ビジネスにおける 10 種類の会議とベスト プラクティス

ビジネスでの会議 プロジェクトマネージャーや企業内の上級職などの指導的立場にある人にはなじみがあります。 これらの集まりは、コミュニケーションを強化し、コラボレーションを促進し、組織内での成功を促進するために不可欠です。 

しかし、こうした会議の定義、種類、目的を誰もが知っているわけではないかもしれません。この記事は包括的なガイドとして機能し、ビジネスで生産的な会議を実施するためのヒントを提供します。

• ビジネスミーティングとは？
• ビジネスにおける会議の種類
• ビジネスで会議を行う方法
• 主要な取り組み 

ビジネスミーティングとは？

ビジネスミーティングとは、ビジネスに関連する特定のトピックについて話し合い、決定を下すために集まった個人の会議です。 この会議の目的には、現在のプロジェクトに関するチーム メンバーの更新、将来の取り組みの計画、問題の解決、または会社全体に影響を与える意思決定が含まれる場合があります。 

ビジネスにおける会議は対面で行うことができますが、 バーチャル、または両方の組み合わせであり、公式または非公式にすることができます。

ビジネス ミーティングの目的は、情報を交換し、チーム メンバーを調整し、ビジネスがその目標を達成するのに役立つ決定を下すことです。

ビジネスにおける会議の種類

ビジネスにはいくつかの種類の会議がありますが、一般的な 10 つの種類は次のとおりです。

1/ 毎月のチームミーティング

月例チーム会議は、進行中のプロジェクトについて話し合い、タスクを割り当て、メンバーに情報を提供して連携を保つために、会社のチーム メンバーが定期的に行う会議です。これらの会議は通常、毎月同じ日に開催され、30 分から数時間続きます (グループの規模と扱う情報の量によって異なります)。

毎月のチーム ミーティングは、チーム メンバーが情報やアイデアを交換し、プロジェクトの進捗状況について話し合い、全員が同じ目標に向かって作業していることを確認するための機会とガイダンスを提供します。 

これらの会議は、チームが直面している課題や問題に対処し、解決策を特定し、プロジェクトやチームの作業の方向性に影響を与える決定を下すためにも使用できます。

An 全員参加の会議 会社のすべてのスタッフが参加する単なる会議、つまり毎月のチーム会議です。 これは定期的な会議で、おそらく月に XNUMX 回開催され、通常は会社のトップによって運営されます。

2/スタンドアップミーティング

この スタンドアップミーティングは、デイリー スタンドアップ ミーティングまたはデイリー スクラム ミーティングとも呼ばれ、通常は 15 分以内の短いミーティングの一種であり、プロジェクトの進捗状況や完了したワークロード、計画、今日取り組む。

同時に、チームメンバーが直面している障害を特定して解決し、それがチームの共通目標にどのように影響するかを把握するのにも役立ちます。 

3/ 近況報告会

ステータス更新ミーティングでは、プロジェクトやタスクの進捗状況についてチーム メンバーから最新情報を提供することに重点が置かれます。 毎週など、月例会議よりも頻繁に開催される場合があります。 

もちろん、ステータス更新会議の目的は、各プロジェクトの進捗状況を透明に把握し、プロジェクトの成功に影響を与える可能性のある課題を特定することです。 これらの会議は、議論や問題解決などの問題に巻き込まれることはありません。

より大規模な会議の場合、ステータス更新会議は「会館、学習センター等でのミーティング、会合、食事会、意見交換会、慈善活動等タウンホールミーティングは、経営陣が従業員からの質問に答えることに重点を置いた、計画された全社会議です。したがって、この会議には質疑応答セッションが含まれており、他の種類の会議よりもオープンで、型にはまらない会議となっています。

4/ 問題解決会議

これらは、組織が直面している課題、危機、または問題を特定して解決することを中心に展開する会議です。 多くの場合、予期しないものであり、さまざまな部門やチームから個人を集めて、特定の問題の解決策を共同で見つける必要があります。

この会議では、これらの出席者が意見を共有し、問題の根本原因を共同で特定し、潜在的な解決策を提案します。 この会議を効果的に行うには、率直かつ正直に話し合い、非難を避け、答えを見つけることに集中するよう奨励する必要があります。

5/ 意思決定会議

これらの会議には、プロジェクト、チーム、または組織全体の方向性に影響を与える重要な決定を下すという目標があります。 出席者は、通常、必要な意思決定権限と専門知識を持つ個人です。

この会議では、利害関係者を必要とするすべての関連情報を事前に提供する必要があります。 次に、会議中に下された決定が確実に実行されるように、フォローアップ アクションが完了時間とともに確立されます。 

6/ブレインストーミングミーティング

ブレインストーミング ミーティングは、ビジネスのための新しく革新的なアイデアを生み出すことに重点を置いています。 

ブレーンストーミング セッションの最も優れた点は、グループの集合知と想像力を活用しながら、チームワークと発明を促進することです。全員が意見を表明し、互いのアイデアを引き出し、独創的で最先端のソリューションを考案できます。

7/ 経営戦略会議

経営戦略会議 組織の長期的な目標、方向性、業績に関する検討、分析、意思決定に重点を置いた高レベルの会議です。上級管理職とリーダーシップ チームが出席するこの会議は、四半期ごとまたは年ごとに開催されます。

これらの会議では、組織が見直され、評価され、競争力や、成長と改善のための新しい機会が特定されます。

8/ プロジェクトキックオフミーティング

A プロジェクトキックオフミーティング 新しいプロジェクトの正式な開始を記念する会議です。 プロジェクト マネージャー、チーム メンバー、他の部門の利害関係者など、プロジェクト チームの主要人物を集めて、目標、目的、タイムライン、予算について話し合います。

また、プロジェクト マネージャーが明確なコミュニケーション チャネルを確立し、期待を設定し、チーム メンバーが自分の役割と責任を確実に理解できるようにする機会も提供します。

これらは、ビジネスで最も一般的な種類の会議の一部であり、組織の規模と種類によって形式と構造が変わる可能性があります。

9/ 導入ミーティング

An 紹介会 チームメンバーとそのリーダーが公式に会うのは初めてで、関係者が協力関係を築き、将来的にチームに貢献したいかどうかを判断します。

このミーティングの目的は、チーム メンバーが一緒にいて、各参加者の背景、興味、および目標を知る時間を与えることです。 あなたとあなたのチームの好みに応じて、さまざまな状況に応じて、公式または非公式の紹介会議を設定できます。

10/ タウンホールミーティング

この概念は、政治家が有権者と会い、問題や法律について話し合う地元のニューイングランドのタウンミーティングから生まれました。

今日、 会館、学習センター等でのミーティング、会合、食事会、意見交換会、慈善活動等 は、経営陣が従業員からの質問に直接答える、計画された全社会議です。 これにより、リーダーとスタッフ間のオープンなコミュニケーションと透明性が可能になります。 従業員は質問してすぐにフィードバックを得ることができます。

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ビジネスで会議を行う方法

するためには 良い会議を、まず、送信する必要があります ミーティング招待メール.

ビジネスで効果的な会議を実施するには、会議が生産的で意図した目標を達成できるように、慎重な計画と準備が必要です。 次のアドバイスは、生産的なビジネス会議を行うのに役立ちます。

1/ 目的と目標を定義する

ビジネス会議の目的と目的を定義することは、会議が生産的で意図した結果を生み出すために重要です。 次のことを確認する必要があります。

• 目的。 会議には、特定のトピックについて話し合ったり、決定を下したり、最新情報を提供したりする目的があることを確認してください。 会議が必要な理由と期待される結果を定義する必要があります。
• 目的。 ビジネス会議の目標は、会議の終わりまでに達成したい具体的で測定可能な成果です。 タイムラインや KPI など、ミーティングの全体的な目的に沿ったものにする必要があります。

たとえば、新製品の発売について話し合う会議では、売上の増加または市場シェアの向上という全体的な目標に沿った目標を設定する必要があります。

2/ 会議の議題を準備する

A 会議の議題 会議のロードマップとして機能し、議論の焦点を合わせて軌道に乗せるのに役立ちます。

したがって、効果的なアジェンダを準備することで、ビジネス会議が生産的で集中的になり、何を議論し、何を期待し、何を達成する必要があるかを全員が認識できるようになります。 

3/ 適切な参加者を招待する

役割と議論するトピックに基づいて、誰が会議に出席すべきかを検討します。 会議がスムーズに進行するように、出席する必要がある人だけを招待してください。 適切な出席者を選択するために考慮すべき要素には、適性、専門知識のレベル、権限などがあります。

4/ 時間を効果的に割り当てる

各問題の重要性と複雑さを考慮して、議題の各トピックに十分な時間を割り当てるようにしてください。これにより、すべてのトピックに十分な注意が払われ、会議が時間超過することがなくなります。

また、スケジュールはできる限り守るべきですが、必要に応じて変更できる柔軟性も必要です。参加者が元気を取り戻し、再び集中できるように、短い休憩を取ることも検討してください。これにより、会議のエネルギーと関心を維持できます。

5/ 会議をよりインタラクティブで魅力的なものにする

すべての参加者が発言し、考えやアイデアを共有できるようにすることで、ビジネス会議をよりインタラクティブで魅力的なものにします。 次のようなインタラクティブなアクティビティを使用するだけでなく、 ライブ投票 or ブレーンストーミングセッション スピナーホイールは、参加者を参加させてディスカッションに集中させるのに役立ちます。

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6/議事録

取得 会議議事録 ビジネス会議中の重要なタスクは、会議中に行われた主な議論と決定を文書化するのに役立ちます。 また、透明性の向上にも役立ち、次の会議に入る前に全員が同じページにいることを確認できます。

7/アクションアイテムのフォローアップ

アクション項目をフォローアップすることで、会議中に下された決定が実行に移され、全員が自分の責任を明確にできるようになります。

参加者からのフィードバックを常に収集して、今後のビジネス ミーティングをさらに充実させましょう。ミーティング終了後に、メールやプレゼンテーション スライドでフィードバックを共有できます。ミーティングが退屈にならず、全員が楽しめるようになります💪

主要な取り組み 

うまくいけば、この記事で AhaSlides、ビジネスにおける会議の種類とその目的を区別できます。 また、これらの手順とベスト プラクティスに従うことで、ビジネス ミーティングを効率的かつ集中的に行い、望ましい結果を生み出すことができます。

ビジネス会議を効果的に実施することは、組織内のコミュニケーション、コラボレーション、および成功を改善するのに役立ち、成功するビジネス管理の重要な要素です。

よくある質問