Е-пошта за покана за состанок | Најдобри совети, примери и шаблони (100% бесплатно)

Што е добро е-пошта за покана за состанок пример?

Состаноците можат да бидат суштински елемент на тимската ефективност, координација и единство. Многу компании се домаќини на состанок барем еднаш неделно, тоа може да биде неформален состанок за едноставно длабок разговор со своите вработени или поформален состанок на управниот одбор за да се разговара за идниот план на компанијата и годишниот извештај за крајот на годината. Задолжително е администраторските службеници или лидерите да испраќаат писма со покани за состанок до учесниците или гостите.

Поканата за состанок е важна за ефикасно и непречено одвивање на официјалните состаноци. Има многу начини за испраќање покани за состаноци. Во оваа статија, ние се фокусираме на справување со е-пошта за покана за состанок, најзгодниот и попопуларен метод за поканување луѓе да учествуваат на вашите состаноци.

Содржина

• Што е е-пошта со покана за состанок?
• Зошто е важна е-поштата за покана за состанок?
• Напишете е-пошта за покана за состанок чекор по чекор
• Видови е-пошта за покани за состаноци и примери
• Во крајна линија

Шаблони за брзи состаноци со AhaSlides

• Состаноци во бизнисот
• Минути за средба
• Станд ап состанок

Што е е-пошта со покана за состанок?

Клучен дел од деловните активности, е-пошта за покана за состанок е писмена порака со демонстрација на целта на состанокот и барање луѓето да се приклучат на состанокот по конкретниот датум и локација, плус подетални прилози доколку има. Може да се пишува во формални или неформални стилови во зависност од карактеристиките на состаноците. Тие треба да бидат напишани со соодветен тон и стил за да се задоволат правилата за деловна е-пошта.

Сепак, не мешајте е-пошта за покана за состанок со е-пошта за барање за состанок. Клучната разлика помеѓу овие е-пошта е во тоа што е-поштата за барање состанок има за цел да поставите состанок со некого, додека е-поштата за покана за состанок има за цел да ве покани на состанок на објавените датуми и локација.

Зошто е важна е-поштата за покана за состанок?

Користењето покани за е-пошта носи многу придобивки. Предностите на поканите за е-пошта се наведени подолу:

• Директно се поврзува со календарите. Кога примачите ќе прифатат покана, таа се додава назад во нивниот деловен календар и ќе добиете потсетник исто како и другите настани забележани во календарот.
• Тоа е погодно и брзо. Вашите примачи може да стигнат до е-поштата веднаш откако ќе кликнете на копчето за испраќање. Како што оди директно до примачот, ако адресата на е-пошта е погрешна, можете веднаш да ја добиете објавата и брзо да одите за понатамошни решенија.
• Тоа е заштеда на време. Можете да испраќате групни е-пошта со илјадници адреси на е-пошта во исто време.
• Тоа е заштеда на трошоци. Не треба да трошите буџет за испраќање пошта.
• Може да се генерира директно од вашата претпочитана вебинар платформа. Освен ако немате средба лице в лице, вашиот прв избор веројатно ќе биде Зум, Microsoft Teams, или нешто слично. Кога RSVP е потврдено, сите врски и временски рамки се синхронизираат преку е-пошта, така што присутниот може да избегне забуна со други настани.

Факт е дека секојдневно се испраќаат милијарди мејлови и многу од нив се спам. Бидејќи секој користи барем една е-пошта за размена на важни пораки за работа, купувања, состаноци и многу повеќе. Меѓутоа, бидејќи треба да читате тони мејлови дневно, не е изненадувачки што понекогаш се среќавате со феноменот „замор на е-пошта“. Така, доставувањето добра е-пошта за покана може да избегне непотребно недоразбирање или незнаење од примачите.

Напишете е-пошта за покана за состанок Чекор по чекор

Од суштинско значење е добра е-пошта за покана за состанок и по правило влијае на испорака на е-пошта стапка.

Постојат бонтон и принципи што секој треба да ги почитува за да се пополни е-пошта за покана за деловен состанок во однос на примателите. Можете да научите како да напишете стандардна е-пошта за покана за состанок следејќи ги овие чекори:

Чекор 1: Напишете силна тема

Факт е дека 47% од примателите на е-пошта читаат преку е-пошта кои имаат јасна и концизна тема. Првиот впечаток е важен. Ова може да обезбеди приемниците да почувствуваат чувство на итност или важност, што доведува до повисока отворена стапка.

• Кратко, насочено. Бидете фактички, а не загадочни.
• Можете да побарате потврда за присуство во темата како знак на итност.
• Или додајте сентиментален тон како не заборавајте на важноста, итноста,...
• Додадете време ако сакате да го нагласите прашањето чувствително на времето 

На пример: „Средба 4/12: Проектна сесија за бура на идеи“ или „Важно. Ве молиме одговорете: Состанок за стратегија за нов производ 10/6“

Чекор 2: Започнете со брз вовед

Во првата линија, добро е да направите краток преглед на тоа кои сте, каква е вашата позиција во организацијата и зошто им се обраќате. Потоа можете директно да ја покажете целта на состанокот. Многу луѓе грешат да испорачаат нејасна цел на состанокот бидејќи претпоставуваат дека учесниците мора да знаат за тоа.

• Направете го вашиот вовед прифатлив или поврзан со работата
• Потсетете ги учесниците дали треба да завршат некоја задача или да донесат нешто со себе на состанокот.

На пример Здраво член на тимот, со нетрпение очекувам да те видам на промоцијата на новиот производ следниот понеделник.

Чекор 3: Споделете време и локација

Треба да го вклучите точното време на состанокот. Исто така, треба да им кажете како и каде се одржува состанокот, лично или онлајн, и да понудите упатства или линкови од платформата во случај да им требаат.

• Додадете ја временската зона ако некој вработен работи во различни области на светот
• Наведете го проценетото времетраење на состанокот
• Кога давате упатства, бидете колку што е можно подетални или приложете упатство за мапирање

На пример: Ве молиме придружете ни се петок, 6 октомври, во 1:00 часот во сала за состаноци 2, на вториот кат во управната зграда.

Чекор 4: Наведете ја агендата на состанокот

Покријте клучни цели или предложена агенда за состаноци. Не спомнувајте детали. Можете едноставно да ја наведете темата и временската рамка. За формални состаноци, можете да прикачите детален документ. Ова е особено корисно за да им се помогне на присутните да се подготват однапред.

На пример, можете да започнете со: Планираме да разговараме..../ Сакаме да одговориме на некои од прашањата Или како следнава временска рамка:

• 8:00-9:30: Вовед во проектот
• 9:30-11:30: Презентации од Хауард (ИТ), Нур (маркетинг) и Шарлот (продажба)

Чекор 5: Побарајте одговор

Барањето RSVP може да помогне да се потврди одговорот од вашите примачи. За да се спречи амбивалентност, претпочитаниот одговор и временскиот рок за присутните да ве информираат за нивното присуство или отсуство треба да бидат вклучени во вашата е-пошта. Со тоа, ако не сте го добиле нивниот одговор во моментот кога го регулирате, можете да направите брзи последователни активности.

На пример: Ве молиме одговорете до [датум] на [адреса на е-пошта или телефонски број]

Чекор 6: Додајте професионален потпис за е-пошта и брендирање

Потписот за деловна е-пошта треба да го комбинира целото име, насловот на позицијата, името на компанијата, информациите за контакт, лични веб-страници и други хиперврски адреси.

Можете лесно да го прилагодите вашиот потпис со Gmail.

На пример:

Џесика Медисон

Регионален главен директор за маркетинг, Инко индустрија

555-9577-990

Има тони бесплатни креатори на потписи за е-пошта што ви заштедуваат време и напор, како на пр Мојот потпис.

Видови е-пошта за покани за состаноци и примери

Имајте на ум дека различни типови на состаноци ќе имаат различни стандарди и стилови на пишување што треба да се следат. Вообичаено, ние ги одделуваме е-поштата за покани за состаноци врз основа на нивното ниво на формално или неформално, вклучувајќи или исклучувајќи виртуелни состаноци или чисто онлајн состаноци. Во овој дел, собираме и ви претставуваме неколку типични типови на покани за состаноци и шаблон за секој тип кои популарно се користат во е-поштата за покани за деловни состаноци.

#1. Е-пошта за барање за формален состанок

Е-поштата за формално барање за состанок се користи за големи состаноци кои обично се случуваат еднаш до три пати годишно. Тоа е голем формален состанок, така што вашата е-пошта треба да биде напишана во формален стил на пишување. Прилозите во прилог се потребни за да му биде појасно на учесникот како да учествува на состанокот, како да ја најде локацијата и детално да ја спроведе агендата.

Официјалните состаноци вклучуваат:

• Менаџмент состанок
• Состанок на комисијата
• Состанок на Управниот одбор 
• Собир на акционери 
• Стратешки состанок 

Пример 1: акционери шаблон за е-пошта за покана

Тема: Важно. Поканети сте на годишното генерално собрание. [Време]

[Име на примачот]

[Име на компанија]

[Назив на работа]

[Адреса на компанијата]

[Датум]

Почитувани акционери,

Задоволство ни е да ве поканиме на Годишното генерално собрание кое ќе се одржи на [Време], [Адреса]

Годишното собрание на акционери е исклучителен повод за информации, размена и дискусија помеѓу [Име на компанија] и сите наши акционери.

Тоа е исто така можност да се изразите и да гласате за да играте активна улога во донесувањето на големи одлуки [Име на компанија], без оглед на бројот на акции што ги поседувате. На состанокот ќе бидат опфатени следните клучни агенди:

Агенда 1:

Агенда 2:

Агенда 3:

Агенда 4:

Инструкции за тоа како да учествувате на овој состанок, агендата и текстот на резолуциите што треба да се достават на ваше одобрување ќе најдете во приложениот документ подолу

Би сакал да ви се заблагодарам, во име на одборот, за вашиот придонес и вашата лојалност кон [Име на компанија] и со нетрпение очекувам да ви посакам добредојде на Состанокот на [Датум]

Најдобар поглед,

[Име]

[Наслов на позицијата]

[Име на компанија]

[Адреса на компанијата и веб-страница]

Пример 2: Стратешки состанок шаблон за е-пошта за покана

[Име на примачот]

[Име на компанија]

[Назив на работа]

[Адреса на компанијата]

[Датум]

Наслов на темата: Започнување на проектот Маркетинг кампања Состанок: 2

Во име на [име на компанија], би сакал да ве поканам да присуствувате на деловен состанок кој се одржува во [Име на конференциска сала, име на зградата] [Датум и време]. Средбата ќе трае за [Времетраење].

Задоволство ми е да ви посакам добредојде во првата фаза од нашиот проект за да разговараме за нашиот претстоен предлог [Детали] и ги цениме вашите вредни сознанија за него. Еве кратко резиме на нашата агенда за тој ден:

Агенда 1:

Агенда 2:

Агенда 3:

Агенда 4:

Овој предлог го смета целиот наш тим како еден од најважните. За ваша понатамошна референца, на ова писмо прикачивме документ кој ви дава подетални информации за да ви биде погодно да се подготвите за состанокот однапред.

Сите со нетрпение очекуваме да разговараме со вас за да разговараме што повеќе можеме да направиме за успешно да функционира овој предлог. Ве молиме испратете какви било прашања или препораки за состанокот претходно [Краен рок] директно до мене со одговор на оваа е-пошта.

Имајте одличен ден пред вас.

Заблагодарувајќи се,

Топли поздрави,

[Име]

[Наслов на позицијата]

[Име на компанија]

[Адреса на компанијата и веб-страница]

#2. Е-пошта за покана за неформален состанок

Со е-пошта за формална покана за состанок, ако е само состанок со огради од под раководство или членови во тимот. Многу е полесно да размислите како да пишувате соодветно. Можете да пишувате во неформален стил со пријателски и радосен тон.

Неформалните состаноци вклучуваат:

• Состанок за бура на идеи
• Состанок за решавање проблеми
• обука
• Состанок за пријавување
• Состанок за градење тим
• Кафе муабети 

Пример 3: Шаблон за е-пошта за покана за состанок за пријавување

Тема: Итно. [Име на проектот] надградби. [Датум]

Почитувани тимови,

Поздрав!

Беше пријатно и забавно да имам време да работам со вас во врска со тоа [Име на проектот]. Сепак, за да можеме ефективно да продолжиме со нашите планови, верувам дека е вистинско време да поднесеме извештај за постигнатиот напредок и би ја ценел можноста да се сретнам со вас на [локација] да разговараат за ова прашање понатаму во [Датум и време].

Приложив и листа на сите агенди за кои треба да разговараме. Не заборавајте да го подготвите вашиот извештај за завршување на задачите. Ве молиме користете го ова [врска] да ме известиш дали ќе успееш.

Ве молиме, е-пошта ми ја вашата потврда што е можно поскоро.

Топли поздрави,

[Име]

[Назив на работа]

[Име на компанија]

Пример 4: Тим буШаблон за е-пошта за покана за илдинг

Почитувани членови на тимот,

Ова е да ве информираме дека на [Име на одделот] организира а Состанок за градење тим за целиот наш персонал членови на [Датум и време]

За понатамошен професионален развој, исклучително е значајно што растеме заедно и тоа може да се случи само ако работиме како тим, така што нашите вештини и таленти можат да се искористат за да се донесат подобри перформанси. Тоа е причината поради која нашиот оддел постојано промовира различни активности за градење тим месечно.

Ве молиме дојдете и придружете се на настанот за да можеме да го слушаме вашиот глас за тоа како можеме да се подобриме за да ви дадеме подобра поддршка. Ќе има и неколку игри за градење тим заедно со пијалоци и лесни освежителни пијалоци ќе бидат обезбедени од компанијата.

Со нетрпение очекуваме да имаме забавни моменти на овој настан за градење тим кој е организиран за да му помогне на секој од нас да расте. Во случај да мислите дека не можете да учествувате на овој состанок, љубезно информирајте [Име на координаторот] at [Телефонски број]

Со почит,

[Име]

[Назив на работа]

[Име на компанија]

#3. Е-пошта за покана за говорник на гости

Е-пошта за покана за говорник за гостин треба да вклучува информации релевантни за говорникот во однос на средбата и можноста за говор. Од витално значење е говорникот да знае како може да придонесе за вашиот настан и кои се придобивките што може да ги добијат за да бидат дел од вашиот настан.

Пример 5: Шаблон за е-пошта за покана за говорник за гости

Почитувани [Говорник],

Се надеваме дека оваа порака ќе ве најде добро! Поседуваме денес со фантастична можност за говор за ваше размислување. Би сакале да ве замолиме љубезно да бидете наш почесен говорник за [Име на состанокот], настан фокусиран на [Опис на целта и публиката на вашиот настан]. Целата [Име на состанокот] Тимот е инспириран од вашите достигнувања и смета дека ќе бидете совршен експерт за да се обратите на нашата публика од професионалци со истомисленици.

[Име на состанокот] ќе се одржи во [Место, вклучувајќи го градот и државата] on [Датуми]. Нашиот настан се очекува да биде домаќин до околу [Проценет број на учесници #]. Нашата цел е да [Цели на состанокот].

Веруваме дека сте одличен говорник и вашиот глас би бил критичен додаток на тој разговор со оглед на вашата обемна работа во [Област на експертиза]. Можете да размислите за презентирање на вашите идеи до [Времетраење] минути кои се поврзани со областа на [Тема на состанокот]. Може да го испратите вашиот предлог пред [краен рок] следете ја [врската] за да може нашиот тим да ги слуша вашите идеи и однапред да ги одреди деталите за вашиот говор.

Во секој случај, доколку не можете да присуствувате, смирено ве замолуваме да не контактирате преку [врска]. Ви благодариме за вашето време и внимание, со нетрпение очекуваме да слушнеме позитивен одговор од вас.

најдобар случај,
[Име]
[Назив на работа]
[Контакт информации]
[Адреса на веб-локација на компанијата]

#4. Е-пошта за покана за вебинар

Во денешните трендови, сè повеќе луѓе организираат онлајн состаноци бидејќи е заштеда на време и трошоци, особено за далечински работни тимови. Ако користите платформи за конференции, има добро приспособени пораки за покани кои директно се испраќаат до вашиот учесник пред почетокот на состанокот, како што е шаблонот за е-пошта за покана за Zoom. За виртуелен вебинар, можете да се повикате на следниот примерок.

Совети: Користете клучни зборови како што се „Честитки“, „Наскоро“, „Совршено“, „Ажурирај“, „Достапно“, „На крајот“, „Топ“, „Специјално“, „Придружете ни се“, „Бесплатно“ итн.

Пример 6: Шаблон за е-пошта за покана за вебинар

Тема: Честитки! Поканети сте да [Име на вебинарот]

Почитувани [Име_кандидат],

[Име на компанија] е многу среќен што организира вебинар за [Тема на вебинар] на [датум] во [време], со цел да [[Цели на вебинар]

Тоа ќе биде добра можност за вас да заработите огромни придобивки од вашите поканети експерти во областа на [теми на вебинар] и да добиете бесплатни подароци. Нашиот тим е толку ентузијаст за вашето присуство.

Забелешка: Овој вебинар е ограничен на [Број на луѓе]. За да го зачувате вашето место, ве молиме регистрирајте се [врска], и слободно споделете го со вашите пријатели. 

Се надевам дека ќе се видиме таму!

Имај убав ден,

[Вашето име]

[Потпис]

Во крајна линија

За среќа, постојат многу достапни шаблони на покани за деловни состаноци на Интернет за да можете да ги приспособите и да ги испратите до вашите присутни за неколку секунди. Не заборавајте да зачувате малку во вашиот облак за да можете да ја подготвите вашата е-пошта со совршено пишување, особено во случај на итност.

Ако барате и други решенија за вашиот бизнис, можете да најдете AhaSlides е добра алатка за презентација со многу неверојатни карактеристики за поддршка на вашите вебинарски настани, активности за градење тим, конференција и многу повеќе.

Најчесто поставувани прашања

Реф: Навистина | Шерпани