Sebagian besar organisasi memperlakukan proses orientasi karyawan baru sebagai acara sekali saja: menyerahkan laptop, menjalankan daftar periksa kepatuhan, memperkenalkan tim. Kemudian enam minggu kemudian, karyawan baru tersebut pergi.
Hanya 12% karyawan yang mengatakan perusahaan mereka melakukan pekerjaan yang baik dalam proses onboarding [1]. Kesenjangan antara apa yang tim HR pikirkan terjadi dan apa yang sebenarnya dialami oleh karyawan baru adalah masalah yang dirancang untuk diatasi melalui pertanyaan-pertanyaan onboarding.
Panduan ini membahas apa yang perlu ditanyakan, kapan harus menanyakannya, dan bagaimana menindaklanjuti jawabannya — sehingga program orientasi karyawan Anda dapat meningkatkan angka-angka yang penting: retensi, produktivitas, dan waktu untuk kontribusi penuh.
Mengapa survei onboarding lebih penting dari yang Anda kira?
Data tentang pengunduran diri dini sulit diabaikan. BambooHR menemukan bahwa 70% karyawan baru memutuskan apakah suatu pekerjaan cocok untuk mereka dalam bulan pertama — dan 29% membuat keputusan tersebut dalam minggu pertama [2]. Perusahaan memiliki, rata-rata, 44 hari untuk memengaruhi apakah karyawan baru akan bertahan.
Organisasi dengan proses onboarding terstruktur meningkatkan retensi karyawan baru sebesar 82% dan produktivitas lebih dari 70% [3]. Ketika manajer berpartisipasi aktif, karyawan baru 3.4 kali lebih mungkin menggambarkan pengalaman onboarding mereka sebagai luar biasa [1].
Pertanyaan-pertanyaan dalam proses orientasi memberi Anda mekanisme untuk mendeteksi masalah sebelum masalah tersebut berujung pada surat pengunduran diri. Karyawan baru yang kesulitan menemukan kontak yang tepat, tidak memahami perannya, atau merasa terputus dari tim, kemungkinan besar tidak akan mengatakannya begitu saja di minggu-minggu pertama mereka. Survei singkat dan tepat waktu memberi mereka cara terstruktur untuk melakukannya.
Kapan harus menjalankan survei orientasi karyawan baru?
Waktu pelaksanaan sama pentingnya dengan isi pertanyaan. Survei tunggal pada hari ke-90 melewatkan jendela kesan pertama yang kritis. Survei pada hari pertama meminta orang untuk mengevaluasi hal-hal yang belum mereka alami. Irama yang tepat memberi Anda data pada setiap titik perubahan.
Hari ke-3 hingga ke-7 — kesan pertama
Tanyakan hanya tentang logistik dan kesan pertama. Ini masih terlalu dini untuk mengevaluasi budaya atau kualitas hubungan manajer, tetapi ini adalah waktu yang tepat untuk mendeteksi kegagalan pengaturan dasar: akses sistem yang hilang, jadwal yang tidak jelas, atau tur kantor yang tidak pernah terjadi.
Hari ke-30 — integrasi awal
Pada minggu keempat, karyawan baru telah cukup berinteraksi dengan tim, manajer, dan tanggung jawab harian mereka untuk memberikan umpan balik yang bermakna tentang kejelasan peran dan dukungan. Ini adalah survei terpenting dalam rangkaian ini.
Hari ke-60 — pengecekan momentum
Setelah dua bulan, Anda dapat menilai apakah kesan awal tersebut tetap bertahan. Karyawan yang kesulitan menghubungkan pekerjaan mereka dengan tujuan organisasi akan terlihat jelas di sini.
Hari ke-90 — evaluasi program
Pada hari ke-90, mintalah karyawan baru untuk mengevaluasi proses orientasi secara keseluruhan. Inilah saatnya Anda mengumpulkan data yang akan digunakan kembali dalam perancangan program.
Pertanyaan orientasi berdasarkan kategori
Kejelasan peran
Ekspektasi yang tidak jelas merupakan salah satu penyebab paling umum terjadinya pergantian karyawan di awal masa kerja. Menurut survei yang dikutip oleh beberapa sumber HR, 44% karyawan baru mengatakan mereka tidak tahu siapa manajer langsung mereka, dan 65% tidak tahu siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan [3]. Pertanyaan tentang kejelasan peran akan mengungkap kesenjangan ini sejak dini.
- Apakah Anda memahami dengan jelas tanggung jawab Anda sehari-hari?
- Apakah tugas pekerjaan Anda yang sebenarnya sesuai dengan apa yang dijelaskan selama proses wawancara?
- Apakah Anda tahu seperti apa kesuksesan dalam peran Anda setelah 30, 60, dan 90 hari?
- Apakah Anda memiliki peralatan dan akses sistem yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda?
- Apakah Anda tahu kepada siapa harus bertanya jika Anda memiliki pertanyaan tentang peran Anda?
Pertanyaan-pertanyaan ini cocok digunakan sebagai pertanyaan sederhana ya/tidak atau skala persetujuan 5 poin. Skor rendah pada salah satu pertanyaan ini memerlukan tindak lanjut langsung dari manajer perekrutan, bukan sekadar email umum.
Dukungan manajer
Penelitian Gallup secara konsisten menunjukkan bahwa hubungan manajer merupakan prediktor terbesar keberhasilan onboarding. Ketika manajer terlibat secara aktif, kepuasan dan keterlibatan karyawan baru meningkat tajam [1].
- Seberapa sering manajer Anda melakukan pengecekan secara pribadi dengan Anda?
- Apakah manajer Anda memberikan arahan yang jelas mengenai prioritas?
- Seberapa nyaman Anda meminta bantuan kepada manajer Anda?
- Apakah manajer Anda memberikan umpan balik yang bermanfaat tentang pekerjaan Anda?
- Apakah Anda merasa manajer Anda peduli dengan kesuksesan Anda?
Gunakan skala frekuensi (Tidak Pernah / Jarang / Terkadang / Sering / Selalu) untuk pertanyaan frekuensi pengecekan, dan skala kepuasan (Sangat tidak puas hingga Sangat puas) untuk pertanyaan kualitas hubungan.
Integrasi tim
Merasa terhubung secara sosial mempercepat kinerja. Karyawan yang merasa dilibatkan melaporkan keterlibatan yang lebih tinggi dan cenderung tidak akan meninggalkan perusahaan dalam tahun pertama.
- Apakah Anda sudah diperkenalkan langsung kepada semua rekan tim yang bekerja bersama Anda?
- Apakah Anda merasa dihargai sebagai anggota tim Anda?
- Apakah ada kesempatan untuk terhubung secara informal dengan rekan kerja?
- Apakah Anda memahami bagaimana pekerjaan tim Anda sesuai dengan tujuan organisasi yang lebih luas?
- Apakah ada rekan satu tim yang berupaya keras membantu Anda untuk cepat beradaptasi?
Budaya dan nilai-nilai
Karyawan baru yang tidak terhubung dengan budaya organisasi lebih mungkin untuk meninggalkan perusahaan, bahkan ketika peran tersebut sebenarnya cocok. BambooHR menemukan bahwa 91% karyawan yang menerima pelatihan budaya yang efektif merasa terhubung dengan tempat kerja mereka, dibandingkan dengan hanya 29% yang mengatakan bahwa proses orientasi mereka kurang memiliki komponen tersebut [2].
- Apakah Anda memahami nilai-nilai perusahaan dan bagaimana nilai-nilai tersebut tercermin dalam pekerjaan sehari-hari?
- Apakah Anda merasa budaya perusahaan sesuai dengan apa yang disampaikan kepada Anda saat proses perekrutan?
- Apakah Anda merasa nyaman menjadi diri sendiri di tempat kerja?
- Adakah hal tentang budaya di sini yang mengejutkan Anda sejak Anda mulai bekerja?
- Bagaimana Anda akan menjelaskan budaya di sana kepada teman yang sedang mempertimbangkan untuk bergabung?
Dua pertanyaan terakhir lebih cocok sebagai kolom teks terbuka. Jawabannya sering kali mengungkap hal-hal yang tidak akan pernah terungkap melalui pertanyaan skala.
Pelatihan dan pengembangan
76% karyawan baru mengatakan pelatihan penting bagi kemampuan mereka untuk berhasil dalam suatu peran [2]. Jika program pelatihan Anda memiliki kekurangan, Anda akan melihatnya di sini.
- Apakah pelatihan orientasi Anda mempersiapkan Anda untuk tanggung jawab Anda yang sebenarnya?
- Apakah sesi pelatihan terorganisir dengan baik dan mudah diikuti?
- Apakah ada topik atau keterampilan yang menurut Anda perlu pelatihan lebih lanjut?
- Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan pelatihan sebelum diharapkan bekerja secara mandiri?
- Bagaimana Anda menilai kualitas keseluruhan pengalaman pelatihan Anda?
Evaluasi program orientasi (hari ke-90)
Pertanyaan-pertanyaan ini bertujuan untuk mengevaluasi program itu sendiri, bukan pengalaman individu. Gunakan pertanyaan-pertanyaan ini untuk mendorong peningkatan program, bukan untuk tindak lanjut individu.
- Seberapa puas Anda dengan keseluruhan pengalaman onboarding Anda?
- Apa bagian paling bermanfaat dari proses orientasi karyawan baru?
- Apa yang akan Anda ubah jika Anda yang mendesain program ini?
- Apakah proses orientasi membantu Anda merasa siap untuk peran Anda?
- Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan ini kepada teman yang mencari peran serupa?
Contoh nyata: proses orientasi karyawan dalam skala besar.
Sebuah perusahaan teknologi menengah yang melakukan perekrutan kohort setiap kuartal menemukan bahwa tingkat pergantian karyawan dalam 90 hari cukup tinggi meskipun mendapat umpan balik wawancara yang baik. Ketika mereka memperkenalkan rangkaian tiga survei terstruktur (hari ke-7, hari ke-30, hari ke-90), hasil hari ke-30 mengungkapkan pola yang konsisten: karyawan baru di satu departemen menilai komunikasi manajer secara signifikan lebih rendah daripada rekan-rekan mereka di seluruh organisasi.
Tanpa data survei, hal ini tidak akan terlihat. Ketua tim berasumsi bahwa rapat rutin seluruh departemen sudah dianggap sebagai komunikasi yang memadai. Karyawan baru menafsirkan rapat-rapat tersebut sebagai pengumuman kelompok, bukan sebagai pertemuan tatap muka individual yang mereka butuhkan.
Setelah masalahnya diidentifikasi, solusinya cukup mudah: pertemuan 1:1 mingguan wajib selama 60 hari pertama. Tingkat pergantian karyawan di departemen tersebut turun sekitar sepertiga selama dua kelompok berikutnya.
Hasil akhir tersebut — masalah spesifik, perubahan spesifik, hasil yang terukur — adalah inti dari pertanyaan orientasi. Pertanyaan-pertanyaan tersebut hanya efektif jika seseorang benar-benar membaca jawabannya dan menindaklanjutinya.
Tips format pertanyaan
Buatlah survei yang singkat. Survei hari ke-7 sebaiknya memiliki lima hingga tujuh pertanyaan, bukan dua puluh. Tingkat penyelesaian menurun secara signifikan seiring bertambahnya panjang survei, dan survei yang tidak lengkap memberikan data yang lebih buruk daripada survei singkat yang dijawab.
Campurkan pertanyaan skala dan pertanyaan teks terbuka. Pertanyaan skala (1–5, persetujuan, frekuensi) mudah dikumpulkan di seluruh kohort. Pertanyaan teks terbuka mengungkap hal-hal spesifik. Gunakan keduanya: pertanyaan skala untuk menemukan pola, dan pertanyaan teks terbuka untuk memahaminya.
Jika memungkinkan, buatlah tanggapan bersifat anonim. Karyawan baru cenderung tidak memberikan umpan balik yang jujur tentang manajer mereka jika mereka berpikir manajer mereka akan melihatnya. Anonimitas meningkatkan kualitas respons pada pertanyaan-pertanyaan yang paling penting.
Bertindaklah secara nyata berdasarkan data tersebut. Jika karyawan tidak melihat bahwa umpan balik mereka menghasilkan perubahan apa pun, tingkat respons akan menurun pada siklus berikutnya. Bahkan ringkasan singkat yang dibagikan kepada kelompok tersebut — "inilah yang Anda sampaikan kepada kami, inilah yang sedang kami sesuaikan" — menutup siklus dan membangun kepercayaan pada proses tersebut.
kesalahan umum untuk menghindari
Bahkan program survei orientasi karyawan yang bermaksud baik pun akan gagal jika beberapa kesalahan berulang tertanam dalam desainnya. Berikut adalah beberapa kesalahan yang paling sering muncul.
Mengirimkan satu survei di akhir proses orientasi.
Menunggu hingga hari ke-90 untuk meminta umpan balik berarti Anda telah kehilangan karyawan baru yang kesulitan pada hari ke-30. Survei akhir program berguna untuk evaluasi program, tetapi tidak dapat menggantikan pengecekan awal di mana intervensi masih mungkin dilakukan. Jika seseorang tidak memahami perannya pada minggu ketiga, mengetahui hal itu pada minggu ketiga belas tidak akan membantu mereka.
Solusinya: bangun siklus lengkap — hari ke-7, hari ke-30, hari ke-60, hari ke-90 — meskipun setiap survei singkat. Survei singkat lima pertanyaan pada hari ke-30 lebih bermanfaat daripada retrospektif dua puluh pertanyaan pada hari ke-90.
Mengajukan pertanyaan yang sama di setiap tahap
Beberapa tim menggunakan kembali satu set pertanyaan di semua titik kontak survei untuk menghemat waktu. Masalahnya adalah pertanyaan seperti "apakah Anda merasa siap untuk tanggung jawab Anda?" memiliki arti yang sangat berbeda pada hari ke-7 dibandingkan hari ke-60. Mengajukannya terlalu dini akan menimbulkan gangguan. Mengajukannya terlalu terlambat berarti kesempatan untuk mengambil tindakan korektif telah terlewat.
Solusinya: petakan setiap pertanyaan ke tahap di mana pertanyaan tersebut dapat ditindaklanjuti. Hari ke-7 untuk logistik dan kesan pertama. Hari ke-30 untuk kejelasan peran dan hubungan dengan manajer. Hari ke-90 untuk refleksi tingkat program.
Mengumpulkan data tetapi tidak menutup siklusnya.
Ini adalah titik kegagalan yang paling umum. Tim HR menjalankan survei, meninjau hasilnya secara internal, dan melanjutkan. Karyawan baru menyadari ketika umpan balik mereka hilang begitu saja, dan akibatnya, tingkat respons menurun pada kelompok karyawan berikutnya. Lebih penting lagi, masalah yang muncul dalam data tidak diperbaiki.
Solusinya: tetapkan kepemilikan setiap kategori survei kepada orang tertentu — tanggapan dukungan manajer diberikan kepada manajer SDM, kesenjangan pelatihan diberikan kepada tim Pengembangan dan Pelatihan (L&D), masalah logistik diberikan kepada operasional SDM. Kemudian bagikan ringkasan singkat kepada kelompok tersebut: apa yang Anda dengar, dan apa yang Anda ubah. Tidak perlu lengkap. Bahkan pesan singkat pun menandakan bahwa umpan balik telah dibaca dan ditanggapi dengan serius.
Melewatkan pengumpulan data anonim untuk pertanyaan manajer.
Kualitas hubungan dengan manajer adalah salah satu hal terpenting yang perlu diukur dalam survei orientasi karyawan baru, dan juga kategori yang paling mungkin menghasilkan data yang tidak akurat jika tanggapan tidak anonim. Karyawan baru di minggu-minggu pertama mereka tidak akan memberikan penilaian buruk kepada manajer mereka pada formulir yang dikirim langsung ke manajer tersebut atau ditinjau dalam rapat di mana manajer hadir.
Solusinya: buat pertanyaan terkait manajer bersifat anonim secara default, dan komunikasikan hal itu dengan jelas kepada karyawan baru sebelum mereka menjawab. Jika alat survei Anda tidak mendukung anonimisasi, perlakukan pertanyaan manajer sebagai teks terbuka dan gabungkan secara manual sebelum membagikan hasilnya.
Menjalankan survei orientasi dengan AhaSlides
Mendapatkan karyawan baru untuk benar-benar menyelesaikan survei adalah setengah dari tantangan. Formulir panjang yang dikirim melalui email mudah diabaikan, terutama di minggu pertama ketika kotak masuk sudah penuh sesak.
AhaSlides Memungkinkan Anda menjalankan survei orientasi sebagai sesi interaktif langsung - baik dalam rapat orientasi kelompok atau secara asinkron melalui tautan. Anda dapat menggabungkan pertanyaan skala penilaian, pilihan ganda, dan respons teks terbuka dalam satu alur, dan hasilnya muncul secara real-time sehingga tim SDM atau L&D dapat langsung mengidentifikasi kekurangan daripada menunggu ekspor spreadsheet.
Khusus untuk proses orientasi kelompok, menjalankan survei langsung di akhir sesi dan meninjau hasilnya bersama-sama mengubah dinamika. Karyawan baru melihat tanggapan rekan-rekan mereka yang dikumpulkan di layar, yang sering kali membuka percakapan yang tidak akan pernah terjadi jika menggunakan formulir pribadi. Untuk konten pelatihan itu sendiri, menggabungkan survei ini dengan... pembuat kursus online Memungkinkan karyawan baru untuk menyelesaikan modul orientasi dengan kecepatan mereka sendiri di antara sesi pengecekan.
sumber
[1] Gallup. Mengapa pengalaman onboarding sangat penting untuk retensi. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Kesan pertama sangat penting: 44 hari untuk menentukan keberhasilan atau kegagalan karyawan baru. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27+ statistik dan tren orientasi karyawan. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
