Dauguma pristatymo patarimų sutelkti į pateikimą. Kalbėkite aiškiai. Užmegzkite akių kontaktą. Neskubėkite. Visa tai svarbu, bet tai yra trečia vieta. Prieš pateikimą yra pasiruošimas. Prieš pasiruošimą yra kai kas svarbesnio: žinoti, kokį pristatymą kuriate, kam jis skirtas ir ko iš tikrųjų tikitės iš jų, kai jis baigsis.
Dešimt patarimų šiame vadove apima visą temą – nuo sprendimų, kuriuos priimate prieš atidarydami skaidrių rinkinį, iki koregavimų, kuriuos atliekate realiuoju laiku, kai auditorija pradeda prarasti dėmesį. Kai kurie iš jų bus pažįstami. Keli gali visiškai pakeisti jūsų požiūrį į pristatymus.
Jie geriausiai veikia tepant kartu. Bet jei ieškote, nuo ko pradėti, pirmasis patarimas yra tinkama vieta.
1. Žinoti savo auditoriją prieš jums žinant savo turinį
Dažniausia prezentacijų nesėkmės priežastis yra ta, kad jos buvo sukurtos netinkamai auditorijai. Turinys geras. Gylis netinkamas. Pavyzdžiai ne itin tikslūs. Tonas atrodo keistas. Visa tai kyla iš vieno sprendimo, priimto prieš pirmąją skaidrę: kam tai iš tikrųjų skirta?
Prieš ką nors rašydami, atsakykite į keturis klausimus. Ką ši auditorija jau žino apie temą? Kokias problemas jie turi, kurias galėtų išspręsti jūsų pristatymas? Kokia kalba ir nuorodos atrodys pažįstamos, o ne svetimos? Ar jie čia todėl, kad nori būti čia, ar todėl, kad jaučiasi įpareigoti?
Atsakymai formuoja kiekvieną vėlesnį sprendimą. Duomenų analizės pristatymas vadovams visiškai nepanašus į tą patį pristatymą duomenų mokslininkams. Ta pati tema. Visiškai kitoks turinys, gylis ir tonas. Dizainas skirtas žmonėms kambaryje, o ne įsivaizduojamai vidutinei auditorijai.
2. Sukurkite savo struktūrą prieš kuriant skaidres
Atveriant tuščią rinkinį ir pradedant pildyti skaidres, pristatymai tampa labiau surinkti, o ne nuoseklūs. Struktūra yra sprendimas, kuris palengvina viską kita, ir jis turi būti priimtas prieš atsirandant bet kokiai skaidrei.
Veiksmingas pristatymas vadovaujasi ta pačia pagrindine logika, nepriklausomai nuo temos. Pradėkite nurodydami, kodėl tai svarbu jūsų konkrečiai auditorijai dabar. Pagrindinę mintį išsakykite anksti, užuot leidę žmonėms laukti iki pabaigos, kad suprastų, ką jūs teigiate. Pagrindinėje mintyje išplėtokite tris–penkis skirtingus punktus, kiekvieną pagrįstus įrodymais ir susiejusius su pagrindine mintimi. Užbaikite patvirtinimu ir konkrečiu raginimu veikti: priimti sprendimą, pakeisti elgesį, kitą žingsnį.
Perėjimai yra tokie pat svarbūs, kaip ir pačios dalys. Posakis „Dabar, kai aptarėme X, panagrinėkime Y“ padeda išlaikyti auditorijos dėmesį. Be jų dalys atrodo sudėtingos, o ne susijusios.
3. Žinokite savo stilių ir naudokite jį
Vieni pranešėjai užvaldo auditoriją energija ir tempu. Kiti – tikslumu ir ramybe. Nei vienas iš jų nėra geresnis. Pristatymus kenkia ne netinkamas stilius, o netinkamas jį pristatančiam asmeniui.
Stebėkite save vaizdo įraše ir atkreipkite dėmesį į tai, kas iš tikrųjų veikia, o ne į tai, ką norėtumėte, kad veiktų. Ar esate įgimtas pasakotojas? Pasinaudokite tuo. Ar kuriate pasitikėjimą remdamiesi duomenimis ir tikslumu? Pasinaudokite tuo. Introvertas, atliekantis ekstraversiją, iš karto atrodo neautentiškas. Remdamiesi tuo, ką iš tikrųjų darote gerai, sukuriate daugiau patikimumo nei bandymas atkartoti kažkieno kito požiūrį.
4. Pirmiausia parašykite įžangą ir pabaigą
Žmonės geriau nei bet ką prisimena pristatymų pradžioje ir pabaigoje. Dauguma pranešėjų juos rašo paskiausiai, t. y. atvirkščiai.
Jūsų įžanga turi apie trisdešimt sekundžių, kad patrauktumėte visų dėmesį, prieš žmonėms pradedant spręsti, ar jie klausosi, ar ne. Negaiškite tų sekundžių dėkodami organizatoriams ar aiškindami, ką ruošiatės pasakyti. Pradėkite kažkuo, kas iš karto patraukia dėmesį: klausimu, konkrečiu scenarijumi, nelogiška pastaba. Įžanga turėtų paskatinti žmones pasilenkti, o ne atsipalaiduoti.
Jūsų užbaigimas turėtų aiškiai pasakyti auditorijai, ką daryti toliau. Tai neturėtų būti jūsų aptartų dalykų santrauka. Ne „ar turite klausimų?“ be laiko į juos atsakyti. Konkretus, veiksmingas kitas žingsnis, kuris suteiktų jūsų ką tik atliktam pasiruošimui kryptį, kuria reikia remtis.
Parašykite abu, prieš rašydami ką nors kita. Viskas, kas yra per vidurį, egzistuoja tam, kad juos sujungtų.
5. Naudoti skaidres kaip palaikymas, o ne kaip pristatymas
Skaidrės, perpildytos tekstu, nepadeda pranešėjo darbui. Jos jį pakeičia. Kai auditorija ekrane galės perskaityti viską, ką verta žinoti, ji tai padarys ir tuo pačiu nustos jūsų klausytis.
Kiekviena skaidrė turėtų perteikti vieną mintį. Naudokite vaizdus, kurie yra būdingi jūsų minčiai, o ne bendro pobūdžio nuotraukas, kurios rodo, kad nepakankamai gerai apgalvojote vaizdinę medžiagą. Rodydami duomenis, juos komentuokite: naudokite spalvas, rodykles ar išnašas, kad atkreiptumėte dėmesį į svarbų atradimą, o ne prašykite auditorijos patiems jį surasti.
Siektinas standartas: jei kas nors skaito jūsų skaidres negirdėdamas jūsų pristatymo, jis turėtų turėti klausimų, o ne atsakymų. Skaidrės, kurios kelia klausimus, duoda pranešėjui veiklos. Skaidrės, kurios atsako į viską, pranešėjo darbą padaro nereikalingu.
6. Ruoškite užrašus, o ne scenarijų
Viso pristatymo įsiminimas didina nerimą, o ne jį mažina. Kai deklamuojate, o ne kalbate, pamiršti bent vieną žodį atrodo katastrofiškai. Raštai kiekvieną nukrypimą paverčia nesėkme.
Raktinių žodžių užrašai veikia skirtingai. Užsirašykite kiekvieno skyriaus pagrindinę mintį, bet kokią statistiką, kurią reikia tiksliai cituoti, ir pereinamąsias frazes. Rašykite juos pakankamai trumpus, kad galėtumėte juos peržvelgti vienu žvilgsniu. Užrašai yra, jei paliekate tuščius, bet jūs nuo jų nepriklausote. Kalbate pokalbio stiliumi, prisitaikote prie kambario ir natūraliai atsigaunate po bet kokio nukrypimo, nes iš pradžių niekada nedeklamavote.
7. Sulėtinkite tempą ir sąmoningai naudokite tylą
Nervingi kalbėtojai skuba. Tai vienas iš labiausiai matomų nerimo požymių ir vienas lengviausiai ištaisomų, bet tik tuo atveju, jei į tai atkreipiate dėmesį.
Sąmoningai sulėtinkite tempą. Palikite tarp idėjų erdvės, kad auditorija galėtų įsisavinti tai, ką pasakėte. Prieš svarbias mintis darykite pauzes, kad sukeltumėte laukimą. Po jų darykite pauzes, kad jos galėtų įsiklausyti. Trijų sekundžių pauzė jums atrodo kaip amžinybė, o visiems klausytojams – visiškai natūrali. Kalbėtojai, kurie atrodo labiausiai pasitikintys savimi, dažnai yra tie, kuriems tyla yra patogiausia.
8. Leiskite savo kūnui palaikyti jūsų žodžius
Jūsų laikysena, gestai ir judesiai bendrauja anksčiau nei žodžiai. Atvira laikysena, atlošti pečiai, matomos rankos rodo pasitikėjimą savimi. Sukryžiuotos rankos rodo gynybiškumą. Rankos kišenėse rodo atsiribojimą. Nuolatiniai judesiai rodo nervingumą.
Gestai turėtų būti sąmoningi ir pritaikyti prie kambario dydžio. Mažas gestas didelėje erdvėje išnyksta. Didelis gestas mažoje erdvėje atrodo agresyvus. Judesys turėtų turėti tikslą: priartėjimas prie auditorijos svarbaus momento metu sukuria ryšį. Žingsniavimas be tyčios sukuria triukšmą.
Akių kontaktas yra tiesiausias pasitikėjimo savimi signalas pranešėjui. Pažvelkite į skirtingas kambario dalis, užuot sutelkę dėmesį į vieną asmenį ar žiūrėję žemyn. Trumpi, nuoširdūs pokalbiai kitoje kambario pusėje sukuria įspūdį, kad kalbatės su žmonėmis, o ne į juos.
9. Pakartokite pagrindinę žinutę
Žmonės neprisimena daugumos to, ką girdi pristatyme. Jie prisimena pagrindinę mintį, jei ji aiškiai pabrėžiama ir prie jos nuolat grįžtama.
Įžangoje nurodykite pagrindinę mintį. Pakartokite ją pavyzdžiais ir įrodymais tekste. Pakartokite ją išvadoje kita kalba. Tai ne perteklius. Taip veikia įsiminimas. Kartojimas, kuris jį pateikiančiam asmeniui atrodo mechaniškas, gavėjui atrodo kaip aiškumas.
10. Įvertinkite kambarį ir pakoreguokite
Geriausi pranešėjai ne tie, kurie griežčiausiai laikosi plano. Jie pastebi, kai kažkas neveikia, ir tai pakeičia.
Stebėkite signalus. Žmonės pasilenkia ir užmezga akių kontaktą, reiškia, kad turite pakankamai erdvės. Žmonės atsitraukia, tikrina telefonus ar tyli, reiškia, kad prarandate savitvardą. Kai taip nutinka, prisitaikykite. Užduokite klausimą. Priartėkite. Pakeiskite tempą. Papasakokite istoriją. Šie maži pokyčiai atkuria dėmesį netrikdydami pristatymo.
Kai pametate temą arba užkliūvate už žodžio, stabtelėkite, įkvėpkite ir tęskite. Jūsų auditorija beveik iš karto pamirš klaidą. Jūs ją prisiminsite kelias dienas. Asimetriją naudinga žinoti.
Kaip efektyviai praktikuotis
Dešimt aukščiau pateiktų patarimų veikia tik tuo atveju, jei iš tikrųjų su jais repetuojate. Dažniausia pasiruošimo klaida yra perskaityti savo užrašus ir manyti, kad jie svarbūs. Tai neatkartoja kalbėjimo patirties, o tai reiškia, kad pirmą kartą tai darote esant spaudimui prieš savo tikrą auditoriją.
Garsiai repetuokite stovėdami, tokiu tempu, kokiu iš tikrųjų naudosite. Ne greičiau. Dauguma žmonių užklumpa netikėtai atotrūkį tarp tylios repeticijos ir gyvo atlikimo. Garsus kalbėjimas suaktyvina kitokius dalykus nei skaitymas, ir vienintelis būdas panaikinti šį atotrūkį – repetuoti, kaip atliksite.
Įrašykite save bent kartą. Pirmą kartą žiūrėkite su garsu, kad įvertintumėte savo kūno kalbą, tada su garsu, kad pastebėtumėte nereikalingus žodžius, tempo problemas ir akimirkas, kai pametate mintį. Dauguma žmonių įrašą laiko mažiau skausmingu, nei tikėjosi, ir naudingesniu nei bet kokia kita grįžtamojo ryšio forma.
Dažniau nei bet kurią kitą dalį peržvelkite pradžią ir pabaigą. Tai akimirkos, kurios nustato toną ir palieka ilgalaikį įspūdį. Jos turėtų atrodyti pakankamai pažįstamos, kad būtų galima jas perteikti be kognityvinės naštos, o tai išlaisvina jus iš tikrųjų susitapatinti su kambariu, o ne sutelkti dėmesį į tai, kas bus toliau.
Planuokite laiką. Tiksliai žinokite, kiek laiko trunka jūsų pristatymas, kad nesužinotumėte sesijos viduryje, jog jums liko penkiolika minučių medžiagos ir penkios. Viršijimas laiko yra vienas matomiausių būdų pakenkti auditorijos, kuri turi kur būti, patikimumui.
Praktikuokitės sąlygomis, kurios kuo labiau atitiktų tikrąją prezentaciją. Stovėkite, o ne sėdėkite. Kambaryje, o ne prie savo stalo. Ant įrangos, kurią iš tikrųjų naudosite. Kuo labiau jūsų praktikos aplinka panašės į tikrąją, tuo labiau jūsų pasiruošimas bus naudingas.
Žengiant toliau su „AhaSlides“
Vienas dalykas, kurio vien pasiruošimas ir pristatymas negali iki galo išspręsti, yra daugelio pristatymų vienpusė dinamika. Galite būti gerai pasiruošę, aiškūs ir pasitikintys savimi, bet vis tiek prarasti žmonių dėmesį, nes nėra nieko, kas jų prašotų dalyvauti.
Interaktyvūs elementai tai pakeičia. Apklausa pristatymo metu suteikia auditorijai į ką reaguoti, o ne tik gauti atsakymus. Žodžių debesis išryškina tai, kas rezonuoja realiuoju laiku, o ne palieka spėlioti. Anoniminė klausimų ir atsakymų sesija užfiksuoja klausimus, kuriuos žmonės turi, bet neužduoda garsiai, o tai reiškia, kad sužinote, ką jūsų auditorija iš tikrųjų galvoja, o ne tai, ką jiems patogu sakyti.
Šios akimirkos nepakeičia pasiruošimo ar pristatymo. Jos nutinka, kai pasiruošimas ir pristatymas jau yra tvirti ir norite, kad auditorija išliktų viso to metu. „AhaSlides“ leidžia jas sukurti paprastai: apklausos, viktorinos, žodžių debesys ir klausimai bei atsakymai yra jūsų pristatymo sraute, o ne šalia jo, todėl perėjimas nuo turinio prie dalyvavimo atrodo sąmoningas, o ne trikdantis.
Baigiamasis žodis
Veiksmingas pristatymas nėra talento rezultatas. Tai auditorijos pažinimo, jai tinkamos struktūros sukūrimo, kruopštaus pasiruošimo, kad pristatymas atrodytų natūraliai, ir pakankamo išlikimo, kad būtų galima prisitaikyti, kai kažkas nepavyksta, rezultatas.
Niekas iš to nėra paslaptinga. Visa tai galima išmokti.
Pasirinkite vieną patarimą iš šio vadovo ir pritaikykite jį kitam savo pristatymui. Atkreipkite dėmesį, kas pasikeičia. Tada pridėkite kitą. Tai visas procesas.
