathatja a terjedelmet. A névtelen válaszok megkönnyíthetik annak beismerését, hogy egy munkafolyamat nem működik. Ugyanaz az eset önálló tempóban is futtatható a felkészülés érdekében. Az AhaSlides támogatja az interaktív tanulást és az élő és az önálló tempójú átadások közötti váltást. Tartsa távol a valós incidenseket és a betegadatokat, ellenőrizze azokat a konkrét szerzői, visszajelzési vagy jelentési funkciókat, amelyekre a saját munkafolyamatával szemben támaszkodni kíván, és kezelje a mesterséges intelligenciát, a szimulátorokat és az EHR-integrációkat külsőként vagy nem megerősítettként, amíg nem látta, hogy működnek. A formátumok kiválasztásával kapcsolatos útmutatásért lásd a cikkünket a ... témában. Mikor alkalmazzunk adaptív, interaktív és élő tanulást?.
Mérd meg, mi változott
Előre döntsd el, mi mutatná, hogy a tanulók képesek elvégezni a feladatot. Hasonlítsd össze a feladathoz való hozzáférést és az akadálynaplót egy nem látott esetben egy alapértékkel, és a képzés után tartsd nyitva az akadálynaplót önálló mérőszámként. Határozd meg, hogy kik tartoznak a képzésbe, a nevezőt és az időzítést. Ha az eredmények javulnak, ellenőrizd, hogy mi változott még ugyanebben az időszakban, például szoftverfrissítés, személyzeti változás vagy munkafolyamat-átalakítás, mielőtt jóváírnád a képzést.
Maradhatnak korlátok
- Használhatóság. Ha egy képernyőhöz túl sok lépés szükséges, a betanítás megtaníthatja a gyorsbillentyűt, de nem távolíthatja el a lépéseket.
- Személyzet és idő. A gyakorlás nem segít, ha nincs rá védett idő.
- Szabályzat egyértelműsége. Egy eset nem oldhat fel olyan szabályzatot, amely ismétlődő bejegyzéseket tartalmaz vagy nem egyértelmű. Javítsa ki a szabályzatot.
- Eseti lefedettség. Egy eset egy munkafolyamatot mutat be. A pontszám nem írja le általánosságban egy személy teljesítményét.
- Átadása. Egy gyakorlóeseten nyújtott teljesítmény nem ugyanaz, mint egy teli kórteremben és csörgő telefonnal nyújtott teljesítmény.
Nevezd meg ezeket a szponzoroknak időben, és tervezz külön megoldásokat. A képzés fejleszti a tanulók képességeit. Nem változtatja meg a feladat körülményeit.
Gyakran Ismételt Kérdések
Mi az EHR változásmenedzsment képzés?
Felkészíti a személyzetet a megváltozott elektronikus egészségügyi nyilvántartásban vagy munkafolyamatban való munkavégzésre szerepkör-alapú gyakorlat és visszajelzés révén, és összegyűjti a gyakorlat által feltárt akadályokat, hogy valaki cselekedhessen.
A képzés sikeres teljesítése azt jelenti, hogy a személyzet elfogadta a változást?
Nem. A pontszám azt mutatja, hogy egy személy hogyan kezelt egy képzési esetet. Az adaptáció a valós munkában is megmutatkozik, és a használhatóságtól, a személyzettől és a szabályzattól, valamint a készségektől függ.
Hogyan értékeli az új munkafolyamatra való felkészültséget?
Adjon meg egy olyan esetet, amelyet a tanuló még nem látott, és pontozza a feladat jártasságát a megállapodott kritériumok alapján, majd rögzítse a fennmaradó akadályokat. Az előfeltételek teljesülését egy felidéző kvíz megerősíti.
Felhasználhatsz valós betegeseteket a gyakorlatban?
Csak részletek eltávolításával és a megfelelőségi vezető jóváhagyásával. A közös munkafolyamatokra épülő kitalált esetek biztonságosabbak, és a betegadatokat ki kell zárni a képzési eszközökből.
Hol kezdjem
Válassz ki egy munkafolyamatot, amelyről az emberek azt mondják, hogy lelassult. Írd meg minden szerepkör teljesítménynyilatkozatát, kérj meg egy informatikai vagy megfelelőségi vezetőt, hogy validáljon egy kitalált esetet és a válaszkritériumokat, és készíts egy háromkritériumból álló értékelőlapot 0-tól 2-ig terjedő skálával, a kritikus hibák listájával és egy akadálynaplóval. Mielőtt bevezetnéd, teszteld egy kis csoporttal.
Ha szeretné megtudni, hogyan futtatható egy eset élőben a saját csapatával, és hogyan használható fel utána önálló tempóban, fedezze fel az AhaSlides-t.
