Aj tie najodkázanejšie spoločnosti môžu niekedy cítiť, že ich projekty zablúdili. Problém býva častejšie ako jeden z nich príprava. Riešenie? Dobre štruktúrovaný a plne interaktívny úvodné stretnutie projektu!
Dobre vykonaná úvodná schôdzka môže byť nielen pompéznosťou a slávnostným ceremoniálom, ale skutočne niečo pekné vynesie na správnu nohu. Tu je 8 krokov k uskutočneniu úvodnej schôdze projektu, ktorá budí vzrušenie a rozruch každý na tej istej stránke.
Čas výkopu!
Tipy na zapamätanie si stretnutí
Predtým musíte mať program úvodného stretnutia. Odoslanie včasného úvodného e-mailu projektu je veľmi dôležité! Pozrime sa teda na niekoľko ukážok programu úvodného stretnutia!
Úvodná časť by mala byť krátka a stručná, s množstvom hier a aktivít, pretože práve vtedy príde AhaSlides veľmi vhod! Pozrite si s nami ďalšie tipy, ako je uvedené nižšie:
Rozbehnite konverzáciu.
Získajte cenné informácie od svojho tímu a klientov počas úvodného stretnutia projektu. Pomocou tejto bezplatnej šablóny používajte živé hlasovanie, otázky a odpovede a nástroje na výmenu nápadov!
🚀 Pozrite si šablónu
Čo je stretnutie projektu Kickoff?
Ako sa hovorí na plechovke, úvodné stretnutie projektu je a stretnutie, na ktorom odštartujete svoj projekt.
Zvyčajne je úvodné stretnutie projektu prvým stretnutím medzi klientom, ktorý si objednal projekt, a spoločnosťou, ktorá ho uvedie do života. Obe strany si spolu sadnú a prediskutujú základy projektu, jeho účel, ciele a ako sa dostane od nápadu až po realizáciu.
Všeobecne možno povedať, že existujú 2 druhy úvodných stretnutí, na ktoré si treba dať pozor:
- Výkop externého projektu - Vývojový tím si sadne s niekým z zvonka spoločnosti alebo klientovi a prediskutuje plán spoločného projektu.
- Interné PKM - tím z v spoločnosť si spoločne sadne a prediskutuje plán nového interného projektu.
Aj keď oba tieto typy môžu mať odlišné výsledky, procedúra je skoro to isté. V podstate existuje žiadna časť externého výkopu projektu, ktorý nie je súčasťou interného výkopu projektu - jediný rozdiel bude v tom, pre koho ho držíte.
Viac zapojenia sa do vašich stretnutí
Prečo sú stretnutia projektu Kickoff také dôležité?
Účel úvodných stretnutí by mal byť hlasný a jasný! Môže sa zdať dosť jednoduché naštartovať projekt len pridelením množstva úloh tým správnym ľuďom, najmä na dnešnom pracovisku posadnutom Kanbanom. To však môže viesť k tomu, že tímy budú neustále strácať svoju cestu.
Pamätajte si, len preto, že ste na rovnaká doska neznamená, že ste na rovnakej stránke.
Podstatou je čestné a otvorené úvodné stretnutie k projektu Dialóg medzi klientom a tímom. Je to nie sériu oznámení o tom, ako bude projekt fungovať, ale a konverzácie o plánoch, očakávaniach a cieľoch, ku ktorým dospeli bezuzdné debaty.
Tu sú niektoré z výhod usporiadania úvodných stretnutí projektu:
- To dostane každého pripravený - "Daj mi šesť hodín, aby som vyrúbal strom a prvé štyri strávim ostrením sekery." Keby bol dnes Abraham Lincoln nažive, môžete si byť istí, že prvé 4 zo 6 projektových hodín strávi na úvodnom stretnutí projektu. Je to preto, lebo tieto stretnutia obsahujú všetko potrebné kroky, aby sa akýkoľvek projekt dostal pravou nohou.
- Zahŕňa to všetci kľúčoví hráči - Stretnutia Kickoff nemôžu začať, pokiaľ tam nie sú všetci: manažéri, vedúci tímov, klienti a ktokoľvek iný, kto má účasť na projekte. Je ľahké stratiť prehľad o tom, kto je za čo zodpovedný, a to bez toho, aby bol objasnený úvodný míting.
- to je otvorené a spolupracujúce – Ako sme povedali, úvodné stretnutia projektu sú diskusie. Tí najlepší sa zapájajú všetko účastníkov a priniesť zo všetkých najlepšie nápady.
Viac zapojenia sa do vašich stretnutí
8 krokov k zasadnutiu Kickass Project Kickoff Meeting
Čo konkrétne je teda zahrnuté v programe úvodného stretnutia projektu? Zúžili sme to na 8 krokov uvedených nižšie, vždy by ste si však mali pamätať, že tu sú pre tento typ schôdzky nie je nastavené menu.
Použite týchto 8 krokov ako sprievodcu, nikdy však nezabúdajte, že konečný program spočíva vy!
Krok 1 - Predstavenie a ľadoborce
Prirodzene, jediný spôsob, ako začať akékoľvek úvodné stretnutie, je oboznámiť účastníkov navzájom. Bez ohľadu na dĺžku alebo rozsah vášho projektu, klienti a členovia tímu si musia navzájom rozumieť, aby mohli efektívne spolupracovať.
Zatiaľ čo na to, aby sa ľudia oboznámili s menami, stačí jednoduchý úvod typu „go-round-the-table“, ľadoborec môže pridať ďalšiu vrstvu osobnosť a odľahčiť náladu pred zahájením projektu.
Vyskúšaj tento: roztočte kolo 🎡
Položte niekoľko jednoduchých úvodných tém na a kolovrátok, potom požiadajte každého člena tímu, aby to roztočil a odpovedal na akúkoľvek tému, na ktorú sa koleso dostane. Vtipné otázky sú povzbudzované, ale určite to ponechajte viac-menej profesionálne!
Chcete viac takýchto? 💡 Máme 10 ľadoborcov na každé stretnutie tu.
Krok 2 - Pozadie projektu
Keďže formality a slávnosti sú mimo dosahu, je čas začať tým, že rozbehnete chladný biznis. Na úspešné spustenie stretnutia by ste mali mať jasný program úvodného stretnutia!
Tak ako všetky veľké príbehy, aj to je najlepšie začať na začiatku. Popíšte všetku korešpondenciu medzi vami a vašimi klientmi, aby sa všetci, ktorí sa podieľajú na projekte, dostali do úplnej nuly o tom, čo sa doteraz stalo.
Môžu to byť snímky obrazovky s e-mailmi, textami, zápisnicami z predchádzajúcich stretnutí alebo akýmikoľvek prostriedkami, ktoré vašej spoločnosti a klientovi dodajú akýkoľvek kontext. Uľahčite všetkým vizualizáciu vytvorením časovej osi.
Krok 3 - Dopyt po projekte
Okrem korešpondencie budete chcieť ísť hlboko do hĺbky do podrobností prečo tento projekt sa začína v prvom rade.
Toto je zásadný krok, pretože poskytuje jasný prehľad o bolestivých bodoch, ktoré sa projekt snaží vyriešiť, a to je to, čo musia tímy aj klienti neustále udržiavať v popredí svojich myslí.
protipo 👊
Fázy ako toto sú zrelé na diskusiu. Spýtajte sa svojich klientov a váš tím, aby predložil svoje nápady, prečo si myslia, že tento projekt bol vysnívaný.
Ak je to možné, mali by ste sa vždy pokúsiť nasmerovať kanál hlas zákazníka v tejto časti. Spolupracujte s klientom a získajte skutočné príklady spotrebiteľov, ktorí spomínajú bolestivé body, ktoré sa váš projekt snaží napraviť. Ich názory by mali formovať spôsob, akým váš tím pristupuje k projektu.
Krok č. 4 - Ciele projektu
Takže ste sa pozreli na okolo projektu, teraz je čas pozrieť sa na budúcnosť.
Priame ciele a jasná definícia úspechu vášho projektu skutočne pomôžu vášmu tímu pracovať na jeho dosiahnutí. Nielen to, ukáže vášmu klientovi, že to s prácou myslíte vážne a má podobne vysoké podiely na tom, ako to ide.
Spýtajte sa svojich účastníkov úvodného stretnutia „ako bude vyzerať úspech?“ Je to viac zákazníkov? Máte ďalšie recenzie? Lepšia miera spokojnosti zákazníkov?
Bez ohľadu na cieľ, vždy by to malo byť ...
- Dosiahnuteľný - Nepreťažujte sa. Poznajte svoje limity a príďte s cieľom, ktorý ste dosiahli skutočne mať šancu dosiahnuť.
- Merateľný - Podporte svoj cieľ údajmi. Zamierte na konkrétne číslo a sledujte svoj pokrok smerom k nemu.
- načasovaný - Dajte si dátum ukončenia. Urobte všetko pre to, aby ste dosiahli svoje ciele pred týmto termínom.
Krok č. 5 - Vyhlásenie o práci
Ak uvedieme „mäso“ na „úvodnom stretnutí“, Vyhlásenie o práci (SoW) je statným ponorom do špecifík projektu a spôsobu, akým sa bude uskutočňovať. Je to hlavná fakturácia na programe úvodných schôdzí a mala by vám venovať pozornosť.
Pozrite si túto infografiku o tom, čo treba zahrnúť do svojho výkazu práce:
Majte na pamäti, že vyhlásenie o práci nie je tak o diskusii, ako o zvyšku programu schôdze úvodného projektu. Toto je naozaj čas na to, aby projekt jednoducho prešiel pripraviť akčný plán pre nadchádzajúci projekt, potom uložte diskusiu pre ďalší bod rokovania.
Rovnako ako zvyšok vášho úvodného stretnutia, aj vaše vyhlásenie o práci je super premenná. Konkrétnosti vášho výkazu práce budú vždy závisieť od zložitosti projektu, veľkosti tímu, zúčastnených častí atď.
Chcete sa dozvedieť viac? 💡 Skontrolujte toto komplexný článok o vypracovaní výkazu práce.
Krok č. 6 - Sekcia otázok a odpovedí
Aj keď sa môžete cítiť nútení opustiť svoju sekciu otázok a odpovedí až do konca, v skutočnosti by sme ju odporúčali podržať priamo po vašom vyúčtovaní práce.
Takýto svalnatý segment určite vyvolá otázky od vášho klienta aj od vášho tímu. Pretože prevažná časť stretnutia je v svedomí každého človeka tak svieža, je najlepšie udrieť, kým je železo horúce.
Používanie interaktívneho prezentačného softvéru na hosťovanie vašich otázok a odpovedí vám môže pomôcť udržiavať všetko plynulé, najmä ak má úvodná schôdza projektu vysoký počet účastníkov….
- to je organizovaný - Otázky sú zoradené podľa popularity (na základe hlasov) alebo podľa času a môžu byť označené ako „zodpovedané“ alebo pripnuté na začiatok.
- to je moderované - Otázky je možné schváliť a zamietnuť skôr, ako sa zobrazia na obrazovke.
- to je anonymný - Otázky je možné vkladať anonymne, čo znamená, že každý má svoj hlas.
Krok 7 - Potenciálne problémy
Ako sme už povedali, úvodné stretnutie projektu je o tom, aby bol čo najotvorenejší a najčestnejší. To je ako staviate a pocit dôvery so svojím klientom hneď na začiatku.
Na tento účel je najlepšie prediskutovať potenciálne problémy, s ktorými sa projekt môže stretnúť. Nikto od vás nežiada, aby ste tu predpovedali budúcnosť, iba aby ste prišli na predbežný zoznam prekážok, na ktoré môžete naraziť.
Pretože vy, váš tím a klient budete pristupovať k tomuto projektu rôznymi spôsobmi, je ideálne získať každý zapojený do diskusie o potenciálnych problémoch.
Krok č. 8 - Registrácia
Ďalším spôsobom, ako posilniť dôveru medzi oboma stranami, je pravidelná kontrola u klienta. Na úvodnom stretnutí k projektu máte niekoľko otázok, ktoré musíte vyriešiť čo, kedy, kto a ako tieto registrácie sa stanú.
Registrácia je pomerne jemným vyvážením medzi transparentnosť a úsilie. Aj keď je fajn byť čo najotvorenejší a najtransparentnejší, musíte to zvládnuť v rozsahu, v akom budete v skutočnosti k dispozícii be otvorené a priehľadné.
Pred koncom stretnutia si overte, či máte zodpovedané tieto otázky:
- Čo? - Aké konkrétne podrobnosti musí klient aktualizovať? Potrebujú vedieť o každom drobnom detaile pokroku, alebo záleží len na veľkých znameniach?
- Kedy? - Ako často by mal váš tím aktualizovať vášho klienta? Mali by odovzdávať to, čo robili každý deň, alebo len zhrnúť, čo sa im na konci týždňa podarilo?
- Kto? - Ktorý člen tímu bude ten, kto je v kontakte s klientom? Bude v celom projekte člen každého tímu alebo v každej etape alebo iba jeden osobitný korešpondent?
- Ako? - Akým spôsobom zostanú klient a korešpondent v kontakte? Pravidelný videohovor, e-mail alebo neustále aktualizovaný živý dokument?
Rovnako ako v prípade väčšiny bodov programu úvodného stretnutia projektu, je najlepšie diskutovať otvorene. Pre veľký tím a veľkú skupinu klientov môže byť jednoduchšie urobiť živá anketa s cieľom obmedziť možnosti vytvorenia najlepšieho možného spôsobu registrácie.
Chcete sa dozvedieť viac? 💡 Pozrite sa na niektoré osvedčené postupy na kontrolu vašich klientov.
Prieskum efektívne s AhaSlides
Šablóna programu úvodnej schôdze projektu
Keď bude vaše odborne naplánované úvodné stretnutie čakať na odpálenie niektorých myšlienok v zasadacej miestnosti, posledný dotyk môže byť trochu interakcia aby sme to všetko spojili.
Vedeli ste to iba vy? 29% podnikov cítiť sa v spojení so svojimi klientmi (Gallup)? Odpojenie je epidémiou na úrovni B2B a môže spôsobiť, že úvodné stretnutia budú vyzerať ako plochý, neinšpirujúci proces prostredníctvom formalít.
Zapojenie vašich klientov a tímov prostredníctvom interaktívnych snímok skutočne môže zvýšiť účasť a zvýšiť rozpätie pozornosti.
AhaSlides má arzenál nástrojov vrátane živých hlasovaní, otázok a odpovedí a snímok brainstormingu, a dokonca živé kvízy a hier na správne zapálenie vášho projektu.
Kliknutím nižšie získate bezplatnú šablónu pre vašu úvodnú schôdzu bez sťahovania. Zmeňte všetko, čo chcete, a prezentujte to bez akýchkoľvek nákladov!
Kliknutím nižšie si vytvoríte bezplatný účet AhaSlides a začnete interaktívne vytvárať vlastné pútavé stretnutia!
