Nail Project Kickoff Meeting Flyer v 8 krokoch (+ bezplatná šablóna!)

Aj tie najodkázanejšie spoločnosti môžu niekedy cítiť, že ich projekty zablúdili. Problém býva častejšie ako jeden z nich príprava. Riešenie? Dobre štruktúrovaný a plne interaktívny úvodné stretnutie projektu!

Dobre vykonaná úvodná schôdzka môže byť nielen pompéznosťou a slávnostným ceremoniálom, ale skutočne niečo pekné vynesie na správnu nohu. Tu je 8 krokov k uskutočneniu úvodnej schôdze projektu, ktorá budí vzrušenie a rozruch každý na tej istej stránke.

Čas výkopu!

Čo je stretnutie projektu Kickoff?
Prečo sú stretnutia projektu Kickoff také dôležité?
8 krokov k zasadnutiu Kickass Project Kickoff Meeting
Šablóna programu úvodnej schôdze projektu

Tipy na zapamätanie si stretnutí

Predtým musíte mať program úvodného stretnutia. Odoslanie včasného úvodného e-mailu projektu je veľmi dôležité! Poďme sa teda pozrieť na niekoľko ukážok programu úvodného stretnutia!

Úvodná časť by mala byť krátka a stručná, s množstvom hier a aktivít, keďže práve teraz AhaSlides príde veľmi vhod! Pozrite si s nami ďalšie tipy, ako je uvedené nižšie:

Alternatívny text

Rozbehnite konverzáciu.

Získajte cenné informácie od svojho tímu a klientov počas úvodného stretnutia projektu. Pomocou tejto bezplatnej šablóny používajte živé hlasovanie, otázky a odpovede a nástroje na výmenu nápadov!

🚀 Pozrite si šablónu

Čo je stretnutie projektu Kickoff?

Ako sa hovorí na plechovke, úvodné stretnutie projektu je a stretnutie, na ktorom odštartujete svoj projekt.

Zvyčajne je úvodné stretnutie projektu prvým stretnutím medzi klientom, ktorý si objednal projekt, a spoločnosťou, ktorá ho uvedie do života. Obe strany si spolu sadnú a prediskutujú základy projektu, jeho účel, ciele a ako sa dostane od nápadu až po realizáciu.

Všeobecne možno povedať, že existujú 2 druhy úvodných stretnutí, na ktoré si treba dať pozor:

Začiatok externého projektu - Vývojový tím si sadne s niekým z zvonka spoločnosti alebo klientovi a prediskutuje plán spoločného projektu.
Interné PKM - tím z v spoločnosť si spoločne sadne a prediskutuje plán nového interného projektu.

Aj keď oba tieto typy môžu mať odlišné výsledky, procedúra je skoro to isté. V podstate existuje žiadna časť výkopu externého projektu, ktorý nie je súčasťou výkopu interného projektu – jediný rozdiel bude v tom, pre koho ho budete držať.

Viac zapojenia sa do vašich stretnutí

Prečo sú stretnutia projektu Kickoff také dôležité?

Účel úvodných stretnutí by mal byť hlasný a jasný! Môže sa zdať dosť jednoduché naštartovať projekt len pridelením množstva úloh tým správnym ľuďom, najmä v dnešnom pracovisku posadnutom Kanbanom. To však môže viesť k tomu, že tímy budú neustále strácať svoju cestu.

Pamätajte, len preto, že ste na rovnaká doska neznamená, že ste na rovnakej stránke.

Podstatou je čestné a otvorené úvodné stretnutie k projektu Dialóg medzi klientom a tímom. to je nie sériu oznámení o tom, ako bude projekt fungovať, ale a konverzácie o plánoch, očakávaniach a cieľoch, ku ktorým dospeli bezuzdné debaty.

Tu sú niektoré z výhod usporiadania úvodných stretnutí projektu:

To dostane každého pripravený - "Dajte mi šesť hodín na vyrúbanie stromu a prvé štyri strávim brúsením sekery." Ak by Abraham Lincoln dnes žil, môžete si byť istí, že prvé 4 zo 6 projektových hodín by strávil na úvodnom stretnutí projektu. To preto, že tieto stretnutia obsahujú všetko potrebné kroky, aby sa akýkoľvek projekt dostal pravou nohou.
Zahŕňa to všetci kľúčoví hráči - Úvodné stretnutia sa nemôžu začať, pokiaľ tam nie sú všetci: manažéri, vedúci tímu, klienti a ktokoľvek iný, kto má podiel na projekte. Je také ľahké stratiť prehľad o tom, kto má na starosti čo, bez toho, aby bolo jasné, že na úvodnom stretnutí sa dá všetko zistiť.
To je otvorené a spolupracujúce - Ako sme povedali, úvodné stretnutia projektu sú debaty. Tí najlepší sa zapájajú všetko účastníkov a priniesť zo všetkých najlepšie nápady.

Viac zapojenia sa do vašich stretnutí

8 krokov k zasadnutiu Kickass Project Kickoff Meeting

Čo presne je teda zahrnuté v programe úvodného stretnutia projektu? Zúžili sme to na 8 krokov nižšie, ale vždy by ste mali pamätať na to, že existuje pre tento typ schôdzky nie je nastavené menu.

Použite týchto 8 krokov ako sprievodcu, nikdy však nezabúdajte, že konečný program spočíva vy!

Krok č. 1 - Predstavenie a lámanie ľadu

Prirodzene, jediný spôsob, ako začať akékoľvek úvodné stretnutie, je oboznámiť účastníkov navzájom. Bez ohľadu na dĺžku alebo rozsah vášho projektu, klienti a členovia tímu si musia navzájom rozumieť, aby mohli efektívne spolupracovať.

Zatiaľ čo na to, aby sa ľudia oboznámili s menami, stačí jednoduchý úvod typu „go-round-the-table“, ľadoborec môže pridať ďalšiu vrstvu osobnosť a odľahčiť náladu pred zahájením projektu.

Vyskúšaj tento: roztočte kolo 🎡

Položte niekoľko jednoduchých úvodných tém na a kolovrátok, potom požiadajte každého člena tímu, aby to roztočil a odpovedal na akúkoľvek tému, na ktorú sa koleso dostane. Vtipné otázky sú povzbudzované, ale určite to ponechajte viac-menej profesionálne!

Kolovrat, ktorý sa používa ako rozbíjač ľadu.

Chcete viac takýchto? 💡 Máme 10 ľadoborcov na každé stretnutie tu.

Krok č. 2 – Pozadie projektu

Keďže formality a slávnosti sú mimo dosahu, je čas začať tým, že rozbehnete chladný biznis. Na úspešné spustenie stretnutia by ste mali mať jasný program úvodného stretnutia!

Ako všetky skvelé príbehy, najlepšie je začať od začiatku. Popíšte všetku korešpondenciu medzi vami a vašimi klientmi, aby sa všetci zapojení do projektu naplno naučili, čo sa doteraz stalo.

Môžu to byť snímky obrazovky s e-mailmi, textami, zápisnicami z predchádzajúcich stretnutí alebo akýmikoľvek prostriedkami, ktoré vašej spoločnosti a klientovi dodajú akýkoľvek kontext. Uľahčite všetkým vizualizáciu vytvorením časovej osi.

Krok č. 3 – Dopyt projektu

Okrem korešpondenčného pozadia sa budete chcieť ponoriť hlboko do podrobností prečo tento projekt sa začína v prvom rade.

Toto je zásadný krok, pretože poskytuje jasný prehľad o bolestivých bodoch, ktoré sa projekt snaží vyriešiť, a to je to, čo musia tímy aj klienti neustále udržiavať v popredí svojich myslí.

protipo 👊

Fázy ako toto sú zrelé na diskusiu. Spýtajte sa svojich klientov a váš tím, aby predložil svoje nápady, prečo si myslia, že tento projekt bol vysnívaný.

Ak je to možné, mali by ste sa vždy pokúsiť nasmerovať kanál hlas zákazníka v tejto časti. Spolupracujte s klientom a získajte skutočné príklady spotrebiteľov, ktorí spomínajú bolestivé body, ktoré sa váš projekt snaží napraviť. Ich názory by mali formovať spôsob, akým váš tím pristupuje k projektu.

Krok č. 4 – Ciele projektu

Takže ste sa pozreli do okolo projektu, teraz je čas pozrieť sa na budúcnosť.

Priame ciele a jasná definícia úspechu vášho projektu skutočne pomôže vášmu tímu dopracovať sa k nemu. Nielen to, ukáže to vášmu klientovi, že to s prácou myslíte vážne a máte podobne vysoký podiel na tom, ako to ide.

Spýtajte sa svojich účastníkov úvodného stretnutia 'Ako bude vyzerať úspech?' Je to viac zákazníkov? Máte ďalšie recenzie? Lepšia miera spokojnosti zákazníkov?

Bez ohľadu na cieľ, vždy by mal byť...

Dosiahnuteľný - Nepreťažujte sa. Poznajte svoje hranice a vymyslite si cieľ skutočne mať šancu dosiahnuť.
Merateľný - Podporte svoj cieľ údajmi. Zamerajte sa na konkrétne číslo a sledujte svoj pokrok smerom k nemu.
načasovaný - Dajte si konečný dátum. Urobte všetko pre to, aby ste dosiahli svoje ciele pred týmto termínom.

Krok č. 5 – Vyhlásenie o práci

Uvedenie „mäsa“ na „začiatočné stretnutie“, vyhlásenie o práci (SoW) predstavuje poriadny ponor do špecifík projektu a spôsobu, akým sa bude realizovať. To je hlavná fakturácia na programe úvodných schôdzí a mala by vám venovať pozornosť.

Pozrite si túto infografiku o tom, čo treba zahrnúť do svojho výkazu práce:

Infografika vysvetľujúca 6 mini krokov potrebných na oznámenie vyhlásenia o práci na úvodnom stretnutí projektu.

Majte na pamäti, že vyhlásenie o práci nie je tak o diskusii, ako o zvyšku programu schôdze úvodného projektu. Toto je naozaj čas na to, aby projekt jednoducho prešiel pripraviť akčný plán pre nadchádzajúci projekt, potom uložte diskusiu pre ďalší bod rokovania.

Rovnako ako zvyšok vášho úvodného stretnutia, aj vaše vyhlásenie o práci je super premenná. Konkrétnosti vášho výkazu práce budú vždy závisieť od zložitosti projektu, veľkosti tímu, zúčastnených častí atď.

Chcete sa dozvedieť viac? 💡 Skontrolujte toto komplexný článok o vypracovaní výkazu práce.

Krok č. 6 – Sekcia otázok a odpovedí

Aj keď sa možno budete cítiť nútení nechať sekciu otázok a odpovedí až na koniec, v skutočnosti vám odporúčame ponechať si ju priamo po vašom vyúčtovaní práce.

Takýto silný segment určite vyvolá otázky od vášho klienta aj vášho tímu. Keďže podstatná časť stretnutia je v mysli každého človeka taká čerstvá, je najlepšie udrieť, kým je žehlička horúca.

Používanie interaktívneho prezentačného softvéru na hosťovanie vašich otázok a odpovedí vám môže pomôcť udržať všetko hladko, najmä ak má vaše úvodné stretnutie projektu vysokú účasť....

To je organizovaný - Otázky sú usporiadané podľa popularity (prostredníctvom hlasov za) alebo podľa času a môžu byť označené ako „zodpovedané“ alebo pripnuté navrch.
To je moderované - Otázky je možné schváliť a zamietnuť skôr, ako sa zobrazia na obrazovke.
To je anonymný - Otázky je možné posielať anonymne, čo znamená, že každý má svoj hlas.

Krok č. 7 – Možné problémy

Ako sme už povedali, úvodné stretnutie projektu je o tom, aby bol čo najotvorenejší a najčestnejší. To je ako staviate a pocit dôvery so svojím klientom hneď na začiatku.

Na tento účel je najlepšie diskutovať o potenciálnych problémoch, ktorým môže projekt čeliť. Nikto od vás nežiada, aby ste predpovedali budúcnosť, len aby ste prišli s predbežným zoznamom prekážok, na ktoré môžete naraziť.

Keďže vy, váš tím a váš klient budete pristupovať k tomuto projektu s rôznymi podielmi, je ideálne ho získať každý zapojený do diskusie o potenciálnych problémoch.

Krok č. 8 – Registrácia

Pravidelná kontrola klienta je ďalším spôsobom, ako upevniť dôveru medzi oboma stranami. Na úvodnom stretnutí projektu máte niekoľko otázok čo, kedy, kto a ako tieto registrácie sa stanú.

Registrácia je pomerne jemným vyvážením medzi transparentnosť a úsilie. Aj keď je pekné byť čo najotvorenejší a najtransparentnejší, musíte to zvládnuť v rámci toho, do akej miery budete skutočne k dispozícii be otvorené a priehľadné.

Pred koncom stretnutia si overte, či máte zodpovedané tieto otázky:

Čo? - Presne v akom detaile potrebuje klient aktualizáciu? Potrebujú vedieť o každom maličkom detaile pokroku, alebo záleží len na veľkých znakoch?
Kedy? – Ako často by mal váš tím aktualizovať vášho klienta? Mali by odovzdať to, čo robili každý deň, alebo len zhrnúť, čo sa im na konci týždňa podarilo?
Kto? - Ktorý člen tímu bude ten, kto bude v kontakte s klientom? Bude člen každého tímu v každej fáze alebo len jeden jediný korešpondent počas celého projektu?
Ako? - Akou metódou zostane klient a korešpondent v kontakte? Pravidelný videohovor, e-mail alebo priebežne aktualizovaný živý dokument?

Ako je to v prípade väčšiny bodov programu úvodného stretnutia projektu, najlepšie je diskutovať otvorene. Pre veľký tím a veľkú skupinu klientov môže byť pre vás jednoduchšie urobiť a živá anketa s cieľom obmedziť možnosti vytvorenia najlepšieho možného spôsobu registrácie.

Chcete sa dozvedieť viac? 💡 Pozrite sa na niektoré osvedčené postupy na kontrolu vašich klientov.

Prieskum Efektívne s AhaSlides

Šablóna programu úvodnej schôdze projektu

Keď bude vaše odborne naplánované úvodné stretnutie čakať na odpálenie niektorých myšlienok v zasadacej miestnosti, posledný dotyk môže byť trochu interakcia aby sme to všetko spojili.

Vedeli ste to iba vy? 29% podnikov cítiť sa v spojení so svojimi klientmi (Gallup)? Odpojenie je epidémiou na úrovni B2B a môže spôsobiť, že úvodné stretnutia budú vyzerať ako plochý, neinšpirujúci proces prostredníctvom formalít.

Zapojenie vašich klientov a tímov prostredníctvom interaktívnych snímok skutočne môže zvýšiť účasť a zvýšiť rozpätie pozornosti.

AhaSlides má arzenál nástrojov vrátane živých hlasovaní, otázok a odpovedí a snímok brainstormingu, a dokonca živé kvízy a hier na správne zapálenie vášho projektu.

Kliknutím nižšie získate bezplatnú šablónu pre vašu úvodnú schôdzu bez sťahovania. Zmeňte všetko, čo chcete, a prezentujte to bez akýchkoľvek nákladov!

Chyťte šablónu

Kliknutím nižšie vytvoríte bezplatný AhaSlides účet a začnite vytvárať svoje vlastné pútavé stretnutia prostredníctvom interaktivity!

Vytvor svoju vlastnú

Tagy: Obchodné stretnutie