A pertemuan manajemen strategis adalah salah satu metode terbaik yang membantu tim berkinerja tinggi meninjau dan meningkatkan kualitas kerja serta produktivitas untuk menciptakan hasil terbaik bagi bisnis. Artikel ini akan memberi Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang rapat manajemen strategis dan cara membuka rapat secara efektif.
Daftar Isi
- #1 - Apa itu Rapat Manajemen Strategis?
- #2 - Manfaat Rapat Manajemen Strategis
- #3 - Siapa yang Harus Menghadiri Rapat Manajemen Strategis?
- #4 - Cara Menjalankan Rapat Manajemen Strategis yang Efektif (Rencana SMM)
Apa itu Rapat Manajemen Strategis?
Manajemen pertemuan strategis (SMM) Adalah model manajemen yang berfokus pada strategi perusahaan secara keseluruhan, yang mencakup manajemen proses, anggaran, kualitas, standar, dan pemasok untuk mengevaluasi efisiensi kerja dan kinerja bisnis.
Rapat ini dapat berlangsung setiap kuartal dan mungkin memerlukan data yang dikumpulkan dari rapat strategi pemasaran, rapat strategi bisnis, atau rapat strategi penjualan.
Singkatnya, tujuan pertemuan strategis adalah untuk mengetahui cara paling efektif menggunakan sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu.
Lebih Banyak Tips Kerja dengan AhaSlides
- Rapat Dalam Bisnis | 10 Jenis dan Praktik Terbaik
- 8 Tips Terbaik untuk Selamat Bertemu
- Rapat Manajemen Strategis
Dapatkan Templat Rapat Gratis yang Memicu Percakapan yang Hidup!
Daftar gratis dan ambil apa yang Anda inginkan secara gratis
🚀 Template Gratis ☁️
Manfaat Rapat Manajemen Strategis
Rapat manajemen strategis tidak hanya membantu peserta menjadi lebih proaktif dalam pekerjaannya mulai dari datang tepat waktu dan menyiapkan dokumen & pertanyaan untuk diajukan selama perencanaan strategis, tetapi juga membawa 5 manfaat sebagai berikut:
Kurangi Biaya
Banyak organisasi telah beralih ke kerangka pertemuan manajemen strategis. Rencana SMM membantu perusahaan kini menggunakan alat dan layanan berbiaya rendah (bahkan gratis) untuk menganalisis silang data antar rapat untuk melihat mana yang berhasil, mana yang tidak, dan mana yang bisa berjalan dengan baik.
Hal ini membantu untuk membelanjakan, mengalokasikan dan menginvestasikan sumber daya dengan bijak dan seefisien mungkin.
Hemat Waktu dan Energi
Merencanakan pertemuan yang efektif memungkinkan departemen atau peserta memahami tujuan diskusi strategis dan apa yang perlu mereka persiapkan dan kontribusikan.
Misalnya, dokumen apa yang akan mereka bawa, tokoh apa yang akan dihadirkan, dan tugas atau solusi apa yang akan diambil setelah rapat.
Memecah tugas untuk mempersiapkan rapat menghemat banyak waktu dan tenaga dengan tidak bertele-tele atau menjadi kritik atas kesalahan siapa tetapi melupakan tujuan rapat.
Tingkatkan Kekuatan Negosiasi
Dalam pertemuan tersebut, perdebatan atau perbedaan pendapat tidak dapat dihindari. Namun, hal ini meningkatkan kekuatan negosiasi anggota tim dengan harus berdiskusi dan mencari solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah bagi pelanggan dan bisnis. Anda mungkin terkejut menemukan negosiator hebat di tim Anda!
Kelola Risiko
Tidak ada yang mau menghadiri rapat yang akan dibatalkan di tengah jalan karena tidak ada data atau penyelesaian masalah.
Oleh karena itu, pertemuan tindak lanjut berarti setiap orang perlu merencanakan, mengumpulkan, dan menyampaikan data dari pertemuan sebelumnya, menganalisis data tersebut, dan membantu menerjemahkan analisis tersebut menjadi langkah selanjutnya yang dapat ditindaklanjuti. Kegiatan-kegiatan ini memastikan pengelolaan risiko dengan lebih baik. Atau bahkan menjadikan rapat lebih produktif atau lebih berorientasi pada tujuan dibandingkan sebelumnya.
Perhatikan Anggaran dan Sumber Daya
Melakukan rapat tim yang efektif akan dapat memantau dan menyesuaikan sumber daya dan membuat keputusan anggaran yang tepat. Rapat tinjauan strategi akan membantu menyoroti departemen atau program yang mungkin memerlukan dana tambahan agar berhasil. Mereka juga merupakan tempat yang baik untuk melihat apakah Anda perlu menambah/mengurangi anggaran atau tenaga kerja Anda.
Siapa yang Harus Menghadiri Rapat Manajemen Strategis?
Orang-orang yang diwajibkan untuk hadir dalam pertemuan tersebut adalah para petinggi seperti CEO (Direktur Pelaksana, Direktur Eksekutif, Manajer Kota, dll.) dan manajer langsung proyek.
Pemain kunci diharuskan memiliki suara dalam perencanaan, tetapi tidak semua orang benar-benar ada di meja.
Terlalu banyak orang di dalam ruangan dapat menyebabkan stres, kekacauan, dan kebingungan. Jika Anda memiliki banyak orang yang ingin terlibat dalam proses ini, sertakan mereka dengan cara seperti Mengumpulkan pendapat karyawan melalui survei dan menagih seseorang dalam rapat untuk memastikan data ini sampai ke meja dan dianggap sebagai bagian dari proses.
Cara Menjalankan Rapat Manajemen Strategis (SMM Plan) yang Efektif
Memastikan rapat manajemen strategis Anda menarik dan produktif dimulai dengan perencanaan yang tepat. Dengan langkah-langkah ini
Persiapan Rapat
Ingatlah untuk mengikuti panduan ini untuk merencanakan pertemuan dengan 4 langkah:
- Jadwalkan Waktu dan Kumpulkan Data/Laporan yang Diperlukan
Jadwalkan dan pastikan untuk mengundang semua pimpinan dan karyawan kunci yang diharuskan menghadiri pertemuan ini. Pastikan orang-orang di dalam ruangan adalah orang-orang yang dapat berpartisipasi aktif dalam rapat.
Pada saat yang sama, kumpulkan data dan laporan yang diperlukan, perbarui indikator status, dan bahkan pertanyaan yang harus dijawab dalam rapat. Pastikan penyerahan laporan tidak terlalu dekat dengan tanggal pertemuan sehingga setiap orang dapat melihat data terkini dan menulis analisis mengenai tren atau isu yang muncul.
- Templat Agenda Rencana
Agenda membantu Anda dan peserta tetap pada jalurnya. Ide agenda rapat akan memastikan jawaban atas pertanyaan:
- Mengapa kita mengadakan pertemuan ini?
- Apa yang perlu kita capai saat rapat selesai?
- Apa langkah selanjutnya yang harus kita ambil?
Ingat itu a Agenda rapat manajemen strategis dapat berupa tinjauan tujuan, tindakan, dan inisiatif, validasi strategi, dan melanjutkan arah dan proyek strategis saat ini.
Berikut adalah contoh agenda:
- 9.00 - 9.30 : Sekilas tujuan rapat
- 9.30 - 11.00: Evaluasi kembali seluruh proses
- 1.00 - 3.00: Pembaruan Departemen dan Pimpinan
- 3.00 - 4.00: Masalah Luar Biasa
- 4.00 - 5.00: Solusi Diberikan
- 5.00 - 6.00: Rencana Aksi
- 6.00 - 6.30: Sesi Tanya Jawab
- 6.30 - 7.00: Penutupan
- Tetapkan Aturan Dasar
Anda dapat menetapkan aturan untuk semua orang untuk mempersiapkan sebelum rapat.
Misalnya, jika mereka tidak dapat hadir, mereka harus mengirim asisten sebagai gantinya.
Atau peserta harus menjaga ketertiban, menghormati pembicara, tidak menyela (dll)
- Bulanan Pertemuan semua pihak
Seperti disebutkan di atas, konferensi manajemen strategis adalah acara besar, biasanya diadakan setiap kuartal. Jadi, jika Anda ingin staf Anda terbiasa dengan praktik ini dan bersiaplah sebaik mungkin. Anda perlu meninjau rapat dan mengatur rapat bulanan untuk memperbarui staf dengan pengumuman baru yang tidak sesuai untuk email dan untuk menetapkan tujuan perusahaan dan melacak kemajuan menuju yang sudah ada.
Jika pertemuan semua pihak akan membantu staf berkenalan dan menyiapkan data untuk manajemen strategis maka pertemuan kick-off proyek adalah pertemuan pertama antara klien yang memesan proyek dan perusahaan yang akan menghidupkannya. Pertemuan ini hanya akan membutuhkan pemain kunci untuk membahas dasar-dasar proyek, tujuannya, dan tujuannya.
Pertemuan
- Tentukan Tujuan Rapat dan Hasil yang Diinginkan
Rapat perencanaan strategis bisa gagal jika diadakan tanpa memberikan tujuan yang jelas dan hasil yang menuntut kepada semua orang. Itu sebabnya langkah pertama adalah menentukan tujuan pertemuan yang jelas dan nyata.
Beberapa contoh tujuan yang jelas:
- Sebuah strategi di media sosial untuk menjangkau audiens yang lebih muda.
- Sebuah rencana untuk mengembangkan produk baru, fitur baru.
Anda juga dapat menetapkan topik rapat manajemen strategis tertentu sebagai bagian dari tujuan Anda, seperti pertumbuhan bisnis di paruh kedua tahun ini.
Buatlah sespesifik mungkin dengan tujuan Anda. Dengan begitu, lebih mudah bagi semua orang untuk terus bekerja dan membuat keputusan yang tepat.
- Pecahkan Es
Dengan perubahan cara kerja setelah dua tahun pandemi, perusahaan harus selalu siap dengan pertemuan virtual dan pertemuan tradisional yang digabungkan. Orang yang berkomunikasi melalui layar komputer saat yang lain sedang duduk di kantor terkadang akan membuat rekan kerja Anda merasa kurang bersemangat dan terputus.
Oleh karena itu, Anda memerlukan a pertemuan tim dengan pemecah kebekuan dan kegiatan bonding di awal pertemuan untuk menghangatkan suasana.
- Jadikan Pertemuan Interaktif
Membuat tim Anda berinvestasi sepenuhnya dalam sesi strategi memerlukan pengembangan interaktivitas yang sebenarnya. Daripada presentasi yang berdiri sendiri, cobalah membaginya menjadi beberapa bagian di mana departemen yang berbeda dapat bertukar pikiran tentang solusi terhadap rintangan yang ada.
Tetapkan setiap kelompok tantangan yang dihadapi perusahaan Anda. Kemudian, biarkan kreativitas mereka menjadi liar - hingga tuntas permainan membangun tim, jajak pendapat cepat, atau pertanyaan diskusi yang bijaksana. Berbagi perspektif dalam format bertekanan rendah ini dapat memicu wawasan yang tidak terduga.
Saat berkumpul kembali, mintalah masukan yang terstruktur namun terbuka dari setiap breakout. Ingatkan semua orang bahwa tidak ada ide yang “salah” pada tahap ini. Tujuan Anda adalah memahami semua perspektif untuk akhirnya mengatasi hambatan bersama.
- Identifikasi Tantangan Potensial
Apa yang terjadi jika pertemuan melampaui waktu yang ditentukan? Bagaimana jika tim kepemimpinan harus absen untuk menangani masalah lain yang tidak terduga? Jika semua orang sibuk menyalahkan orang lain dan tidak mendapatkan hasil yang diinginkan?
Silakan daftar semua kemungkinan risiko dengan solusi untuk mempersiapkan dengan baik!
Misalnya, pertimbangkan untuk menggunakan penghitung waktu mundur untuk item agenda atau presentasi tertentu.
- Gunakan Alat Daring
Menggunakan gambar dan alat adalah suatu keharusan saat ini dalam rapat jika Anda ingin mengkomunikasikan ide dengan mudah dan cepat. Laporan dan statistik juga akan disajikan secara visual dan mudah dipahami berkat alat tersebut. Ini juga mendorong orang untuk memberikan masukan dan membantu Anda membuat keputusan cepat dengan mendapatkan umpan balik waktu nyata. Anda dapat menemukan penyedia alat dan template gratis seperti AhaSlide, Miro, dan Google Slide.
Misalnya, Gunakan Presentasi Interaktif dan alat seperti jajak pendapat dan survei untuk menghasilkan ide-ide kreatif dan menampilkannya secara real-time.
- Penutup dengan format Pertemuan Balai Kota
Mari kita akhiri pertemuan ini dengan sesi tanya jawab Tformat Hall Meeting sendiri.
Peserta dapat mengajukan pertanyaan yang mereka inginkan dan mendapatkan jawaban instan dari pimpinan. Hal ini membuktikan bahwa pemimpin bukan sekedar pengambil keputusan yang tidak berwajah, namun merupakan pemikir bijaksana yang tidak hanya mengutamakan kepentingan perusahaan tetapi juga memikirkan kepentingan karyawannya.
- Tips Memfasilitasi Rapat Manajemen Strategis
Selain langkah-langkah di atas, berikut adalah beberapa catatan kecil untuk membantu Anda mengatur sesi perencanaan strategis dengan lebih baik:
- Pastikan semua orang berpartisipasi dalam diskusi.
- Pastikan semua orang mendengarkan secara aktif.
- Pastikan semua orang menerapkan keterampilan kerja tim mereka.
- Berusahalah untuk mempersempit opsi sesedikit mungkin.
- Jangan takut untuk mengadakan pemungutan suara untuk melihat tingkat opini dan konsensus.
- Jadilah kreatif! Perencanaan strategis adalah waktu untuk mengeksplorasi kreativitas dan melihat reaksi dan solusi terhadap situasi seluruh tim.
Kesimpulan
Untuk menjalankan pertemuan manajemen strategis yang sukses. Anda harus mempersiapkan dengan baik setiap langkah dari orang, dokumen, data, dan alat. Berikan agenda dan patuhi itu sehingga peserta tahu apa yang akan mereka lakukan dan tugas apa yang akan diberikan.
AhaSlide berharap dapat memberikan semua jawaban atas pertanyaan Anda tentang bagaimana memimpin sesi perencanaan strategis. Semoga Anda menikmati tip dan teknik bantuan yang diuraikan dalam artikel ini untuk menjaga rapat manajemen strategis dan aktivitas kelompok tetap aktif dan produktif baik offline maupun online.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Sebutkan 5 konsep manajemen strategis?
Lima konsep manajemen strategis adalah pemindaian lingkungan, perumusan strategi, implementasi strategi, evaluasi dan pengendalian, serta kepemimpinan strategis seperti memberikan bimbingan dan pengawasan melalui kegiatan inti.
Apa yang Anda diskusikan dalam pertemuan strategi?
Agenda dalam pertemuan strategi akan berbeda-beda menurut organisasi dan industri, namun biasanya berfokus pada pemahaman lanskap dan menyepakati arah strategis.
Apa itu pertemuan strat?
Pertemuan strategi, atau pertemuan strategis, adalah pertemuan para eksekutif, manajer, dan pemangku kepentingan utama lainnya dalam suatu organisasi untuk mendiskusikan perencanaan dan arahan strategis.
