רוב העובדים החדשים מחליטים תוך 90 הימים הראשונים האם הם מתכוונים להישאר. חברות עם תהליך קליטה מובנה משפרות את שימור העובדים החדשים ב-82% ואת הפרודוקטיביות ביותר מ-70% בהשוואה לארגונים שמשאירים את זה ליד המקרה [1]. עם זאת, מחקר של גאלופ מגלה באופן עקבי שרק 12% מהעובדים מסכימים מאוד שהארגון שלהם מבצע קליטה טובה [2].
הפער בין שתי נקודות הנתונים הללו הוא המקום שבו מתרחשת תחלופת עובדים - והמקום שבו לצוותי משאבי אנוש יש את המינוף הרב ביותר.
מדריך זה יסביר לכם כל שלב בתהליך קליטת עובדים חדשים, החל מהשבוע שלפני היום הראשון ועד 90 הימים הראשונים, בנוסף לשישה פרקטיקות המפרידות בין תוכניות שנשארות בין תוכניות שננטשות לאחר השבוע השני.
7 הרגעים הקריטיים במבט חטוף
- לפני היום הראשון — התמודדו עם ספקות בעזרת סרטון קבלת פנים והיכרות עם חבר.
- שעה ראשונה — התמקדו באנשים על פני ניירת, עם קבלת פנים חמה וסביבת עבודה מוכנה.
- יום אחד — מניעת עומס מידע על ידי הפיכת הפגישות לאינטראקטיביות ולא לסקופים סטטיים.
- שבוע ראשון — הקצו חבר עמית כדי ליצור מרחב בטוח ל"שאלות טיפשיות".
- שבוע שניים-שלושה — טפלו בתנודות על ידי בדיקה האם המציאות תואמת את הציפיות.
- חודש ראשון — ערכו מפגש משוב דו-כיווני כדי לסקור יחד את אבני הדרך הראשוניות.
- יום 90 — לבסס את מקומם בקבוצה באמצעות סקירה רשמית והכרה פומבית בניצחונותיהם.
כל אחד מהם בונה על הקודם. אם מפספסים אחד, קשה יותר לנחות על הבא.
📋 הורדה חינמית: רשימת בדיקה של 7 רגעי הקליטה: מדריך בן עמוד אחד לכל נקודת מגע ב-90 הימים הראשונים.
ציר זמן הקליטה: שלב אחר שלב
טרום עלייה למטוס (שבוע לפני היום הראשון)
התקופה שבין קבלת ההצעה ליום הראשון של הגיוס לרוב מבוזבזת. עובדים חדשים זמינים, סקרנים וחרדים - שילוב שהופך אותם פתוחים כמעט לכל תקשורת מהחברה.
מה לשלוח או להשלים לפני היום הראשון:
לדוגמה, שופיפיי שולחת לעובדים חדשים "ערכת טרום קליטה" הכוללת את הציוד שלהם, קבלת פנים בכתב מהצוות שלהם וסדר יום מובנה לפני שמישהו דורכ בבניין. התוצאה היא שהעובדים מגיעים ממוקדים ולא מבולבלים, מה שמקצר את הזמן עד לתרומה הפרודוקטיבית הראשונה.
יום אחד
רושם ראשוני בעבודה הוא דביק. מחקרים על חוזים פסיכולוגיים מצביעים על כך שחוויות מוקדמות מעצבות ציפיות לטווח ארוך בדרכים שקשה להפוך אותן מאוחר יותר.
סדרי עדיפויות ביום הראשון:
שבוע ראשון
השבוע הראשון עוסק בהתמצאות ברמת התפקיד ולא ברמת החברה. עובדים חדשים צריכים לסיים את השבוע הראשון בידיעה מי הם בעלי העניין המרכזיים שלהם, כיצד נראים התוצרים הראשונים שלהם תוך 30 יום, והיכן ניתן למצוא עזרה כשהם תקועים.
מבנה שימושי:
חודש ראשון (ימים 8-30)
עד סוף החודש הראשון, עובד חדש אמור לעבור את שלב "למידת החבלים" ולעבור לתרומה. תפקיד המנהל עובר מהסבר לאימון.
פעילויות מרכזיות:
חודשים שניים ושלושה (ימים 31-90)
נקודת הביקורת הטבעית של 90 הימים היא נקודת ביקורת. ארגונים רבים משתמשים בה כנקודת ביקורת רשמית; זה גם, בערך, הזמן שבו האינטגרציה החברתית משתלטת או נכשלת.
פעילויות לשלב זה:
מעבר ל-90 יום
קליטה שמסתיימת לאחר 90 יום מפספסת את השלב השני של האינטגרציה: פיתוח קריירה, חונכות וסוג של שייכות שמניעה שימור לטווח ארוך. מעבר רשמי מ"קליטה" ל"פיתוח מתמשך" ראוי לבנות במפורש - אחרת זה בדרך כלל לא קורה.
6 שיטות עבודה מומלצות לקליטה
1. הקצו חבר, לא רק מנהל
מנהלים אחראים לביצועים. חברים הם עמיתים שיכולים לענות על השאלות שעובדים חדשים מתביישים לשאול את המנהל שלהם. מיקרוסופט בחנה את תוכנית החברים שלה ומצאה שעובדים חדשים עם חבר היו מרוצים יותר ב-23% מהקליטה שלהם לאחר 90 יום [4]. תפקיד החבר עובד בצורה הטובה ביותר כאשר הוא מרצון, מוגבל בזמן (בדרך כלל 90 יום), ונתמך במדריך קצר כיצד נראית התנהגות טובה של חבר.
2. אוטומציה של השכבה הניהולית
שליחת ניירת טרום הגעה, קביעת פגישות לשבוע הראשון, הפצת תזכורות לתיוג - את כל זה ניתן לאוטומטי באמצעות מערכת ניהול משאבי אנוש או פלטפורמת קליטה. אוטומציה חשובה לא משום שהיא מהירה יותר (למרות שהיא מהירה יותר), אלא משום שהיא מבטיחה ששום דבר לא ייפול בין הכיסאות כאשר מנהל עסוק או עובד חדש מתחיל במהלך שבוע עמוס.
3. נהלו מפגשים אינטראקטיביים, לא רק מצגות
אוריינטציה של עובדים חדשים היא לעתים קרובות חד-כיוונית. משאבי אנוש מציגים. עובדים חדשים צופים. אף אחד לא זוכר הרבה עד היום השלישי. עריכת סקרים קצרים בשידור חי, בדיקות ידע או מפגשי שאלות ותשובות במהלך מפגשי אוריינטציה משפרת באופן דרמטי את שמירת המידע ונותנת למנחים איתות בזמן אמת לגבי היכן ההבנה חלשה. AhaSlides מאפשרת לצוותי למידה ופיתוח להטמיע סקרים, חידונים ושאלות ותשובות פתוחות בכל מפגש חי או וירטואלי - כך שרגע של "אילו שאלות יש לכם?" הופך לנקודת נתונים ממשית ולא לשאלה רטורית.
4. הפכו את התרבות למפורשת, לא להניחה מראש
תרבות מתוארת לעתים קרובות כ"איך דברים עובדים כאן" - אבל עובדים חדשים לא יכולים להתבונן בתרבות; הם חווים אירועים בודדים ומסיקים מסקנות. צוותים שעושים קליטה טובה הופכים את התרבות לקריאה: הם מתעדים אותה בכתב, מנהלים בכירים מדברים על החלטות אמיתיות ששיקפו את ערכי החברה, והם חושפים נורמות שלא היו מופיעות באף מסמך מדיניות (כיצד מתנהלות פגישות בפועל, כיצד החלטות מוסלמות, כיצד מטפלים בחילוקי דעות).
5. קבעו אבני דרך של 30-60-90 יום בכתב
תוכנית ל-30-60-90 יום, שנכתבת בשיתוף פעולה בין המנהל לעובד החדש, עושה שני דברים: היא קובעת ציפיות בבירור, והיא נותנת לשני הצדדים ממצא משותף לבדיקה ועדכון. התוכנית צריכה לפרט תוצרים, לא רק פעילויות. "השתתפות בכל ישיבות הצוות" היא פעילות. "השלמת הכשרת התאימות והצגת סיכום של מפת הדרכים של המוצר לצוות עד יום 30" היא תוצר.
6. אספו משוב ופעלו לפיו
רוב הארגונים סוקרים עובדים חדשים לאחר הקליטה. מעטים עושים משהו גלוי עם התוצאות. הדרך המהירה ביותר לשפר תוכנית קליטה היא לסגור את המעגל: לשתף משוב מצטבר עם הצוות שניהל את התוכנית, לבצע שינויים עבור הקבוצה הבאה, ולספר לעובדים החדשים מה השתנה כתוצאה מהתרומות שלהם. לולאה זו, כאשר היא עובדת, גם מאותתת לעובדים החדשים שהארגון מקשיב - וזו בעצמה תוצאת קליטה.
קליטת צוות מרחוק והיברידי
עובדים מרוחקים והיברידיים מתמודדים עם גרסה של בעיית החיבור שקליטה פנים אל פנים פותרת חלקית במקרה. היכרות מזדמנת במסדרון, שמיעת איך פגישה מתנהלת, קריאת חדר במהלך ויכוח - שום דבר מזה לא קורה בשיחת וידאו. צוותי משאבי אנוש צריכים להחליף את הרגעים האקראיים האלה ברגעים מכוונים.
כמה התאמות שיעשו הבדל משמעותי:
שלחו ציוד עם נגיעה אישית. מחשב נייד שמגיע עם פתק בכתב יד מהצוות, או פריט קטן של מותג החברה, עושה יותר טוב מהרגשות ביום הראשון של הפרויקט מאשר רוב הודעות הברכה הרשמיות. ודאו שהמכשיר מוגדר במלואו לפני המשלוח, כך שהעובד החדש לא יבלה את הבוקר הראשון שלו בשיחת תמיכה טכנית.
לבנות קשר בלוח הזמנים. עובדים חדשים מרחוק צריכים לכלול יותר נקודות מגע חברתיות מובנות בשבוע הראשון, לא פחות. קפה וירטואלי קצר עם החבר, ארוחת צהריים צוותית בווידאו, או שאלה קצרה של "היכרות" בתחילת ישיבת צוות - כל אלה נחשבים. אלה לא צריכים להיות ארוכים; הם צריכים להיות עקביים.
תקשורת יתר על המידה של ההקשר. במשרד, עובדים חדשים קולטים מידע סביבתי. מרחוק, הם מקבלים רק את מה שמשותף במכוון. מנהלים שעובדים עם עובדים מרחוק צריכים לטעות ולנסות להסביר את ההיגיון מאחורי החלטות, לשתף סיכומי פגישות שאולי לא הוזמנו אליהן, ולספר על עבודה בתהליך בערוצי הצוות.
השתמשו בחומרי קליטה אסינכרוניים באופן אסטרטגי. הדרכות מוקלטות מראש, מדריכי קליטה כתובים ומודולים אינטראקטיביים בקצב אישי מאפשרים לעובדים מרחוק לנוע בקצב שלהם ולחזור לחומר לפי הצורך. המפגשים החיים יכולים להתמקד בדיון, שאלות ובניית קשרים במקום בהעברת מידע.
כשלים נפוצים בהטמעה
מתחילים מאוחר מדי. אם ההודעה הראשונה שעובד חדש מקבל היא הזמנה בלוח שנה להיכרות ביום הראשון, חלון טרום הכניסה נעלם.
עומס יתר בשבוע הראשון. דחיסת הדרכות תאימות, הדרכות כלים, היכרות עם המחלקות והרשמה להטבות בחמישה ימים מייצרת עובדים מותשים ששומרים על מעט מאוד.
אין הכנה למנהל. חוויית השבוע הראשון של עובד חדש תלויה במידה רבה בזמינותו ובכוונה המכוונות של המנהל שלו. מנהלים זקוקים לרשימת בדיקה קצרה משלהם, לא רק לגישה לתוכנית הקליטה כלל-חברתית.
אין מעקב ב-30 הימים האחרונים. החודש הראשון אינו סוף תהליך הקליטה. ארגונים שמתייחסים לסימן 30 הימים כ"סיום" רואים עלייה צפויה בנשירה מוקדמת בסביבות החודשים השלישי והרביעי - כאשר החידוש פג אך השייכות עדיין לא השתרשה לחלוטין.
שימוש ב-AhaSlides עבור מפגשי קליטה
מפגשי קליטה חיים - בין אם פנים אל פנים, וירטואליים או היברידיים - נוטים להיכשל באותו אופן: עובדים חדשים הם פסיביים ברוב המקרים. AhaSlides מוסיף שכבת אינטראקציה בזמן אמת לכל מפגש: סקרים חיים כדי שמנחים יוכלו לאמוד את ההבנה, שאלות ותשובות אנונימיות כדי שאנשים יוכלו לשאול שאלות שהם לא יהססו להעלות בקול רם, וענני מילים כדי ללכוד רשמים ראשונים או נורמות צוות בפורמט חזותי בלתי נשכח.
עבור צוותי משאבי אנוש המפעילים קליטה מבוססת קבוצות (cohort) באתרים או אזורי זמן מרובים, התכונות האסינכרוניות מאפשרות לעובדים חדשים להשלים אלמנטים אינטראקטיביים בקצב שלהם, כאשר התוצאות יהיו גלויות למנחה לפני ההפעלה הבאה. משמעות הדבר היא שניתן להקדיש את הזמן בזמן אמת לדיון ויצירת קשר, ולא להצגת מידע שניתן היה לצרוך מראש.
מקורות
[1] קבוצת ברנדון הול (בביצוע Glassdoor). העלות האמיתית של גיוס גרוע. נתון שמצוטט לעתים קרובות: ארגונים עם קליטה חזקה משפרים את שימור העובדים החדשים ב-82% ואת הפרודוקטיביות ביותר מ-70%. מחקר קליטה של קבוצת ברנדון הול
[2] גאלופ. מצב מקום העבודה האמריקאי. רק 12% מהעובדים מסכימים מאוד שהארגון שלהם מבצע הקליטה בצורה טובה. מחקר גאלופ על מקום העבודה
[3] באואר, טנסי (2010). קליטת עובדים חדשים: מקסום הצלחה. סדרת ההנחיות לפרקטיקה אפקטיבית של קרן SHRM. מסגרת ארבעת ה-C (ציות, הבהרה, תרבות, קשר) מקורה במחקר הסוציאליזציה של באואר. קרן SHRM
[4] מיקרוסופט. למה כדאי לכם לתעדף את תוכנית הקליטה של העובד החדש שלכם. מחקר פנימי מצא שביעות רצון גבוהה יותר ב-23% לאחר 90 יום בקרב עובדים חדשים עם שותף. מיקרוסופט וורקלאב
