דמיינו את זה: ביליתם שעות בבניית המצגת שלכם. השקופיות נראות נהדר. התוכן מוצק. אבל ברגע שאתם נכנסים לחדר, המחשבה שלכם מתרוקנת. אתם מדלגים על נקודה בשקופית השלישית. אתם מאבדים את חוט המחשבה שלכם בשקופית השבע. אתם מסימים ומיד נזכרים בשלושת הדברים ששכחתם לומר.
הערות דובר פותרות את זה. לא בכך שהן הופכות אותך למישהו שקורא מתוך תסריט, אלא בכך שהן מספקות לך רשת ביטחון שקטה ששומרת אותך על המסלול מבלי שהקהל שלך ידע שהיא שם.
רוב המציגים או שלא משתמשים בהם כלל, או שהם משתמשים בהם בצורה שגויה. מדריך זה מכסה את שני הדברים: כיצד להוסיף הערות במהירות ב-PowerPoint, וכיצד להשתמש בהן באופן שמשפר בפועל את ההגשה שלכם.
למה הערות דובר שוות את זמנכם
היתרון הברור הוא ביטחון. כאשר נקודות השיחה, המעברים והנתונים המרכזיים שלכם נמצאים ממש מתחת לשקופית, אתם משקיעים פחות אנרגיה מחשבתית בניסיון לזכור מה יקרה אחר כך ויותר ביצירת קשר עם הקהל שלכם.
אבל הערות עושות יותר מאשר להרגיע את העצבים שלכם. הן שומרות על ניקיון השקופיות שלכם. כל מה שאחרת היה הופך לנקודה שלישית או לקיר של טקסט על המסך יכול להתקיים בהערות שלכם במקום זאת, שם רק אתם יכולים לראות אותו. הקהל שלכם מקבל את הוויזואליה. אתם מקבלים את הפרטים.
הם גם הופכים את המצגת שלך לחוזרת על עצמה. אם אתה מעביר את אותה הרצאה למספר קבוצות, הערות מפורטות יאפשרו לך לכסות את אותה הקרקע בכל פעם, מבלי שתצטרך לבנות מחדש את החשיבה שלך מאפס לפני כל אחת מהן.
וברגע שהמצגת שלכם מסתיימת, ההערות שלכם הופכות למסמך עיון מוכן. הדפיסו אותן, שתפו אותן או השתמשו בהן כבסיס לאימייל מעקב. ההכנה שהשקעתם לא חייבת להיעלם ברגע שאתם סוגרים את המחשב הנייד.
כיצד להוסיף הערות ב-PowerPoint: שלב אחר שלב
ישנן שלוש דרכים להוסיף הערות דובר ב-PowerPoint. כולן עובדות. ההבדל הוא מתי ומדוע עליכם להשתמש בכל אחת מהן.
שיטה 1: שימוש בחלונית ההערות בתצוגה רגילה
הכי טוב לעריכות מהירות ולשימוש יומיומי.
זוהי הדרך המהירה ביותר והדרך שבה רוב האנשים משתמשים מדי יום. אם המצגת שלך כבר פתוחה, אתה במרחק של כ-10 שניות מהוספת ההערה הראשונה שלך.
פתחו את המצגת שלכם וודאו שאתם נמצאים בתצוגה רגילה. תוכלו למצוא אותה תחת הכרטיסייה תצוגה בראש המסך. תצוגה רגילה היא בדרך כלל ברירת המחדל, כך שיש סיכוי טוב שאתם כבר שם.
הביטו בתחתית המסך, ממש מתחת לשקופית שלכם. תראו מקטע שאומר "לחץ כדי להוסיף הערות". זוהי חלונית ההערות שלכם. לחצו עליה והתחלו להקליד.
ניתן לעצב את ההערות שלך בדיוק כמו כל טקסט אחר: מודגש, נטוי, נקודות תבליט. עם זאת, שמור על פשטות. ההערות מיועדות לעיניך בלבד, וככל שהן נקיות יותר, כך תוכל לסרוק אותן מהר יותר באמצע המצגת.
טיפ פרקטי אחד: חלונית ההערות מוגדרת כברירת מחדל לפס קטן למדי בתחתית המסך. אם אתם מוסיפים משהו יותר משורה או שתיים, גררו את המחיצה כלפי מעלה כדי לתת לעצמכם יותר מקום. זה הופך את כל התהליך לקל יותר.
כשסיימתם עם שקופית אחת, לחצו על התמונה הממוזערת הבאה בחלונית השמאלית וחזרו על הפעולה. זהו.
שיטה 2: שימוש בתצוגת דף ההערות
מומלץ להערות מפורטות וארוכות או להכנת מישהו אחר להצגה.
אם שיטה 1 מרגישה צפופה, זוהי האלטרנטיבה. תצוגת דף ההערות נותנת לך דף שלם עבור כל שקופית: השקופית עצמה בחלק העליון, ושטח פתוח גדול מתחתיה עבור ההערות שלך.
עבור ללשונית תצוגה ובחר "דף הערות". תראה בדיוק מה יודפס אם תצטרך אי פעם להפיץ את ההערות שלך לאחר הפגישה. לחץ באזור ההערות והקלד כמה שאתה צריך.
תצוגה זו פועלת היטב כשכותבים סקריפטים מפורטים, מוסיפים הקשר ארוך או מכינים הערות שמישהו אחר יוכל להציג מהן. ניווט בין שקופיות איטי יותר, ולכן היא מתאימה יותר לכתיבת הערות ייעודית מאשר לעריכות מהירות תוך כדי תנועה.
שיטה 3: שימוש בתצוגת חלוקה לרמות עבור הערות בכמות גדולה
מומלץ לתכנון בשלב מוקדם כאשר השקופיות עדיין לא בנויות.
זה פחות עוסק בהוספת הערות ויותר בבניית המצגת וההערות בו זמנית. אם אתם עדיין בשלב התכנון, כדאי לדעת על זה.
עבור ללשונית תצוגה ובחר "תצוגת חלוקה לרמות". תראה את תוכן השקופית שלך מאורגן כמסמך טקסט רציף. זה שימושי כדי לקבל את המבנה הנכון לפני שאתה מתחייב לשקופיות בודדות. אתה יכול לנסח את נקודות השיחה שלך כאן לצד תוכן השקופית שלך, ואז להחליט מאוחר יותר מה הופך לשקופית ומה נשאר בהערות.
זו לא הגישה הנפוצה ביותר, אבל עבור אנשים שחושבים טוב יותר בטקסט מאשר בשקופיות, זה יכול לגרום לכל תהליך הבנייה להרגיש טבעי יותר.
שימוש בתצוגת המציג להצגת הערות במהלך המצגת
הוספת הערות היא רק חצי מהעניין. החצי השני הוא היכולת לראות אותן בזמן המצגת, מבלי שהקהל יראה אותן גם כן. זה מה שעושה תצוגת המציג.
כאשר אתם מחוברים למסך או מקרן שני, הפעילו את המצגת מהכרטיסייה מצגת. לאחר שהיא פועלת, חפשו את האפשרות תצוגת מגיש בפקדים בתחתית המסך. לחצו עליה.
הצג שלך יציג כעת ארבעה דברים: השקופית הנוכחית שלך, הערות הדובר שלך, תצוגה מקדימה של השקופית הבאה וטיימר. הקהל שלך רואה רק את השקופיות במסך הראשי.
זוהי ההגדרה שהופכת את הערות הדובר לעוצמתיות באמת. אתם יכולים להעיף מבט על ההערות שלכם, לראות מה יקרה בהמשך ולעקוב אחר התזמון שלכם, והכל מבלי להפריע לזרימה שלכם או להראות את ההכנה שלכם לחדר.
דבר אחד שכדאי לבדוק מראש: תצוגת המציג דורשת ש-PowerPoint יזהה שני צגים נפרדים. אם היא לא מופעלת, ודאו שהמסך או המקרן השני מחוברים כראוי ומזוהה בהגדרות התצוגה. ב-Mac, גשו אליה דרך תפריט מצגת ולא דרך הכרטיסייה.
הדפסת הערות PowerPoint
אם אתם רוצים להפיץ את הרשימות שלכם לאחר סיום הלימודים, או שיהיה לכם עותק פיזי לעיון, ההדפסה פשוטה.
עבור אל קובץ, לאחר מכן אל הדפסה. באפשרויות פריסת ההדפסה, חפש "דפי הערות". פעולה זו תדפיס כל שקופית עם ההערות המתאימות מתחתיה, שקופית אחת בכל עמוד. באפשרותך להדפיס את כל השקופיות או לבחור שקופיות ספציפיות בהתאם לצורך.
זה דבר פשוט, אבל פתקים מודפסים הם תוספת טובה באופן מפתיע להשארה אחרי הדרכות או סדנאות. רוב האנשים לא חושבים לעשות את זה. אלו שכן נוטים לקבל ביקוש לשקופיות שלהם לעתים קרובות הרבה יותר.
איך לכתוב הערות דובר שיעזרו לך באמת
הוספת הערות היא החלק הקל. כתיבת הערות שמשפרות באמת את ההגשה דורשת קצת יותר מחשבה. הנה מה שמבדיל הערות שימושיות מאלה שתתעלמו מהן ברגע שתהיו מול חדר.
כתוב איך שאתה מדבר, לא איך שאתה כותב
הערות אינן סקריפט. הן הנחיה. אם תכתבו במשפטים פורמליים ושלמים, או שתקראו אותן מילה במילה ותישמעו רובוטיים, או שתגלו שהן איטיות מדי לסריקה ותפסיקו להשתמש בהן לחלוטין.
כתבו כפי שהייתם מסבירים משהו לעמית. קיצורים, קטעים, ניסוח אגבי. "שלוש סיבות לכך שזה חשוב" שימושי יותר באמצע המצגת מאשר "ישנן שלוש סיבות עיקריות לכך שזה משמעותי". המטרה היא מבט חטוף, לא קריאה מדוקדקת.
שמרו עליהם קצרים מספיק כדי לסרוק
אם ההערות שלך מתפרשות על שלוש פסקאות בכל שקופית, הן כבר לא הערות. הן תסריט שלא הודית שכתבת.
נקודה קצרה אחת או שתיים לכל שקופית מספיקות בדרך כלל. אם אתם מוצאים את עצמכם כותבים יותר, שאלו האם הפרטים הנוספים שייכים להערות שלכם או שמא הם מאותתים שהשקופית מנסה לעשות יותר מדי.
הוסף את המעברים שלך
זה הדבר שרוב האנשים שוכחים. לא מספיק לדעת מה אומרים בכל שקופית. צריך לדעת איך עוברים משקופית אחת לשנייה.
שורה פשוטה בתחתית ההערות של כל שקופית עושה את העבודה: "גשר לשקופית הנתונים" או "שאל את הנוכחים בחדר על החוויה שלהם כאן לפני שתמשיכו הלאה". מעברים הם המקומות שבהם המציגים מאבדים את הקשר, ותזכורת בת שורה אחת מספיקה כדי להישאר מחוברים.
שימו לב לתזמון שלכם
הוסיפו רמזים גסים לשקופיות שבהן הקצב חשוב: "שתי דקות כאן" או "השאירו חמש דקות לשאלות בסוף". אינכם צריכים למדוד את הזמן של כל שקופית, אך ידיעת היכן עליכם להיות בנקודת האמצע מונעת את הפאניקה הקלה של ההבנה שאתם ממהרים עם עשר שקופיות שנותרו לכם.
סמן את המספרים שלך
אם אתם מצטטים נתון סטטיסטי, אחוז או מספר ספציפי, רשמו זאת בהערות שלכם. לא בגלל שאתם לא זוכרים אותו, אלא בגלל שציטוט שגוי של מספר מול קהל הוא מסוג הדברים שפוגעים בשקט באמינותכם. מבט חטוף לאימות תמיד שווה את זה.
תגיד לעצמך איפה לחפש
עבור שקופיות עם פריטים ויזואליים מורכבים, תרשימים או נקודות נתונים מרובות, הערת כיוון קצרה עוזרת: "התחילו עם העמודה השמאלית" או "העלייה החדה ברבעון השלישי היא נקודת המפתח". זה מונע מכם ללכת לאיבוד מבחינה ויזואלית בשקופית שלכם בזמן שהקהל צופה.
לוקחים את זה צעד קדימה עם מצגות אינטראקטיביות
הערות דובר הופכות אתכם למציגים בטוחים ומאורגנים יותר. אבל הכנה תביא אתכם רחוק רק עד גבול מסוים. החצי השני של מצגת נהדרת הוא מה שקורה בינכם לבין הקהל שלכם בזמן שאתם נמצאים בחדר.
כאן נכנסים לתמונה כלים כמו AhaSlidesבזמן שההערות שלכם עוזרות לכם להישאר מעודכנים מאחורי הקלעים, AhaSlides מוסיף סקרים חיים, חידונים, ענני מילים ושאלות ותשובות ישירות לזרימת המצגת שלכם. הקהל שלכם משתתף בזמן אמת מהטלפונים שלו, התוצאות מופיעות באופן מיידי על המסך, והאנרגיה בחדר עוברת מפאסיבית לאקטיבית.
השניים עובדים טוב יחד. ההערות שלך מנהלות את ההגשה שלך. AhaSlides מנהל את הקהל שלך. אף אחד מהם לא מחליף את השני, וביצוע נכון של שניהם הוא מה שמבדיל מצגת שאנשים יושבים בה ממצגת שהם באמת זוכרים.
סיכום: שלטו בנאום שלכם בעזרת הערות דובר
מצגות נהדרות לא קורות במקרה. הן קורות משום שמישהו חשב היטב על מה הוא צריך לומר, איך הוא צריך לומר את זה, ומה הקהל שלו צריך כדי להפיק מזה.
הערות הדובר הן המקום בו החשיבה הזו חיה. התחילו להשתמש בהן כראוי ותבחינו בהבדל כמעט מיד: העברה חלקה יותר, פחות רגעים של אובדן ריכוז, יותר ביטחון בחדר.
בחרו טכניקה אחת מפרק שיטות העבודה המומלצות ויישמו אותה במצגת הבאה שלכם. ראו מה משתנה. לאחר מכן, המשיכו לבנות משם.
