Dla działu kadr dwumiesięczny „proces wdrożenia” po zatrudnieniu nowego pracownika jest zawsze wyzwaniem. Zawsze trzeba znaleźć sposób, aby pomóc „nowicjuszom” szybko zintegrować się z firmą. Jednocześnie należy budować silne relacje, aby pracownicy mogli z nami współpracować dłużej.
Aby rozwiązać te dwa problemy, konieczne jest zastosowanie 4 kroków połączonych z listami kontrolnymi, które ułatwią pomyślny proces wdrażania.
Spis treści
- Na czym polega proces onboardingu? | Najlepsze przykłady procesów onboardingu
- Korzyści z procesu wdrażania
- Jak długo powinien trwać proces onboardingu?
- 4 kroki procesu wdrażania
- Lista kontrolna planu procesu wdrożenia
Na czym polega proces onboardingu?
Proces onboardingu odnosi się do kroków, jakie firma podejmuje, aby powitać i zintegrować nowego pracownika ze swoją organizacją. Celem onboardingu jest szybkie zapewnienie nowym pracownikom produktywności na swoich stanowiskach i powiązanie ich z kulturą firmy.
Zdaniem ekspertów i specjalistów HR proces onboardingu musi być przeprowadzony strategicznie – przynajmniej na rok. To, co firma wykaże w pierwszych dniach i miesiącach zatrudnienia – będzie miało istotny wpływ na doświadczenia pracowników, decydując o tym, czy firma będzie w stanie zatrzymać pracowników. Skuteczne procesy onboardingowe często obejmują:
- Cyfrowe wdrożenie — nowi pracownicy wypełniają dokumenty, oglądają filmy orientacyjne i zakładają konta przed datą rozpoczęcia z dowolnego miejsca.
- Etapowe daty rozpoczęcia — grupy składające się z 5–10 nowych pracowników rozpoczynają co tydzień wspólne podstawowe sesje wprowadzające, takie jak szkolenia kulturowe.
- Plany dni na 30-60-90 dni — menedżerowie wyznaczają jasne cele dotyczące zrozumienia obowiązków, spotkań z współpracownikami i nabrania tempa w ciągu pierwszych 30/60/90 dni.
- Szkolenia LMS – nowi pracownicy przechodzą obowiązkowe szkolenia w zakresie zgodności i produktów, korzystając z internetowego systemu zarządzania nauką.
- Shadowing/Mentoring — przez pierwsze kilka tygodni nowi pracownicy obserwują członków zespołu, którzy odnieśli sukces, lub są kojarzeni z mentorem.
- Portal New Hire — centralna witryna intranetowa zapewnia łatwe źródło informacji o zasadach, świadczeniach i często zadawanych pytaniach.
- Powitanie pierwszego dnia — menedżerowie poświęcają czas na przedstawienie swojego zespołu, oprowadzanie po obiekcie itp., aby nowicjusze poczuli się jak w domu.
- Integracja społeczna — zajęcia po pracy, lunche i przedstawianie kolegów pomagają nowym pracownikom nawiązać więź poza oficjalnymi obowiązkami zawodowymi.
- Kontrole postępów – planowanie cotygodniowych stand-upów lub spotkań 1:1 co dwa tygodnie pozwala na utrzymanie prawidłowego przebiegu wdrożenia dzięki wcześniejszemu oznaczaniu wyzwań.
Korzyści z procesu wdrażania
Proces onboardingu nie jest pracą orientacyjną. Celem orientacji jest załatwienie formalności i rutynowych czynności. Onboarding to kompleksowy proces, głęboko zaangażowany w zarządzanie i relacje ze współpracownikami, który może trwać długo (do 12 miesięcy).
Skuteczny proces onboardingu przyniesie następujące korzyści:
- Popraw doświadczenie pracowników
Jeśli pracownicy czują się nieswojo, nie podoba im się doświadczenie i kultura korporacyjna, więc mogą łatwo znaleźć inną, bardziej odpowiednią okazję.
Skuteczny onboarding polega na nadaniu tonu całemu doświadczeniu pracowników. Skupienie się na kulturze korporacyjnej w celu zapewnienia rozwoju pracowników jest sposobem na zapewnienie zarówno pracownikom, jak i klientom doświadczenia w kontakcie z marką.
- Zmniejszenie rotacji
Aby zminimalizować niepokojącą liczbę rotacji, proces onboardingu pokieruje i stworzy najlepsze warunki do pracy i rozwoju pracowników, budując w ten sposób zaufanie i głębsze angażowanie ich w organizację.
Jeśli rekrutacja wymagała wiele wysiłku, aby zapewnić kandydatom jak najlepsze doświadczenia, przekształcili potencjalnych kandydatów w pracowników firmy na okres próbny. Następnie onboarding to proces „zamykania sprzedaży”, mający na celu oficjalne pozyskanie pełnoetatowych pracowników.
- Łatwo przyciągaj talenty
Proces integracji zapewnia angażujące doświadczenie pracowników, które pomaga właścicielom firm zatrzymać talenty i przyciągnąć silnych kandydatów.
Pamiętaj też o włączeniu nowych pracowników do programu polecania pracowników, aby mogli z łatwością zaprezentować wielkie talenty w sieci pracy. Wiadomo, że metoda polecania pracowników jest szybsza i tańsza niż korzystanie z usługi, dlatego jest to skuteczny kanał pozyskiwania wartościowych kandydatów.
Jak długo powinien trwać proces onboardingu?
Jak wspomniano, nie ma ścisłych zasad dotyczących procesu onboardingu. Jednak ważne jest, aby ten proces był dokładny, aby zmaksymalizować zaangażowanie pracowników i zminimalizować rotację pracowników.
Wiele firm prowadzi proces polecania, który trwa tylko miesiąc lub kilka tygodni. To sprawia, że nowi pracownicy czują się przytłoczeni nowymi obowiązkami i odłączeni od reszty firmy.
Aby upewnić się, że pracownicy mają zasoby, których potrzebują, aby poznać firmę, szkolić się wewnętrznie i czuć się komfortowo wykonując swoją pracę zgodnie z oczekiwaniami. Wielu specjalistów HR zaleca, aby proces ten trwał około 30, 60 90 dni planu onboardingu, podczas gdy niektórzy zalecają wydłużenie go nawet do roku.
4 kroki procesu wdrażania
Krok 1: Wstępne wdrożenie
Pre-onboarding to pierwszy etap procesu integracji, rozpoczynający się w momencie akceptacji przez kandydata oferty pracy i przejścia niezbędnych procedur do pracy w firmie.
W fazie przed skierowaniem pomóż pracownikowi wypełnić wszystkie niezbędne dokumenty. Można to nazwać najbardziej wrażliwym okresem dla kandydata, z tak wieloma opcjami przed nim. Upewnij się, że kandydat ma dużo czasu, ponieważ może odchodzić z poprzedniej firmy.
Najlepsze praktyki onboardingowe
- Zachowaj przejrzystość w zakresie zasad firmy, które mają głęboki wpływ na pracowników, w tym zasad planowania, zasad pracy zdalnej i zasad urlopów.
- Przejrzyj swoje procesy rekrutacyjne, procedury i zasady z wewnętrznym zespołem HR lub narzędziami zewnętrznymi, takimi jak badania i ankiety.
- Daj potencjalnym pracownikom zadanie lub test, abyś mógł zobaczyć, jak sobie radzą, a oni mogli zobaczyć, czego od nich oczekujesz.
Krok 2: Orientacja – powitanie nowych pracowników
Drugim etapem procesu integracji jest powitanie nowych pracowników w ich pierwszym dniu pracy, dlatego konieczne będzie zapewnienie im szkolenia wprowadzającego, aby mogli się przystosować.
Pamiętaj, że mogą jeszcze nie znać nikogo w organizacji i nie wiedzieć, jak wykonywać swoją codzienną pracę. Dlatego dział HR musi przedstawić jasny obraz organizacji przed rozpoczęciem pracy.
Najlepiej, aby pierwszy dzień w pracy był prosty. Podczas orientacji pomóż nowym pracownikom lepiej zrozumieć kulturę organizacyjną i pokaż im, jak ich praca może pasować do tej kultury.
Najlepsze praktyki wdrażania:
- Wyślij epickie ogłoszenie o nowym zatrudnieniu.
- Zaplanuj „spotkania i pozdrowienia” ze współpracownikami i zespołami w całej firmie.
- Przeprowadzaj powiadomienia i dyskusje na temat czasu wolnego, czasu pracy, obecności, ubezpieczenia zdrowotnego i zasad płatności.
- Pokaż pracownikom miejsca parkingowe, jadalnie i placówki medyczne. Następnie przedstaw się zespołowi roboczemu i innym odpowiednim działom.
- Pod koniec drugiej fazy dział HR może zorganizować krótkie spotkanie z nowymi pracownikami, aby upewnić się, że nowy pracownik czuje się komfortowo i dobrze przystosowany.
(Uwaga: możesz nawet wprowadzić ich zarówno w proces wdrażania, jak i plan wdrażania, aby wiedzieli, na jakim etapie procesu się znajdują).
Krok 3: Szkolenie specyficzne dla roli
Faza szkoleniowa jest w procesie integracji, aby pracownicy mogli zrozumieć, jak pracować, a firma mogła sprawdzić zdolności pracowników.
Co więcej, wyznacz inteligentne cele, aby pomóc pracownikom wizualizować, co należy zrobić, jak odnieść sukces oraz jaka powinna być jakość i produktywność. Po miesiącu lub kwartale dział HR może przeprowadzić przegląd wyników, aby docenić ich wysiłki i pomóc im poprawić wyniki.
Najlepsze praktyki wdrażania:
- Wdrażaj różne programy, takie jak szkolenia w miejscu pracy i przeprowadzanie testów, quizów, burzy mózgów i drobnych prac, aby pracownicy przyzwyczaili się do presji.
- Stwórz listę rutynowych zadań, celów pierwszego roku, celów rozciągających i kluczowych wskaźników wydajności.
Wszelkie zintegrowane materiały szkoleniowe powinny być bezpiecznie przechowywane w miejscu, w którym pracownicy mają łatwy dostęp i mogą się do nich odwoływać w razie potrzeby.
Krok 4: Stałe zaangażowanie pracowników i budowanie zespołu
Pomóż nowym pracownikom budować silne relacje z organizacją i współpracownikami. Upewnij się, że czują się pewnie, czują się komfortowo i są dobrze zintegrowani z firmą oraz gotowi do przekazania informacji zwrotnej na temat procesu wdrażania.
Najlepsze praktyki wdrażania:
- zorganizować imprezy integracyjne i zajęcia integrujące zespół, mające na celu pomóc nowym członkom lepiej się zintegrować.
- Wykonaj odprawy dla nowych pracowników 30 60 90-dniowego planu wdrażania, aby dowiedzieć się, jak ogólnie czują się nowi pracownicy i dowiedzieć się, czy potrzebują konkretnego wsparcia, zasobów i sprzętu.
- Utwórz i wyślij ankietę lub ankiety dotyczące doświadczenia kandydata, aby wiedzieć, jak wygląda Twój proces.
Lista kontrolna planu procesu wdrożenia
Skorzystaj z tych strategii wraz z poniższymi szablonami poleceń i listami kontrolnymi, aby zbudować własny proces polecania.
Onboarding checklisty dla zdalnych nowych pracowników
- Gitlab: Przewodnik po zdalnym wdrażaniu nowych pracowników
- Punkt centralny: Jak wdrożyć zdalnych pracowników
- Jedwabny Szlak: Tworzenie WoPlan zdalnego wdrażania klasy rld
Onboarding checklists dla nowych menedżerów
- Wykonalny: Lista kontrolna wdrażania nowych menedżerów
- Przebieg pracy: Twoja lista kontrolna dotycząca wdrażania nowych menedżerów
Onboarding checklisty do onboardingu sprzedaży
- Arkusz inteligentny: Szablon 90-dniowego planu wdrożenia do sprzedaży
- Punkt centralny: Podręcznik szkoleniowy sprzedaży i szablon dla nowych pracowników
Ponadto możesz również odwołać się do procesu onboardingowego Google lub procesu onboardingowego Amazon, aby zbudować dla siebie skuteczną strategię.
Na wynos
Traktuj swój proces onboardingu jak program „biznesowy”, który należy przeprowadzić, wdrażając nowe pomysły poprzez zbieranie informacji zwrotnych w celu poprawy jakości. Z biegiem czasu, wdrażając efektywny program szkoleniowy – integrację, zobaczysz więcej korzyści zarówno dla działów, jak i firm.
Często zadawane pytania
Dlaczego onboarding jest ważny?
Nowi pracownicy, którzy przejdą przez gruntowny proces wdrożenia, szybciej osiągają pełną produktywność. Uczą się, czego się od nich oczekuje i co jest im potrzebne, aby szybko wdrożyć się w pracę.
Co oznacza proces onboardingu?
Proces onboardingu odnosi się do kroków podejmowanych przez firmę w celu powitania i aklimatyzacji nowych pracowników, gdy po raz pierwszy dołączają do organizacji.
