การกำหนดการบริหารเวลา | คู่มือขั้นสูงสุดสำหรับผู้เริ่มต้นพร้อมเคล็ดลับ +5

เราทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงต่อวัน โดยไม่คำนึงถึงเพศ สีผิว หรือเชื้อชาติ แต่ในความเป็นจริง ด้วยเวลา 24 ชั่วโมงดังกล่าว บางคนประสบความสำเร็จ บางคนล้มเหลว และบางคนสร้างคุณค่ามากมายให้กับตนเองและสังคม แต่บางคนกลับไม่ทำอะไรเลย

ความแตกต่างประการหนึ่งระหว่างพวกเขาก็คือมีคนที่เป็นเช่นนั้น การกำหนดการจัดการเวลา เป็นอย่างดีและรู้ว่าต้องมีทักษะอะไรบ้าง และผู้ที่ไม่ได้

ดังนั้นหากคุณรู้สึกว่างานหนักจนไม่มีเวลาเป็นของตัวเอง หรือเคยถามว่า “ขอนานกว่านี้อีกวันได้ไหม”? และคุณมักจะต้องเผชิญกับสิ่งที่เรียกว่า "เส้นตาย" และไม่รู้ว่าการบริหารเวลาคืออะไร บางทีบทความนี้อาจช่วยคุณได้พร้อมคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับการบริหารเวลา

สารบัญ

• ขององค์กร
• การบริหารเวลาคืออะไร?
• เหตุใดการกำหนดการบริหารเวลาจึงสำคัญ
• 5 เคล็ดลับและเทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
• ประเด็นที่สำคัญ
• คำถามที่พบบ่อย

เคล็ดลับเพิ่มเติมจาก AhaSlides

ไม่เพียงแต่ให้คุณมีทักษะในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น Ahaสไลด์ นอกจากนี้ยังมี:

• อีคิว
• 5 ตัวอย่างการฝึกสอนในสถานที่ทำงาน
• ทักษะการจ้างงาน
• ตัวอย่างแนวคิดของตนเอง
• ทักษะในการใส่เรซูเม่
• ทักษะการฟังที่ใช้งานในที่ทำงาน 
• เทคนิคมวยเวลา 
• วางแผนเซสชันการฝึกอบรมอย่างมีประสิทธิภาพ
• ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ความหมาย ตัวอย่าง และความสำคัญ
• จะเป็นสังคมมากขึ้นได้อย่างไร?

ขององค์กร

การบริหารเวลาคืออะไร?

การบริหารเวลา คือ การวางแผนและจัดเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรมอย่างละเอียดเป็นขั้นเป็นตอนจนสำเร็จตามเป้าหมายทั้งหมด เนื่องจากแต่ละคนมีเวลาจำกัด ยิ่งคุณมีทักษะการจัดการเวลาที่ดีเท่าไหร่ เวลาของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น 

ดังนั้น การกำหนด Time Management จึงสำคัญมาก! ประสิทธิผลของการจัดการเวลาได้รับการประเมินตามผลงานที่ทำในช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุด จำไว้ว่า ไม่ว่าคุณจะยุ่งหรือไม่ว่างก็ไม่เกี่ยวว่าคุณจะทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

การกำหนดการบริหารเวลาประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลัก:

• ทำรายการและจัดลำดับความสำคัญของงานตามวัน สัปดาห์ และเดือนตามเป้าหมายและทิศทางของคุณ
• วัดและประเมินเวลาที่ใช้ในการดำเนินการงานที่ตั้งไว้
• วางแผนรายละเอียดและกำหนดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละวัน
• ดำเนินการและปฏิบัติตามแผนที่ตั้งไว้

ขั้นตอนการบริหารเวลาแต่ละขั้นตอนข้างต้นมีเครื่องมือ เทคนิค และทักษะสนับสนุนที่ตรงกับเป้าหมายการทำงานและชีวิตของแต่ละคน

เหตุใดการกำหนดการบริหารเวลาจึงสำคัญ

หลายคนสงสัยว่าเหตุใดการกำหนดการจัดการจึงมีความสำคัญ นี่คือประโยชน์ของการบริหารเวลาสำหรับคุณ

เพิ่มผลผลิตในการทำงาน – การกำหนดการจัดการเวลา

การรู้วิธีจัดการเวลาช่วยให้คุณจัดแผนและงานประจำวันตามความสำคัญและลำดับความสำคัญได้ ด้วยรายการ "สิ่งที่ต้องทำ" นี้ คุณจะมุ่งเน้นไปที่งานสำคัญที่ควรทำก่อน ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อคุณจัดการเวลาได้ดี คุณจะป้องกันการเสียเวลาและพลังงานไปโดยเปล่าประโยชน์ และจะใช้ความพยายามน้อยลงในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณพัฒนาความคิดสร้างสรรค์ด้วยเวลาว่างที่คุณประหยัด 

บรรเทาความกดดันและช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น

การขาดทักษะในการบริหารเวลามักจะนำไปสู่การทำงานที่มีความกดดันสูง การตัดสินใจที่ผิดพลาดโดยอ้อมเมื่อมีเวลาไม่เพียงพอในการพิจารณา 

ในทางตรงกันข้าม หากคุณควบคุมเวลาได้ดี คุณจะหลีกเลี่ยงแรงกดดันจาก “เส้นตาย” และตัดสินใจอย่างรอบรู้มากขึ้นในที่ทำงาน เพราะคุณมีเวลามากขึ้นในการคิดและประเมินปัญหา

สร้างแรงจูงใจเพิ่มเติม

นิสัยที่ไม่ดี เช่น การผัดวันประกันพรุ่ง การไม่วางแผนการทำงาน จะทำให้เกิดอันตรายอย่างใหญ่หลวงต่อบุคคลและทีม การบริหารเวลาจะช่วยขจัดนิสัยเหล่านั้นและกระตุ้นให้คุณเริ่มดำเนินการโครงการขนาดใหญ่ด้วยการวางแผนที่ชัดเจนพร้อมเป้าหมายที่ชัดเจนและตารางเวลาที่แม่นยำ

สมดุลชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น

เราทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงทุกวันเพื่ออุทิศให้กับตัวเอง ครอบครัว และงาน การจัดเวลาที่เฉพาะเจาะจงจะช่วยให้คุณมีสมดุลในชีวิตที่เหมาะสม ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถมีสมาธิกับการทำสิ่งต่างๆ ให้ลุล่วงไปด้วยดี และมีเวลาเพียงพอสำหรับการพักผ่อนและดูแลคนที่คุณรักและตัวคุณเอง

5 เคล็ดลับและเทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การแบ่งงานออกเป็นกลุ่ม – การกำหนดการจัดการเวลา

การจัดการเวลาที่ดีมักจะต้องมีการแบ่งงานออกเป็นกลุ่มตามความสำคัญและความเร่งด่วนของงานเหล่านั้น ประกอบด้วยสี่กลุ่มหลักต่อไปนี้:

• งานสำคัญและเร่งด่วน. งานกลุ่มนี้ต้องทำทันทีและมักเกิดวิกฤตมากที่สุดเพราะอาจเกิดขึ้นกะทันหันได้ เช่น “ลืม” กำหนดการส่งรายงานการทำงานเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้งกับลูกค้าที่เกิดขึ้น
• งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน มักเกี่ยวข้องกับสุขภาพ ครอบครัว อาชีพ และเพื่อนฝูง กลุ่มนี้ไม่ต้องการการดำเนินการในทันที แต่จำเป็นสำหรับคุณ คุณต้องทำให้เป็นนิสัยที่จะอดทน ทำงานผ่านช่วงเวลาที่ขาดแรงจูงใจ และให้เวลากับมัน เช่น ออกกำลังกายเพื่อรักษาสุขภาพ
• ไม่จำเป็นแต่เร่งด่วน ลักษณะเฉพาะของกลุ่มนี้คือแม้ว่าจะต้องดำเนินการในทันที แต่ก็ไม่ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ ตัวอย่างเช่น การประชุมที่ไร้ประโยชน์ รายงานที่ไม่จำเป็น เป็นต้น
• ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน. มันไม่มีประโยชน์สำคัญเช่นกิจกรรมซุบซิบ เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลา ไม่เพียงแต่คุณควรเรียนรู้ที่จะพูดว่า “ไม่” กับสิ่งเหล่านี้ แต่ยังพัฒนานิสัยในการกำจัดสิ่งเหล่านี้ในช่วงเวลาทำงานด้วย

ตั้งเป้าหมาย SMART – การกำหนดการจัดการเวลา

เป้าหมายที่ชัดเจนจะทำให้คุณมีแรงจูงใจ และเป้าหมายเหล่านี้ต้องแม่นยำและบรรลุผลได้ คุณสามารถดูวิธีการตั้งค่า เป้าหมาย SMART ดังต่อไปนี้:

1. เฉพาะเจาะจง: กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเจาะจงตั้งแต่เริ่มแรก
2. วัดผลได้: เป้าหมายต้องสามารถวัดได้และสามารถวัดผลได้ง่าย
3. Attainable: ดูว่าเป้าหมายสามารถบรรลุได้หรือไม่โดยตอบคำถามต่อไปนี้ด้วยตัวคุณเอง: สิ่งนี้เป็นจริง เป็นไปได้ หรือไม่? เป้าหมายสูงเกินไปหรือไม่?
4. ความเกี่ยวข้อง: เป้าหมายควรเกี่ยวข้องกับชีวิตและงานของคุณเพื่อกระตุ้นให้คุณ
5. ขอบเขตเวลา: แบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายเล็ก ๆ เพื่อความสำเร็จที่ดีที่สุด

หลีกเลี่ยงการเป็น Multitasker

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันหมายถึงการทำมากกว่าหนึ่งอย่างในเวลาเดียวกัน หากคุณขาดความชำนาญเพียงพอ การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะไม่ทำงานสำหรับคุณ ยังดีกว่า คุณควรแบ่งงานให้เสร็จทีละขั้นตอน นอกจากนั้น การมุ่งเน้นไปที่งานเดียวจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

รักษาสถานที่ทำงานของคุณให้เรียบร้อย

สถานที่ทำงานยุ่งเหยิงที่มีเอกสารใหม่-เก่า สำคัญ-ไม่สำคัญ ระเกะระกะ ไม่เพียงแต่ทำให้คุณรู้สึกวุ่นวาย แต่ยังทำให้คุณเสียเวลาเมื่อต้องค้นหาบางอย่างอีกด้วย ดังนั้น ให้สถานที่ทำงานของคุณเป็นระเบียบและชาญฉลาด แล้วคุณจะมีเวลามากขึ้น คุณจึงไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานที่ไร้ประโยชน์

ดูแลสุขภาพจิตให้ดี

การทำตัวให้สบายเป็นวิธีหนึ่งในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเหตุนี้ หากคุณมีจิตใจที่ผ่อนคลาย ปราศจากความเครียด คุณจะตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและมีเหตุผลมากขึ้น ต่อไปนี้คือวิธีที่จะช่วยให้คุณปรับอารมณ์ได้อย่างรวดเร็ว

• หัวเราะ: การกระทำนี้ช่วยให้คุณลดฮอร์โมนความเครียดและเพิ่มความสุข
• นั่งสมาธิ: การนั่งสมาธิอย่างน้อย 10 นาทีช่วยผ่อนคลายความเครียด
• ฟังเพลง: เพลิดเพลินกับเพลงโปรดที่จะทำให้คุณผ่อนคลายและสบาย
• การเต้นรำ: กิจกรรมนี้ทั้งยกระดับจิตใจและดีต่อสุขภาพ

ประเด็นที่สำคัญ

เมื่อกำหนดการจัดการเวลา คุณจะรู้สึกว่า “กล่อง” เวลาของคุณมีขนาดใหญ่กว่ามากและให้ประโยชน์มากมาย ดังนั้น ในตอนนี้ ลองสำรวจตัวเองดูว่าคุณจัดการเวลาของคุณอย่างไร ได้ผลหรือไม่ หรือคุณเสียเวลาไปทำไม แล้วคุณจะรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อไม่ให้ตัวเองเสียเวลาอีกสักนาที

นอกจากนี้เรายังมีจำนวนมาก แม่แบบสำเร็จรูป ให้คุณได้สำรวจ!

คำถามที่พบบ่อย