10 Jenis Mesyuarat Dalam Perniagaan dengan Amalan Terbaik

Mesyuarat dalam perniagaan biasa bagi mereka yang memegang jawatan kepimpinan seperti pengurus projek atau peranan kanan dalam syarikat. Perhimpunan ini penting untuk meningkatkan komunikasi, menggalakkan kerjasama dan memajukan kejayaan dalam organisasi. 

Walau bagaimanapun, tidak semua orang mungkin mengetahui definisi, jenis dan tujuan mesyuarat ini. Artikel ini berfungsi sebagai panduan komprehensif dan menyediakan petua untuk menjalankan mesyuarat yang produktif dalam perniagaan.

• Apakah Mesyuarat Perniagaan?
• Jenis-Jenis Mesyuarat Dalam Perniagaan
• Cara Mengendalikan Mesyuarat Dalam Perniagaan
• Takeaways Utama 

Apakah Mesyuarat Perniagaan?

Mesyuarat perniagaan ialah mesyuarat individu yang berkumpul untuk membincangkan dan membuat keputusan mengenai topik tertentu yang berkaitan dengan perniagaan. Tujuan mesyuarat ini mungkin termasuk mengemas kini ahli pasukan mengenai projek semasa, merancang usaha masa depan, menyelesaikan masalah atau membuat keputusan yang memberi kesan kepada keseluruhan syarikat. 

Mesyuarat dalam perniagaan boleh dijalankan secara peribadi, maya, atau gabungan kedua-duanya dan boleh menjadi formal atau tidak formal.

Matlamat mesyuarat perniagaan adalah untuk bertukar maklumat, menyelaraskan ahli pasukan dan membuat keputusan yang membantu perniagaan mencapai matlamatnya.

Jenis-Jenis Mesyuarat Dalam Perniagaan

Terdapat beberapa jenis mesyuarat dalam perniagaan, tetapi 10 jenis biasa termasuk:

1/ Mesyuarat Pasukan Bulanan

Mesyuarat pasukan bulanan ialah mesyuarat tetap ahli pasukan syarikat untuk membincangkan projek yang sedang dijalankan, menetapkan tugasan dan memastikan orang ramai mendapat maklumat dan sejajar. Mesyuarat ini biasanya berlangsung setiap bulan, pada hari yang sama, dan berlangsung dari 30 minit hingga beberapa jam (bergantung pada saiz kumpulan dan jumlah maklumat yang diliputi).

Mesyuarat pasukan bulanan memberi peluang dan panduan kepada ahli pasukan untuk bertukar maklumat dan idea, membincangkan kemajuan projek dan memastikan semua orang berusaha ke arah sasaran yang sama. 

Mesyuarat ini juga boleh digunakan untuk menangani sebarang cabaran atau masalah yang dihadapi oleh pasukan, mengenal pasti penyelesaian dan membuat keputusan yang mempengaruhi hala tuju projek atau kerja pasukan.

An pertemuan semua tangan hanyalah mesyuarat yang melibatkan semua kakitangan syarikat, dengan kata lain, mesyuarat pasukan bulanan. Ia adalah mesyuarat biasa – mungkin sekali sebulan – dan biasanya dikendalikan oleh ketua-ketua syarikat.

2/ Mesyuarat Berdiri

. mesyuarat berdiri, juga dikenali sebagai mesyuarat pendirian harian atau mesyuarat scrum harian, ialah sejenis mesyuarat singkat, biasanya berlangsung tidak lebih daripada 15 minit, dan diadakan setiap hari untuk memberi kemas kini pantas kepada pasukan tentang kemajuan projek, atau menyelesaikan beban kerja, merancang untuk bekerja pada hari ini.

Pada masa yang sama, ia membantu mengenal pasti dan menyelesaikan halangan yang dihadapi oleh ahli pasukan dan cara ia mempengaruhi matlamat bersama pasukan. 

3/ Mesyuarat Kemas Kini Status

Mesyuarat kemas kini status memberi tumpuan kepada menyediakan kemas kini daripada ahli pasukan tentang kemajuan projek dan tugas mereka. Ia mungkin berlaku lebih kerap daripada mesyuarat bulanan, seperti mingguan. 

Tujuan mesyuarat kemas kini status, sudah tentu, adalah untuk memberikan pandangan yang telus tentang kemajuan setiap projek dan untuk mengenal pasti sebarang cabaran yang boleh menjejaskan kejayaan projek. Mesyuarat ini tidak akan terperangkap dalam isu seperti perbincangan atau penyelesaian masalah.

Untuk mesyuarat berskala lebih besar, Mesyuarat Kemas Kini Status juga boleh dinamakan 'Mesyuarat Dewan Bandaran', Mesyuarat dewan bandar hanyalah satu mesyuarat seluruh syarikat yang dirancang di mana tumpuan diberikan kepada pengurusan menjawab soalan daripada pekerja. Oleh itu, mesyuarat ini melibatkan sesi Soal Jawab, menjadikannya lebih terbuka dan kurang formula daripada mana-mana jenis mesyuarat lain!

4/ Mesyuarat Penyelesaian Masalah

Ini adalah mesyuarat yang berkisar tentang mengenal pasti dan menyelesaikan cabaran, krisis atau masalah yang dihadapi oleh organisasi. Mereka selalunya tidak dijangka dan perlu membawa individu daripada jabatan atau pasukan yang berbeza untuk bekerjasama dan mencari penyelesaian kepada masalah tertentu.

Pada mesyuarat ini, para hadirin tersebut akan berkongsi pandangan mereka, bersama-sama mengenal pasti punca masalah dan menawarkan penyelesaian yang berpotensi. Agar pertemuan ini berkesan, mereka harus digalakkan untuk berbincang secara terbuka dan jujur, mengelak daripada menyalahkan, dan menumpukan perhatian untuk mencari jawapan.

5/ Mesyuarat Membuat Keputusan

Mesyuarat ini mempunyai matlamat untuk membuat keputusan penting yang mempengaruhi hala tuju projek, pasukan atau keseluruhan organisasi. Para hadirin biasanya adalah individu yang mempunyai kuasa dan kepakaran membuat keputusan yang diperlukan.

Mesyuarat ini perlu disediakan terlebih dahulu dengan semua maklumat yang berkaitan, yang memerlukan pihak berkepentingan. Kemudian, untuk memastikan keputusan yang dibuat semasa mesyuarat dijalankan, tindakan susulan diwujudkan dengan masa siap. 

6/ Perjumpaan Sumbangsaran

Mesyuarat sumbangsaran memberi tumpuan kepada penjanaan idea baharu dan inovatif untuk perniagaan anda. 

Bahagian terbaik sesi sumbangsaran ialah cara ia menggalakkan kerja berpasukan dan ciptaan sambil menggunakan kecerdasan kolektif dan imaginasi kumpulan. Semua orang dibenarkan untuk menyatakan pendapat mereka, menarik daripada idea satu sama lain, dan menghasilkan penyelesaian asli dan canggih.

7/ Mesyuarat Pengurusan Strategik

Mesyuarat pengurusan strategik ialah mesyuarat peringkat tinggi yang menumpukan pada menyemak, menganalisis dan membuat keputusan mengenai matlamat jangka panjang, hala tuju dan prestasi organisasi. Eksekutif kanan dan pasukan kepimpinan menghadiri mesyuarat ini, yang diadakan setiap suku tahun atau tahunan.

Semasa mesyuarat ini, organisasi disemak dan dinilai, serta daya saing atau mengenal pasti peluang baharu untuk pertumbuhan dan penambahbaikan.

8/ Mesyuarat Permulaan Projek

A mesyuarat kickoff projek ialah mesyuarat yang menandakan permulaan rasmi projek baharu. Ia menghimpunkan orang penting daripada pasukan projek, termasuk pengurus projek, ahli pasukan dan pihak berkepentingan daripada jabatan lain, untuk membincangkan matlamat, objektif, garis masa dan belanjawan.

Ia juga memberi peluang kepada pengurus projek untuk mewujudkan saluran komunikasi yang jelas, menetapkan jangkaan, dan memastikan ahli pasukan memahami peranan dan tanggungjawab mereka.

Ini ialah beberapa jenis mesyuarat yang paling biasa dalam perniagaan, dan format serta struktur boleh berubah bergantung pada saiz dan jenis organisasi.

9/ Perjumpaan Pengenalan

An mesyuarat perkenalan merupakan kali pertama ahli pasukan dan ketua mereka bertemu secara rasmi, untuk menentukan sama ada individu yang terlibat mahu membina hubungan kerja dan komited kepada pasukan pada masa hadapan.

Mesyuarat ini bertujuan untuk memberi masa kepada ahli pasukan untuk kekal bersama bagi mengenali latar belakang, minat dan matlamat setiap peserta. Bergantung pada pilihan anda dan pasukan anda, anda boleh menyediakan mesyuarat pengenalan secara formal atau tidak formal, bergantung pada konteks yang berbeza.

10/ Mesyuarat Dewan Bandaran

Konsep ini berasal dari mesyuarat bandar New England tempatan di mana ahli politik akan bertemu konstituen untuk membincangkan isu dan perundangan.

Hari ini, a mesyuarat dewan bandaran ialah mesyuarat seluruh syarikat yang dirancang di mana pengurusan menjawab soalan terus daripada pekerja. Ia membolehkan komunikasi terbuka dan ketelusan antara kepimpinan dan kakitangan. Pekerja boleh bertanya soalan dan mendapatkan maklum balas segera.

jawapan semua soalan-soalan penting

Jangan ketinggalan dengan AhaSlides' alat Soal Jawab percuma. Jadilah teratur, telus dan pemimpin yang hebat.

Cara Mengendalikan Mesyuarat Dalam Perniagaan

Dalam usaha untuk selamat bermesyuarat, pertama sekali, anda mesti menghantar a e-mel jemputan mesyuarat.

Mengendalikan mesyuarat yang berkesan dalam perniagaan memerlukan perancangan dan persediaan yang teliti untuk memastikan mesyuarat itu produktif dan mencapai matlamat yang diharapkan. Nasihat berikut boleh membantu anda menjalankan mesyuarat perniagaan yang produktif:

1/ Tentukan tujuan dan matlamat

Menentukan tujuan dan objektif mesyuarat perniagaan adalah penting untuk memastikan mesyuarat itu produktif dan menghasilkan hasil yang diharapkan. Mereka perlu memastikan perkara berikut:

• Tujuan. Pastikan mesyuarat mempunyai tujuan untuk membincangkan topik tertentu, membuat keputusan atau memberikan kemas kini. Anda perlu menentukan mengapa mesyuarat itu perlu dan hasil yang dijangkakan.
• Objektif. Matlamat mesyuarat perniagaan adalah khusus, hasil yang boleh diukur yang ingin anda capai menjelang akhir mesyuarat. Mereka harus selaras dengan tujuan keseluruhan mesyuarat dengan garis masa, KPI, dsb.

Sebagai contoh, mesyuarat untuk membincangkan pelancaran produk baharu harus mempunyai matlamat yang sejajar dengan matlamat keseluruhan untuk meningkatkan jualan atau meningkatkan bahagian pasaran.

2/ Menyediakan agenda mesyuarat

A agenda mesyuarat berfungsi sebagai peta jalan untuk mesyuarat dan membantu memastikan perbincangan tertumpu dan berada di landasan yang betul.

Oleh itu, dengan menyediakan agenda yang berkesan, anda boleh memastikan bahawa mesyuarat perniagaan adalah produktif dan fokus serta semua orang sedar tentang perkara yang perlu dibincangkan, apa yang diharapkan dan apa yang perlu dicapai. 

3/ Jemput peserta yang betul

Pertimbangkan siapa yang harus menghadiri mesyuarat berdasarkan peranan mereka dan topik yang akan dibincangkan. Menjemput mereka yang perlu hadir sahaja bagi memastikan mesyuarat berjalan dengan lancar. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk membantu memilih peserta yang betul termasuk kesesuaian, tahap kepakaran dan kuasa.

4/ Memperuntukkan masa dengan berkesan

Pastikan anda memperuntukkan masa yang cukup untuk setiap topik dalam agenda anda, dengan mengambil kira kepentingan dan kerumitan setiap isu. Ini akan membantu memastikan semua topik mendapat perhatian sepenuhnya dan mesyuarat itu tidak berjalan lebih masa.

Selain itu, anda harus mematuhi jadual sebanyak mungkin, tetapi juga cukup fleksibel untuk membuat perubahan jika perlu. Anda juga mungkin mempertimbangkan untuk berehat sebentar untuk membantu peserta mengisi semula dan memfokus semula. Ini dapat mengekalkan tenaga dan minat mesyuarat.

5/ Jadikan mesyuarat lebih interaktif dan menarik

Jadikan mesyuarat perniagaan lebih interaktif dan menarik dengan menggalakkan semua peserta untuk bersuara dan berkongsi fikiran dan idea mereka. Serta menggunakan aktiviti interaktif, seperti tinjauan langsung or sesi sumbang saran dan roda pemutar membantu memastikan peserta terlibat dan fokus pada perbincangan.

Atau gunakan AhaSlides perpustakaan templat pra-dibuat untuk mengucapkan selamat tinggal kepada mesyuarat yang membosankan dan mata yang sayu.

Lihat: 20+ Keseronokan Dalam Talian Permainan Pemecah Ais untuk Penglibatan yang Lebih Baik, atau 14 Inspirasi Permainan untuk Mesyuarat Maya, dengan 6 yang terbaik pertemuan hacks anda boleh cari pada 2024!

6/ Minit Mesyuarat

Mengambil minit mesyuarat semasa mesyuarat perniagaan adalah tugas penting yang membantu mendokumentasikan perbincangan dan keputusan utama yang dibuat semasa mesyuarat. Ia juga membantu meningkatkan ketelusan dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama sebelum pergi ke mesyuarat seterusnya.

7/ Susulan item tindakan

Dengan membuat susulan pada item tindakan, anda boleh memastikan bahawa keputusan yang dibuat semasa mesyuarat dilaksanakan dan semua orang jelas mengenai tanggungjawab mereka.

Dan SENTIASA kumpulkan maklum balas daripada peserta untuk menjadikan mesyuarat perniagaan akan datang lebih baik - anda boleh berkongsi maklum balas selepas selesai, melalui e-mel atau slaid pembentangan. Ia menjadikan mesyuarat tidak membosankan dan semua orang seronok💪

Takeaways Utama 

Mudah-mudahan, dengan artikel ini AhaSlides, anda boleh membezakan jenis mesyuarat dalam perniagaan dan tujuannya. Juga dengan mengikuti langkah dan amalan terbaik ini, anda boleh membantu memastikan mesyuarat perniagaan anda cekap, berfokus dan menghasilkan hasil yang diingini.

Mengendalikan mesyuarat perniagaan dengan berkesan boleh membantu meningkatkan komunikasi, kerjasama dan kejayaan dalam organisasi dan merupakan komponen utama pengurusan perniagaan yang berjaya.

Soalan Lazim