Az esemény véget ért. A résztvevők elmentek. Most jön az a rész, ami megkülönbözteti a fejlődő szervezőket azoktól, akik találgatnak: a visszajelzések gyűjtése. Az esemény utáni felmérések megmondják, mi működött, mi nem sikerült, és mit kell legközelebb megváltoztatni, de csak akkor, ha maga a felmérés jól van megtervezve. Egy homályos felmérés homályos adatokat eredményez.
A SurveyMonkey felméréseinek hosszával kapcsolatos kutatása kimutatta, hogy a kitöltési arány 5-20%-ra csökken azoknál a felméréseknél, amelyek kitöltése 7-8 percnél tovább tart [1]. Ez azt jelenti, hogy a kérdéseknek ki kell érdemelniük a helyüket. Ez az útmutató több mint 30, a rendezvény utáni felmérésben feltett kérdést tartalmaz, a mérési szempontok szerint rendszerezve, valamint gyakorlati útmutatást nyújt az időzítéssel, a formátummal és a válaszadási arányt rontó hibákkal kapcsolatban.
Összesített elégedettség
Kezdj általános kérdésekkel, mielőtt konkrétumokra térnél. Ezek a kérdések átfogó képet adnak az eseményről, mielőtt belemerülnél a részletekbe.
- Hogyan értékelnéd az eseményen szerzett összes tapasztalataidat? (1-5)
- Beváltotta az esemény az elvárásaitokat? (Túllépte / Teljesítette / Nem teljesítette a követelményeket)
- Mennyire valószínű, hogy részt veszel egy jövőbeli rendezvényen, amelyet ez a szervező szervez? (Nagyon valószínűtlen, de nagyon valószínűtlen)
- Mennyire valószínű, hogy ajánlanád ezt az eseményt egy kollégádnak? (0-10 NPS skála)
- Melyik egy szó írja le legjobban az élményedet? (Nyílt végű vagy szófelhő)
Tartalom és foglalkozások
Ezek a kérdések azt mérik fel, hogy a program értéket képviselt-e, és megfelelt-e a résztvevők igényeinek.
- Mennyire volt releváns a tartalom a szakmai igényeid szempontjából? (Egyáltalán nem, de rendkívül)
- Melyik foglalkozást találtad a legértékesebbnek? (Legördülő vagy nyitott végű)
- Melyik foglalkozást találtad a legkevésbé értékesnek? (Legördülő vagy nyitott végű)
- A tartalom a szakértelmednek megfelelő szinten volt bemutatva? (Túl alapvető / Pont megfelelő / Túl haladó)
- Gyakorlati ismereteket szereztem, amelyeket a munkámban is alkalmazni tudok. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)
Előadók és előadók
- Összességében hogyan értékelnéd a hangszórók minőségét? (1-5)
- Melyik előadó vagy előadó tűnt ki a leginkább? (Nyílt végű)
- Volt elég lehetőség a kérdésekre és válaszokra az előadókkal? (Igen / Nem / Valamelyest)
- Milyen témákat szeretnél látni a jövőbeli rendezvényeken? (Nyílt végű)
Logisztika és szervezés
- Összességében hogyan értékelnéd a rendezvény szervezését? (1-5)
- A helyszín megfelelő és kényelmes volt? (Igen / Nem / Részben)
- Hogyan értékelnéd a regisztráció és a bejelentkezés folyamatát? (1-5)
- Világosak és időszerűek voltak az esemény kommunikációi (menetrend, frissítések, útvonalterv)? (Igen / Nem / Részben)
- Hogyan értékelné az ételek és italok minőségét? (1-5 vagy N/A)
Hálózatépítés és elköteleződés
- Megfelelő kapcsolatépítési lehetőségeket biztosított a rendezvény? (Igen / Nem / Valamelyest)
- Értékes szakmai kapcsolatokra tettem szert ezen az eseményen. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)
- Milyen hálózatépítési formátumot részesítesz előnyben? (Strukturált ülések / Nyílt hálózatépítés / Mindkettő)
Érték és jövőbeli szándék
- Jól eltöltötte az időmet az esemény. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)
- A rendezvény megérte a belépőjegy árát. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)
- Mit változtatnál ezen az eseményen? (Nyílt végű)
- Mi volt a rendezvény legértékesebb része? (Nyílt végű)
- További megjegyzések vagy javaslatok? (Nyílt végű)
Virtuális és hibrid események: további kérdések
Ha az eseményed virtuális vagy hibrid komponenst is tartalmazott, tegyél fel néhány, az adott élményre vonatkozó kérdést.
- Hogyan értékelné a virtuális platform minőségét? (1-5)
- Tapasztaltatok bármilyen technikai problémát a rendezvény alatt? (Igen nem)
- Mennyire volt vonzó a virtuális élmény egy személyes eseményhez képest? (Sokkal kevesebb / Kevesebb / Körülbelül ugyanannyi / Több)
Hibák, amelyek rontják a válaszadási arányt
Túl sok kérdés feltevése. Törekedj 10 vagy kevesebb kérdésre [3]. Minden további kérdés csökkenti a befejezési időt. Hagyj ki mindent, ami jó tudni, és nem is olyan, ami feltétlenül szükséges.
Túl későn küldött. Az emlékezet gyorsan elhalványul. Küldd el a kérdőívedet az eseményt követő 24 órán belül, ideális esetben egy a záróbeszélgetésen egy, a szobában elhelyezett értesítéssel együtt. Az esemény végét követő két órán belül elküldött SMS-kérdőívek 32%-kal több kitöltöttséget eredményeznek, mint a később elküldöttek [2]. Egy 3-4 nappal későbbi e-mailben további 20-30%-ot lehet gyűjteni azoktól, akik lemaradtak az első küldésről [3].
Kizárólag nyitott kérdésekre hagyatkozik. A nyitott végű válaszok tartalmasak, de nehezen elemezhetők nagy léptékben, és csökkentik a kitöltési arányokat. Használjon értékelő skálákat a mennyiségi adatokhoz. Korlátozza a nyitott végű kérdések számát egy vagy kettőre felmérésenként.
Az eredmények figyelmen kívül hagyása. A leggyorsabb módja annak, hogy senki ne töltse ki a következő kérdőívet, az, ha visszajelzéseket gyűjtesz, és soha nem cselekszel azok alapján. Oszd meg a legfontosabb megállapításokat a résztvevőkkel, és mondd el nekik, mit változtatsz a visszajelzéseik alapján. Már egy rövid összefoglaló e-mail is bizalmat épít és növeli a részvételt a jövőbeli kérdőívekben.
Rávezető kérdések használata. A „Mennyire élvezte a nagyszerű előadásunkat?” kérdés nem semleges. Tartsa a megfogalmazást objektíven, és kerülje a feltételezéseket.
Elfelejti a szegmentálást. A VIP-ek, az első alkalommal részt vevők, a visszatérő résztvevők és a virtuális résztvevők gyakran eltérő tapasztalatokkal rendelkeznek. Legalább külön elemzést kell tervezni ezekről a csoportokról, és ha az esemény elég nagy ahhoz, hogy ezt megtámogassák, érdemes lehet személyre szabott kérdéssorokat is megfontolni.
Tippek az őszinte válaszokat adó kérdések írásához
Még egy jól strukturált kérdőív is megbízhatatlan adatokat szolgáltathat, ha az egyes kérdések rosszul vannak megfogalmazva. Íme öt gyakorlati dolog, amit érdemes ellenőrizni a küldés előtt.
Használj következetes skálát mindenhol. Ha az egyik részben 1-től 5-ig terjedő skálát egy másikban 1-től 10-ig terjedő skálával keverjük, a válaszadók arra kényszerülnek, hogy néhány kérdés után újragondolják a gondolkodásmódjukat. Válasszon ki egy skálát az összes értékelt elemhez, és tartsa magát hozzá. A legtöbb eseményfelmérés jól működik egy ötfokú skála mert gyorsan megválaszolható és könnyen elemezhető.
A kérdések egy-egy ötletre korlátozódjanak. „Hogyan értékelné a tartalom minőségét és az előadó előadásmódját?” – két kérdés egyszerre. Azok a válaszadók, akiknek tetszett a tartalom, de az előadót nehezen követték, nem tudtak jó választ adni. kétcsövű kérdések különálló elemekre, még akkor is, ha egy további sort ad hozzá a felméréshez.
Adj választ a válaszadóknak olyan kérdésekre, amelyek esetleg nem vonatkoznak rájuk. Ha egy olyan eseményen kérdezel az ételekről és italokról, ahol néhány résztvevő csak virtuálisan vett részt, adj meg egy „Nem alkalmazható” választ. Ha arra kényszerítesz valakit, hogy olyasmit értékeljen, amit nem is tapasztalt, az torzítja az adataidat és frusztrálja a válaszadót.
Kerüld a szakzsargont és a belső terminológiát. A csapatod egy adott foglalkozásra „délutáni szekcióülésként” hivatkozhat, de a résztvevők a foglalkozás címéről ismerik fel. Használd ugyanazt a nyelvet, amelyet a résztvevők használtak a regisztrációkor vagy az ütemterv átvételekor. Ez különösen fontos a többnapos vagy többlépcsős eseményeket lefedő felmérések esetében.
Teszteld a kérdőívet, mielőtt elküldöd. Futtasd végig a teljes kérdőívet magad, majd kérj meg egy személyt a tervezőcsapaton kívül, hogy töltse ki hidegen. Keresd az olyan kérdéseket, amelyek habozást okoznak, a skálákat, amelyek kétértelműnek tűnnek, vagy a logikai ugrásokat, amelyek nem értenek egy olyan személyt, aki nem vett részt a kérdőív összeállításában. Ami a szervező számára nyilvánvalónak tűnik, az gyakran nem világos egy telefonon gyorsan válaszoló résztvevő számára.
Tartsd szem előtt a mobil élményt. Az esemény utáni kérdőívekre adott válaszok többsége telefonról érkezik, gyakran akkor, amikor a résztvevők hazafelé tartanak. A hosszú kérdőív, a kis koppintási célpontok és a több oszlopos elrendezés mind megnehezíti a kitöltést mobilon. A kérdőív elküldése előtt tekintse meg telefonon a kérdőív előnézetét, és vágja le azokat a kérdéseket, amelyek teljes szövegének elolvasásához görgetést igényelnek. Egy 10 cm-es képernyőn jól működő kérdőív mindenhol jól fog működni. Ha a platformja támogatja, engedélyezze az automatikus továbblépést minden értékelési választás után, hogy a válaszadóknak ne kelljen külön a „következő” gombra koppintaniuk. Ez a kis változtatás önmagában is jelentősen csökkentheti a lemorzsolódást mobilon.
Gyakran Ismételt Kérdések
Milyen hosszúnak kell lennie egy esemény utáni felmérésnek?
Törekedj 8-10 olyan kérdésre, amelyek kitöltése nem vesz igénybe többet öt percnél. Az ötperces és a tízperces felmérések közötti különbség jelentős. Priorizáld a legfontosabb mérőszámokat, és hagyd ki a többit. Ha valóban több adatra van szükséged, fontold meg két rövidebb felmérés lebonyolítását: egyet közvetlenül az esemény után, amely az általános elégedettséget vizsgálja, és egy másodikat egy héttel később, hogy mélyebb véleményeket kapj a legelkötelezettebb résztvevőktől. Egy másik hasznos ökölszabály: ha egy kérdés nem kapcsolódik egy olyan döntéshez, amelyet reálisan meghozhatnál a következő esemény előtt, hagyd ki. Minden egyes megtartott plusz kérdés egy kis adó minden válaszadó számára, aki kitölti a felmérést.
Kellene valamilyen ösztönzőt felajánlanom a kérdőív kitöltéséért?
Az ösztönzők növelhetik a válaszadási arányt, de alacsony minőségű válaszokat is vonzhatnak azoktól, akik csak a jutalom megszerzése érdekében sietnek a kérdőív kitöltésével. Jobb megközelítés, ha a kérdőívet egyszerűvé és elég rövidre tesszük, hogy ne legyen szükség ösztönzőre. Ha a válaszadási arány továbbra is alacsony, érdemesebb egy nyereményjátékot választani a garantált jutalom helyett, ami csökkenti a sietség ösztönzését. A leghatékonyabb ösztönző az, ha a résztvevőknek elmondjuk, hogy a visszajelzésük befolyásolja a következő esemény lebonyolítását: az emberek akkor válaszolnak, amikor úgy gondolják, hogy a véleményük számít.
Mit tegyek az eredményekkel?
Kezdd a legfontosabb mutatók kiszámításával: az általános elégedettségi pontszám, az NPS és minden olyan konkrét pontszám, amelyet évről évre nyomon követsz. Ezután olvasd át a nyitott válaszokat, és keress témákat. Keress mintákat, ne egyszeri panaszokat. Ha már tiszta képed van, ossz meg egy összefoglalót a csapatoddal és adott esetben a résztvevőkkel. Egy rövid „ezt mondtátok, és ezt változtatjuk” e-mail lezárja a visszajelzési kört, és nagyobb valószínűséggel vesznek részt a résztvevők a jövőbeli felmérésekben. Segít abban is, hogy ugyanazokat az alapkérdéseket eseményről eseményre nyomon kövesd, így idővel mérheted a haladást, ahelyett, hogy minden felmérést különálló feladatként kezelnél. A benchmark pontszámok olyan kontextust adnak, amire egyetlen adatpont nem képes.
Visszajelzések gyűjtése az esemény során az AhaSlides segítségével
A visszajelzések gyűjtésének leghatékonyabb ideje az, mielőtt a résztvevők elhagyják a termet. Az AhaSlides lehetővé teszi az ülés élő diákkal való lezárását: értékelő skálák a mennyiségi kérdésekhez, egy szófelhő a terem hangulatának megragadásához, és egy nyitott végű dia a konkrét javaslatokhoz, az eredmények pedig a képernyőn jelennek meg, ahogy a terem válaszol. A teremben történő visszajelzésgyűjtéssel érheti el a fent említett 85-95%-os teljesítési arányt, és a kollektív visszajelzések képernyőn való megjelenésének figyelése konkrét záró pillanatot ad az ülésnek.
A teljes kérdőívért AhaSlides felmérések A fenti, esemény utáni kérdőív kérdéseit egyetlen űrlappá alakítsd, amelyet a válaszadók egy oldalon tölthetnek ki, és egyszer küldhetnek be. Mutasd be a záróbeszélgetés utolsó diájaként, majd oszd meg ugyanazt a kérdőívet linkként vagy QR-kódként a korábban távozó résztvevőkkel; ők bármilyen eszközön válaszolhatnak, fiók nélkül.
Források
[1] SurveyMonkey. Milyen hosszúnak kell lennie egy felmérésnek? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Felfedezés. Mi a jó esemény utáni felmérésre adott válaszadási arány? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] ASAE Központ. 5 bevált gyakorlat esemény utáni felmérések létrehozásához és megosztásához. (Szeptember 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
