Klausimų ir atsakymų sesijoje pristatymai arba susijungia, arba išsisklaido. Viskas, kas buvo anksčiau, buvo kontroliuojama: jūs pasirinkote turinį, jūs nustatėte tempą, jūs nusprendėte, ką pabrėžti. Tada kažkas pakelia ranką ir jūs dirbate be jokio tinklo.
Dauguma pranešėjų klausimų ir atsakymų sesiją laiko kažkuo, ką reikia išgyventi, o ne kažkuo, ką galima panaudoti. Jie skuba ją išspręsti, skiria likusį laiką po ilgo parengto turinio aptarimo ir laiko ją sėkme, jei niekas nepavyksta blogai. Tai praleista proga. Gerai organizuota sesija... Klausimų ir atsakymų sesija gali padaryti tai, ko negalima padaryti jūsų paruoštomis pastabomis: tai atskleidžia, kas iš tikrųjų rūpi jūsų auditorijai, ugdo pasitikėjimą per nuoširdų bendravimą ir sukuria tokią nuoširdžią sąveiką, kurią žmonės prisimena ilgai po to, kai skaidrės jau išblėso.
Šiame vadove aprašomos devynios strategijos, kaip sėkmingai vesti klausimų ir atsakymų sesijas, taip pat pateikiami praktiniai patarimai, kaip gerai atsakyti į klausimus ir kaip spręsti sudėtingus klausimus neužimant vietos.
Kodėl klausimų ir atsakymų sesijos yra svarbesnės, nei dauguma pranešėjų suvokia
Parengtą pristatymo dalį gauna jūsų auditorija. Klausimų ir atsakymų sesijoje jie dalyvauja. Šis skirtumas yra svarbesnis, nei gali atrodyti.
Kai kas nors užduoda klausimą ir gauna apgalvotą, sąžiningą atsakymą, kažkas pasikeičia. Jie nebėra pasyvūs informacijos gavėjai. Jie prisidėjo prie sesijos ir buvo išklausyti. Ši patirtis sukuria kitokį įsitraukimą, nei gali sukurti net ir labiausiai išbaigtos parengtos pastabos. Žmonės prisimena pokalbius. Jie prisimena, kad jautėsi išgirsti. Būtent klausimų ir atsakymų sesija ir yra ta vieta, kur tai vyksta.
Tai taip pat suteikia jums realaus laiko signalą apie tai, ką jūsų auditorija suprato, dėl ko jie abejoja ir kas jiems rūpi, į ką jūs neatsakėte. Ši informacija yra vertinga šiuo metu ir vertinga kiekvienam jūsų vėliau vedamam pristatymui ta pačia tema.
1. Skirkite tam realaus laiko
Klausimų ir atsakymų sesijos dažniausiai nepavyksta dar neprasidėjusios, kai pranešėjas nusprendžia skirti jiems likusį laiką po to, kai paruoštas turinys užsitęsia. Paprastai tai būna penkios minutės, dažniausiai skubotos ir dažnai nepakankamos, kad įvyktų kas nors reikšmingo.
Naudinga nykščio taisyklė: maždaug dvidešimt–dvidešimt penkis procentus viso sesijos laiko skirkite klausimams ir atsakymams. Šešiasdešimt minučių reiškia penkiolika minučių klausimams. Dvidešimt minučių reiškia penkias. Toks paskirstymas auditorijai signalizuoja, kad jų indėlis yra tikra sesijos dalis, o ne mandagumo pokalbio pabaiga. Tai taip pat suteikia erdvės pokalbiams vystytis. Geri klausimai veda prie tolesnių klausimų. Skuboje aplinkoje nieko negalima tyrinėti.
2. Sukurkite sąlygas klausimams dar prieš jiems prireikiant
Šaltuose kambariuose auditorija neužduoda klausimų. Jei jūsų pristatymas atrodo formalus ir atitolęs, žmonės susilaiko. Jie nerimauja, kad nepaklaus ko nors akivaizdaus ar nepasakys ne to, kas negerai, kolegų akivaizdoje.
Taisymas prasideda dar prieš klausimų ir atsakymų dalį. Naudokite pokalbio kalbą, o ne formalų bendravimą. Užmegzkite akių kontaktą. Pradžioje aiškiai paraginkite užduoti klausimus: „Jei kas nors neaišku arba norite ką nors išsamiau aptarti, prašau mane pertraukti.“ Šis leidimas yra svarbus. Jis pašalina barjerą dar jam nesusiformavus.
Virtualių pristatymų atveju tai dar svarbiau, nes negalite taip pat suprasti patalpos energijos. Periodiniai kvietimai viso užsiėmimo metu, pavyzdžiui, „Norėčiau išgirsti jūsų mintis šiuo klausimu“ arba „ar kas nors norėtų tai išsamiau išnagrinėti“, suteikia galimybę dalyvauti, o ne vyksta tik nustatytu laiku.
3. Pasiruoškite klausimus, kurių norėtumėte, kad jums būtų užduodami
Ne kiekvienas klausimų ir atsakymų seansas vyksta natūraliai. Kartais auditorija būna pavargusi, nežino, nuo ko pradėti, arba tiesiog nebuvo tokioje aplinkoje, kurioje klausimai būtų nuoširdžiai laukiami. Mirtina tyla po klausimo „ar turite klausimų?“ sukelia tokią nejaukią situaciją, kad sunku atsigauti.
Sprendimas paprastas: paruoškite penkis–aštuonis klausimus, kurių tikitės iš auditorijos, ir gerai apgalvokite savo atsakymus. Ne tam, kad juos parašytumėte, o tam, kad jūsų mąstymas būtų aiškus. Jei kambaryje pasidaro tylu, parengtus klausimus pateikite natūraliai: „manęs dažnai apie tai klausia...“ arba „žmonės paprastai nori žinoti...“ Jūs vis tiek teikiate vertę, o pokalbis tęsiasi.
Galbūt niekada jų nenaudosite. Tačiau turėdami juos pasiruošę, tyla jūsų neužklups netikėtai, ir tas susikaupimas matomas.
4. Naudokite technologijas klausimams rinkti
Skaitmeniniai klausimų ir atsakymų įrankiai pakeičia dalyvavimo sąlygas taip, kaip to negali padaryti iškėlęs klausimą. Anoniminis pateikimas pašalina socialinę riziką, kylančią užduodant klausimą kolegų ar vyresniojo vadovo akivaizdoje. Pritarimas atskleidžia tai, ką auditorija iš tikrųjų nori žinoti, o ne tai, ką vienas asmuo paklausė pirmas. Rašytiniai pateikimai suteikia tylesniems dalyviams galimybę, ko garsesnis kalbėjimas nesuteikia.
Įrankiai, tokie kaip „AhaSlides“, Slido„,“ ir „Mentimeter“ siūlo tiesioginį klausimų pateikimą. Rodykite klausimus ekrane, kai tik jie gaunami. Toks skaidrumas užtikrina visų, įskaitant ir tuos, kurie neužduoda klausimų, susidomėjimą: jie gali matyti klausimus ir sekti atsakymus realiuoju laiku.
Jei esate kambaryje be patikimų technologijų, tinka fizinės kortelės. Paprašykite žmonių parašyti klausimus ir perduoti juos moderatoriui. Anonimiškumo nauda yra ta pati.
5. Prieš atsakydami į klausimus, perfrazuokite juos
Kai kas nors užduoda klausimą, prieš atsakydami pakartokite jį. Tai skamba kaip smulkmena. Ji atlieka tris skirtingas funkcijas.
Pirma, tai užtikrina, kad visi kambaryje esantys žmonės išgirstų klausimą. Didesnėse erdvėse arba su tylesniais garsiakalbiais ne visi supranta originalą. Antra, tai suteikia jums tris–penkias sekundes sutvarkyti savo atsakymą be nejaukios tylos. Trečia, ir tai naudingiausia, tai leidžia prireikus performuluoti klausimą. „Ar šis metodas ne per brangus?“ gali virsti „klausiate apie sąnaudų ir naudos analizę“. Esmė ta pati. Formulavimas yra produktyvesnis.
Venkite perfrazuoti klausimus į „taip“ arba „ne“. „Taigi, norite sužinoti, ar tai veikia?“ užbaigia temą. „Jūs klausiate, kaip tai veikia praktiškai“ atveria temą.
6. Pradžioje papasakokite auditorijai apie klausimų ir atsakymų dalį
Paskelbus klausimų ir atsakymų sesiją pristatymo pradžioje, keičiasi žmonių klausymosi būdas. Jie pradeda užsirašyti klausimus jums kalbant, o ne pasyviai priima informaciją. Jie galvoja apie tai, ko nesupranta ir ką nori ištirti. Jūsų pateikiami klausimai yra geresni, nes žmonės turėjo laiko juos suformuluoti.
Paprasta eilutė įžangoje to pakanka: „Pabaigoje skirsiu dvidešimt minučių klausimams, tad pradėkite galvoti apie tai, ką norite sužinoti.“ Ilgesnių pristatymų metu kelių klausimų ir atsakymų punktų paskelbimas po vieną po kiekvieno skyriaus neleidžia žmonėms mintyse patikrinti ir suteikia jiems reguliarių progų įsitraukti.
7. Tęskite pokalbį po sesijos
Tolesnis el. laiškas, išsiųstas per dvidešimt keturias valandas, padidina jūsų klausimų ir atsakymų vertę už auditorijos ribų. Padėkokite dalyviams, paminėkite ką nors iš diskusijos ir pasiūlykite tęsti dialogą: „Jei po diskusijos pabaigos kiltų papildomų klausimų, nedvejodami atsakykite čia.“
Tai turi keletą tikslų. Tai sustiprina pagrindinius dalykus. Tai suteikia tylesniems dalyviams galimybę paklausti to, ko jie nesijautė patogiai keldami viešai. Ir tai rodo, kad jus domina pokalbis, o ne tik jo atlikimas.
Didesnių renginių metu dažniausiai užduodamų klausimų surinkimas ir atsakymų išsiuntimas visiems dalyviams padaugina patalpoje vykstančio renginio vertę.
8. Didesnėms sesijoms pasitelkite moderatorių
Kai pristatyti pranešimą daugiau nei penkiasdešimčiai žmonių, pačiam tvarkyti klausimų ir atsakymų funkciją tampa išties sudėtinga. Reikia atsakinėti ir tuo pačiu metu sekti pakeltas rankas, spręsti, kieno klausimą nagrinėti toliau, ir stebėti laiką. Paprastai kažkas nukenčia.
Moderatorius rūpinasi logistika, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į atsakymus. Jo darbas – filtruoti klausimus, grupuoti panašius, stebėti laiką ir garsiai perskaityti klausimus, jei naudojate rašytinius pateikimus. Jis taip pat gali paprašyti patikslinančių klausimų, jei klausimas yra neaiškus, todėl jūsų atsakymas bus naudingesnis visiems.
Toks pareigų atskyrimas pašalina kognityvinės naštos sluoksnį būtent tuo metu, kai jums labiausiai reikia būti šalia ir reaguoti į situaciją.
9. Nustatykite anoniminį pateikimą kaip numatytąjį
Anoniminiai klausimai visada yra geresni klausimai. Žmonės užduoda sudėtingesnių dalykų, atskleidžia tikrą netikrumą ir nagrinėja temas, kurių viešai nekeltų. Pokalbio kokybė pagerėja, kai sumažėja socialinė klausimo rizika.
Jei naudojate skaitmeninį įrankį, anoniminis pateikimas paprastai yra nustatymas, o ne numatytasis. Įjunkite jį. Rodykite klausimus ekrane be pateikėjo vardo. Jei jūsų auditorijoje yra žmonių, kurie gali susilaikyti dėl kitų kambaryje esančių asmenų, šis vienas pakeitimas pastebimai pakeis klausimų ir atsakymų sesiją.
Kaip gerai atsakyti į klausimus
Aukščiau pateiktos strategijos sukuria gerą klausimų ir atsakymų sesiją. Jūsų atsakymas nulemia, ar tai iš tikrųjų yra teisingas klausimas.
Prieš atsakydami, padarykite pauzę. Ne ilgam, dviem ar trims sekundėms, bet pakankamai, kad sutvarkytumėte mintis. Ta trumpa pauzė rodo apmąstymą, o ne gynybinę poziciją, ir beveik visada pateikia geresnį atsakymą nei pirmas dalykas, kuris ateina į galvą.
Atsakykite į užduotą klausimą, o ne į tą, kurį norėtumėte atsakyti. Jei kas nors klausia apie kainą, atsakykite apie kainą. Jei kas nors klausia apie apribojimą, aptarkite jį. Nukreipimas į kitą temą skaitomas kaip vengimas ir kenkia pasitikėjimui, kurį kūrė klausimų ir atsakymų sesija.
Atsakymus pateikite glaustai. Daugumai klausimų tinkamas laikas yra nuo trisdešimties iki dviejų minučių. Ilgesni atsakymai atima erdvę ir laiką, kurį galėtų skirti kiti klausimai. Jei klausimą tikrai reikia išsamiau išnagrinėti, pasiūlykite tęsti pokalbį individualiai po sesijos, užuot dominavę grupės laikui.
Įvertinkite gerus klausimus nebūdami globėjiški. „Tai apgalvota mintis“ yra tinkamas atsakymas. „Puikus klausimas!“, pakartotas prie kiekvieno klausimo, po antro karto nustoja ką nors reikšti.
Jei nežinote atsakymo, pasakykite. Auditorija labiau gerbia sąžiningumą nei užtikrintai skambantį ignoravimą. „Tai ne mano kompetencija, bet galiu jus sujungti su kuo nors, kas gali padėti“ arba „Neturiu tokių duomenų priešais save, bet atsiųsiu juos jums vėliau“ yra patikimesni posakiai nei blefavimas.
Venkite gynybinės kalbos. „Tiesą sakant“ ir „na, tai, ką pasakei, nėra visiškai teisinga“ sukuria atstumą. „Tai įdomu, ir štai kitas požiūris“ arba „tu teisus dėl X, ir be to...“ padeda pokalbiui išlikti bendradarbiavimu, o ne priešiškumu grįstam.
Sudėtingų klausimų sprendimas
Sunkūs klausimai paprastai būna tiesiog neatidėliotini. Po konfrontacine formuluote beveik visada slypi tikras rūpestis, kurį verta spręsti.
Kai kas nors atrodo nusivylęs ar priešiškai nusiteikęs, prieš kalbėdami apie klausimą, pripažinkite emociją. „Girdėjau, kad jums tai svarbu“ arba „Suprantu jūsų susirūpinimą“ atlieka du veiksmus: nuramina situaciją ir parodo, kad klausotės, o ne tik laukiate atsakymo. Tada tiesiogiai atsakykite į tikrąjį klausimą.
Išlikite ramūs. Konfrontacinio tono atitikimas niekada nepadeda. Ramybės išlaikymas spaudžiant parodo pasitikėjimą savimi taip, kaip to nepadaro kruopščiai paruoštos pastabos.
Jei klausimas iš tiesų neatitinka temos arba yra netinkamas, nukreipkite jį kitu klausimu nesugėdindami žmogaus. „Tai įdomu, bet neatitinka šiandienos temos. Mielai apie tai pakalbėsime vėliau, jei norėsite“ – tai tiesioginis, bet neatmetantis atsakymas.
Jei kas nors pasiryžęs diskutuoti, o ne diskutuoti, pasiūlykite grakščią išeitį. „Akivaizdu, kad mes tai matome kitaip, ir tai yra pagrįstas dalykas, dėl kurio nesutinkame. Mielai tęsime tai neprisijungę, bet užtikrinkime, kad kiti turėtų galimybę užduoti savo klausimus.“ Taip užbaigiamas ciklas nieko nenusileidžiant ir nesukuriant nepatogios aklavietės.
Žengiant toliau su „AhaSlides“
Patikimiausias būdas pagerinti klausimų ir atsakymų sesiją – pakeisti dalyvavimo sąlygas. Anoniminis klausimų pateikimas, balsavimas teigiamai ir tiesioginis klausimų rodymas ekrane – visa tai daroma būtent taip. Tai pašalina socialinę klausimų keliamą riziką, atskleidžia tai, ką kambaryje esantys asmenys iš tikrųjų nori žinoti, ir išlaiko visų susidomėjimą, net kai jie patys neklausia.
„AhaSlides“ visas šias funkcijas integruoja į platformą, kuri yra jūsų pristatymo srauto viduje, o ne šalia jo. Klausimai pateikiami per QR kodą arba prisijungimo nuorodą, rodomi ekrane realiuoju laiku ir gali būti moderuojami prieš jiems pasirodant. Balsavimo funkcija automatiškai pateikia populiariausius klausimus, todėl jums nereikia spėlioti, ką auditorija labiausiai nori ištirti.
Jei jau naudojate „AhaSlides“ interaktyvioms skaidrėms, klausimų ir atsakymų funkcija praplečia jūsų galimybes. Jei pirmiausia jums reikia klausimų ir atsakymų funkcijos, verta ją išbandyti atskirai. Nemokama versija apima iki penkiasdešimties dalyvių, todėl be mokamo plano galima tvarkyti daugumą klasių ir susitikimų aplinkų.
Baigiamasis žodis
Klausimų ir atsakymų sesija yra ta pristatymo dalis, kuri priklauso tiek jūsų auditorijai, tiek jums. Tai, kaip ją veskite, lemia, ar žmonės išeis iš pokalbio jausis išgirsti, ar jausis taip, lyg jų dalyvavimas būtų formalumas.
Šiame vadove pateiktos devynios strategijos susiveda į vieną pagrindinį principą: sukurti sąlygas, kuriose klausimai būtų nuoširdžiai laukiami, o tada, kai jie pateikiami, į juos žiūrėti rimtai. Skirti realaus laiko. Užtikrinti anonimiškumą. Pasiruošti tylai. Sunkumų šalinimas – ramus procesas. Darykite šiuos dalykus nuosekliai, ir klausimai ir atsakymai nebebus tai, ką toleruojate pristatymo pabaigoje, o taps ta dalimi, dėl kurios verta dalyvauti visoje sesijoje.
