האירוע הסתיים. המשתתפים עזבו. עכשיו מגיע החלק שמבדיל בין מארגנים שמשתפרים לבין אלו שמנחשים: איסוף משוב. סקרים לאחר האירוע מספרים לכם מה עבד, מה נכשל ומה לשנות בפעם הבאה, אבל רק אם הסקר עצמו מתוכנן היטב. סקר מעורפל מייצר נתונים מעורפלים.
מחקר של SurveyMonkey על אורך סקרים מצא ששיעורי ההשלמה יורדים ל-5-20% עבור סקרים שלוקחים יותר מ-7-8 דקות להשלמה [1]. משמעות הדבר היא שהשאלות שאתם כוללים צריכות להרוויח את מקומן. מדריך זה מכסה למעלה מ-30 שאלות סקר לאחר אירוע, המסודרות לפי מה שהן מודדות, בנוסף להדרכה מעשית לגבי תזמון, פורמט וטעויות שפוגעות בשיעורי התגובה.
שביעות רצון כללית
התחילו בצורה רחבה לפני שאתם פונים לפרטים. שאלות אלו נותנות לכם תמונה כללית על איך האירוע התפתח לפני שאתם מתעמקים בפרטים.
- כיצד היית מדרג את החוויה הכוללת שלך באירוע? (1-5)
- האם האירוע עמד בציפיות שלך? (חרג מהיעד / עמד ביעד / לא עמד ביעד)
- מה הסיכוי שתשתתף באירוע עתידי של מארגן זה? (מאוד לא סביר עד סביר מאוד)
- מה הסיכוי שתמליץ על אירוע זה לעמית? (סולם NPS 0-10)
- איזו מילה אחת מתארת בצורה הטובה ביותר את החוויה שלך? (פתוח או ענן מילים)
תוכן ומפגשים
שאלות אלו מעריכות האם התכניות סיפקה ערך ותאמה את צרכי המשתתפים.
- עד כמה התוכן היה רלוונטי לצרכים המקצועיים שלך? (בכלל לא עד בצורה קיצונית)
- איזה מפגש היה לך הכי בעל ערך? (תפריט נפתח או פתוח)
- איזה מפגש היה הכי פחות בעל ערך עבורך? (תפריט נפתח או פתוח)
- האם התוכן הוצג ברמה הנכונה למומחיות שלך? (בסיסי מדי / בדיוק נכון / מתקדם מדי)
- קיבלתי תובנות מעשיות שאני יכול ליישם בעבודתי. (מסכים בתוקף עד מסכים בתוקף)
דוברים ומציגים
- איך היית מדרג את איכות הרמקולים באופן כללי? (1-5)
- איזה דובר או מרצה בלט יותר מכל? (פתוח)
- האם הייתה מספיק הזדמנויות לשאלות ותשובות עם הדוברים? (כן / לא / במידה מסוימת)
- אילו נושאים היית רוצה לראות נלמדים באירועים עתידיים? (פתוח)
לוגיסטיקה וארגון
- כיצד היית מדרג את ארגון האירוע באופן כללי? (1-5)
- האם המקום היה מתאים ונוח? (כן / לא / חלקית)
- איך היית מדרג את תהליך ההרשמה והצ'ק-אין? (1-5)
- האם התקשורת באירוע (לוח זמנים, עדכונים, הוראות הגעה) הייתה ברורה ובזמן? (כן / לא / חלקית)
- כיצד היית מדרג את איכות האוכל והמשקאות? (1-5 או לא רלוונטי)
יצירת קשרים ומעורבות
- האם האירוע סיפק הזדמנויות מספיקות ליצירת קשרים? (כן / לא / במידה מסוימת)
- יצרתי קשרים מקצועיים חשובים באירוע הזה. (מסכים בתוקף עד מסכים בתוקף)
- איזה פורמט של רשתות אתה מעדיף? (מפגשים מובנים / נטוורקינג פתוח / שניהם)
ערך וכוונה עתידית
- האירוע היה ניצול טוב של הזמן שלי. (מסכים בתוקף עד מסכים בתוקף)
- האירוע היה שווה את מחיר הכניסה. (מסכים בתוקף עד מסכים בתוקף)
- מה היית משנה באירוע הזה? (פתוח)
- מה היה החלק הכי יקר ערך באירוע? (פתוח)
- יש הערות או הצעות נוספות? (פתוח)
אירועים וירטואליים והיברידיים: שאלות נוספות
אם לאירוע שלכם היה מרכיב וירטואלי או היברידי, הוסיפו קומץ שאלות ספציפיות לחוויה זו.
- כיצד היית מדרג את איכות הפלטפורמה הווירטואלית? (1-5)
- האם חוויתם בעיות טכניות במהלך האירוע? (כן / לא)
- עד כמה החוויה הווירטואלית הייתה מרתקת בהשוואה לאירוע פנים אל פנים? (הרבה פחות / פחות / בערך אותו דבר / יותר)
טעויות שמורידות את שיעורי התגובה
שואלים יותר מדי שאלות. שאפו ל-10 שאלות או פחות [3]. כל שאלה נוספת מפחיתה את מספר השאלות בהשלמה. הורידו שאלות שכדאי לדעת במקום שאלות שצריך לדעת.
שולח מאוחר מדי. הזיכרון דועך במהירות. שלחו את הסקר שלכם תוך 24 שעות מהאירוע, רצוי עם הודעה בחדר בסיום האירוע. סקרים ב-SMS שנשלחים תוך שעתיים מסיום האירוע מקבלים 32% יותר השלמות מאשר אלו שנשלחים מאוחר יותר [2]. אימייל מעקב 3-4 ימים לאחר מכן יכול ללכוד עוד 20-30% מהתשובות מאלה שהחמיצו את השליחה הראשונה [3].
הסתמכות על שאלות פתוחות בלבד. תשובות פתוחות הן עשירות אך קשות לניתוח בקנה מידה גדול, והן מורידות את שיעורי ההשלמה. השתמשו בסולמות דירוג עבור נתונים כמותיים. הגבילו את השאלות הפתוחות לאחת או שתיים בכל סקר.
התעלמות מהתוצאות. הדרך המהירה ביותר להבטיח שאף אחד לא ימלא את הסקר הבא שלכם היא לאסוף משוב ולא לפעול לפיו. שתפו את הממצאים המרכזיים עם המשתתפים וספרו להם מה אתם משנים בהתבסס על המשוב שלהם. אפילו דוא"ל סיכום קצר בונה אמון ומגביר את ההשתתפות בסקרים עתידיים.
שימוש בשאלות מנחות. "כמה נהניתם מהנאום המרכזי המדהים שלנו?" אינה שאלה ניטרלית. שמרו על ניסוח אובייקטיבי והימנעו מהנחות יסוד מובנות.
שוכחים לפלח. לאורחים אח"מים, משתתפים חדשים, משתתפים חוזרים ומשתתפים וירטואליים יש לעיתים קרובות חוויות שונות. לכל הפחות, תכננו ניתוח נפרד של קבוצות אלו, ושקלו קבוצות שאלות מותאמות אישית אם האירוע שלכם גדול מספיק כדי לתמוך בו.
טיפים לכתיבת שאלות שמקבלות תשובות כנות
אפילו סקר בנוי היטב יכול להניב נתונים לא אמינים אם השאלות הבודדות כתובות בצורה גרועה. הנה חמישה דברים מעשיים שכדאי לבדוק לפני שאתם שולחים.
השתמשו בקנה מידה עקבי לכל אורך הדרך. ערבוב של סולם 1-5 בחלק אחד עם סולם 1-10 בחלק אחר מאלץ את המשיבים לאפס את המסגרת המנטלית שלהם כל כמה שאלות. בחרו סולם אחד לכל הפריטים המדורגים והיצמדו אליו. רוב סקרי האירועים עובדים היטב עם סולם חמש נקודות כי זה מהיר למענה וקל לניתוח.
שמרו על שאלות לרעיון אחד לכל אחת. "כיצד היית מדרג את איכות התוכן ואת העברת הדובר?" הן שתי שאלות באחת. למשיבים שאהבו את התוכן אך התקשו לעקוב אחר הדובר לא הייתה תשובה טובה. שאלות כפולות קנה לפריטים נפרדים, גם אם זה מוסיף שורה אחת נוספת לסקר.
תנו למשיבים אפשרות לפרוץ שאלות שאולי לא רלוונטיות. אם אתם שואלים על אוכל ושתייה באירוע שבו חלק מהמשתתפים השתתפו רק באופן וירטואלי, כללו אפשרות "לא רלוונטי". אילוץ מישהו לדרג משהו שהוא לא חווה מעוות את הנתונים שלכם ומתסכל את המשיב.
הימנעו מז'רגון וטרמינולוגיה פנימית. ייתכן שהצוות שלכם מתייחס למפגש מסוים כ"מסלול אחר הצהריים", אך המשתתפים מזהים זאת לפי שם המפגש. השתמשו באותה שפה בה השתמשו המשתתפים שלכם כשהם נרשמו או קיבלו את לוח הזמנים. זה רלוונטי במיוחד לסקרים המכסים אירועים בני מספר ימים או מרובי מסלולים.
בדקו את הסקר לפני שליחתו. עברו על כל הסקר בעצמכם, ולאחר מכן בקשו מאדם אחד מחוץ לצוות התכנון להשלים אותו בבת אחת. חפשו שאלות שגורמות להיסוס, קני מידה שנראים מעורפלים, או קפיצות לוגיות שאינן הגיוניות למי שלא היה מעורב בבניית הסקר. מה שנראה מובן מאליו למארגן, לרוב אינו ברור למשתתף שעונה במהירות בטלפון.
קחו בחשבון את חוויית השימוש בנייד. רוב תשובות הסקר לאחר האירוע מגיעות מטלפונים, לעתים קרובות בזמן שהמשתתפים נוסעים הביתה. טקסט שאלות ארוך, יעדי הקשה קטנים ופריסת עמודות מרובות - כל אלה פוגעים בהשלמת השאלות בנייד. צפו בתצוגה מקדימה של הסקר בטלפון לפני השליחה, וקצצו כל שאלה הדורשת גלילה כדי לקרוא את הטקסט המלא. סקר שעובד היטב על מסך בגודל ארבעה אינץ' יעבוד היטב בכל מקום. אם הפלטפורמה שלכם תומכת בכך, הפעילו התקדמות אוטומטית לאחר כל בחירת דירוג כדי שהמשיבים לא יצטרכו ללחוץ על כפתור "הבא" נפרד. שינוי קטן זה לבדו יכול להפחית משמעותית את הנשירה בנייד.
שאלות נפוצות
כמה זמן צריך להימשך סקר לאחר אירוע?
שאפו ל-8-10 שאלות שלא ייקח יותר מחמש דקות להשלמה. הפער בין סקר של חמש דקות לעשר דקות הוא משמעותי. תנו עדיפות למדדים החשובים ביותר שלכם וצמצמו את השאר. אם אתם באמת זקוקים לנתונים נוספים, שקלו להפעיל שני סקרים קצרים יותר: אחד מיד לאחר האירוע המכסה את שביעות הרצון הכללית, ושני שבוע לאחר מכן לקבלת מידע מעמיק יותר מהמשתתפים המעורבים ביותר שלכם. כלל אצבע שימושי נוסף: אם שאלה אינה מתאימה להחלטה שתוכלו לקבל באופן ריאלי לפני האירוע הבא, צמצמו אותה. כל שאלה נוספת שאתם שומרים היא מס קטן על כל משיב שמשלים את הסקר.
האם כדאי לי להציע תמריץ על מילוי הסקר?
תמריצים יכולים להגביר את שיעורי התגובה, אך הם יכולים גם למשוך תשובות באיכות נמוכה מאנשים שממהרים רק כדי לקבל את הפרס. גישה טובה יותר היא להפוך את הסקר לקל וקצר מספיק כדי שלא יהיה צורך בתמריץ. אם שיעורי התגובה עדיין נמוכים, שקלו השתתפות בהגרלה במקום פרס מובטח, מה שמפחית את התמריץ למהר. התמריץ היעיל ביותר הוא לומר למשתתפים שהמשוב שלהם ישפיע על אופן ניהול האירוע הבא: אנשים מגיבים כשהם מאמינים שהתרומה שלהם חשובה.
מה עליי לעשות עם התוצאות?
התחילו בחישוב המדדים המרכזיים שלכם: ציון שביעות הרצון הכללית, ציון NPS, וכל ציון ספציפי שאתם עוקבים אחריו משנה לשנה. לאחר מכן קראו את התשובות הפתוחות וחפשו נושאים. חפשו דפוסים, לא תלונות חד פעמיות. ברגע שיש לכם תמונה ברורה, שתף סיכום עם הצוות שלכם, ובמידת הצורך, עם המשתתפים. אימייל קצר עם הטקסט "הנה מה שסיפרתם לנו והנה מה שאנחנו משנים" סוגר את לולאת המשוב ומגדיל את הסיכוי שהמשתתפים ישתתפו בסקרים עתידיים. זה גם עוזר לעקוב אחר אותן שאלות ליבה מאירוע לאירוע, כך שתוכלו למדוד את ההתקדמות לאורך זמן במקום להתייחס לכל סקר כאל תרגיל עצמאי. ציוני בוחן מספקים הקשר שנקודת נתונים בודדת לא יכולה.
איסוף משוב במהלך האירוע באמצעות AhaSlides
הזמן היעיל ביותר לאיסוף משוב הוא לפני שהמשתתפים עוזבים את החדר. AhaSlides מאפשר לכם לסגור את המושב באמצעות שקופיות חיות: סולמות דירוג לשאלות הכמותיות שלכם, ענן מילים ללכידת האווירה בחדר, ושקופית פתוחה להצעות ספציפיות, כאשר התוצאות מופיעות על המסך כאשר החדר מגיב. איסוף בתוך החדר הוא הדרך להגיע לשיעורי ההשלמה של 85-95% שצוינו לעיל, וצפייה במשוב הקולקטיבי מופיע על המסך מעניקה למושב רגע סיום קונקרטי.
לקבלת השאלון המלא, סקרי AhaSlides הפכו את שאלות הסקר שלאחר האירוע לעיל לטופס יחיד שהמשיבים ימלאו בעמוד אחד ויגישו פעם אחת. חשפו אותו כשקופית האחרונה של סשן הסיום שלכם, ולאחר מכן שתפו את אותו הסקר כקישור או קוד QR עם המשתתפים שעזבו מוקדם; הם יכולים לענות מכל מכשיר ללא צורך בחשבון.
מקורות
[1] סרווי מאנקי. כמה זמן צריך להיות סקר? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] אקספלורי. מהו שיעור תגובה טוב לסקר לאחר אירוע? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] מרכז ASAE. 5 שיטות עבודה מומלצות ליצירה ושיתוף של סקרים לאחר אירוע. (ספטמבר 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
