Конфликт интересов — это личный интерес, который может влиять на вашу работу или может выглядеть так, будто влияет на нее. Наличие конфликта интересов само по себе не является нарушением дисциплины. Проблема заключается в его сокрытии.
Так, Отчет ACFE для Наций Проанализировав 1,921 случай мошенничества на рабочем месте, было установлено, что 48% из них были связаны с той или иной формой коррупции, включая конфликты интересов. Это показатель коррупции, а не уровень конфликтов интересов, но он демонстрирует, что поставлено на карту, когда личные интересы остаются невысказанными.
Ниже приведены 20 ситуаций, сгруппированных в 4 группы по 5: деньги, семья, работа вне работы, подарки и членство в советах директоров. В каждой ситуации указано, почему она важна и что следует раскрыть. Ни одна из них не является обязательным правилом. Решение принимает политика вашего работодателя, поэтому каждая ситуация заканчивается одним и тем же советом: проверьте свою политику и уточните.
Тест в трех строках
- Спросите себя: может ли разумный человек подумать, что это повлияет на ваше суждение?
- Если да, то сообщите об этом кому-нибудь до того, как предпримете какие-либо действия, а не после.
- Пусть решение примет ваш руководитель или отдел по соблюдению нормативных требований, и отойдите от принятия решения, пока они его не примут.
В федеральных правилах США используется тот же принцип. 5 CFR 2635.502 задается вопрос, поставил бы ли разумный человек, осведомленный о соответствующих фактах, под сомнение беспристрастность работника в таких случаях, как финансовые интересы члена семьи или наличие соответствующих отношений. 5 CFR 2635.402 Эти правила касаются финансовых интересов, которые могут быть затронуты в связи с работой сотрудника. Они обязательны только для сотрудников федеральной исполнительной власти США. Для всех остальных действует политика работодателя.
Раунд 1: деньги и инвестиции
Набор 1: пять денежных ситуаций
- Вы являетесь акционером поставщика, который участвует в тендере на заключение контракта с вашей командой. Ваша прибыль или убыток могут зависеть от этого решения. Сообщите о наличии активов своему руководителю или отделу по соблюдению нормативных требований и отступите от своего выбора.
- Предприятие, совладельцем которого вы являетесь, подает заявку. Даже небольшая ставка имеет значение, потому что деньги все равно дойдут до вас. Укажите размер ставки в письменной форме до вскрытия заявки и не участвуйте в оценке.
- Вы устраиваетесь на вторую работу к конкуренту. Возможно, вы располагаете информацией, которая может им помочь, или чувствуете себя разрываемым между двумя работодателями. Сообщите об этом своему руководителю до того, как примете предложение, и уточните, допускает ли это политика компании.
- Продавец предлагает вам кредит или выгодную сделку. Задолженность перед поставщиком может повлиять на ваше отношение к нему. Откажитесь от сотрудничества с ним или сообщите о ней, а решение примите в отделе соответствия.
- Вы консультируете компанию, в которую инвестировали. Вы можете направить полученные советы на получение собственной прибыли. Сообщите об инвестициях тому, кто обратился за советом.
Наш выбор: поставщик, совладельцем которого вы являетесь. Чаще всего люди считают, что это нормально, потому что "это лишь небольшая доля".
Раунд 2: семья и отношения
Набор 2: пять ситуаций в отношениях
- Вам предлагается нанять своего кузена. Ваше мнение о кандидате может быть предвзятым, и другие могут так считать. Раскройте информацию о ваших отношениях и позвольте кому-нибудь другому заняться этим процессом.
- Вы становитесь управляющим своего партнера. Вы будете устанавливать их зарплату, проводить аттестацию и распределять рабочую нагрузку. Сообщите в отдел кадров, как только это произойдет, и уточните возможность изменения подчиненности.
- Вы могли бы заключить контракт с фирмой своего друга. Дружба может повлиять на решение или создать видимость влияния. Раскройте этот факт и передайте принятие решения кому-нибудь другому.
- Ваш супруг/супруга работает на клиента, которого вы обслуживаете. Каждый из вас может узнать что-то о работодателе другого. Сообщите об этом своему руководителю, чтобы при обработке счета учитывалась эта информация.
- Близкий друг подает заявку на вакансию, и вы входите в состав комиссии по собеседованию. Такое случается на каждом рабочем месте. Сообщите об этом председателю комиссии до начала собеседований и покиньте зал, чтобы освободить место для этого кандидата.
Наш выбор: друг, участвующий в дискуссии. Это происходит на каждом рабочем месте, на это уходит десять секунд, и это защищает вас обоих.
Третий раунд: работа вне работы и роли
Набор 3: пять ситуаций, связанных с работой вне дома.
- Вы работаете фрилансером на конкурента клиента. Каждая сторона вполне может усомниться в вашей лояльности. Сообщите об этом своему руководителю и уточните политику в отношении работы вне офиса.
- Вы занимаетесь дополнительным бизнесом в рабочее время. В таком случае ваше время и внимание принадлежат работодателю. Сообщите о характере бизнеса и договоритесь о том, что разрешено и когда.
- Вас пригласили выступить на конференции и предложили гонорар. Организатором может быть поставщик или клиент. Сообщите своему менеджеру, прежде чем принимать предложение, и уточните, можете ли вы оставить себе внесенную сумму.
- Вам предлагается войти в состав совета директоров другой организации. Ее интересы могут совпадать с интересами вашего работодателя. Сообщите об этом своему руководителю и отстранитесь от участия в любых вопросах, касающихся этой организации.
- Вы используете конфиденциальную информацию для личного проекта. Информация, которой вы располагаете в связи с вашей работой, не предназначена для использования вами в других целях. Не используйте её, а если вы уже это сделали, сообщите об этом своему руководителю.
Наш выбор: подработка в свободное от основной работы время. Начинается все с малого, с одного электронного письма или одного звонка, и именно так большинство людей представляют себя поступающими.
Два примера из Великобритании демонстрируют ту же идею в законодательстве и государственном секторе, и ни один из них не является правилом для работников частного сектора в целом. Кодекс государственной службы В нем говорится, что государственные служащие не должны злоупотреблять своим служебным положением, например, используя информацию, полученную при исполнении служебных обязанностей, для продвижения своих личных интересов или интересов других лиц. раздел 175 Закона о компаниях 2006 года В документе говорится, что директор компании должен избегать ситуаций, в которых у него есть или может быть интерес, противоречащий или потенциально противоречащий интересам компании, если только директора не дали на это разрешение.
Четвертый раунд: подарки, гостеприимство и места в совете директоров.
Набор 4: пять ситуаций с подарками и досками
- Продавец отправляет праздничный подарочный набор. Благодарность может стать чем-то ожидаемым. Сообщите об этом и спросите, следует ли вернуть благодарственное письмо, поделиться им с командой или оставить его себе.
- Участник торгов предлагает вам билеты во время проведения тендера. Проблема в сроках. Откажитесь от предложения или сообщите о нем и позвольте отделу по соблюдению нормативных требований принять решение до окончания тендера.
- Поставщик дарит подарок лицу, принимающему решения. Это может выглядеть как попытка купить решение. Зафиксируйте это и исключите лицо, принимающее решение, из процесса принятия решений поставщиком, если подарок крупный.
- Вы входите в совет благотворительной организации, которая закупает товары у одного из ваших поставщиков. В одном решении встречаются две преданности. Объявите об этой связи на заседании совета и покиньте зал после голосования.
- Гонорар докладчику поступает от компании, у которой вы совершаете покупку. На практике оплата от поставщика является подарком. Перед принятием платежа обязательно сообщите об этом.
Наш выбор: билеты, приобретенные участником тендера. На первый взгляд это кажется безобидным, но именно в таких ситуациях предполагаемый конфликт наносит наибольший ущерб.
Что касается подарков, федеральное правило... 5 CFR 2635.202В документе говорится, что, за исключением случаев, предусмотренных в этом подразделе, сотрудник не может принимать подарки из запрещенных источников или подарки, подаренные в связи с его служебным положением. Это касается федеральных служащих США. Частные работодатели устанавливают свои собственные ограничения, поэтому перед принятием подарка ознакомьтесь с политикой компании в отношении подарков и знаков внимания.
Как раскрыть и урегулировать конфликт
- Скажите об этом заранее и в письменном виде. Отправка электронного письма вашему руководителю или в отдел по соблюдению нормативных требований является документальным подтверждением.
- Опишите интерес, а не просто факт. «Фирма принадлежит моему брату» лучше, чем «Я их знаю».
- Отступите от принятия решения. Не голосуйте, не оставляйте комментарии и не давайте рекомендаций до тех пор, пока не будет зафиксирован результат.
- Попросите вашего руководителя или отдел по соблюдению нормативных требований зафиксировать результат. Решение за ними, а не за вами.
- Пересматривайте это при изменении ситуации. Новая роль, новое предложение или новая доля могут превратить старые договоренности в конфликт интересов.
Вспомните данные ACFE: 48% из 1,921 изученного ими случая были связаны с коррупцией. Конфликт, о котором объявлено на ранней стадии, гораздо легче урегулировать, чем тот, который обнаружен позже. Более подробную информацию о том, как безопасно высказывать свое мнение, см. в нашем руководстве. анонимный опрос и наш пост на ловушка соблюдения требований.
Способы проведения этого в формате командного занятия.
Политика, прочитанная один раз, забывается. Короткое онлайн-мероприятие побуждает людей высказать свои предложения.
- Выберите ответ: Покажите на экране одну ситуацию и спросите: «Это конфликт интересов? Да, нет или расскажите и спросите». Покажите расхождение во мнениях, а затем обсудите примеры, где люди не пришли к согласию.
- Облако слов: Спросите: «Что заставило бы вас колебаться, прежде чем раскрыть информацию?» Самые важные слова — это препятствия, которые нужно преодолеть.
- Шкала оценок: Перед началом и после занятия задайте вопрос: «Насколько четко сформулирована наша политика в отношении конфликта интересов?»
- Вопрос с открытым ответом, анонимный: Попросите команду рассказать о ситуации, с которой они сталкивались, и обсудите её, не называя имён.
- Вопросы и ответы, анонимно: Откройте его для вопросов, которые люди не будут задавать вслух. Наш Советы для успешной сессии вопросов и ответов поможет вам эффективно им управлять.
Используйте 20 ситуаций, описанных выше, в качестве вопросов. Если вам нужны готовые слайды для адаптации, шаблон курса «Конфликты интересов» создан именно для этого.
Часто задаваемые вопросы
Что такое конфликт интересов?
Личный интерес, который может повлиять или создать видимость влияния на ваши решения, касающиеся работы. Это могут быть деньги, семья, другая работа или подарок.
Какие существуют примеры конфликтов интересов на рабочем месте?
Владение долей в поставщике, наем родственника, получение подарков от участника тендера или ведение дополнительного бизнеса для конкурента. 20 ситуаций, перечисленных выше, дают еще больше примеров.
Является ли конфликт интересов незаконным?
Само по себе это не так. Для большинства сотрудников это вопрос политики работодателя, и вред причиняется неразглашением этой информации, хотя некоторые должности подразумевают юридические обязанности, например, должности директоров компаний в Великобритании в соответствии со статьей 175 Закона о компаниях 2006 года. Федеральные служащие США сталкиваются со специфическими правилами, включая уголовный закон, 18 USC 208, который 5 CFR 2635.402 описывает.
Как сообщить о конфликте интересов?
Как только вы это обнаружите, сообщите об этом своему руководителю или отделу по соблюдению нормативных требований в письменной форме и откажитесь от принятия решения. Опишите заинтересованность, а не просто констатируйте факт.
В чём разница между реальным и предполагаемым конфликтом?
Реальный конфликт влияет на ваше суждение; мнимый же лишь создает видимость возможного конфликта. И тот, и другой стоит раскрыть.
Когда начать
Выберите один набор из пяти пунктов и используйте его на следующем командном собрании. Если у вас есть время только на один пункт, начните с друга, который входит в состав комиссии по собеседованию.
Данная публикация содержит общую информацию, а не юридическую консультацию. Для принятия решения относительно вашего рабочего места обратитесь к квалифицированному юристу по трудовому праву или в регулирующий орган.
