Sebagai manajer SDM, Anda tentu tidak ingin mengalami krisis kekurangan staf di perusahaan, atau orang-orang membanjiri kantor Anda setiap hari untuk menyampaikan keluhan.
Melalui proses perencanaan sumber daya manusia dapat memberi Anda banyak kendali atas ketidakpastian.
Temukan setiap langkah dan contoh secara mendetail untuk membuat keputusan yang tepat bagi perusahaan di artikel ini. Ayo berguling!
Daftar Isi
- Apa itu Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia?
- Apa saja 7 Langkah dalam Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia?
- Contoh Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
- Intinya
- Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia?
Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia (HRP) adalah pendekatan strategis yang digunakan oleh organisasi untuk secara efektif mengelola dan menyelaraskan sumber daya manusia mereka dengan tujuan dan sasaran bisnis mereka.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan frekuensi proses perencanaan sumber daya manusia antara lain:
Lingkungan bisnis: Organisasi yang beroperasi di lingkungan yang berubah dengan cepat mungkin perlu melakukan perencanaan SDM lebih sering untuk beradaptasi dengan dinamika pasar, kemajuan teknologi, atau perubahan regulasi.
Pertumbuhan dan Ekspansi: Jika sebuah organisasi mengalami pertumbuhan yang signifikan, memasuki pasar baru, atau memperluas operasinya, perencanaan SDM yang lebih sering mungkin diperlukan untuk mendukung dan menyelaraskan dengan strategi ekspansi.
Dinamika Tenaga Kerja: Dinamika tenaga kerja seperti perputaran yang tinggi, kekurangan keterampilan, atau perubahan demografi karyawan mungkin memerlukan perencanaan SDM yang lebih sering untuk mengatasi tantangan yang muncul dan memastikan kesinambungan bakat.
Siklus Perencanaan Strategis: Perencanaan SDM harus diintegrasikan dengan organisasi siklus perencanaan strategis. Jika organisasi melakukan perencanaan strategis setiap tahun, disarankan untuk menyelaraskan perencanaan SDM dengan siklus tersebut untuk menjaga konsistensi dan keselarasan.
Apa saja 7 Langkah dalam Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia?
Tidak peduli bagaimana sebuah organisasi memilih untuk beroperasi, ada tujuh langkah yang dapat diterapkan secara universal untuk mencapai kesuksesan.
#1. Pemindaian lingkungan
Langkah ini melibatkan penilaian faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia perusahaan.
Faktor internal dapat mencakup tujuan strategis keseluruhan, kendala anggaran, dan kemampuan internal.
Faktor eksternal mencakup kondisi pasar, tren industri, persyaratan hukum dan peraturan, dan kemajuan teknologi.
Metode yang paling umum untuk melakukan analisis lingkungan biasanya menggunakan ALU atau model PEST, di mana Anda mengeksplorasi aspek politik, ekonomi, sosial, teknologi, hukum, dan lingkungan yang berdampak pada operasi perusahaan.
Dengan memahami faktor-faktor ini, perusahaan dapat mengantisipasi perubahan dan menyelaraskan strategi SDM mereka.
Bekerja selaras dengan tim SDM Anda
Lakukan curah pendapat secara interaktif dengan tim Anda untuk membantu mendorong visi Anda ke depan.
#2. Peramalan Permintaan
Peramalan permintaan melibatkan perkiraan kebutuhan tenaga kerja masa depan berdasarkan kebutuhan bisnis yang diantisipasi.
Langkah ini memerlukan analisis berbagai faktor seperti proyeksi penjualan, permintaan pasar, proyek atau inisiatif baru, dan rencana ekspansi.
Data historis, tolok ukur industri, dan riset pasar dapat dimanfaatkan untuk membuat prediksi berdasarkan informasi tentang jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan di masa depan.
#3. Menganalisa Pasokan
Pada langkah ini, organisasi mengevaluasi tenaga kerja yang ada untuk menentukan komposisi, keterampilan, dan kemampuannya.
Ini termasuk melakukan inventarisasi bakat, menilai kinerja dan potensi karyawan, dan mengidentifikasi kesenjangan atau kekurangan keterampilan apa pun.
Selain itu, organisasi mempertimbangkan kondisi pasar tenaga kerja eksternal untuk memahami ketersediaan bakat secara eksternal, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti tren demografis, persaingan untuk peran kunci, dan strategi pencarian kandidat.
#4. Analisis Kesenjangan
Menganalisis permintaan sumber daya manusia dan membandingkannya dengan pasokan yang tersedia merupakan aspek kunci dari analisis kesenjangan.
Penilaian ini membantu mengidentifikasi ketidakseimbangan dalam tenaga kerja, seperti kekurangan atau kelebihan karyawan dalam peran atau keahlian tertentu.
Dengan mengidentifikasi kesenjangan ini, perusahaan dapat mengembangkan strategi yang ditargetkan untuk mengatasinya secara efektif.
#5. Mengembangkan Strategi SDM
Berdasarkan hasil analisis kesenjangan, organisasi mengembangkan strategi SDM dan rencana aksi.
Strategi-strategi ini dapat mencakup rencana rekrutmen dan seleksi untuk menarik dan merekrut talenta yang dibutuhkan, program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan karyawan yang ada, perencanaan suksesi untuk memastikan jalur pemimpin masa depan, inisiatif retensi karyawan, atau rencana restrukturisasi untuk mengoptimalkan struktur tenaga kerja.
Strategi tersebut harus selaras dengan tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan.
#6. Penerapan
Setelah strategi SDM dikembangkan, mereka dimasukkan ke dalam tindakan.
Ini termasuk melaksanakan upaya rekrutmen yang direncanakan, menerapkan program pelatihan dan pengembangan, membuat rencana suksesi, dan menerapkan inisiatif lain yang diidentifikasi pada langkah sebelumnya.
Agar proses perencanaan sumber daya manusia dapat berjalan dengan lancar, SDM dan departemen lainnya perlu bekerja sama dan berkomunikasi dengan baik. Begitulah cara kami menyelesaikan sesuatu dengan benar.
#7. Pemantauan dan evaluasi
Langkah terakhir melibatkan pemantauan dan evaluasi efektivitas inisiatif perencanaan SDM.
Mengawasi pelacakan indikator kinerja utama (KPI) yang terkait dengan metrik tenaga kerja, seperti tingkat perputaran karyawan, waktu pengisian lowongan, tingkat keberhasilan program pelatihan, dan tingkat kepuasan karyawan.
Evaluasi rutin membantu organisasi menilai dampak dari strategi SDM mereka, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan keselarasan berkelanjutan dengan tujuan bisnis.
Melakukan Tingkat Kepuasan Karyawan Dengan AhaSlides.
Formulir umpan balik gratis kapan pun dan di mana pun Anda membutuhkannya. Dapatkan data yang kuat, dapatkan pendapat yang bermakna!
Memulai secara gratis
Contoh Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana proses perencanaan sumber daya manusia dapat diterapkan dalam berbagai skenario:
#1. Skenario: Ekspansi Perusahaan
- Analisis Lingkungan: Organisasi menganalisis tren pasar, permintaan pelanggan, dan proyeksi pertumbuhan.
- Peramalan Permintaan: Berdasarkan rencana ekspansi dan analisis pasar, perusahaan memperkirakan peningkatan kebutuhan tenaga kerja.
- Menganalisis Pasokan: Departemen SDM menilai keterampilan tenaga kerja yang ada dan mengidentifikasi potensi kesenjangan dalam memenuhi kebutuhan ekspansi.
- Analisis Kesenjangan: Dengan membandingkan permintaan dan penawaran, perusahaan menentukan jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan untuk mendukung ekspansi.
- Mengembangkan Strategi SDM: Strategi dapat mencakup kampanye perekrutan yang ditargetkan, bermitra dengan agen kepegawaian, atau menerapkan program pelatihan untuk mengembangkan keterampilan yang diperlukan.
- Implementasi: Departemen SDM melaksanakan inisiatif perekrutan dan pelatihan untuk mempekerjakan dan menempatkan karyawan baru.
- Pemantauan dan Evaluasi: Perusahaan memantau keefektifan strategi SDM dengan mengevaluasi kemajuan perekrutan dan integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan
#2. Skenario: Kekurangan Keterampilan
- Analisis Lingkungan: Perusahaan mengevaluasi kondisi pasar tenaga kerja dan mengidentifikasi kekurangan keterampilan khusus yang diperlukan untuk operasinya.
- Peramalan Permintaan: Departemen SDM memperkirakan permintaan masa depan untuk karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan.
- Menganalisis Pasokan: Perusahaan mengidentifikasi keterampilan saat ini yang dimiliki oleh tenaga kerja dan menilai ketersediaan karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan.
- Analisis Kesenjangan: Dengan membandingkan permintaan akan karyawan terampil dengan pasokan, perusahaan mengenali kesenjangan kekurangan keterampilan.
- Mengembangkan Strategi SDM: Strategi dapat mencakup bermitra dengan lembaga pendidikan atau organisasi profesional untuk mengembangkan saluran bakat, menerapkan program pelatihan, atau mempertimbangkan metode sumber alternatif seperti outsourcing atau kontrak.
- Implementasi: Perusahaan menjalankan strategi yang direncanakan, yang mungkin melibatkan kerja sama dengan lembaga pendidikan, merancang dan menawarkan program pelatihan, atau menjajaki kemitraan dengan vendor atau kontraktor.
- Pemantauan dan Evaluasi: Departemen SDM memantau kemajuan inisiatif pengembangan keterampilan, melacak perolehan keterampilan yang dibutuhkan, dan mengevaluasi dampaknya terhadap kemampuan organisasi untuk menutup kesenjangan keterampilan.
#3. Skenario: Perencanaan Suksesi
- Analisis Lingkungan: Perusahaan menilai jalur kepemimpinannya saat ini, mengidentifikasi potensi pensiun, dan mengevaluasi kebutuhan akan pemimpin masa depan.
- Peramalan Permintaan: Departemen SDM memperkirakan permintaan masa depan untuk posisi kepemimpinan berdasarkan proyeksi pensiun dan rencana pertumbuhan.
- Menganalisis Pasokan: Perusahaan mengawasi calon penerus dalam tenaga kerja yang ada dan mengidentifikasi setiap kesenjangan dalam keterampilan atau kompetensi kepemimpinan.
- Analisis Kesenjangan: Dengan membandingkan permintaan akan pemimpin masa depan dengan penerus yang tersedia, perusahaan mengidentifikasi kesenjangan suksesi.
- Mengembangkan Strategi SDM: Strategi dapat mencakup penerapan program pengembangan kepemimpinan, inisiatif bimbingan, atau strategi akuisisi bakat untuk mengisi kesenjangan suksesi.
- Implementasi: Departemen SDM menjalankan strategi yang direncanakan dengan menerapkan program pengembangan kepemimpinan, menjalin hubungan bimbingan, atau merekrut talenta eksternal untuk posisi kepemimpinan kritis.
- Pemantauan dan Evaluasi: Perusahaan memantau kemajuan program pengembangan kepemimpinan, menilai kesiapan calon penerus, dan mengevaluasi efektivitas strategi dalam membangun saluran kepemimpinan yang kuat.
Intinya
Proses perencanaan sumber daya manusia lebih dari sekedar menemukan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Hal ini perlu dipantau dan diadaptasi secara terus-menerus di dunia yang penuh ketidakpastian. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat yakin bahwa Anda telah membuat pilihan terbaik untuk tim dan tujuan perusahaan Anda. Dan ketika menangani masalah terkait bakat, Anda akan dapat melakukannya dengan lancar dan efisien.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa langkah ke-5 dari 7 langkah perencanaan sumber daya manusia?
Langkah ke 5 dari 7 langkah perencanaan sumber daya manusia adalah “Pengembangan Strategi SDM”.
Apa saja 4 langkah proses perencanaan sumber daya manusia?
Proses perencanaan sumber daya manusia melibatkan empat langkah: analisis lingkungan, peramalan permintaan, analisis pasokan, dan analisis kesenjangan.
