Chiar și cele mai disciplinate companii de acolo își pot simți uneori proiectele rătăcind. De cele mai multe ori problema este una pregătire. Soluția? Un program bine structurat și complet interactiv întâlnire de lansare a proiectului!
Mai mult decât simpla pompă și ceremonie, o întâlnire de start bine executată poate obține cu adevărat ceva frumos pe piciorul drept. Iată 8 pași pentru organizarea unei întâlniri inițiale de proiect care creează emoție și primește toată lumea pe aceeasi pagina.
Timp de începere!
Sfaturi pentru întâlniri de reținut
Trebuie să aveți o agendă a întâlnirii de lansare în prealabil. Trimiterea unui e-mail de lansare timpurie a proiectului este foarte importantă! Deci, haideți să vedem câteva mostre de agendă a întâlnirii de lansare!
Sesiunea de lansare ar trebui să fie scurtă și concisă, cu o mulțime de jocuri și activități, deoarece aici este momentul în care AhaSlides este foarte util! Consultați mai multe sfaturi cu noi, după cum urmează:
Lansați conversația.
Obțineți informații valoroase din partea echipei și a clienților dvs. în timpul întâlnirii de lansare a proiectului. Folosiți sondaje live, întrebări și răspunsuri și instrumente de schimb de idei cu acest șablon gratuit!
🚀 Vezi șablonul
Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?
Așa cum se spune pe tablă, o întâlnire inițială de proiect este o întâlnire în care vă începeți proiectul.
De obicei, o întâlnire de lansare a proiectului este prima întâlnire dintre clientul care a comandat un proiect și compania care îl va da viață. Ambele părți se vor așeza împreună și vor discuta fundamentele proiectului, scopul său, obiectivele sale și modul în care acesta va ajunge de la idee până la realizare.
În general vorbind, există Tipuri 2 a întâlnirilor de lansare pentru a fi la curent cu:
- Începerea proiectului extern - O echipă de dezvoltare se așează cu cineva din exterior compania, ca un client sau un stakeholder, și discută planul unui proiect de colaborare.
- PKM intern - O echipă de la în compania se așează împreună și discută planul pentru un nou proiect intern.
Deși ambele tipuri pot avea rezultate diferite, procedura este cam la fel. Există în esență nici o parte unui start extern de proiect care nu face parte dintr-un start intern de proiect - singura diferență va fi pentru cine îl țineți.
Mai multă implicare cu adunările dvs
De ce sunt atât de importante întâlnirile de lansare a proiectului?
Scopul întâlnirilor Kickoff ar trebui să fie tare și clar! Poate părea destul de simplu să demarezi un proiect doar atribuind o grămadă de sarcini persoanelor potrivite, mai ales în locul de muncă obsedat de Kanban de astăzi. Cu toate acestea, acest lucru poate duce la pierderea continuă a echipelor.
Amintiți-vă, doar pentru că sunteți pe aceeași placă nu înseamnă că sunteți pe aceeași pagină.
În centrul acesteia, o reuniune inițială a proiectului este sinceră și deschisă Dialog între un client și o echipă. este nu o serie de anunțuri cu privire la modul în care proiectul va funcționa, dar a conversaţie despre planuri, așteptări și obiective la care a ajuns o dezbatere nestăvilită.
Iată câteva dintre avantajele desfășurării unei întâlniri de lansare a proiectului:
- Devine pe toată lumea pregătit - „Dă-mi șase ore să tăiem un copac și voi petrece primele patru ascuțind toporul”. Dacă Abraham Lincoln ar fi fost în viață astăzi, poți fi sigur că va petrece primele 4 din 6 ore de proiect într-o întâlnire inițială de proiect. Asta pentru că aceste întâlniri conțin toate pașii necesari pentru a obține orice proiect pe piciorul drept.
- Implica toți jucătorii cheie - Întâlnirile inițiale nu pot începe decât dacă toată lumea este acolo: manageri, conducători de echipă, clienți și oricine altcineva care are o miză în proiect. Este atât de ușor să pierzi urma cine este responsabil de ceea ce fără claritatea unei întâlniri inițiale pentru a afla totul.
- este deschis și colaborativ – După cum am spus, întâlnirile de lansare a proiectului sunt dezbateri. Cei mai buni se angajează toate participanți și aduce cele mai bune idei din toată lumea.
Mai multă implicare cu adunările dvs
8 pași către o reuniune de lansare a proiectului Kickass
Deci, ce anume este inclus în agenda unei reuniuni de lansare a proiectului? Am redus-o la cei 8 pași de mai jos, dar ar trebui să vă amintiți întotdeauna că există nu există meniu stabilit pentru acest tip de întâlnire.
Folosiți acești 8 pași ca ghid, dar nu uitați niciodată că agenda finală se află tu!
Pasul 1 - Introduceri și spargătoare de gheață
Desigur, singura modalitate de a începe orice întâlnire de lansare este familiarizarea participanților între ei. Indiferent de lungimea sau amploarea proiectului dvs., clienții și membrii echipei trebuie să fie pe nume unul cu celălalt înainte de a putea lucra eficient împreună.
În timp ce o introducere simplă de tip „întoarcerea mesei” este suficientă pentru a familiariza oamenii cu numele, un spărgător de gheață poate adăuga un alt strat de personalitate și luminează starea de spirit înainte de lansarea proiectului.
Încearcă Aceasta: Învârte roata 🎡
Așezați câteva subiecte simple de introducere pe un roată rotativă, apoi cereți fiecărui membru al echipei să-l rotească și să răspundă la orice subiect la care aterizează roata. Întrebările amuzante sunt încurajate, dar asigurați-vă că o păstrați mai mult sau mai puțin profesională!
Vrei mai multe de genul asta? 💡 Avem 10 spărgătoare de gheață pentru orice întâlnire chiar aici.
Pasul 2 - Contextul proiectului
Cu formalitățile și festivitățile în afara drumului, este timpul să dai drumul la începutul afacerii rece ca piatra. Pentru a lansa întâlnirea cu succes, ar trebui să aveți o agendă clară pentru întâlnirea de lansare!
Așa cum fac toate poveștile grozave, cel mai bine este să începi de la început. Descrieți toate corespondențele între dvs. și clienții dvs. pentru ca toți cei implicați în proiect să fie pe deplin la înălțimea a ceea ce s-a întâmplat până acum.
Acestea ar putea fi capturi de ecran ale e-mailurilor, textelor, proceselor-verbale de la întâlnirile anterioare sau orice resurse care adaugă orice fel de context pentru compania dvs. și clientul dvs. Faceți mai ușor vizualizarea tuturor prin crearea unei cronologii.
Pasul 3 - Cererea de proiect
În plus față de fundalul corespondenței, veți dori să vă scufundați adânc în detaliile de ce acest proiect este lansat în primul rând.
Acesta este un pas crucial, deoarece oferă o imagine de ansamblu clară asupra punctelor de durere pe care proiectul încearcă să le rezolve, lucru pe care atât echipele, cât și clienții trebuie să le păstreze în prim-plan în toate timpurile.
Protip 👊
Etape ca aceasta sunt coapte pentru discuții. Întrebați-vă clienții și echipa dvs. să-și prezinte ideile de ce cred că a fost visat acest proiect.
Dacă este cazul, ar trebui să încercați întotdeauna să canalizați vocea clientului in aceasta sectiune. Colaborați cu clientul pentru a găsi exemple din lumea reală de consumatori care menționează punctele dure pe care proiectul dvs. încearcă să le rezolve. Opiniile lor ar trebui să modeleze modul în care echipa ta abordează proiectul.
Pasul 4 - Obiective de proiect
Așa că te-ai uitat în trecut a proiectului, acum este timpul să ne uităm la viitor.
A avea obiective directe și o definiție clară a succesului pentru proiectul dvs. vă va ajuta cu adevărat echipa să lucreze în acest sens. Nu numai asta, va arăta clientului dvs. că sunteți serios în legătură cu munca și că aveți mize la fel de mari în ceea ce privește modul în care merge.
Întrebați participanții la întâlnirea inițială „cum va arăta succesul?” Sunt mai mulți clienți? Mai multe recenzii? O rată mai bună de satisfacție a clienților?
Indiferent de obiectiv, ar trebui să fie întotdeauna ...
- realizabil - Nu vă întindeți prea mult. Cunoaște-ți limitele și vine cu un obiectiv pe care tu de fapt au șansa de a realiza.
- Măsurabil - Susțineți-vă obiectivul cu date. Urmăriți un anumit număr și urmăriți-vă progresul către acesta.
- Contra cronometru - Oferă-ți o dată de încheiere. Faceți tot ce puteți pentru a vă atinge obiectivele înainte de acest termen.
Pasul 5 - Declarația de lucru
Punerea „cărnii” în „întâlnire inițială”, o Declarație de lucru (SoW) este o scufundare puternică în specificul proiectului și modul în care va fi realizat. Este facturare principală pe agenda întâlnirii inițiale și ar trebui să vă primească cea mai mare atenție.
Consultați acest infografic despre ce să includeți în declarația dvs. de lucru:
Rețineți că declarația de lucru nu se referă atât la discuții, cât și la restul agendei de lansare a proiectului. Acesta este cu adevărat timpul pentru un proiect care duce la simplitate stabiliți planul de acțiune pentru viitorul proiect, apoi salvați discuția pentru următorul punct al ședinței.
La fel ca și restul întâlnirii inițiale, declarația dvs. de lucru este super variabilă. Specificul declarației dvs. de lucru va depinde întotdeauna de complexitatea proiectului, de dimensiunea echipei, de părțile implicate etc.
Vrei să afli mai multe? 💡 Verificați acest lucru articol cuprinzător despre elaborarea unei declarații de lucru.
Pasul 6 - Secțiunea de întrebări și răspunsuri
Deși s-ar putea să vă simțiți obligați să părăsiți secțiunea de întrebări și răspunsuri până la sfârșit, de fapt vă recomandăm să o țineți imediat după declarația dvs. de lucru.
Un astfel de segment puternic va da naștere cu siguranță la întrebări atât din partea clientului, cât și a echipei dvs. Întrucât cea mai mare parte a întâlnirii este atât de proaspătă în mintea tuturor, cel mai bine este să lovești în timp ce fierul este fierbinte.
Utilizarea unui software interactiv de prezentare pentru a vă găzdui întrebările și răspunsurile vă poate ajuta să mențineți totul bifat, mai ales dacă întâlnirea inițială a proiectului dvs. are un număr mare de participanți ...
- este organizat - Întrebările sunt aranjate în funcție de popularitate (prin voturi pozitive) sau de timp și pot fi marcate ca „răspuns” sau fixate în partea de sus.
- este moderat - Întrebările pot fi aprobate și respinse înainte de a fi afișate pe ecran.
- este anonim - Întrebările pot fi trimise anonim, ceea ce înseamnă că toată lumea are o voce.
Pasul 7 - Probleme potențiale
Așa cum am spus mai devreme, o întâlnire inițială a proiectului este despre a fi cât mai deschisă și cinstită posibil. Asta e cum construiți un sentiment de încredere cu clientul dvs. din start.
În acest scop, cel mai bine este să discutați potențialele probleme cu care se poate confrunta proiectul pe parcurs. Nimeni nu vă cere să preziceți viitorul aici, doar să veniți cu o listă provizorie de bariere în care s-ar putea să vă întâlniți.
Deoarece dvs., echipa dvs. și clientul dvs. veți aborda acest proiect cu mize diferite, este ideal să obțineți toată lumea implicat în discuția potențială problemă.
Pasul 8 - Înregistrare
Verificarea regulată a clientului dvs. este un alt mod de a consolida încrederea dintre ambele părți. La întâlnirea inițială a proiectului, aveți câteva întrebări despre care să vă adresați ce, cand cine și cum aceste înregistrări vor avea loc.
Check-in-ul este un echilibru destul de bun între transparență și efort. Deși este plăcut să fii cât mai deschis și transparent posibil, trebuie să gestionezi acest lucru în limitele cât de disponibile vei fi de fapt be deschis și transparent.
Asigurați-vă că aveți răspuns la aceste întrebări înainte de sfârșitul întâlnirii:
- Ce? - Exact în ce detalii are nevoie actualizarea clientului? Trebuie să știe despre fiecare detaliu mic al progresului sau contează doar semnele majore?
- Cand? - Cât de des ar trebui echipa dvs. să vă actualizeze clientul? Ar trebui să transmită ceea ce au făcut în fiecare zi sau să rezume ceea ce au reușit la sfârșitul săptămânii?
- Cine? - Care membru al echipei va fi cel care face legătura cu clientul? Va exista un membru al fiecărei echipe, la fiecare etapă sau doar un corespondent singular pe tot parcursul proiectului?
- Cum? - Prin ce metodă vor rămâne contactul clientul și corespondentul? Apel video obișnuit, e-mail sau document live actualizat continuu?
Așa cum se întâmplă cu majoritatea punctelor de pe agenda unei reuniuni de lansare a proiectului, cel mai bine este să discutați în public. Pentru o echipă mare și un grup mare de clienți, s-ar putea să vă fie mai ușor să faceți un sondaj live pentru a reduce opțiunile pentru a stabili cea mai bună formulă de check-in posibilă.
Vrei să afli mai multe? 💡 Verificați câteva cele mai bune practici pentru verificarea cu clienții dvs.
Studiază eficient cu AhaSlides
Șablon de agendă pentru întâlnirea de lansare a proiectului
Cu întâlnirea dvs. inițială planificată de experți care așteaptă doar să sufle niște minți în sala de consiliu, ultima atingere poate fi un pic interacţiune să le aducă laolaltă.
Știai numai asta 29% din întreprinderi se simt conectați cu clienții lor (Gallup)? Dezlegarea este o epidemie la nivel B2B și poate lăsa întâlnirile de lansare să se simtă ca un proces plat, neinspirator prin formalități.
Implicarea clienților și a echipelor prin diapozitive interactive poate chiar să fie stimulați participarea și crește atenția.
AhaSlides are un arsenal de instrumente inclusiv sondaje live, întrebări și răspunsuri și diapozitive de brainstorming și chiar teste live și jocuri pentru a vă aprinde proiectul în mod corect.
Faceți clic mai jos pentru a obține un șablon gratuit, fără descărcare, pentru întâlnirea inițială. Schimbați orice doriți și prezentați-l gratuit!
Faceți clic mai jos pentru a crea un cont AhaSlides gratuit și începeți să vă creați propriile întâlniri interesante prin interactivitate!
