Lielākā daļa organizāciju uztver adaptāciju kā vienreizēju notikumu: klēpjdatora nodošana, atbilstības kontrolsaraksta izpilde, komandas iepazīstināšana. Pēc tam sešas nedēļas jaunā darbinieka vairs nav.
Tikai 12% darbinieku apgalvo, ka viņu uzņēmums lieliski veic viņu adaptāciju [1]. Šī plaisa starp to, ko personāla vadības komandas domā par notiekošo, un to, ko jaunie darbinieki faktiski piedzīvo, ir problēma, kuras risināšanai ir paredzēti adaptācijas jautājumi.
Šajā ceļvedī ir aprakstīts, ko jautāt, kad to uzdot un kā rīkoties, pamatojoties uz atbildēm, lai jūsu adaptācijas programma uzlabotu svarīgos rādītājus: noturību, produktivitāti un laiku līdz pilnīgai ieguldījuma sasniegšanai.
Kāpēc ievadaptaujas ir svarīgākas, nekā jūs domājat
Datus par agrīnu darbinieku aiziešanu ir grūti ignorēt. BambooHR atklāja, ka 70% jauno darbinieku izlemj, vai darbs ir piemērots, pirmā mēneša laikā, un 29% šo lēmumu pieņem pirmās nedēļas laikā [2]. Uzņēmumiem ir vidēji 44 dienas, lai ietekmētu, vai jaunais darbinieks paliks uzņēmumā.
Organizācijas ar strukturētu adaptācijas procesu uzlabo jauno darbinieku noturēšanu par 82 % un produktivitāti par vairāk nekā 70 % [3]. Kad vadītāji aktīvi piedalās, jaunie darbinieki 3.4 reizes biežāk raksturo savu adaptācijas pieredzi kā izcilu [1].
Ievadjautājumi sniedz mehānismu, lai pamanītu problēmas, pirms tās kļūst par atlūguma vēstulēm. Jaunpienācējs, kuram ir grūti atrast īsto kontaktpersonu, nesaprot savu lomu vai jūtas atsvešināts no komandas, visticamāk, to neteiks bez pamudinājuma pirmajās nedēļās. Īsa, labi laicīgi veikta aptauja sniedz viņiem strukturētu veidu, kā to izdarīt.
Kad veikt ievadaptaujas
Laiks ir tikpat svarīgs kā jautājuma saturs. Viena aptauja 90. dienā neizmanto kritisko pirmā iespaida logu. Aptauja pirmajā dienā lūdz cilvēkiem novērtēt lietas, ko viņi vēl nav pieredzējuši. Pareiza kadence sniedz datus katrā lūzuma punktā.
3.–7. diena — pirmie iespaidi
Jautājiet tikai par loģistiku un pirmajiem iespaidiem. Ir pāragri novērtēt kultūru vai vadītāju attiecību kvalitāti, taču šis ir īstais laiks, lai pamanītu pamata iestatīšanas kļūmes: trūkstošu piekļuvi sistēmai, neskaidrus grafikus vai biroja apskati, kas nekad nav notikusi.
30. diena — agrīna integrācija
Līdz ceturtajai nedēļai jaunajam darbiniekam ir bijusi pietiekama saskarsme ar savu komandu, vadītāju un ikdienas pienākumiem, lai sniegtu jums jēgpilnu atgriezenisko saiti par lomas skaidrību un atbalstu. Šī ir vissvarīgākā aptauja šajā secībā.
60. diena — impulsa pārbaude
Pēc diviem mēnešiem jūs varat novērtēt, vai sākotnējie iespaidi ir saglabājušies. Šeit skaidri parādīsies darbinieki, kuriem ir grūtības sasaistīt savu darbu ar organizācijas mērķiem.
90. diena — programmas novērtējums
Pēc 90 dienām lūdziet jaunajiem darbiniekiem novērtēt adaptācijas procesu kopumā. Tieši tad jūs apkopojat datus, kas tiek izmantoti programmas izstrādē.
Iepazīšanās jautājumi pa kategorijām
Lomu skaidrība
Neskaidras cerības ir viens no biežākajiem priekšlaicīgas darbinieku mainības iemesliem. Saskaņā ar aptauju, ko citējuši vairāki HR avoti, 44% jauno darbinieku apgalvo, ka nezina, kas ir viņu tiešais vadītājs, un 65% nezina, ar ko sazināties, ja viņiem rodas jautājums [3]. Lomas skaidrības jautājumi šīs nepilnības atklāj jau agrīnā stadijā.
- Vai jums ir skaidra izpratne par saviem ikdienas pienākumiem?
- Vai jūsu faktiskie darba uzdevumi atbilst tam, kas tika aprakstīts intervijas laikā?
- Vai jūs zināt, kā izskatās panākumi jūsu amatā pēc 30, 60 un 90 dienām?
- Vai jums ir nepieciešamie rīki un piekļuve sistēmai, lai veiktu savu darbu?
- Vai zini, pie kā vērsties, ja tev ir jautājums par savu lomu?
Šie jautājumi labi darbojas kā vienkārši jā/nē vai 5 punktu skalas jautājumi. Zems rezultāts jebkurā no šiem jautājumiem ir pamatots ar tiešu saziņu no personāla atlases vadītāja, nevis vispārīgu e-pastu.
Vadītāja atbalsts
Gallup pētījumi konsekventi liecina, ka attiecības ar vadītāju ir lielākais ieviešanas panākumu rādītājs. Kad vadītāji ir aktīvi iesaistīti, jauno darbinieku apmierinātība un iesaistīšanās strauji palielinās [1].
- Cik bieži jūsu vadītājs sazinās ar jums aci pret aci?
- Vai jūsu vadītājs sniedz jums skaidrus norādījumus par prioritātēm?
- Cik ērti jūtaties, lūdzot palīdzību savam vadītājam?
- Vai jūsu vadītājs sniedz jums noderīgu atgriezenisko saiti par jūsu darbu?
- Vai jūtat, ka jūsu vadītājs ir ieguldījis savu darbu jūsu panākumos?
Reģistrēšanās biežuma jautājumiem izmantojiet biežuma skalu (Nekad / Reti / Dažreiz / Bieži / Vienmēr), bet attiecību kvalitātes jautājumiem – apmierinātības skalu (no ļoti neapmierināts līdz ļoti apmierināts).
Komandas integrācija
Sociālas saiknes sajūta paātrina sniegumu. Darbinieki, kuri jūtas iekļauti, ziņo par lielāku iesaisti un, visticamāk, pirmajā gadā aizies no darba.
- Vai esat tieši iepazīstināts ar visiem komandas biedriem, ar kuriem strādājat?
- Vai jūties kā vērtīgs savas komandas loceklis?
- Vai ir iespējas neformāli komunicēt ar kolēģiem?
- Vai jūs saprotat, kā jūsu komandas darbs iekļaujas plašākos organizācijas mērķos?
- Vai kādi komandas biedri ir darījuši visu iespējamo, lai palīdzētu tev tikt galā ar grūtībām?
Kultūra un vērtības
Jaunie darbinieki, kuriem nav saiknes ar organizācijas kultūru, biežāk aiziet no darba, pat ja pati loma viņiem ir piemērota. BambooHR atklāja, ka 91% darbinieku, kuri saņēma efektīvas kultūras apmācības, jūtas saistīti ar savu darba vietu, salīdzinot ar tikai 29%, kuri apgalvo, ka viņu adaptācijas procesā šī komponente trūka [2].
- Vai jūs saprotat uzņēmuma vērtības un to, kā tās izpaužas ikdienas darbā?
- Vai, jūsuprāt, uzņēmuma kultūra atbilst tam, kas jums tika teikts pieņemšanas darbā laikā?
- Vai darbā jūties ērti, būdams pats?
- Vai ir kaut kas tāds kultūrā, kas jūs ir pārsteidzis kopš jūsu pirmsākumiem?
- Kā tu aprakstītu kultūru draugam, kurš apsver pievienošanos?
Pēdējie divi jautājumi labāk darbojas kā atvērti teksta lauki. Atbildes bieži vien atklāj lietas, ko skalas jautājums nekad neaptvertu.
Apmācība un attīstība
76% jauno darbinieku apgalvo, ka apmācība ir svarīga viņu spējai gūt panākumus amatā [2]. Ja jūsu apmācību programmā ir nepilnības, jūs to redzēsiet šeit.
- Vai jūsu ievadapmācība jūs sagatavoja jūsu faktiskajiem pienākumiem?
- Vai apmācību sesijas bija labi organizētas un viegli izpildāmas?
- Vai ir kāda tēma vai prasme, par kuru, jūsuprāt, jums būtu nepieciešama papildu apmācība?
- Vai jums bija pietiekami daudz laika, lai pabeigtu apmācību, pirms no jums sagaidīja patstāvīgu darbu?
- Kā jūs vērtētu savu apmācību pieredzes kopējo kvalitāti?
Ieviestās programmas novērtējums (90. diena)
Šie jautājumi ir paredzēti pašas programmas, nevis individuālās pieredzes novērtēšanai. Izmantojiet tos, lai veicinātu programmas uzlabošanu, nevis individuālu turpmāku rīcību.
- Cik apmierināts esat ar savu kopējo ieviešanas pieredzi?
- Kas bija visnoderīgākā ieviešanas daļa?
- Ko jūs mainītu, ja jūs pats izstrādātu programmu?
- Vai adaptācija palīdzēja jums justies sagatavotam jūsu lomai?
- Cik liela ir iespēja, ka jūs ieteiktu šo uzņēmumu draugam, kurš meklē līdzīgu amatu?
Reālās pasaules piemērs: ieviešana plašā mērogā
Vidēja lieluma tehnoloģiju uzņēmums, kas veica ceturkšņa kohortas personāla atlasi, atklāja, ka 90 dienu mainība bija augsta, neskatoties uz spēcīgo atgriezenisko saiti intervijās. Kad uzņēmums ieviesa strukturētu trīs aptauju secību (7. diena, 30. diena, 90. diena), 30. dienas rezultāti atklāja konsekventu modeli: jauni darbinieki vienā nodaļā novērtēja vadītāju komunikāciju ievērojami zemāk nekā kolēģi pārējā organizācijā.
Bez aptaujas datiem tas nebūtu redzams. Komandas vadītājs pieņēma, ka regulāras nodaļas mēroga sanāksmes tiek uzskatītas par atbilstošu komunikāciju. Jaunie darbinieki šīs sanāksmes interpretēja kā grupu paziņojumus, nevis individuālu saziņu, kas viņiem bija nepieciešama.
Kad problēma bija nosaukta, risinājums bija vienkāršs: obligātas iknedēļas individuālas tikšanās pirmās 60 dienas. Nākamo divu kohortu laikā kadru mainība šajā nodaļā samazinājās aptuveni par trešdaļu.
Šis rezultāts — konkrēta problēma, konkrētas izmaiņas, izmērāms rezultāts — ir ievadjautājumu mērķis. Tie darbojas tikai tad, ja kāds patiešām izlasa atbildes un rīkojas atbilstoši tām.
Jautājumu formāta padomi
Aptaujas jāraksta īsas. Septiņas dienas aptaujai vajadzētu būt pieciem līdz septiņiem jautājumiem, nevis divdesmit. Aizpildīšanas rādītāji ievērojami samazinās, palielinoties aptaujas garumam, un nepilnīga aptauja sniedz sliktākus datus nekā īsa aptauja, uz kuru tiek atbildēts.
Apvienojiet mēroga un atvērta teksta jautājumus. Skalas jautājumus (1–5, saskaņa, biežums) ir viegli apkopot visā kohortā. Atvērtā teksta jautājumi izceļ specifiku. Izmantojiet abus: skalas jautājumus, lai pamanītu modeli, un atvērtā teksta jautājumus, lai to izprastu.
Ja iespējams, pasniedziet atbildes anonīmi. Jaunie darbinieki, visticamāk, nesniegs godīgas atsauksmes par savu vadītāju, ja domās, ka vadītājs tās redzēs. Anonimitāte uzlabo atbilžu kvalitāti uz vissvarīgākajiem jautājumiem.
Rīkojieties redzami, pamatojoties uz datiem. Ja darbinieki neredz, ka viņu atsauksmes noved pie kādām izmaiņām, atbilžu sniegšanas rādītāji turpmākajos ciklos samazinās. Pat īss kopsavilkums, kas tiek kopīgots ar kohortu — "lūk, ko jūs mums teicāt, lūk, ko mēs pielāgojam" — noslēdz ciklu un veido uzticību procesam.
Izplatītas kļūdas, no kurām jāizvairās
Pat labi domātas ievadaptaujas programmas cieš neveiksmi, ja to dizainā tiek pieļautas dažas atkārtotas kļūdas. Šeit ir tās, kas parādās visbiežāk.
Vienas aptaujas nosūtīšana ieviešanas beigās
Gaidīšana līdz 90. dienai, lai lūgtu atsauksmes, nozīmē, ka jūs jau esat zaudējuši jaunos darbiniekus, kuriem bija grūtības 30. dienā. Programmas noslēguma aptaujas ir noderīgas programmas novērtēšanai, taču tās nevar aizstāt agrākās pārbaudes, kurās joprojām ir iespējama iejaukšanās. Ja kāds trešajā nedēļā nesaprata savu lomu, zināšanas par to trīspadsmitajā nedēļā viņam nepalīdz.
Risinājums: izveidojiet pilnu kadenci — 7. dienu, 30. dienu, 60. dienu, 90. dienu — pat ja katra aptauja ir īsa. Piecu jautājumu aptauja 30. dienā ir noderīgāka nekā divdesmit jautājumu retrospekcija 90. dienā.
Katrā posmā uzdodot tos pašus jautājumus
Dažas komandas atkārtoti izmanto vienu jautājumu kopu visos aptaujas saskares punktos, lai ietaupītu laiku. Problēma ir tā, ka tāds jautājums kā "vai jūtaties gatavs saviem pienākumiem?" 7. dienā nozīmē pavisam ko citu nekā 60. dienā. Pārāk agra uzdošana rada troksni. Pārāk vēla uzdošana nozīmē, ka koriģējošu darbību veikšanas laiks ir pagājis.
Risinājums: piesaistīt katru jautājumu stadijai, kurā to var izmantot. 7. diena ir paredzēta loģistikai un pirmajiem iespaidiem. 30. diena ir paredzēta lomu skaidrībai un vadītāju attiecībām. 90. diena ir paredzēta programmas līmeņa pārdomām.
Datu vākšana, bet ne cilpas noslēgšana
Šis ir visizplatītākais kļūmes punkts. Personāla vadības komandas veic aptauju, iekšēji pārskata rezultātus un turpina darbu. Jaunie darbinieki pamana, kad viņu atsauksmes pazūd melnajā kastē, un rezultātā nākamajās kohortās atbilžu rādītāji samazinās. Vēl svarīgāk ir tas, ka problēmas, kas parādījās datos, netiek novērstas.
Risinājums: katras aptaujas kategorijas atbildības piešķiršana konkrētai personai — vadītāja atbalsta atbildes tiek nosūtītas personāla vadītājam, apmācību nepilnības tiek nosūtītas mācību un attīstības komandai, loģistikas problēmas tiek nosūtītas personāla vadības darbībām. Pēc tam dalieties īsā kopsavilkumā ar kohortu: ko dzirdējāt un ko maināt. Tam nav jābūt izsmeļošam. Pat īss ziņojums signalizē, ka atsauksmes ir izlasītas un uztvertas nopietni.
Izlaižot anonīmu vākšanu vadītāja jautājumiem
Vadītāju attiecību kvalitāte ir viena no svarīgākajām lietām, kas jāmēra ievadaptaujās, un tā ir arī kategorija, kurā, visticamāk, tiks iegūti neprecīzi dati, ja atbildes nebūs anonīmas. Jaunie darbinieki pirmajās nedēļās nenovērtēs savu vadītāju slikti veidlapā, kas tiek nosūtīta tieši šim vadītājam vai tiek pārskatīta sanāksmē, kurā piedalās vadītājs.
Risinājums: pēc noklusējuma padariet ar vadītājiem saistītus jautājumus anonīmus un skaidri paziņojiet to jaunajiem darbiniekiem, pirms viņi atbild. Ja jūsu aptaujas rīks neatbalsta anonimizāciju, apstrādājiet vadītāju jautājumus kā atvērta teksta jautājumus un apkopojiet tos manuāli pirms rezultātu kopīgošanas.
Iepazīšanās aptauju veikšana ar AhaSlides
Jauno darbinieku pierunāšana aizpildīt aptauju ir puse no izaicinājuma. Garas veidlapas, kas nosūtītas pa e-pastu, ir viegli ignorēt, īpaši pirmajā nedēļā, kad iesūtnes jau ir pārpildītas.
AhaSlides ļauj veikt ievadaptaujas kā tiešraides, interaktīvas sesijas — vai nu kohortas ievadsapulcē, vai asinhroni, izmantojot saiti. Vienā plūsmā varat apvienot vērtēšanas skalas jautājumus, atbilžu variantus un atvērta teksta atbildes, un rezultāti tiek parādīti reāllaikā, lai HR vai mācību un attīstības komandas varētu nekavējoties pamanīt nepilnības, nevis gaidīt izklājlapas eksportu.
Īpaši kohortas adaptācijas procesā tiešraides aptaujas veikšana sesijas beigās un rezultātu kopīga pārskatīšana maina dinamiku. Jaunie darbinieki redz savu kolēģu atbildes apkopotas ekrānā, kas bieži vien aizsāk sarunu, ko privāta veidlapa nekad neļautu. Runājot par pašu apmācību saturu, šo aptauju apvienošana ar tiešsaistes kursu veidotājs ļauj jaunajiem darbiniekiem strādāt ar ievada moduļiem savā tempā starp reģistrēšanās reizēm.
Avoti
[1] Gallup. Kāpēc adaptācijas pieredze ir ļoti svarīga, lai saglabātu klientus. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Pirmais iespaids ir vissvarīgākais: 44 dienas, lai pieņemtu vai neizvēlētos jaunu darbinieku. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27+ darbinieku adaptācijas statistika un tendences. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
