Добро пожаловать в мир продуктивных встреч! Как профессионалы, мы все знаем, насколько важны встречи для достижения результатов, принятия решений и сохранения намеченного пути. Однако не все они хорошего качества и являются предпочтительными.
Часто, когда их спрашивают о собраниях, многие люди качают головой или раздраженно вздыхают из-за своей неэффективности. Они застревают в непродуктивных сессиях, которые истощают их энергию и время. Поэтому сегодня мы будем учиться как хорошо провести встречу!
Давайте начнем!
Начните встречу с AhaSlides.
Получите бесплатные шаблоны для ваших встреч! Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите из библиотеки шаблонов!
🚀 Создайте бесплатную учетную запись ☁️
Что делает встречу хорошей?
Совещания, несомненно, являются неотъемлемой частью любого бизнеса или организации. Они представляют собой платформу, на которой люди могут собираться вместе, обмениваться идеями, принимать решения и работать над достижением общей цели.
Хорошая встреча — это хорошо организованная, продуктивная встреча, позволяющая достичь желаемых результатов и позволяющая всем участникам чувствовать себя услышанными и оцененными.
Вот некоторые факторы, которые способствуют хорошему совещанию:
- У него ясная цель. Хорошая встреча начинается с четкой повестки дня, в которой указывается ее цель, а также цели встречи и ожидаемые результаты, что помогает удерживать встречу в правильном направлении и гарантирует, что все участники знают о своих задачах.
- Это способствует эффективному общению. Хорошая встреча требует эффективного общения. У всех участников будет возможность высказать свои мысли и идеи, а обсуждение следует поощрять активным слушанием и уважительным диалогом.
- Он имеет четкие результаты и последующие действия. Без них встреча будет непродуктивной и неэффективной, поскольку участники не будут уверены в своих следующих шагах. Оттуда трудно повысить эффективность любой последующей встречи.
Дополнительные советы с AhaSlides
- Встречи в бизнесе | 10 распространенных типов и рекомендации
- Лучший способ разместить Вводные встречи
- 11 шагов для успешной работы Совещание по стратегическому руководству
8 советов, как провести хорошую встречу
Конечно, чтобы провести встречу, подобную описанной выше, и не тратить зря время и силы участников, вам необходимо подумать о подготовке и последующих действиях до, во время и после встречи. Принятие во внимание этих шагов будет гарантировать плавный и успешный результат.
Перед встречей – Хорошей встречи
1/ Определите цель и тип встречи
Цель, задачи и тип собрания должны быть определены и обеспечены пониманием всеми участниками. Никто не хочет прийти на встречу на 10 минут и при этом не осознавать свою ответственность и какой смысл здесь обсуждать. Некоторые типы встреч служат только конкретным целям, например
- Совещания для принятия решений. Они проводятся, когда необходимы решения и действия.
- Встречи для решения проблем. Они призваны найти решение проблемы/кризиса.
- Мозговые встречи. Это место для сбора революционных новых идей с участием участников.
2/ Имейте повестку дня
Убедитесь, что у вас есть повестка дня встречи и разошлите его перед собранием всем участникам, что поможет участникам понять цель, задачи и ожидаемые результаты собрания. Он также служит руководством, помогающим им активно собирать необходимую информацию и документы, такие как отчеты, данные, презентации или другие соответствующие документы.
3/ Установите основные правила
Основные правила — это рекомендации или нормы, заранее согласованные всеми участниками и помогающие создать продуктивную и уважительную среду для обсуждения. Они могут включать в себя поощрение активного слушания, уважение разнообразия, ограничение времени для обсуждения и т. д.
Во время встречи – Хорошей встречи
4/ Начните с игры-ледокола
Начиная с творческий ледокол — отличный способ снять напряжение и настроить всех на командную встречу. Прерывание неловких моментов молчания в начале встречи может помочь задать тон продуктивной и приятной сессии.
Вместо того, чтобы полагаться на устаревшие методы, вы можете участвовать в беззаботных дебатах, случайных беседах или викторинах, которые могут быть очень веселыми, творческими, соревновательными и легко создаваться всего за считанные минуты. Итак, почему бы не попробовать что-то новое?
5/ Создайте пространство для совместной работы
Собрание команды — ценная возможность обсудить и принять решения в группе. Вместо того, чтобы пытаться придумать новые идеи на месте, члены команды должны представить свои подготовленные отчеты, идеи и взгляды на обсуждение. Таким образом, команда может работать вместе, чтобы прийти к хорошо продуманному и обоснованному окончательному решению.
Затем команда может рассмотреть возможность проведения живого опроса обсуждаемых идей и сбора отзывов в режиме реального времени через живые опросы с несколькими вариантами ответов или открытыми вопросами от AhaSlides.
Используя уникальный QR-код или ссылку, члены команды могут мгновенно получить доступ и внести свой вклад, а результаты будут отображаться прямо на экране. Это помогает избежать пустой траты времени и гарантирует, что все идеи будут отражены честно.
6/ Держите свою команду вовлеченной
Не давайте участникам возможности отвлечься, удерживая их во время встречи. Вы можете организовать «онлайн-круглый стол», в котором каждый может принять участие и внести свой вклад. С застенчивыми людьми? Не волнуйся. Анонимный Вопросы и ответы решит эту проблему.
Также не забывайте оставлять место для спонтанности. Потому что здоровая и активная встреча — идеальное место для появления новых решений и инноваций. Разрушить вялую и напряженную атмосферу, поощряя участников мыслить творчески. Облако слов будет интересным и эффективным занятием. Попробуйте и посмотрите.
После встречи – Хорошей встречи
7/ Закончите четкими последующими действиями и сроками
Завершая стратегическую сессию, убедитесь, что каждый участник имеет четкое представление о своих следующих шагах.
Пусть отделы обсудят:
- Какие показатели будут демонстрировать их прогресс? Будьте конкретны, чтобы можно было отслеживать прогресс.
- Какие межфункциональные партнеры нуждаются в координации для достижения успеха? Тесное сотрудничество имеет решающее значение.
- Какого рода обновления потребуют последующие встречи? Отчеты? Презентации? Заранее продумайте результаты мозгового штурма.
- Когда мы можем ожидать предварительных результатов или информации? Установите амбициозные, но достижимые сроки, чтобы поддерживать темп.
8/ Имейте протокол встречи
Всегда нужны подробные, тщательные, четкие и простые для понимания протокол заседаний разослать участникам, совету директоров, старшим руководителям и тем, кто не сможет присутствовать. Это не только документы, содержательная основа следующих встреч, но и правовая основа (в случае необходимости).
Основные выводы
Надеемся, что советы для хорошей встречи, которые АгаСлайды описанные выше, не слишком сложны. Помните, что продуктивными являются встречи, на которых каждый чувствует, что его ценят, слышат и поощряют высказаться. Встреча должна дать определенный результат и служить своей намеченной цели. После встречи все принимают свои роли и обязуются следовать обсужденным планам.
