11 चरणहरू सफल रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक चलाउन

A रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक व्यवसायको लागि उत्कृष्ट नतिजाहरू सिर्जना गर्न उच्च-प्रदर्शन टोलीहरूलाई समीक्षा गर्न र कामको गुणस्तर सुधार गर्न साथै उत्पादकता सुधार गर्न मद्दत गर्ने उत्तम तरिकाहरू मध्ये एक हो। यस लेखले तपाईंलाई रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक र कसरी प्रभावकारी रूपमा बैठक खोल्ने बारे जान्न आवश्यक सबै कुरा दिन्छ। 

विषयसूची

• #1 - एक रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक के हो?
• #2 - एक रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक को लाभ
• #3 - कसले रणनीतिक व्यवस्थापन बैठकमा भाग लिनुपर्छ? 
• #4 - कसरी प्रभावकारी रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक (SMM योजना) चलाउने

रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक के हो?

रणनीतिक बैठक व्यवस्थापन (SMM) एक छ व्यवस्थापन मोडेल जसले कम्पनीको समग्र रणनीतिमा ध्यान केन्द्रित गर्दछ, जसमा प्रक्रिया व्यवस्थापन, बजेट, गुणस्तर, मापदण्डहरू, र कार्य दक्षता र व्यापार प्रदर्शनको मूल्याङ्कन गर्न आपूर्तिकर्ताहरू समावेश छन्।

यो बैठक प्रत्येक त्रैमासिकमा हुन सक्छ र मार्केटिङ रणनीति बैठक, व्यापार रणनीति बैठक, वा बिक्री रणनीति बैठकबाट सङ्कलन डेटा आवश्यक हुन सक्छ।

छोटकरीमा, रणनीतिक बैठकहरूको उद्देश्य विशेष लक्ष्य र उद्देश्यहरू पूरा गर्न कम्पनीको स्रोतहरू कसरी प्रभावकारी रूपमा प्रयोग गर्ने भनेर पत्ता लगाउनु हो।

रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक को लाभ

रणनीतिक व्यवस्थापन बैठकले सहभागीहरूलाई समयमै आइपुग्दा र रणनीतिक योजनाको बखत सोध्नका लागि कागजातहरू र प्रश्नहरू तयार गर्नबाट उनीहरूको कामको साथ थप सक्रिय हुन मद्दत मात्र गर्दैन तर निम्नानुसार 5 फाइदाहरू पनि ल्याउँछ:

लागत घटाउनुहोस्

धेरै संस्थाहरूले रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक ढाँचामा स्विच गरेका छन्। SMM योजनाले कम्पनीहरूलाई अब के काम गर्छ, के गर्दैन, र के राम्रो गर्न सक्छ भनेर बैठकहरू बीचको डेटा क्रस-विश्लेषण गर्न कम लागत (नि:शुल्क) उपकरण र सेवाहरू प्रयोग गर्न मद्दत गर्दछ। 

यसले सकेसम्म बुद्धिमानी र कुशलतापूर्वक स्रोतहरू खर्च गर्न, आवंटन गर्न र लगानी गर्न मद्दत गर्दछ।

समय र ऊर्जा बचत गर्नुहोस्

प्रभावकारी बैठकहरूको योजना बनाउनुले विभागहरू वा सहभागीहरूलाई रणनीतिक छलफलको उद्देश्य र उनीहरूले के तयार गर्न र योगदान गर्न आवश्यक छ भनेर बुझ्न अनुमति दिन्छ।

उदाहरणका लागि, उनीहरूले के कागजातहरू ल्याउनेछन्, कुन तथ्याङ्कहरू प्रस्तुत गर्ने, र बैठक पछि कुन कार्य वा समाधानहरू तान्ने छन्।

बैठकको लागि तयारी गर्न कार्यहरू तोड्दा रैम्बलिंग वा कसको गल्तीको आलोचना नगरी तर बैठकको उद्देश्य बिर्सेर धेरै समय र प्रयास बचत हुन्छ।

वार्ताको शक्ति बढाउनुहोस्

बैठकको समयमा, तर्क वा असहमतिलाई बेवास्ता गरिनेछैन। जे होस्, यसले ग्राहकहरू र व्यवसायहरूका लागि समस्याहरू समाधान गर्नका लागि उत्तम समाधानको बारेमा छलफल गरेर र पत्ता लगाएर टोलीका सदस्यहरूको वार्तालाप गर्ने शक्ति बढाउँछ। तपाइँ तपाइँको टोली मा एक उत्कृष्ट वार्ताकार भेट्टाउन छक्क पर्न सक्नुहुन्छ!

जोखिम व्यवस्थापन गर्नुहोस् 

कुनै पनि डाटा वा समस्या समाधान नभएको कारण बीचमा रद्द हुने बैठकमा कोही पनि उपस्थित हुन चाहँदैनन्।

तसर्थ, फलो-अप बैठक भनेको सबैले योजना, सङ्कलन, र विगतका बैठकहरूबाट डेटा डेलिभर गर्न आवश्यक छ, त्यो डेटाको विश्लेषण गर्न र त्यस विश्लेषणलाई कार्ययोग्य अर्को चरणहरूमा अनुवाद गर्न मद्दत गर्न आवश्यक छ। यी गतिविधिहरूले जोखिमहरूलाई राम्रोसँग व्यवस्थापन गर्न सुनिश्चित गर्दछ। वा बैठकलाई अन्तिम भन्दा बढी उत्पादक वा बढी लक्ष्य-उन्मुख बनाउनुहोस्। 

बजेट र स्रोतहरूमा नजिकको आँखा राख्नुहोस्

प्रभावकारी टोली बैठकहरू सञ्चालन गर्नाले तपाईंलाई स्रोतहरूको अनुगमन र समायोजन गर्न र सूचित बजेट निर्णयहरू गर्न सक्षम बनाउनेछ। रणनीति समीक्षा बैठकहरूले सफल हुन थप कोष आवश्यक पर्ने विभागहरू वा कार्यक्रमहरूलाई हाइलाइट गर्न मद्दत गर्नेछ। तपाईंको बजेट वा तपाईंको कार्यबल बढाउन/घटाउन आवश्यक छ कि छैन भनेर हेर्नको लागि पनि तिनीहरू राम्रो ठाउँ हुन्।

रणनीतिक व्यवस्थापन बैठकमा कसले भाग लिनुपर्छ? 

बैठकमा उपस्थित हुन आवश्यक व्यक्तिहरू जस्तै उच्च-अपहरू हुनेछन् सीईओ (प्रबन्ध निर्देशक, कार्यकारी निर्देशक, शहर प्रबन्धक, आदि) र परियोजनाको प्रत्यक्ष प्रबन्धक।

मुख्य खेलाडीहरूलाई योजनामा ​​​​भन्नु आवश्यक छ, तर सबैजना शाब्दिक रूपमा टेबलमा छैनन्।

कोठामा धेरै मानिसहरूले तनाव, अराजकता र भ्रम निम्त्याउन सक्छ। यदि तपाईंसँग यस प्रक्रियामा संलग्न हुन चाहने धेरै व्यक्तिहरू छन् भने, सर्वेक्षणहरू मार्फत कर्मचारीको राय सङ्कलन गर्ने र बैठकमा कसैलाई राख्ने जस्ता तरिकाले उनीहरूलाई समावेश गर्नुहोस् ताकि यो डेटा टेबलमा पुगोस् र प्रक्रियाको हिस्सा मानियोस्।

कसरी प्रभावकारी रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक (SMM योजना) चलाउने 

तपाईंको रणनीतिक व्यवस्थापन बैठकहरू आकर्षक र उत्पादक छन् भनेर सुनिश्चित गर्दै उचित योजनाको साथ सुरु हुन्छ। यी चरणहरूसँग

बैठकको तयारी

4 चरणहरूको साथ बैठकको योजना बनाउन यी दिशानिर्देशहरू पालना गर्न नबिर्सनुहोस्:

• समय तालिका बनाउनुहोस् र आवश्यक डाटा/रिपोर्ट सङ्कलन गर्नुहोस्

तालिका बनाउनुहोस् र यस बैठकमा उपस्थित हुन आवश्यक भएका सबै नेताहरू र प्रमुख कर्मचारीहरूलाई आमन्त्रित गर्न निश्चित हुनुहोस्। कोठामा भएका व्यक्तिहरू बैठकमा सक्रिय रूपमा भाग लिन सक्ने व्यक्तिहरू हुन् भनी सुनिश्चित गर्नुहोस्।

एकै समयमा, आवश्यक डेटा, र रिपोर्टहरू, अद्यावधिक स्थिति सूचकहरू, र बैठकमा जवाफ दिइने प्रश्नहरू पनि सङ्कलन गर्नुहोस्। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबमिशनहरू बैठक मितिको धेरै नजिक छैनन् ताकि सबैजना सबैभन्दा भर्खरको डेटा मार्फत जान र उदीयमान प्रवृत्ति वा मुद्दाहरूमा विश्लेषण लेख्न सक्छन्।

• योजना एजेन्डा टेम्प्लेट

एजेन्डाले तपाईंलाई र सहभागीहरूलाई ट्र्याकमा रहन मद्दत गर्दछ। बैठकको एजेन्डा विचारहरूले प्रश्नहरूको जवाफ सुनिश्चित गर्नेछ:

• हामीले यो बैठक किन गर्ने?
• बैठक सकिएपछि हामीले के गर्न आवश्यक छ?
• हामीले चाल्नुपर्ने अर्को कदम के हो?

याद गर्नुहोस् कि रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक एजेन्डा लक्ष्य, उपाय, र पहलहरूको समीक्षा, रणनीति मान्य, र वर्तमान रणनीतिक दिशा र परियोजनाहरू जारी राख्न जस्तै हुन सक्छ।

यहाँ एउटा नमूना एजेन्डा छ:

1. 9.00 AM - 9.30 AM: बैठकको उद्देश्यको सिंहावलोकन
2. 9.30 AM - 11.00 AM: सम्पूर्ण प्रक्रियाको पुन: मूल्याङ्कन गर्नुहोस्
3. 1.00 PM - 3.00 PM: विभागहरू र नेताहरू अद्यावधिकहरू
4. 3.00 - 4.00 PM: बाँकी मुद्दाहरू
5. 4.00 PM - 5.00 PM: समाधान दिइयो
6. 5.00 PM - 6.00 PM: कार्य योजना
7. बेलुका 6.00 - 6.30 PM: QnA सत्र
8. बेलुका 6.30 - 7.00 PM: र्‍याप-अप

• ग्राउन्ड नियमहरू सेट गर्नुहोस्

तपाईंले बैठक अघि तयार गर्न सबैको लागि नियमहरू सेट गर्न सक्नुहुन्छ।

उदाहरणका लागि, यदि तिनीहरू उपस्थित हुन सक्दैनन् भने, तिनीहरूले यसको सट्टा एक सहायक पठाउनुपर्छ। 

वा सहभागीहरूले क्रम राख्नुपर्छ, वक्तालाई आदर गर्नुपर्छ, अवरोध नगर्नुहोस् (आदि)

• मासिक सबै हात बैठकहरू

माथि उल्लेख गरिए अनुसार, एक रणनीतिक व्यवस्थापन सम्मेलन एक ठूलो घटना हो, सामान्यतया हरेक त्रैमासिक आयोजित। त्यसोभए, यदि तपाईं आफ्नो कर्मचारीहरू यस अभ्याससँग परिचित हुन चाहनुहुन्छ र सकेसम्म तयार हुनुहोस्। तपाईंले बैठकको समीक्षा गर्न र इमेलको लागि उपयुक्त नहुने कुनै पनि नयाँ घोषणाहरूसँग कर्मचारीहरूलाई अद्यावधिक गर्न र कम्पनीका लक्ष्यहरू सेट गर्न र अवस्थितहरूतर्फ प्रगति ट्र्याक गर्न मासिक सबै-हात बैठकहरू व्यवस्थित गर्न आवश्यक छ।

• परियोजना किक अफ बैठक प्रदर्शन गर्नुहोस्

यदि सबै-हात बैठकले कर्मचारीहरूलाई परिचित हुन र रणनीतिक व्यवस्थापनको लागि डेटा तयार गर्न मद्दत गर्नेछ त्यसोभए प्रोजेक्ट किक-अफ बैठक भनेको प्रोजेक्ट अर्डर गर्ने ग्राहक र यसलाई जीवनमा ल्याउने कम्पनी बीचको पहिलो बैठक हो। यस बैठकलाई परियोजनाको जग, यसको उद्देश्य र लक्ष्यहरू छलफल गर्न मुख्य खेलाडीहरू मात्र आवश्यक पर्नेछ।

बैठक

• बैठकको उद्देश्य र वांछित परिणामहरू परिभाषित गर्नुहोस्

एक रणनीतिक योजना बैठक पूर्ण रूपमा गलत हुन सक्छ यदि यो सबैलाई परिभाषित लक्ष्यहरू र माग आउटपुटहरू बिना आयोजित गरिन्छ। यसैले पहिलो चरण बैठकको लागि स्पष्ट, ठोस लक्ष्य परिभाषित गर्नु हो।

स्पष्ट लक्ष्यका केही उदाहरणहरू:

• युवा दर्शकहरूमा पुग्न सोशल मिडियामा रणनीति। 
• नयाँ उत्पादन, नयाँ सुविधा विकास गर्ने योजना।

तपाइँ तपाइँको लक्ष्य को भाग को रूप मा विशिष्ट रणनीतिक प्रबंधन बैठक विषयहरु लाई सेट गर्न सक्नुहुन्छ, जस्तै वर्ष को दोस्रो आधा मा व्यापार वृद्धि।

आफ्नो लक्ष्य संग सकेसम्म विशिष्ट हुनुहोस्। यसरी, सबैलाई काम गरिरहन र सही निर्णय लिन सजिलो हुन्छ।

• बरफ तोड्नुहोस् 

महामारीको दुई वर्ष पछि काम गर्ने तरिकामा परिवर्तन भएपछि, कम्पनीहरू सधैं भर्चुअल बैठकहरू र परम्परागत बैठकहरू संयुक्त रूपमा तयार हुनुपर्छ। कम्प्यूटर स्क्रिन मार्फत सञ्चार गर्ने व्यक्तिहरू अन्यहरू अफिसमा बसिरहेका बेला कहिलेकाहीँ तपाईंका सहकर्मीहरूलाई कम उत्साहित र विच्छेदन महसुस गराउनेछन्।

त्यसकारण, वातावरणलाई न्यानो बनाउन बैठकको सुरुमा आइसब्रेकरहरू र बन्धन गतिविधिहरू सहितको टोली बैठक आवश्यक छ।

• बैठक अन्तरक्रियात्मक बनाउनुहोस्

तपाइँको टोलीलाई रणनीति सत्रमा पूर्ण रूपमा लगानी गर्नको लागि साँचो अन्तरक्रियात्मकता बढाउन आवश्यक छ। स्ट्यान्डअलोन प्रस्तुतीकरणहरूको सट्टा, विभिन्न विभागहरूले भर्खरैका बाधाहरूको समाधान गर्न सक्ने ब्रेकआउटहरूमा विभाजन गर्ने प्रयास गर्नुहोस्।

प्रत्येक समूहलाई तपाइँको कम्पनीले सामना गरिरहेको चुनौती असाइन गर्नुहोस्। त्यसपछि, तिनीहरूको रचनात्मकता जंगली चल्न दिनुहोस् - चाहे मार्फत टोली निर्माण खेलहरू, द्रुत सर्वेक्षणहरू, वा विचारशील छलफल प्रश्नहरू। कम-दबाव ढाँचामा परिप्रेक्ष्यहरूको यो साझेदारीले अप्रत्याशित अन्तरदृष्टि जगाउन सक्छ।

पुन: मिलाउँदा, प्रत्येक ब्रेकआउटबाट संरचित तर खुला प्रतिक्रिया अनुरोध गर्नुहोस्। यस चरणमा कुनै पनि "गलत" विचारहरू छैनन् सबैलाई सम्झाउनुहोस्। तपाईंको लक्ष्य अन्ततः सँगै बाधाहरू पार गर्न सबै परिप्रेक्ष्यहरू बुझ्नु हो।

• सम्भावित चुनौतीहरू पहिचान गर्नुहोस्

बैठक तोकिएको समयभन्दा बढी भयो भने के हुन्छ? अन्य अप्रत्याशित मुद्दाहरूको सामना गर्न नेतृत्व टोली अनुपस्थित हुनु पर्यो भने के हुन्छ? यदि सबैजना अरूलाई दोष दिन र इच्छित आउटपुट प्राप्त गर्न व्यस्त छन्?

राम्ररी तयारी गर्न समाधानका साथ सबै सम्भावित जोखिमहरू सूचीबद्ध गर्नुहोस्!

उदाहरणका लागि, विशिष्ट एजेन्डा वस्तुहरू वा प्रस्तुतीकरणहरूको लागि काउन्टडाउन टाइमर प्रयोग गर्ने विचार गर्नुहोस्। 

• अनलाइन उपकरणहरू प्रयोग गर्नुहोस् 

यदि तपाईं विचारहरू सजिलै र छिटो सञ्चार गर्न चाहनुहुन्छ भने आज बैठकमा छविहरू र उपकरणहरू प्रयोग गर्नु अनिवार्य छ। रिपोर्टहरू र तथ्याङ्कहरू पनि दृश्यात्मक रूपमा प्रस्तुत गरिनेछन् र यी उपकरणहरूको कारण बुझ्न सजिलो छ। यसले मानिसहरूलाई इनपुट प्रदान गर्न पनि प्रोत्साहित गर्दछ र वास्तविक-समय प्रतिक्रिया प्राप्त गरेर तपाईंलाई द्रुत निर्णय लिन मद्दत गर्दछ। तपाईंले AhaSlide, Miro, र जस्ता नि:शुल्क उपकरणहरू र टेम्प्लेट प्रदायकहरू फेला पार्न सक्नुहुन्छ। Google Slides.

• टाउन हल बैठक ढाँचा संग लपेट्नुहोस् 

प्रश्नोत्तर सत्रको साथ बैठकको अन्त्य गरौं टाउन हल बैठक।

सहभागीहरूले आफूले चाहेका प्रश्नहरू उठाउन सक्छन् र नेताहरूबाट तत्काल जवाफ पाउन सक्छन्। यसले प्रमाणित गर्छ कि नेताहरू अनुहारविहीन निर्णय-निर्माताहरू मात्र होइनन्, तर विचारशील चिन्तकहरू हुन् जसले कम्पनीको हितलाई मात्र प्राथमिकतामा राख्दैनन् तर आफ्ना कर्मचारीहरूको हितको बारेमा पनि सोच्छन्।

• रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक को सुविधा को लागी सुझाव

माथिका चरणहरूका अतिरिक्त, रणनीतिक योजना सत्रलाई राम्रोसँग व्यवस्थित गर्न मद्दत गर्न यहाँ केही साना नोटहरू छन्:

• सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबैजना छलफलमा भाग लिइरहेका छन्।
• सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबैले सक्रिय रूपमा सुनिरहेका छन्।
• सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबैले आफ्नो टोली कार्य कौशल लागू गर्दछ।
• विकल्पहरूलाई सकेसम्म कम गर्न काम गर्नुहोस्।
• राय र सहमतिको स्तर हेर्न भोटको लागि कल गर्न नडराउनुहोस्।
• सृजनात्मक बन! रणनीतिक योजना भनेको रचनात्मकता अन्वेषण गर्ने र सम्पूर्ण टोलीको अवस्थाहरूमा प्रतिक्रियाहरू र समाधानहरू हेर्ने समय हो।

संक्षिप्तमा

सफल रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक सञ्चालन गर्न। तपाईंले मानिसहरू, कागजातहरू, डेटा र उपकरणहरू सहित हरेक चरण राम्रोसँग तयार गर्नुपर्छ। एजेन्डा प्रदान गर्नुहोस् र त्यसमा अडिग रहनुहोस् ताकि सहभागीहरूलाई थाहा होस् कि उनीहरूले के गर्ने छन् र के कार्यहरू दिइनेछ। 

AhaSlide ले कसरी रणनीतिक योजना सत्रको नेतृत्व गर्ने भन्ने बारे तपाइँका प्रश्नहरूको सबै उत्तरहरू प्रदान गर्ने आशा गर्दछ। रणनीतिक व्यवस्थापन बैठकहरू र समूह गतिविधिहरूलाई अफलाइन वा अनलाइन सक्रिय र उत्पादक राख्नको लागि यस लेखमा उल्लिखित सुझावहरू र सहायता प्रविधिहरूको आनन्द लिनुहुनेछ भन्ने आशा छ।

प्राय : सोधिने प्रश्नहरू