האם אתה משתתף?

11 שלבים לניהול פגישת ניהול אסטרטגי מוצלחת

11 שלבים לניהול פגישת ניהול אסטרטגי מוצלחת

תיק עבודות

ג'יין נג אוגוסט 30 2022 8 דקות לקרוא

פגישת ניהול אסטרטגית היא אחת השיטות הטובות ביותר המסייעות לצוותים בעלי ביצועים גבוהים לבחון ולשפר את איכות העבודה כמו גם את הפרודוקטיביות כדי ליצור את התוצאות הטובות ביותר עבור העסק. מאמר זה ייתן לכם את כל מה שאתם צריכים לדעת על פגישת הנהלה אסטרטגית וכיצד לפתוח פגישה בצורה יעילה. 

מהי פגישת ניהול אסטרטגי?

פגישת הניהול האסטרטגי (SMM) היא א מודל ניהול המתמקד באסטרטגיית הניהול הכוללת של חברה, הכוללת ניהול תהליכים, תקציב, איכות, תקנים וספקים להערכת יעילות עבודה וביצועים עסקיים. (ת"פ: מינהל שירות כללי)

תמונה: freepik.com

פגישה זו עשויה להתקיים מדי רבעון וייתכן שתזדקק לנתונים שנאספו מפגישת אסטרטגיית שיווק, פגישת אסטרטגיה עסקית או פגישת אסטרטגיית מכירות.

בקצרה, מטרת הפגישות האסטרטגיות היא לגלות כיצד להשתמש בצורה היעילה ביותר במשאבי החברה כדי לעמוד ביעדים ויעדים ספציפיים.

היתרונות של פגישת הנהלה אסטרטגית? 

פגישת ניהול אסטרטגית לא רק עוזרת למשתתפים להיות יותר אקטיביים בעבודתם מהגעה בזמן, הכנת מסמכים, שאלות לשאול במהלך התכנון האסטרטגי, אלא גם מביאה 5 יתרונות כדלקמן:

להפחית בהוצאות

ארגונים רבים עברו למסגרת ישיבות ניהול אסטרטגי. מכיוון שתוכנית SMM עוזרת לחברות להשתמש כעת בכלים ושירותים בעלות נמוכה (אפילו בחינם) כדי לנתח נתונים בין פגישות כדי לראות מה עובד, מה לא ומה יכול לעשות טוב. 

אלו עוזרים להוציא, להקצות ולהשקיע משאבים בצורה חכמה ויעילה ככל האפשר.

חסוך זמן ואנרגיה

תכנון פגישות אפקטיביות מאפשר למחלקות או למשתתפים להבין את מטרת הדיון האסטרטגי ומה הם צריכים להכין ולתרום.

למשל, אילו מסמכים הם יביאו, אילו דמויות להציג ומשימות או פתרונות שיש לצייר לאחר הפגישה.

פירוק משימות להכנה לפגישה חוסך הרבה זמן ומאמץ בכך שהוא לא משתולל או הופך לביקורת באשמת מי אלא שוכח את מטרת הפגישה.

מגביר את כוח המשא ומתן

צילום: ינליה

במהלך הפגישה לא יימנעו ויכוחים או אי הסכמות. אבל זה מגביר את כוח המשא ומתן של חברי הצוות על ידי הצורך לדון ולהבין את הפתרון הטוב ביותר לפתרון בעיות עבור לקוחות ועסקים. אתה עשוי להיות מופתע למצוא מנהל משא ומתן מצוין בצוות שלך!

ניהול סיכונים 

אף אחד לא רוצה להשתתף בפגישה שתבוטל באמצע הדרך כי אין נתונים או פתרון בעיות.

לכן, פגישת מעקב פירושה שכולם צריכים לתכנן, לאסוף ולספק נתונים מפגישות קודמות, לנתח את הנתונים ולעזור לתרגם את הניתוח לצעדים הבאים שניתן לבצע. פעילויות אלו דואגות לנהל טוב יותר סיכונים. או אפילו להפוך את הפגישה ליותר פרודוקטיבית או ממוקדת מטרה מהקודמת. 

עקוב מקרוב אחר תקציבים ומשאבים

ניהול ישיבות צוות אפקטיביות יוכל לנטר ולהתאים משאבים ולקבל החלטות תקציביות מושכלות. פגישות סקירת אסטרטגיה יעזרו להדגיש מחלקות או תוכניות שעשויות להזדקק למימון נוסף כדי להצליח. הם גם מקום טוב לראות אם אתה צריך להגדיל/להקטין את התקציב שלך או את כוח העבודה שלך.

למי כדאי להשתתף בפגישת הנהלה אסטרטגית? 

האנשים הנדרשים להופיע בפגישה יהיו מנהיגים כגון המנכ"ל (מנכ"ל, מנכ"ל, מנהל עיר ועוד) והמנהל הישיר של הפרויקט.

שחקני מפתח נדרשים להביע דעה בתכנון, אבל לא כולם ממש ליד השולחן.

למי כדאי להשתתף בפגישת הנהלה אסטרטגית?  תמונה: freepik

יותר מדי אנשים בחדר עלולים להוביל ללחץ, כאוס ובלבול. אם יש לך מספר אנשים שרוצים להיות מעורבים בתהליך הזה, כלול אותם בצורה כמו איסוף דעות עובדים באמצעות סקרים וחיוב מישהו בפגישה כדי להבטיח שהנתונים האלה יגיעו לשולחן ויחשבו כחלק מהתהליך.

כיצד לנהל פגישת ניהול אסטרטגי (SMM Plan)? 

הכנה לפגישה

זכור לעקוב אחר ההנחיות הבאות לתכנון פגישה עם 4 שלבים:

  • קבע זמן ואסוף את הנתונים/הדוח הדרושים

קבע מועד והקפד להזמין את כל המנהיגים ועובדי המפתח הנדרשים להשתתף בפגישה זו. ודא שהאנשים בחדר הם אנשים שיכולים להשתתף באופן פעיל בפגישה.

במקביל, אסוף את הנתונים הדרושים, דוחות, עדכון מדדי סטטוס, ואפילו שאלות שיענו עליהן בפגישה. ודא שהגשות אינן קרובות מדי למועד הפגישה, כך שכולם יוכלו לעבור על הנתונים העדכניים ביותר ולכתוב ניתוח על מגמות או סוגיות מתעוררות.

צילום: rawpixel
  • תבנית סדר יום

סדר יום עוזר לך ולמשתתפים להישאר במסלול. רעיונות לסדר היום לפגישה יבטיחו תשובות לשאלות:

  • למה יש לנו את הפגישה הזו?
  • מה אנחנו צריכים להשיג כשהפגישה תסתיים?
  • מהם הצעדים הבאים שעלינו לנקוט?

זכרו כי א סדר יום ישיבות ניהול אסטרטגי יכול להיות כמו סקירה של יעדים, אמצעים ויוזמות, אימות האסטרטגיה והמשך כיוון אסטרטגי ופרויקטים נוכחיים.

הנה סדר יום לדוגמה:

  1. 9.00:9.30 – XNUMX:XNUMX: סקירה של מטרת המפגש
  2. 9.30:11.00 - XNUMX:XNUMX: הערכה מחדש של כל התהליך
  3. 1.00:3.00 – XNUMX:XNUMX: עדכוני מחלקות ומנהיגים
  4. 3.00:4.00 – XNUMX:XNUMX: נושאים בולטים
  5. 4.00:5.00 – XNUMX:XNUMX: ניתנו פתרונות
  6. 5.00:6.00 – XNUMX:XNUMX: תוכנית פעולות
  7. 6.00:6.30 – XNUMX:XNUMX: סשן QnA
  8. 6.30:7.00 – XNUMX:XNUMX: סיום
  • קבע את כללי הבסיס

ניתן לקבוע כללים שיתכוננו לכולם לפני הפגישה.

לדוגמה, אם הם לא יכולים להשתתף, עליהם לשלוח עוזר במקום. 

או על המשתתפים לשמור על סדר, לכבד את הדובר, לא להפריע (וכו')

תמונה: rawpixel

כאמור לעיל, כנס ניהול אסטרטגי הוא אירוע גדול, הנערך בדרך כלל מדי רבעון. לכן, אם אתה רוצה שהצוות שלך יתוודע לתרגול זה ויהיו מוכנים ככל האפשר. עליך לבחון את הפגישה ולארגן פגישות בכל ידיים חודשיות כדי לעדכן את הצוות בכל הכרזות חדשות שאינן מתאימות למייל וכדי להגדיר יעדי חברה ולעקוב אחר ההתקדמות לקראת אלו הקיימות.

אם פגישת כל הידיים תעזור לצוות להכיר ולהכין נתונים לניהול אסטרטגי אז פגישת פתיחה של פרויקט היא הפגישה הראשונה בין הלקוח שהזמין פרויקט לבין החברה שתביא אותו לחיים. פגישה זו תזדקק לשחקנים מרכזיים בלבד כדי לדון ביסודות הפרויקט, מטרתו ומטרותיו.

הפגישה

  • הגדר את מטרת הפגישה ואת התוצאות הרצויות

פגישת תכנון אסטרטגי יכולה להשתבש לחלוטין אם היא מתקיימת מבלי לתת לכולם יעדים מוגדרים ותפוקות תובעניות. לכן הצעד הראשון הוא להגדיר מטרה ברורה ומוחשית לפגישה.

צילום: rawpixel

כמה דוגמאות למטרות ברורות:

  • אסטרטגיה ברשתות חברתיות כדי להגיע לקהל צעיר יותר. 
  • תוכנית לפיתוח מוצר חדש, תכונה חדשה.

אתה יכול גם להגדיר נושאים ספציפיים לפגישות ניהול אסטרטגי כחלק מהיעדים שלך, כגון צמיחה עסקית במחצית השנייה של השנה.

היה כמה שיותר ספציפי עם המטרה שלך. כך קל לכולם להמשיך לעבוד ולקבל את ההחלטות הנכונות.

  • לשבור את הקרח 

עם השינוי בדרך העבודה לאחר שנתיים של המגיפה, חברות חייבות להיות מוכנות תמיד עם פגישות וירטואליות ופגישות מסורתיות משולבות. אנשים המתקשרים באמצעות מסכי מחשב בזמן שאחרים יושבים במשרד יגרום לפעמים לעמיתיך לעבודה להרגיש פחות נרגשים ומנותקים.

לכן, אתה צריך מפגש צוות וירטואלי שוברי קרח ופעילויות חיבור בתחילת המפגש לחימום האווירה.

  • הפוך את הפגישה לאינטראקטיבית

פגישה עסקית יעילה דורשת תקשורת ושיתוף פעולה מכל המשתתפים. אז אתה יכול גם להקצות רשימת משימות למחלקות ספציפיות בחברה שלך כדי לדון בצורה של משחקי פגישות צוות וירטואלי, חידונים או מפגשי סיעור מוחות.

פעילויות אלו חייבות לעודד דיאלוג פתוח וכנה לגבי האתגרים העומדים בפני החברה שלך. במידת האפשר, שברו את כל המחסומים שעלולים להפריע להתקדמות.

הקפד להכין מסמכי אסטרטגיה נאותים, לספק עדכונים שוטפים על ההתקדמות ולדון בנושאים אסטרטגיים בזמן אמת.

  • זיהוי אתגרים פוטנציאליים

מה קורה אם הפגישה חורגת מהזמן המוקצב? מה אם צוות ההנהגה צריך להיעדר כדי להתמודד עם בעיות בלתי צפויות אחרות? אם כולם עסוקים בלהאשים אחרים ולא לקבל את התפוקות הרצויות?

אנא רשום את כל הסיכונים האפשריים עם פתרונות להתכונן היטב!

לדוגמה, שקול להשתמש בטיימר ספירה לאחור עבור פריטים ספציפיים בסדר היום או מצגות. 

  • השתמש בכלים מקוונים 

שימוש בתמונות ובכלים הוא חובה היום בפגישה אם אתה רוצה לתקשר רעיונות בקלות ובמהירות. גם דוחות וסטטיסטיקות יוצגו בצורה ויזואלית וקלה להבנה הודות לכלים אלו. זה גם מעודד אנשים לספק מידע ועוזר לך לקבל החלטות מהירות על ידי קבלת משוב בזמן אמת. אתה יכול למצוא ספקי כלים ותבניות בחינם כמו AhaSlide, Miro ו-Google Slide.

לדוגמה, השתמש מצגות אינטראקטיביות וכלים כמו סקרים וסקרים ליצירת רעיונות יצירתיים והצגתם בזמן אמת.

תמונה: AhaSlide
  • סיום עם פורמט ישיבת העירייה 

בואו נסיים את הפגישה במפגש QnA ב Tפורמט ישיבת אולם משלו.

המשתתפים יכולים להעלות את השאלות שהם רוצים ולקבל תשובות מיידיות ממנהיגים. זה מוכיח שמנהיגים הם לא רק מקבלי החלטות חסרי פנים, אלא הם הוגים מתחשבים שלא רק שמים את האינטרסים של החברה במקום הראשון אלא גם חושבים על האינטרסים של העובדים שלהם.

  • טיפים להנחיית פגישת ניהול אסטרטגי

בנוסף לשלבים שלמעלה, הנה כמה הערות קטנות שיעזרו לך איך לארגן פגישת תכנון אסטרטגי טוב יותר:

  • ודא שכולם משתתפים בדיון.
  • ודא שכולם מקשיבים באופן פעיל.
  • ודא שכולם מיישמים את כישורי עבודת הצוות שלהם.
  • פעל לצמצם את האפשרויות כמה שפחות.
  • אל תחששו לקרוא להצבעה כדי לראות את רמת הדעה והקונצנזוס.
  • תהיה יצירתי! תכנון אסטרטגי הוא זמן לחקור יצירתיות ולראות את התגובות והפתרונות למצבים של כל הצוות.

לסיכום

לניהול ישיבת ניהול אסטרטגית מוצלחת. עליך להתכונן היטב לכל שלב מאנשים, מסמכים, נתונים וכלים. ספק סדר יום ודבק בו כדי שהמשתתפים ידעו מה הם הולכים לעשות ואילו משימות יינתנו. 

AhaSlide מקווה לספק את כל התשובות לשאלות שלך על איך להוביל פגישת תכנון אסטרטגי. מקווה שתיהנו מהטיפים וטכניקות הסיוע המפורטות במאמר זה לשמירה על פגישת ניהול אסטרטגי ופעילויות קבוצתיות פעילות ופרודוקטיביות בין אם במצב לא מקוון ובין אם מקוון.

עוד על איך לארגן פגישה עסקית עם AhaSlides

השתמש בקוד הפניה זה בעת התשלום: AHAXMAS21

📢 סמינר אינטרנט אינטראקטיבי של AhaSlides 📹 הפק את המרב מ-AhaSlides!