8 kľúčových krokov na napísanie programu stretnutia s príkladmi a bezplatnými šablónami

Takže, čo je to Program stretnutia? Pravdou je, že všetci sme boli súčasťou stretnutí, kde sa cítime bezvýznamní, dokonca nechápeme, prečo sa musíme stretnúť, aby sme prediskutovali informácie, ktoré možno vyriešiť e-mailom. Niektorí ľudia môžu dokonca navštevovať stretnutia, ktoré sa ťahajú celé hodiny bez vyriešenia akýchkoľvek problémov.

Nie všetky stretnutia sú však neproduktívne a ak chcete pracovať so svojím tímom efektívne, stretnutie s agendou vás týchto vyššie uvedených katastrof zachráni.

Dobre zostavený program stanoví jasné ciele a očakávania stretnutia, čím sa zabezpečí, že každý bude poznať jeho účel a to, čo sa musí stať pred, počas a po.

Preto vás tento článok prevedie dôležitosťou mať program stretnutia, krokmi na vytvorenie efektívneho programu a poskytne príklady (+šablóny), ktoré môžete použiť na ďalšom stretnutí.

• Prečo každé stretnutie potrebuje program
• 8 kľúčových krokov na napísanie efektívneho programu stretnutia
• Príklady agendy stretnutí a bezplatné šablóny
• Nastavte si agendu stretnutí s AhaSlides
• Kľúčové jedlá 

Ďalšie pracovné tipy s AhaSlides

• 10 typov obchodných stretnutí
• Stretnutie zápisov: Najlepší sprievodca písaním, príklady (+ bezplatná šablóna) v roku 2023
• 6 Najlepšie Stretnutie Hacks

Prečo každé stretnutie potrebuje program

Každé stretnutie potrebuje program, aby sa zabezpečilo, že bude produktívne a efektívne. Program stretnutia prinesie tieto výhody:

• Ujasnite si účel a ciele stretnutiaa pomôže udržať diskusiu zameranú a na správnej ceste.
• Spravujte čas a tempo stretnutia, uistite sa, že neexistujú žiadne nezmyselné hádky, a ušetrite čo najviac času.
• Stanovte očakávania pre účastníkova zabezpečiť, aby boli zahrnuté všetky relevantné informácie a činnosti.
• Podporuje zodpovednosť a organizáciu, čo vedie k efektívnejším a efektívnejším stretnutiam.

8 kľúčových krokov na napísanie efektívneho programu stretnutia

Tu je niekoľko kľúčových tipov, ktoré vám pomôžu napísať efektívny program stretnutia:

1/ Určite typ stretnutia 

Keďže rôzne typy stretnutí môžu zahŕňať rôznych účastníkov, formáty a ciele, je dôležité vybrať si to vhodné pre danú situáciu.

• Úvodné stretnutie projektu: Stretnutie, ktoré poskytuje prehľad o projekte, jeho cieľoch, časovom pláne, rozpočte a očakávaniach.
• Stretnutie všetkých rúk: Typ celofiremného stretnutia, na ktoré sú pozvaní všetci zamestnanci. Informovať všetkých o výkonnosti, cieľoch a plánoch spoločnosti a podporovať zmysel pre spoločný účel a smerovanie v rámci organizácie.
• Zasadnutie mestského úradu: Stretnutie na radnici spoločnosti, na ktorom môžu zamestnanci klásť otázky, dostávať aktualizácie a poskytovať spätnú väzbu vyššiemu manažmentu a iným vedúcim.
• Stretnutie strategického manažmentu: Stretnutie, na ktorom sa stretávajú vedúci alebo vedúci pracovníci, aby prediskutovali a naplánovali dlhodobé smerovanie. 
• Stretnutie virtuálneho tímu: Formát stretnutí virtuálneho tímu môže zahŕňať prezentácie, diskusie a interaktívne aktivity a možno ich viesť pomocou softvéru na videokonferencie, okamžitých správ alebo iných nástrojov digitálnej komunikácie. 
• Brainstorming Session: Kreatívne a kolaboratívne stretnutie, na ktorom účastníci vytvárajú a diskutujú o nových nápadoch.
• Osobné stretnutie: Súkromné ​​stretnutie dvoch ľudí, ktoré sa často používa na hodnotenie výkonu, koučing alebo osobný rozvoj.

2/ Definujte účel a ciele stretnutia

Jasne uveďte, prečo sa stretnutie koná a čo chcete vy alebo váš tím dosiahnuť.

3/ Identifikujte kľúčové témy 

Uveďte kľúčové témy, ktoré je potrebné prebrať, vrátane všetkých dôležitých rozhodnutí, ktoré je potrebné urobiť.

4/ Priraďte časový limit

Každej téme a celej schôdzi venujte primerané množstvo času, aby ste zabezpečili, že schôdza zostane podľa plánu.

5/ Identifikujte účastníkov a ich úlohy

Urobte si zoznam osôb, ktoré sa zúčastnia stretnutia, a špecifikujte ich úlohy a zodpovednosti.

6/ Pripraviť materiály a podklady

Zhromaždite všetky relevantné informácie alebo materiály, ktoré budú potrebné počas stretnutia.

7/ Rozošlite agendu vopred

Pošlite program stretnutia všetkým účastníkom, aby ste sa uistili, že sú všetci pripravení a pripravení.

8/ Prehodnocovať a revidovať agendu podľa potreby

Pred schôdzou skontrolujte program, aby ste sa uistili, že je úplný a presný, a vykonajte všetky potrebné úpravy.

Príklady agendy stretnutí a bezplatné šablóny 

Tu je niekoľko príkladov programov stretnutí, ktoré možno použiť pre rôzne typy stretnutí:

1/ Program stretnutia družstiev

Dátum: 

miesto: 

Účastníci: 

Ciele tímových stretnutí:

• Aktualizovať priebeh implementácie projektu
• Na preskúmanie aktuálnych problémov a riešení

Program stretnutia tímu: 

• Úvod a privítanie (5 minút) | @SZO
• Prehľad predchádzajúcej schôdze (10 minút) | @SZO
• Aktualizácie projektu a správy o pokroku (20 minút) | @SZO
• Riešenie problémov a rozhodovanie (20 minút) | @SZO
• Otvorená diskusia a spätná väzba (20 minút) | @SZO
• Akcia a ďalšie kroky (15 minút) | @SZO
• Záverečná a ďalšia schôdza (5 minút) | @SZO

Bezplatná šablóna mesačného stretnutia s AhaSlides

2/ Program stretnutia všetkých rúk

Dátum: 

miesto: 

attendees: 

Ciele stretnutia:

• Aktualizovať výkonnosť spoločnosti a zavádzať nové iniciatívy a plány pre zamestnancov.

Program stretnutia: 

• Privítanie a predstavenie (5 minút)
• Aktualizácia výkonnosti spoločnosti (20 minút)
• Predstavenie nových iniciatív a plánov (20 minút)
• Otázky a odpovede (30 minút)
• Uznanie a ocenenia zamestnancov (15 minút)
• Ukončenie a plán ďalšej schôdze (5 minút)

Šablóna stretnutia všetkých rúk

3/ Program úvodného stretnutia projektu

Dátum: 

miesto: 

Účastníci:

Ciele stretnutia:

• Stanoviť jasné ciele a očakávania pre projekt
• Na predstavenie projektového tímu
• Diskutovať o projektových výzvach a rizikách

Program stretnutia: 

• Privítanie a predstavenie (5 minút) | @SZO
• Prehľad projektu a ciele (15 minút) | @SZO
• Predstavenie členov tímu (5 minút) | @SZO
• Pridelenie úloh a zodpovednosti (20 minút) | @SZO
• Prehľad harmonogramu a časovej osi (15 minút) | @SZO
• Diskusia o projektových výzvach a rizikách (20 minút) | @SZO
• Akčné položky a ďalšie kroky (15 minút) | @SZO
• Záverečná a ďalšia schôdza (5 minút) | @SZO

Upozorňujeme, že toto sú len príklady a body programu a formát možno upraviť na základe konkrétnych potrieb a cieľov stretnutia. 

Nastavte si agendu stretnutí s AhaSlides 

Ak chcete nastaviť program stretnutia s AhaSlides, nasleduj tieto kroky:

• Vytvoriť účet: Ak ste tak ešte neurobili, prihláste sa AhaSlides a vytvorte si účet. Alebo zamierte k nám Verejná knižnica šablón.

• Vyberte šablónu programu schôdze: Máme rôzne šablóny programu stretnutí, ktoré môžete použiť ako východiskový bod. Stačí si vybrať ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám a kliknúť "Získať šablónu".

• Prispôsobte šablónu: Po výbere šablóny si ju môžete prispôsobiť pridaním alebo odstránením položiek, úpravou formátovania a zmenou farebnej schémy.

• Pridajte položky programu: Pomocou editora snímok pridajte položky programu. Môžete pridať text, rotačné koliesko, ankety, obrázky, tabuľky, grafy a ďalšie.

• Spolupracujte so svojím tímom: Ak pracujete s tímom, môžete spolupracovať na agende. Stačí pozvať členov tímu na úpravu prezentácie a tí môžu vykonávať zmeny, pridávať komentáre a navrhovať úpravy.

• Zdieľajte program: Keď budete pripravení, môžete zdieľať agendu so svojím tímom alebo s účastníkmi. Môžete zdieľať odkaz alebo prostredníctvom QR kódu.

s AhaSlides, môžete ľahko vytvoriť profesionálny, dobre štruktúrovaný program stretnutia, ktorý vám pomôže zostať na správnej ceste a dosiahnuť ciele stretnutia.

Kľúčové jedlá 

Podľa týchto kľúčových krokov a príkladov s pomocou AhaSlides šablóny, dúfame, že dokážete vytvoriť dobre štruktúrovaný program stretnutí, ktorý vás pripraví na úspech.

Často kladené otázky