Ervoor zorgen dat u de juiste mensen met de juiste vaardigheden klaar heeft staan wanneer u ze nodig heeft – dat is personeelsplanning.
Het maakt niet uit of u een startup of een gevestigd bedrijf bent, een slim, goed doordacht personeelsplan maakt een enorm verschil bij het bereiken van uw doelen.
In deze gids behandelen we de basisprincipes van het uitzoeken van uw mankracht planningsproces, waarom het belangrijk is en hoe u een plan kunt maken dat uw bedrijf helpt slagen, wat er ook verandert.
Dus maak het uzelf gemakkelijk, we springen in de wereld van personeelsstrategieën!
Inhoudsopgave
Tips voor organisatiebetrokkenheid
Maak je eigen quiz en host deze live.
Stimuleer vreugde binnen uw team. Zorg voor betrokkenheid, verhoog de productiviteit!
Begin gratis
Wat is personeelsplanning?
Personeelsplanning of Human resource planning is het proces van het voorspellen van de toekomstige personeelsbehoeften van een organisatie en het bepalen hoe aan die behoeften kan worden voldaan. Het heeft betrekking op:
• Analyse van het huidige personeelsbestand – hun vaardigheden, competenties, banen en rollen
• Voorspelling van toekomstige personeelsbehoeften op basis van bedrijfsdoelstellingen, strategie en verwachte groei
• Vaststellen van eventuele hiaten tussen huidige en toekomstige behoeften – in termen van kwantiteit, kwaliteit, vaardigheden en rollen
• Oplossingen ontwikkelen om die hiaten op te vullen – door middel van werving, training, ontwikkelingsprogramma's, compensatieaanpassingen, enz.
• Een plan maken om die oplossingen te implementeren, binnen de gewenste tijdsbestekken en budgetten
• Bewaken van de uitvoering en indien nodig bijsturen van het personeelsplan
Wat zijn de belangrijkste elementen van het personeelsplanningsproces?
De belangrijkste componenten van het personeelsplanningsproces zijn meestal:
Toepassingsgebied: het omvat zowel kwantitatieve als kwalitatieve analyse. Kwantitatieve analyse omvat het berekenen van de huidige en toekomstige personeelsbezetting op basis van werklastprojecties. De kwalitatieve analyse houdt rekening met de vaardigheden, competenties en rollen die nodig zijn.
Duur: Een personeelsplan bestrijkt doorgaans een horizon van 1-3 jaar, met ook prognoses voor de langere termijn. Het balanceert tactische behoeften op korte termijn met strategische doelen op lange termijn.
Bronnen: Gegevens uit verschillende bronnen worden gebruikt als input voor het planningsproces, waaronder businessplannen, marktprognoses, verlooptrends, compensatieanalyses, productiviteitsmaatregelen, enz.
Methode: Voorspellingsmethoden kunnen variëren van eenvoudige trendanalyse tot meer geavanceerde technieken zoals simulatie en modellering. Vaak worden meerdere 'wat als'-scenario's geëvalueerd.
Gebruik: het personeelsplan specificeert oplossingen voor het opvullen van lacunes in vaardigheden, waaronder werving, training, compensatiewijzigingen, outsourcing/offshoring en herschikking van bestaand personeel. Er worden actieplannen gemaakt om de oplossingen binnen de tijdlijn en kostenbeperkingen te implementeren. Verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden zijn toegewezen.
Het personeelsplan wordt continu gemonitord. Er worden rampenplannen ontwikkeld voor het geval de prognoses niet uitkomen zoals gepland.
Effectieve personeelsplanning vereist input en samenwerking van alle belangrijke functionele gebieden, met name operaties, financiën en verschillende bedrijfseenheden.
Technologietools kunnen helpen bij de personeelsplanning, met name voor kwantitatieve analyse en personeelsmodellering. Maar menselijk oordeel blijft essentieel.
Wat is het doel van personeelsplanning in HRM?
#1 – Stem de human resource-behoeften af op de bedrijfsdoelstellingen en -strategie: Personeelsplanning helpt bij het bepalen van het aantal en de soorten werknemers die nodig zijn om de doelstellingen, groeiplannen en strategische initiatieven van het bedrijf te ondersteunen. Het zorgt ervoor dat human resources worden ingezet waar ze de grootste impact kunnen hebben.
#2 – Identificeer en vul lacunes in vaardigheden: Door toekomstige vaardigheidsvereisten te voorspellen, kan personeelsplanning eventuele hiaten tussen de huidige vaardigheden van werknemers en toekomstige behoeften identificeren. Vervolgens wordt bepaald hoe deze hiaten kunnen worden opgevuld door middel van wervings-, opleidings- of ontwikkelingsprogramma's.
#3 – Optimaliseer personeelskosten: Personeelsplanning heeft tot doel de arbeidskosten af te stemmen op de werklast. Het kan gebieden met overbezetting of onderbezetting identificeren, zodat het juiste aantal werknemers met de juiste vaardigheden kan worden ingezet. Dit helpt de arbeidskosten te beheersen.
#4 – Verbeter de productiviteit van talenten: Door ervoor te zorgen dat de juiste mensen op de juiste banen met de juiste vaardigheden zitten, kan personeelsplanning de algehele productiviteit en efficiëntie verhogen. Medewerkers passen beter bij hun rol en de organisatie maximaliseert haar menselijk kapitaal.
#5 – Anticipeer op toekomstige behoeften: Personeelsplanning helpt bij het anticiperen op veranderingen in de zakelijke omgeving en de behoeften van werknemers. Bijgevolg kan HR van tevoren strategieën voorbereiden om ervoor te zorgen dat aan de personeelsvereisten wordt voldaan. Deze proactieve benadering helpt bij het creëren van een flexibel en aanpasbaar personeelsbestand, wat cruciaal is voor het succes van elke organisatie.
#6 – Verbeter de motivatie van medewerkers: Door nauwkeurig te voorspellen en te voldoen aan de personeelsvereisten, kan het bedrijf elke onduidelijkheid over taken, overweldigende werklasten en competentietekortkomingen minimaliseren, die allemaal een negatieve invloed kunnen hebben op de tevredenheid van werknemers.
Wat zijn de 4 stappen in het personeelsplanningsproces?
Organisaties kunnen een effectieve planning maken personeelsplanning proces door deze vier eenvoudige stappen te overwegen, zonder overboord te gaan:
#1. Eis voorspelling
- Gebaseerd op bedrijfsdoelen, strategieën en projecties voor groei, uitbreiding, lancering van nieuwe producten, enz.
- Houdt rekening met factoren zoals hoe het bedrijf is georganiseerd, welke nieuwe technologie ze kunnen gebruiken en hoeveel ze hun werknemers gebruiken.
- Bepaalt het aantal benodigde mensen, per rol, vaardigheden, functiefamilie, niveau, locatie, etc.
- Vaak worden meerdere scenario's geëvalueerd om enige flexibiliteit in te bouwen.
#2. Aanbod analyse
- Begint met het huidige aantal werknemers en hun banen/rollen.
- Analyseert verlooptrends, pensioenprognoses en leegstandspercentages om te bepalen hoeveel mensen er overblijven.
- Houdt rekening met tijdlijnen voor externe werving en beschikbaarheid van benodigde vaardigheden op de arbeidsmarkt.
- Evalueert de mogelijkheden voor herplaatsing, job sharing, deeltijdwerk en outsourcing.
#3. Gap-analyse
- Vergelijk de projecties van wat mensen in de toekomst nodig zullen hebben met wat we al hebben. Op die manier kunnen we zien of er gaten moeten worden opgevuld.
- Kwantificeert hiaten in termen van aantal mensen en specifieke vaardigheden.
- Identificeert hiaten in dimensies zoals competenties, ervaringsniveaus, functies, locaties, enz.
- Helpt bij het bepalen van de omvang van de vereiste oplossingen, bijvoorbeeld het aantal nieuwe aanwervingen, stagiaires en herontwerpen van banen.
#4. Actieplanning
- Specificeert oplossingen zoals werving, training, promoties, beloningsprogramma's, enz.
- Stelt implementatietijdlijnen in, wijst verantwoordelijkheden toe en schat budgetten.
- Ontwikkelt noodplannen in het geval van een lager dan verwacht verloop, een grotere vraag, enz.
- Definieert Key Performance Indicators (KPI's) om het succes van het personeelsplan te meten.
- Stimuleert de voortdurende aanpassing en verbetering van het personeelsplanningsproces in de loop van de tijd.
Voorbeeld van personeelsplanning
Heb je nog geen duidelijk beeld? Hier is een voorbeeld van het personeelsplanningsproces volgens de 4 essentiële stappen om u te helpen het concept beter te begrijpen:
Een softwareontwikkelingsbedrijf voorspelt een groei van 30% in de komende 2 jaar op basis van nieuwe contracten en projecten in de pijplijn. Ze moeten een mankrachtplan ontwikkelen om ervoor te zorgen dat ze genoeg ontwikkelaars hebben om aan deze vraag te voldoen.
Stap 1: Vraagvoorspelling
Ze berekenen dat om de verwachte groei van 30% te ondersteunen, ze het volgende nodig hebben:
• 15 extra senior ontwikkelaars
• 20 extra mid-level ontwikkelaars
• 10 extra junior ontwikkelaars
Op basis van hun huidige structuur en projectvereisten.
Stap 2: aanbodanalyse
Ze hebben momenteel:
• 50 senior ontwikkelaars
• 35 mid-level ontwikkelaars
• 20 junior-ontwikkelaars
Op basis van verlooptrends verwachten ze het volgende te verliezen:
• 5 senior ontwikkelaars
• 3 mid-level ontwikkelaars
• 2 junior-ontwikkelaars
De komende 2 jaar.
Stap 3: Gap-analyse
Vraag en aanbod vergelijken:
• Ze hebben 15 extra senior ontwikkelaars nodig, maar krijgen er slechts 5, waardoor er een gat van 10 overblijft
• Ze hebben nog 20 mid-level ontwikkelaars nodig met slechts 2 winst, waardoor er een gat van 18 overblijft
• Ze hebben nog 10 junior ontwikkelaars nodig en verliezen er slechts 2, waardoor er een gat van 12 overblijft
Stap 4: actieplanning
Ze ontwikkelen een plan om:
• Huur 8 senior developers en 15 mid-level developers extern in
• 5 interne mid-level developers promoveren naar senior level
• Huur 10 stagiaires op instapniveau in voor een 2-jarig ontwikkelingsprogramma
Ze wijzen recruiters toe, stellen tijdlijnen vast en stellen KPI's op om resultaten te meten.
Dit is slechts één voorbeeld van hoe een organisatie personeelsplanning zou kunnen benaderen om te voldoen aan hun toekomstige personeelsbehoeften op basis van de verwachte zakelijke vraag. De sleutel is om een systematisch, datagestuurd proces te hebben dat hiaten identificeert en slimme oplossingen ontwikkelt.
Tot slot
In de snelle zakenwereld van vandaag is het cruciaal om voorop te blijven lopen. En het personeelsplanningsproces is krachtig om de toekomstige behoeften van uw bedrijf te voorspellen en dienovereenkomstig te plannen, waardoor u concurrerend blijft en ervoor zorgt dat u voorbereid bent op wat u te wachten staat.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat zijn de 4 belangrijkste doelen van personeelsbeheer?
Manpower management zorgt ervoor dat een organisatie over het juiste aantal mensen met de juiste vaardigheden en expertise beschikt om haar doelen te bereiken. Het doel is om mensen productief in te zetten, hun potentieel te ontwikkelen en een positieve relatie op te bouwen tussen werknemers en het bedrijf. Dit wordt bereikt door praktijken zoals werving, training, prestatiebeheer en beloningsbeheer.
Wat zijn de 6 stappen bij personeelsplanning?
De 5 stappen in een effectief personeelsplanningsproces zijn: · Voorspelling van de vraag · Inschatting van het huidige personeelsbestand · Analyse van hiaten · Plannen van oplossingen om hiaten op te vullen · Implementatie en beoordeling.
