רשימת ניהול סיכונים אולטימטיבית לאירועים | 15 חובות כדי להבטיח את הצלחת האירוע

הלב שלך דוהר כשאתה מדמיין את התרחישים הגרועים ביותר:

❗️ רמקול חולה דקות לפני העלייה לבמה.

❗️ המקום שלכם מאבד לפתע כוח ביום האירוע.

❗️ או הגרוע מכל - מישהו נפגע באירוע שלכם.

המחשבות החובטות בבטן מחזיקות אותך ער בלילה.

אבל אפילו את האירועים הכי כאוטיים אפשר לנהל - אם מתכננים בזהירות ובשיטתיות מראש.

פשוט רשימת בדיקה לניהול סיכונים באירועים יכול לעזור לך לזהות, להתכונן ולצמצם בעיות פוטנציאליות לפני שהם מדרסים את האירוע שלך. בואו להבין את 10 חובות החובה ברשימת התיוג כדי להפוך דאגה לתוכנית פעולה מסודרת היטב.

תוכן עניינים

• סקירה כללית
• מהו ניהול הסיכונים של אירוע?
• מהם 5 השלבים לניהול סיכונים כמתכנן אירועים?
• רשימת ניהול סיכוני אירועים
• 5 אלמנטים של ניהול סיכונים?
• רשימת תיוג בניהול אירועים
• Takeaways
• שאלות נפוצות

סקירה כללית

מהו ניהול הסיכונים של אירוע?

ניהול סיכונים באירועים כרוך בזיהוי סיכונים או בעיות פוטנציאליים שעלולים לאיים על אירוע, ולאחר מכן הצבת תהליכים ואמצעי זהירות כדי להפחית סיכונים אלו. זה עוזר למארגני אירועים להיות מוכנים לתוכניות מגירה כדי למזער את ההפרעות ולהתאושש במהירות אם אכן מתעוררות בעיות. רשימת בדיקה לניהול סיכונים באירועים משמשת גם כדי להבטיח חציית כל איום פוטנציאלי.

מהם 5 השלבים לניהול סיכונים כמתכנן אירועים?

אנחנו יודעים שזה מלחיץ בתור מתכנן אירועים עם כל האפשרויות שיכולות להתרחש. כדי להציל אותך מחשיבה יתרה, בצע את 5 הצעדים הפשוטים שלנו ליצירת תוכנית ניהול סיכונים מושלמת לאירועים:

• זיהוי סיכונים - סיעור מוחות על כל הדברים האפשריים שעלולים להשתבש באירוע שלך. קחו בחשבון גורמים כמו בעיות במקום, מזג אוויר גרוע, כשלים טכנולוגיים, ביטולי רמקולים, בעיות מזון, פציעות, נוכחות נמוכה וכו'. חשבו בצורה רחבה והוסיפו כלי סיעור מוחות כדי לשמור על הרעיונות שלמים.

• הערכת סבירות והשפעה - עבור כל סיכון אירוע מזוהה, הערך את הסבירות שהוא יתרחש ואיזו השפעה אפשרית על האירוע שלך. זה עוזר לקבוע אילו סיכונים דורשים את תוכניות ההפחתה היסודיות ביותר.

• לפתח תוכניות מגירה - עבור סיכונים בעדיפות גבוהה יותר, צור תוכניות גיבוי ספציפיות, פתרונות ומקריות כדי למזער את ההפרעות אם סיכונים אלו אכן מתממשים. זה עשוי להיות כרוך באישור מקומות חלופיים, ספקים, לוחות זמנים וכו'.

• הקצה אחריות - תנו לאדם אחד אחראי על ביצוע כל תוכנית מגירה והעבירו תפקידים בצורה ברורה לצוות שלכם. זה מבטיח שמישהו ינקוט פעולה אם אכן מתרחש סיכון.

• תתאמן על התוכניות שלך - הפעל דרך תרחישים פוטנציאליים כדי לזהות פערים בתוכניות ניהול סיכוני האירועים שלך. אימון הצוות שלך כיצד להגיב במצבים שונים יבנה ביטחון כך שיוכל לנהל בהצלחה בעיות שעולות ביום האירוע.

טיפים למעורבות טובה יותר

• ניהול אירועים
• עיצוב אירועים
• רשתות עסקיות

רשימת ניהול סיכוני אירועים

מהן הנקודות הכלליות שעל רשימת ניהול סיכונים לאירועים לכסות? חפש השראה עם הדוגמאות שלנו ברשימת הבדיקה לסיכוני אירועים למטה.

מספר 1 - מקום
☐ חוזה נחתם
☐ קבלת אישורים ורישיונות
☐ תוכנית קומה וסידורי התקנה אושרו
☐ הדרישות הטכניות וההסעדה המפורטות
☐ זיהוי מקום הגיבוי ובמצב המתנה

מס' 2 - מזג אוויר
☐ ניטור מזג אוויר חמור ותוכנית הודעות
☐ אוהל או מחסה חלופי זמין במידת הצורך
☐ נעשו סידורים להזזת האירוע פנימה במידת הצורך

# 3 - טכנולוגיה
☐ A/V וציוד טכנולוגי אחר נבדק
☐ התקבלו מידע ליצירת קשר עם תמיכת IT
☐ תדפיסי נייר של חומרים זמינים כגיבוי
☐ תוכנית מגירה לאינטרנט או הפסקת חשמל

#4 - רפואי/בטיחות
☐ ערכות עזרה ראשונה ו-AED זמינים
☐ יציאות חירום מסומנות בבירור
☐ צוות שהוכשר בנוהלי חירום
☐ מידע ליצירת קשר עם אבטחה/משטרה בהישג יד

#5 - רמקולים
☐ ביוגרפיה ותמונות התקבלו
☐ רמקולים חלופיים נבחרו כגיבוי
☐ נמסרה תוכנית מגירה לדוברים

#6 - נוכחות
☐ אישור סף נוכחות מינימלי
☐ נמסרה מדיניות ביטולים
☐ קיימת תוכנית החזרים כספיים אם האירוע מבוטל

#7 - ביטוח
☐ פוליסת ביטוח אחריות כללית בתוקף
☐ הושג תעודת ביטוח

#8 - תיעוד
☐ עותקים של חוזים, היתרים ורישיונות
☐ פרטי קשר לכל הספקים והספקים
☐ תוכנית אירועים, סדר יום ו/או מסלול

#9 - כוח אדם/מתנדבים
☐ תפקידים שהוקצו לצוות ולמתנדב
☐ גיבויים זמינים למילוי במקרה של אי-הופעה
☐ הושלמה הכשרה של נהלי חירום ותוכניות מגירה

#10 - מזון ומשקאות
☐ יש גיבויים זמינים עבור כל אספקה ​​מתכלה
☐ אפשרויות מזון חלופיות שהוכנו במקרה של איחור/הזמנה לא נכונה/אורחים עם אלרגיות
☐ זמינים מוצרי נייר נוספים, כלים וכלי הגשה

#11 - פסולת ומיחזור
☐ מחולקים פחי אשפה ומיכלי מיחזור
☐ תפקידים שהוקצו לאיסוף אשפה במהלך ואחרי האירוע

#12 – נהלים לטיפול בתלונות
☐ איש צוות המיועד לטפל בתלונות משתתפים
☐ פרוטוקול לפתרון בעיות והצעת החזרים/פיצויים במידת הצורך

#13 - תוכנית פינוי חירום
☐ הוכנו מסלולי פינוי ונקודות מפגש
☐ הנח אנשי צוות ליד יציאות

#14 - פרוטוקול אדם אבוד
☐ צוות אחראי על ילדים אבודים/קשישים/נכים מיועדים
☐ התקבלו פרטי התקשרות להורים/אפוטרופוסים של קטינים

#15 - דיווח על תקריות
☐ טופס דיווח על תקריות נוצר עבור הצוות לתיעוד מצבי חירום

מהם חמשת המרכיבים של ניהול סיכונים?

סיכון הוא לא רק מזל רע - הוא חלק מכל מיזם. אבל עם התוכנית הנכונה לניהול סיכונים באירועים, אתה יכול לאלף את הסיכון שיוצר כאוס ולהפוך איומים להזדמנויות. חמש הגישות לניהול סיכונים כוללות:

• זיהוי סיכון - תחשוב על דברים קטנים כמו תקלות טכנולוגיות... עד לאסון מוחלט. רישום סיכונים מוציא אותם מהראש שלך אל הנייר שבו אתה יכול להתעמת איתם.

• הערכת סיכונים- דרג כל סיכון כדי להבין מה מהווה את האיום הגדול ביותר. שקול: מה הסיכוי שזה יקרה? איזה נזק עלול להיגרם אם כן? תעדוף סיכונים ממקד את המאמצים שלך בנושאים החשובים באמת.

• הפחתת סיכון - יש תוכניות להילחם בחזרה! שקול דרכים להפחית את הסיכויים להתרחש סיכון, להפחית כל השפעה אם זה קורה, או שניהם. ככל שתוכל להחליש סיכונים מראש, כך הם פחות יפריעו לך.

• ניטור סיכונים - לאחר שהתוכניות הראשוניות שלך מתקיימות, הישאר ערני. עקוב אחר סימנים שצצים סיכונים חדשים או סיכונים ישנים משתנים. התאם את האסטרטגיות שלך לפי הצורך כדי לעמוד בקצב של נוף האיומים המתפתח.

• דיווח על סיכונים - שתף סיכונים ותוכניות עם הצוות שלך. הכנסת אחרים ללופ מקבלת רכישה, חושפת חולשות שאולי פספסת, ומחלקה אחריות לניהול סיכונים.

מה זה רשימת בדיקה בניהול אירועים?

רשימת בדיקה בניהול אירועים מתייחסת לרשימה של פריטים או משימות שמארגני אירועים מוודאים שהוכנו, מסודרים או תוכננו לקראת אירוע.

רשימת בדיקה מקיפה לניהול סיכונים עוזרת להבטיח ששום דבר חשוב לא יתעלמו בזמן שאתם מסדרים את כל הפרטים הדרושים לביצוע מוצלח של אירוע.

רשימת תיוג שימושית לניהול אירועים מכיוון שהם:

• לספק בהירות ומבנה - הם פורסים לפי סדר המפרט את כל מה שצריך לעשות, כך ששום דבר לא נופל בין הכיסאות.

• עודדו הכנה יסודית - סימון פריטים מניע את המארגנים להבטיח שכל הסידורים ואמצעי הזהירות אכן קיימים לפני תחילת האירוע.

• שפר את התקשורת - צוותים יכולים לחלק ולהקצות פריטים ברשימה כדי להבטיח שכולם מבינים את התפקידים והאחריות שלהם.

• תמיכה בעקביות - שימוש באותה רשימת בדיקה לאירועים חוזרים עוזר לשמור על סטנדרטים ולתפוס אזורים לשיפור בכל פעם.

• לחשוף פערים או חולשות - פריטים לא מסומנים מדגישים דברים שנשכחו או דורשים תכנון נוסף, מה שמאפשר לך לטפל בהם לפני שמתעוררות בעיות.

• להקל על מסירות - מסירת רשימת הבדיקה למארגנים חדשים עוזרת להם להבין את כל מה שנעשה כדי לתכנן אירועים מוצלחים קודמים.

Takeaways

עם התוספות האלה ברשימת הבדיקה שלך לניהול סיכונים באירוע, אתה מוכן היטב לשדה הקרב! הכנה הופכת כאוס פוטנציאלי לביטחון רגוע. אז הוסף כל פריט לרשימה שלך. חוצים אותם אחד אחד. צפו ברשימת הבדיקה הזו שמעצבת מחדש את הדאגה לכוח. כי ככל שתצפי יותר, הסיכונים טובים יותר ייכנעו לתכנון ולהכנה המדוקדקים שלך.