Е-пошта позивнице за састанак | Најбољи савети, примери и шаблони (100% бесплатно)

Састанци могу бити суштински елемент ефикасности, координације и јединства тима. Многе компаније организују састанке најмање једном недељно, што може бити неформални састанак ради једноставног разговора са запосленима или формалнији састанак управног одбора ради дискусије о будућем плану компаније и годишњем извештају. Обавезно је да административни службеници или руководиоци пошаљу позивнице за састанке учесницима или гостима.

Позив на састанак је важан за ефикасно и несметано вођење званичних састанака. Постоји много начина за слање позивница за састанке. У овом чланку фокусирамо се на суочавање са имејлови са позивницама за састанак, најприкладнији и најпопуларнији начин да позовете људе да учествују на вашим састанцима.

Преглед садржаја

• Шта је имејл са позивом за састанак?
• Зашто је е-пошта са позивом за састанак важна?
• Напишите позивницу за састанак путем е-поште корак по корак
• Врсте е-поште са позивницама за састанке и примери
• Резиме

Брзи шаблони за састанке са АхаСлидес

Шта је имејл са позивом за састанак?

Кључни део пословних активности, имејл са позивом за састанак је писана порука са демонстрацијом сврхе састанка и захтевом људима да се придруже састанку након одређеног датума и локације, плус детаљнији прилози ако је потребно. Може бити написан у формалном или неформалном стилу у зависности од карактеристика састанака. Требало би да буде написан одговарајућим тоном и стилом како би се испунила правила пословне е-поште.

Међутим, немојте мешати имејл са позивом за састанак са имејлом са захтевом за састанак. Кључна разлика између ових имејлова је у томе што имејл са захтевом за састанак има за циљ да закаже састанак са неким, док имејл са позивом за састанак има за циљ да вас позове на састанак у најављеним датумима и на најављеној локацији.

Зашто је е-пошта са позивом за састанак важна?

Коришћење позивница путем е-поште доноси много предности. Предности позивница путем е-поште су наведене у наставку:

• Директно се повезује са календарима. Када примаоци прихвате позивницу, она се додаје назад у њихов пословни календар, а ви ћете добити подсетник, баш као и за друге догађаје забележене у календару.
• Погодно је и брзо. Ваши примаоци могу да дођу до е-поште одмах након што кликнете на дугме за слање. Како то иде директно примаоцу, ако је адреса е-поште погрешна, можете одмах добити обавештење и брзо потражити даља решења.
• Штеди време. Можете слати групне е-поруке са хиљадама адреса е-поште у исто време.
• Штеди трошкове. Не морате да трошите буџет на слање поште.
• Може се генерисати директно са ваше жељене платформе за вебинар. Осим ако немате састанак лицем у лице, ваш први избор ће вероватно бити Зоом, Microsoft Teams, или нешто еквивалентно. Када је РСВП потврђен, све везе и временски оквири се синхронизују путем е-поште, тако да учесник може да избегне забуну са другим догађајима.

Чињеница је да се свакодневно шаљу милијарде имејлова и да су многи од њих спам. Свако користи барем један имејл за размену важних порука за посао, куповину, састанке и још много тога. Међутим, пошто морате да читате тоне имејлова дневно, није изненађујуће што се понекад сусрећете са феноменом „замора од имејлова“. Стога, слање доброг имејла са позивом може избећи непотребно неспоразумевање или незнање прималаца.

Напишите позивницу за састанак путем е-поште корак по корак

Добра е-пошта са позивом за састанак је неопходна и, по правилу, утиче на достава е-поште стопа.

Постоје правила етикете и принципи којих се сви морају придржавати како би попунили имејл са позивом за пословни састанак у знак поштовања према примаоцима. Можете научити како да напишете стандардни имејл са позивом за састанак пратећи ове кораке:

Корак 1: Напишите јаку тему

Чињеница је да 47% прималаца имејлова чита имејлове који имају јасан и концизан наслов. Први утисак је важан. Ово може осигурати да примаоци осете хитност или важност, што доводи до веће стопе отварања.

• Кратко, циљано. Будите чињенични, а не загонетни.
• У знак хитности можете тражити потврду о присуству у наслову.
• Или додајте тон осећања као што је не заборавите на важност, хитност,...
• Додајте време ако желите да нагласите питање осетљиво на време 

На пример: „Састанак 4/12: Сесија за размишљање о пројекту“ или „Важно. Одговорите на питање: Састанак о стратегији новог производа 10/6“

Корак 2: Почните са кратким уводом

У првом реду, добра је идеја да укратко опишете ко сте, која је ваша позиција у организацији и зашто им се обраћате. Тада можете директно показати сврху састанка. Многи људи праве грешку када износе нејасну сврху састанка јер претпостављају да учесници морају знати за то.

• Нека вам представљање буде пријатно или повезано са радом
• Подсетите учеснике да ли треба да заврше неке задатке или да понесу било шта са собом на састанак.

На примерЗдраво члане тима, радујем се што ћу вас видети на лансирању новог производа следећег понедељка.

Корак 3: Поделите време и локацију

Требало би да наведете тачно време састанка. Такође би требало да им кажете како и где се састанак одржава, било лично или онлајн, и понудите смернице или линкове до платформе у случају да им затребају.

• Додајте временску зону ако запослени раде у различитим деловима света
• Наведите процењено трајање састанка
• Када дајете упутства, будите што детаљнији или приложите смернице за мапирање

На примерПридружите нам се у петак, 6. октобра, у 1:00 часова у сали за састанке 2, на другом спрату административне зграде.

Корак 4: Наведите дневни ред састанка

Покријте кључне циљеве или предложени дневни ред састанка. Не помињите детаље. Можете једноставно навести тему и временски оквир. За формалне састанке можете приложити детаљан документ. Ово је посебно корисно како бисте помогли учесницима да се унапред припреме.

На пример, можете почети са: Планирамо да разговарамо..../ Желимо да се позабавимо неким од питања или на следећи начин:

• 8:00-9:30: Увод у пројекат
• 9:30-11:30: Презентације од Ховарда (ИТ), Ноур (Маркетинг) и Цхарлотте (Продаја)

Корак 5: Затражите РСВП

Захтевање РСВП-а може помоћи да се потврди одговор ваших прималаца. Да бисте спречили амбивалентност, жељени одговор и временско ограничење за учеснике да вас обавесте о свом присуству или одсуству треба да буду укључени у вашу е-пошту. На тај начин, ако нисте добили њихов РСВП у време када регулишете, можете да урадите брзе накнадне радње.

На пример: Одговорите до [датум] на [е-адресу или број телефона]

Корак 6: Додајте професионални потпис е-поште и брендирање

Потпис пословне е-поште треба да садржи пуно име и презиме, назив позиције, назив компаније, контакт информације, личне веб странице и друге адресе са хиперлинковима.

Можете лако да прилагодите свој потпис гмаил.

На пример:

Јессица Мадисон

Регионални директор маркетинга, Инцо индустрија

555-9577-990

Постоји мноштво бесплатних креатора потписа е-поште који вам штеде време и труд, као што су Мој потпис.

Врсте е-поште са позивницама за састанке и примери

Имајте на уму да ће различите врсте састанака имати различите стандарде и стилове писања које треба пратити. Обично раздвајамо имејлове са позивницама за састанке на основу њиховог нивоа формалног или неформалног, укључујући или искључујући виртуелне састанке или чисте састанке на мрежи. У овом делу прикупљамо и представљамо вам неке типичне типове позивница за састанке и шаблоне сваке врсте који се популарно користе у имејловима са позивницама за пословне састанке.

#1. Е-пошта са захтевом за формални састанак

Званични имејл са захтевом за састанак се користи за велике састанке који се обично одржавају једном до три пута годишње. У питању је велики формални састанак, тако да ваш имејл треба да буде написан формалним стилом писања. Приложени додаци су потребни да би учеснику било јасније како да учествује на састанку, како да пронађе локацију и да детаљно објасни дневни ред.

Формални састанци укључују:

• Састанак управе
• Састанак одбора
• Састанак Управног одбора 
• Скупштина акционара 
• Састанак о стратегији 

Пример КСНУМКС: Акционари' шаблон за позивницу

Наслов: Важно. Позвани сте на годишњу скупштину. [Време]

[Име примаоца]

[Име компаније]

[Звање]

[Адреса предузећа]

[Датум]

Поштовани акционари,

Са задовољством Вас позивамо на годишњу скупштину која ће се одржати [Време], [Адреса]

Годишња скупштина акционара је изузетна прилика за информисање, размену и дискусију између [Име компаније] и сви наши акционари.

То је такође прилика да се изразите и гласате за активну улогу у доношењу важних одлука за [Име компаније], без обзира на број акција које поседујете. Састанак ће обухватити следеће кључне дневне редове:

Агенда 1:

Агенда 2:

Агенда 3:

Агенда 4:

Упутства о учешћу на овом састанку, дневни ред и текстове резолуција које ћете доставити на усвајање наћи ћете у приложеном документу испод

Желео бих да вам се захвалим, у име одбора, на вашем доприносу и вашој лојалности према [Име компаније] и радујем се што ћу вам пожелети добродошлицу на Састанак на [Датум]

Срдачан поздрав,

[Име]

[Назив позиције]

[Име компаније]

[Адреса и веб локација компаније]

Пример КСНУМКС: Састанак о стратегији шаблон за позивницу

[Име примаоца]

[Име компаније]

[Звање]

[Адреса предузећа]

[Датум]

Субјецт лине: Покретање пројекта Састанак маркетинг кампање: 2/28

У име [Име компаније], Позивам Вас да присуствујете пословном састанку који се одржава у [Назив конференцијске сале, назив зграде] [Датум и време]. Састанак ће трајати до [Трајање].

Задовољство ми је да вам пожелим добродошлицу у прву фазу нашег пројекта како бисте разговарали о нашем предстојећем предлогу [Детаљи] и ценимо ваше драгоцене увиде у то. Ево кратког резимеа нашег дневног реда:

Агенда 1:

Агенда 2:

Агенда 3:

Агенда 4:

Овај предлог цео наш тим сматра једним од најважнијих. За ваше даље разумевање, уз ово писмо смо приложили документ који вам пружа детаљније информације како бисте се могли унапред припремити за састанак.

Сви се радујемо разговору са вама како бисмо размотрили шта још можемо да учинимо да овај предлог успешно функционише. Молимо вас да сва питања или препоруке за састанак доставите пре [Рок] директно мени тако што ћете одговорити на ову е-пошту.

Желим вам сјајан дан.

Захваљујем ти се,

Срдачан поздрав,

[Име]

[Назив позиције]

[Име компаније]

[Адреса и веб локација компаније]

#2. Е-пошта са позивом за неформални састанак

Са формалним имејлом са позивом на састанак, то је једноставно састанак са особљем испод менаџерског нивоа или члановима тима. Много вам је лакше да смислите како да пишете на одговарајући начин. Можете писати у неформалном стилу са пријатељским и радосним тоном.

Неформални састанци укључују:

• Браинсторминг састанак
• Састанак за решавање проблема
• тренинг
• Састанак за пријаву
• Тим билдинг састанак
• Ћаскање на кафи 

Пример 3: Шаблон е-поште са позивницом за састанак за пријаву

Субјецт лине: Хитно. [Име пројекта] исправке. [Датум]

Поштовани тимови,

Поздрав!

Било је пријатно и забавно имати времена радити са вама у вези са тим [Име пројекта]. Међутим, да бисмо могли ефикасно да наставимо са својим плановима, верујем да је право време да извештавамо о напретку који је постигнут и био бих захвалан за прилику да се сретнемо на [локација] да се о томе даље расправља на [Датум и време].

Такође сам приложио списак свих дневних редова о којима треба да разговарамо. Не заборавите да припремите извештај о завршетку задатка. Искористите ово [Линк] да ме обавестите да ли ћете успети.

Молимо вас да ми пошаљете своју потврду што пре.

Срдачан поздрав,

[Име]

[Звање]

[Име компаније]

Пример КСНУМКС: Теам буилдинг шаблон е-поште са позивницом

Поштовани чланови тима,

Овим желимо да вас обавестимо да је [Одељење Име] организује а Тим билдинг састанак за све наше особље чланови на [Датум и време]

За даљи професионални развој изузетно је значајно да растемо заједно, а то се може десити само ако радимо као тим како бисмо наше вештине и таленте искористили за бољи учинак. То је разлог зашто наше одељење месечно промовише различите активности изградње тима.

Дођите и придружите се догађају како бисмо могли да саслушамо ваш глас о томе како можемо да побољшамо да бисмо вам пружили бољу подршку. Биће их и неколико тимске игре, а компанија ће обезбедити лагано освежење.

Радујемо се што ћемо се лепо провести на овом тимском догађају, који је организован да помогне свакоме од нас да расте. Уколико мислите да не можете да учествујете на овом састанку, молимо вас да нас обавестите. [име координатора] at [Број телефона]

С поштовањем,

[Име]

[Звање]

[Име компаније]

#3. Е-пошта са позивницом за гостујућег говорника

Е-порука са позивом гостујућем говорнику треба да садржи информације релевантне за говорника у вези са састанком и могућношћу говора. Веома је важно да говорник зна како може допринети вашем догађају и које користи може остварити учешћем у њему.

Пример 5: Шаблон е-поште са позивницом за говорника

Драг [Спеакер],

Надамо се да ће вас ова порука добро пронаћи! Данас вам пружамо фантастичну прилику за говор за ваше размишљање. Желели бисмо да вас замолимо да будете наш почасни говорник за [Назив састанка], догађај фокусиран на [Опис сврхе и публике вашег догађаја]. Цела [Назив састанка] тим је инспирисан вашим достигнућима и сматра да бисте били савршени стручњак да се обратите нашој публици професионалаца истомишљеника.

[Назив састанка] ће се одржати у [Место, укључујући град и државу] on [Датуми]. Очекује се да ће наш догађај бити домаћин око [Процењени број учесника #]. Наш циљ је да [Циљеви састанка].

Верујемо да сте сјајан говорник и да би ваш глас био кључни додатак том разговору, с обзиром на ваш опсежан рад у [Област стручности]. Можете размотрити презентацију својих идеја у трајању до [Трајање] минута које се односе на област [Тема састанка]. Свој предлог можете послати пре [рока], пратите [линк] како би наш тим могао да саслуша ваше идеје и унапред одреди детаље вашег говора.

У сваком случају, ако нисте у могућности да присуствујете, понизно вас молимо да нас контактирате путем [линк]. Хвала вам на времену и пажњи, радујемо се вашем позитивном одговору.

бест,
[Име]
[Звање]
[Контакт информације]
[Адреса веб-сајта компаније]

#4. Е-пошта са позивницом за вебинар

У данашњим трендовима, све више људи организује онлајн састанке јер то штеди време и трошкове, посебно за тимове који раде на даљину. Ако користите конференцијске платформе, постоје добро прилагођене позивнице које се директно шаљу вашем учеснику пре почетка састанка, као што је шаблон имејла са позивницом за Zoom. За виртуелни вебинар, можете погледати следећи пример.

Савети: Користите кључне речи као што су „Честитамо”, „Ускоро”, „Савршено”, „Ажурирај”, „Доступно”, „Најбоље”, „Најбоље”, „Посебно”, „Придружи нам се”, „Бесплатно” итд.

Пример КСНУМКС: Шаблон е-поште са позивницом за вебинар

Наслов: Честитамо! Позвани сте на [Назив вебинара]

Драг [Име кандидата],

[Име компаније] са задовољством организује вебинар за [Тема вебинара] на [datum] у [Време], са циљем да се [[Сврхе вебинара]

Биће то добра прилика да зарадите огромне бенефиције од ваших позваних стручњака из области [теме вебинара] и добијете бесплатне поклоне. Наш тим је тако одушевљен вашим присуством.

Напомена: Овај вебинар је ограничен на [Број људи]. Да бисте сачували своје место, молимо вас да се региструјете [Линк], и слободно га поделите са својим пријатељима. 

Надам се да ћу те видети тамо!

Пријатан дан,

[Твоје име]

[Потпис]

Резиме

Срећом, постоји много доступних шаблона позивница за пословне састанке на интернету које можете прилагодити и послати својим учесницима за неколико секунди. Не заборавите да сачувате нешто у свом облаку како бисте могли да припремите своју е-пошту са савршеним писањем, посебно у случају хитности.

Претпоставимо да тражите и друга решења за своје пословање. У том случају, Можете открити да је AhaSlides добар алат за презентације са много невероватних функција за подршку вашим вебинар догађајима, активностима изградње тима, конференцијама и још много тога.

Најчешћа питања (FAQ)

Реф: Заиста | Схерпани