การประชุมเป็นองค์ประกอบสำคัญของประสิทธิภาพ การประสานงาน และความสามัคคีของทีม หลายบริษัทจัดการประชุมอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ซึ่งอาจเป็นการประชุมแบบไม่เป็นทางการเพื่อพูดคุยอย่างลึกซึ้งกับพนักงาน หรือการประชุมคณะกรรมการบริหารอย่างเป็นทางการเพื่อหารือแผนงานในอนาคตและรายงานประจำปีของบริษัท ผู้บริหารระดับสูงหรือผู้นำองค์กรจำเป็นต้องส่งจดหมายเชิญประชุมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมหรือแขกผู้มีเกียรติ
คำเชิญประชุมมีความสำคัญต่อการจัดการประชุมอย่างเป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่น มีหลายวิธีในการส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุม ในบทความนี้ เรามุ่งเน้นไปที่การจัดการกับ อีเมลเชิญประชุมวิธีที่สะดวกและเป็นที่นิยมที่สุดในการเชิญผู้คนให้เข้าร่วมในการประชุมของคุณ
สารบัญ
- อีเมลคำเชิญประชุมคืออะไร?
- เหตุใดอีเมลคำเชิญประชุมจึงมีความสำคัญ?
- เขียนอีเมลเชิญประชุมทีละขั้นตอน
- ประเภทของอีเมลเชิญประชุมและตัวอย่าง
- บรรทัดด้านล่าง
เทมเพลตการประชุมด่วนด้วย AhaSlides
อีเมลคำเชิญประชุมคืออะไร?
อีเมลเชิญประชุมเป็นส่วนสำคัญของกิจกรรมทางธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วยข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมอธิบายวัตถุประสงค์ของการประชุม และคำร้องขอให้เข้าร่วมประชุมตามวันและสถานที่ที่กำหนด พร้อมแนบไฟล์รายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น อีเมลเชิญประชุมสามารถเขียนในรูปแบบที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ ขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุม ควรใช้โทนและรูปแบบที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับมารยาทในการใช้อีเมลทางธุรกิจ
อย่างไรก็ตาม อย่าสับสนระหว่างอีเมลเชิญประชุมกับอีเมลขอประชุม ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างอีเมลทั้งสองนี้คือ อีเมลขอประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่อนัดหมายกับบุคคลอื่น ในขณะที่อีเมลเชิญประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่อเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมตามวันที่และสถานที่ที่แจ้งไว้
เหตุใดอีเมลคำเชิญประชุมจึงมีความสำคัญ?
การใช้คำเชิญทางอีเมลก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย ข้อดีของการเชิญทางอีเมลมีดังต่อไปนี้:
- เชื่อมต่อกับปฏิทินโดยตรง เมื่อผู้รับตอบรับคำเชิญ คำเชิญนั้นจะถูกเพิ่มกลับเข้าไปในปฏิทินธุรกิจของพวกเขา และคุณจะได้รับการแจ้งเตือน เช่นเดียวกับกิจกรรมอื่นๆ ที่บันทึกไว้ในปฏิทิน
- สะดวกและรวดเร็ว ผู้รับของคุณสามารถเข้าถึงอีเมลได้ทันทีหลังจากที่คุณคลิกปุ่มส่ง เมื่อส่งตรงถึงผู้รับ หากที่อยู่อีเมลผิด คุณจะได้รับประกาศทันทีและดำเนินการแก้ไขเพิ่มเติมอย่างรวดเร็ว
- ช่วยประหยัดเวลา คุณสามารถส่งอีเมลกลุ่มด้วยที่อยู่อีเมลนับพันรายการพร้อมกันได้
- ประหยัดต้นทุน ไม่ต้องเสียงบประมาณในการส่งจดหมาย
- สามารถสร้างได้โดยตรงจากแพลตฟอร์มเว็บสัมมนาออนไลน์ที่คุณต้องการ เว้นแต่คุณจะประชุมแบบพบหน้ากัน ตัวเลือกแรกของคุณน่าจะเป็น Zoom Microsoft Teamsหรือเทียบเท่า เมื่อยืนยันการตอบรับแล้ว ลิงก์และกรอบเวลาทั้งหมดจะซิงค์ผ่านอีเมล ดังนั้นผู้เข้าร่วมจึงหลีกเลี่ยงความสับสนกับกิจกรรมอื่นๆ ได้
เป็นที่ทราบกันดีว่ามีการส่งอีเมลหลายพันล้านฉบับทุกวัน และหลายฉบับเป็นสแปม ทุกคนใช้อีเมลอย่างน้อยหนึ่งฉบับเพื่อแลกเปลี่ยนข้อความสำคัญเกี่ยวกับงาน การซื้อขาย การประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย อย่างไรก็ตาม เนื่องจากคุณต้องอ่านอีเมลเป็นจำนวนมากในแต่ละวัน จึงไม่น่าแปลกใจที่บางครั้งคุณอาจประสบกับปรากฏการณ์ "ความเหนื่อยล้าจากอีเมล" ดังนั้น การส่งอีเมลเชิญชวนที่ดีจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือความไม่รู้ที่ไม่จำเป็นจากผู้รับ
เขียนอีเมลเชิญประชุมทีละขั้นตอน
อีเมลเชิญประชุมที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ และตามกฎแล้วมันส่งผลกระทบต่อ ส่งอีเมล อัตรา
มีมารยาทและหลักการที่ทุกคนต้องปฏิบัติตามในการกรอกอีเมลเชิญประชุมทางธุรกิจเพื่อเป็นการให้เกียรติผู้รับ คุณสามารถเรียนรู้วิธีการเขียนอีเมลเชิญประชุมมาตรฐานได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
ขั้นตอนที่ 1: เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจน
เป็นที่ทราบกันดีว่า 47% ของผู้รับอีเมลจะอ่านอีเมลที่มีหัวเรื่องที่ชัดเจนและกระชับ ความประทับใจแรกนั้นสำคัญ ซึ่งจะทำให้ผู้รับรู้สึกถึงความเร่งด่วนหรือความสำคัญ ซึ่งจะนำไปสู่อัตราการเปิดอ่านที่สูงขึ้น
- สั้นตรงเป้าหมาย เป็นเรื่องจริงไม่ใช่ปริศนา
- คุณสามารถขอการยืนยันการเข้าร่วมในหัวเรื่องเพื่อเป็นสัญญาณของความเร่งด่วน
- หรือเติมน้ำเสียงความรู้สึก เช่น อย่าลืมความสำคัญ ความเร่งด่วน...
- เพิ่มเวลา ถ้าคุณต้องการเน้นประเด็นเรื่องเวลา
ตัวอย่างเช่น: “การประชุม 4/12: เซสชันระดมความคิดของโครงการ” หรือ "สำคัญ โปรดตอบรับคำเชิญ: การประชุมกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ใหม่ 10/6"
ขั้นตอนที่ 2: เริ่มต้นด้วยการแนะนำอย่างรวดเร็ว
ในบรรทัดแรก เป็นความคิดที่ดีที่จะสรุปว่าคุณเป็นใคร ตำแหน่งของคุณในองค์กร และเหตุใดคุณจึงติดต่อพวกเขา จากนั้นคุณก็สามารถแสดงวัตถุประสงค์ของการประชุมได้โดยตรง หลายคนทำผิดพลาดในการมอบวัตถุประสงค์ที่คลุมเครือของการประชุมเพราะพวกเขาคิดว่าผู้เข้าร่วมต้องรู้เรื่องนี้
- ทำให้การแนะนำของคุณเป็นที่พอใจหรือเกี่ยวข้องกับงาน
- เตือนผู้เข้าร่วมหากพวกเขาจำเป็นต้องทำงานใดๆ ให้เสร็จหรือนำสิ่งใดติดตัวไปด้วยในการประชุม
ตัวอย่างเช่น:สวัสดีสมาชิกทีม ฉันหวังว่าจะได้พบคุณในงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ในวันจันทร์หน้า
ขั้นตอนที่ 3: แบ่งปันเวลาและสถานที่
คุณควรระบุเวลาที่แน่นอนของการประชุม นอกจากนี้ คุณควรบอกพวกเขาว่าการประชุมเกิดขึ้นอย่างไรและที่ไหน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือทางออนไลน์ และเสนอแนวทางหรือลิงก์แพลตฟอร์มในกรณีที่พวกเขาต้องการ
- เพิ่มเขตเวลาหากพนักงานทำงานในพื้นที่ต่างๆ ของโลก
- กล่าวถึงระยะเวลาโดยประมาณของการประชุม
- เมื่อให้ทิศทาง ให้ระบุรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หรือแนบแนวทางการทำแผนที่
ตัวอย่างเช่น:โปรดเข้าร่วมกับเราในวันศุกร์ที่ 6 ตุลาคม เวลา 1 น. ที่ห้องประชุม 2 ชั้น 00 อาคารบริหาร
ขั้นตอนที่ 4: สรุปวาระการประชุม
ครอบคลุมวัตถุประสงค์หลักหรือวาระการประชุมที่เสนอไว้ โดยไม่ต้องระบุรายละเอียด คุณสามารถระบุหัวข้อและกำหนดเวลาได้ สำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการ คุณสามารถแนบเอกสารรายละเอียด ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวล่วงหน้า
ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มต้นด้วย: เราวางแผนที่จะหารือ..../ เราต้องการที่จะพูดถึงบางประเด็นหรือดังต่อไปนี้:
- 8:00-9:30 น. แนะนำโครงการ
- 9:30-11:30: การนำเสนอจาก Howard (IT), Nour (การตลาด) และ Charlotte (การขาย)
ขั้นตอนที่ 5: ขอ RSVP
การกำหนดให้ RSVP สามารถช่วยยืนยันการตอบกลับจากผู้รับของคุณได้ เพื่อป้องกันความสับสน ควรระบุคำตอบและการจำกัดเวลาที่ต้องการสำหรับผู้เข้าร่วมเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการเข้าร่วมหรือขาดงานในอีเมลของคุณ ในกรณีนี้ หากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับในเวลาที่คุณควบคุม คุณสามารถดำเนินการติดตามผลอย่างรวดเร็วได้
ตัวอย่างเช่น: กรุณาตอบกลับภายในวันที่ [วันที่] ไปที่ [ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์]
ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มลายเซ็นอีเมลและการสร้างแบรนด์แบบมืออาชีพ
ลายเซ็นอีเมลธุรกิจควรประกอบด้วยชื่อเต็ม ชื่อตำแหน่ง ชื่อบริษัท ข้อมูลการติดต่อ เว็บไซต์ส่วนบุคคล และที่อยู่ไฮเปอร์ลิงก์อื่นๆ
คุณสามารถปรับแต่งลายเซ็นของคุณได้อย่างง่ายดายด้วย Gmail.
ตัวอย่างเช่น:
เจสสิก้า เมดิสัน
ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดระดับภูมิภาค อุตสาหกรรม Inco
555-9577-990
มีโปรแกรมสร้างลายเซ็นอีเมลฟรีมากมายที่ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของคุณ เช่น ลายเซ็นของฉัน.
ประเภทของอีเมลเชิญประชุมและตัวอย่าง
โปรดจำไว้ว่าการประชุมประเภทต่างๆ จะมีมาตรฐานและรูปแบบการเขียนที่แตกต่างกันออกไป โดยทั่วไป เราจะแยกอีเมลคำเชิญประชุมตามระดับที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ รวมถึงหรือไม่รวมการประชุมเสมือนหรือการประชุมออนไลน์ล้วนๆ ในส่วนนี้ เรารวบรวมและแนะนำคำเชิญประชุมทั่วไปบางประเภทและเทมเพลตของแต่ละประเภทที่นิยมใช้ในอีเมลคำเชิญประชุมทางธุรกิจ
#1. อีเมล์ขอประชุมอย่างเป็นทางการ
อีเมลขอประชุมอย่างเป็นทางการใช้สำหรับการประชุมใหญ่ซึ่งโดยปกติจะจัดขึ้นปีละหนึ่งถึงสามครั้ง เนื่องจากเป็นการประชุมใหญ่อย่างเป็นทางการ ดังนั้นอีเมลของคุณควรเขียนด้วยภาษาที่เป็นทางการ จำเป็นต้องมีภาคผนวกที่แนบมาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับวิธีการเข้าร่วมประชุม วิธีการค้นหาสถานที่ประชุม และรายละเอียดวาระการประชุม
การประชุมอย่างเป็นทางการเกี่ยวข้องกับ:
- การประชุมผู้บริหาร
- การประชุมคณะกรรมการ
- ประชุมคณะกรรมการบริษัท
- การประชุมผู้ถือหุ้น
- การประชุมกลยุทธ์
1 ตัวอย่าง: ผู้ถือหุ้น เทมเพลตอีเมลคำเชิญ
บรรทัดหัวเรื่อง: สำคัญ คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมสามัญประจำปี [เวลา]
[ชื่อผู้รับ]
[ชื่อ บริษัท]
[ชื่องาน]
[ที่อยู่ บริษัท]
[วันที่]
เรียนท่านผู้ถือหุ้น
เรามีความยินดีที่จะเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมสามัญประจำปีซึ่งจะจัดขึ้นในวันที่ [เวลา], [ที่อยู่]
การประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีเป็นโอกาสพิเศษสำหรับข้อมูล การแลกเปลี่ยนและการอภิปรายระหว่าง [ชื่อ บริษัท] และผู้ถือหุ้นทุกท่าน
นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสในการแสดงตัวตนและลงคะแนนเสียงเพื่อมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับ [ชื่อ บริษัท], ไม่ว่าคุณจะถือหุ้นกี่หุ้นก็ตาม การประชุมจะครอบคลุมวาระสำคัญๆ ดังต่อไปนี้
ระเบียบวาระที่ 1:
ระเบียบวาระที่ 2:
ระเบียบวาระที่ 3:
ระเบียบวาระที่ 4:
คุณจะพบคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเข้าร่วมการประชุมนี้ ระเบียบวาระการประชุมและข้อความของมติที่จะส่งเพื่อขออนุมัติจากคุณในเอกสารแนบด้านล่าง
ฉันขอขอบคุณในนามของคณะกรรมการสำหรับการมีส่วนร่วมและความภักดีของคุณต่อ [ชื่อ บริษัท] และฉันหวังว่าจะได้ต้อนรับคุณเข้าสู่การประชุมในวันที่ [วันที่]
Best regards,
[ชื่อ]
[ชื่อตำแหน่ง]
[ชื่อ บริษัท]
[ที่อยู่บริษัทและเว็บไซต์]
2 ตัวอย่าง: การประชุมกลยุทธ์ เทมเพลตอีเมลคำเชิญ
[ชื่อผู้รับ]
[ชื่อ บริษัท]
[ชื่องาน]
[ที่อยู่ บริษัท]
[วันที่]
หัวเรื่อง: การประชุมแคมเปญการตลาดการเปิดตัวโครงการ: 2/28 XNUMX
ในนามของ [ชื่อ บริษัท ]ฉันขอเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจซึ่งจัดขึ้นที่ [ชื่อห้องประชุม, ชื่ออาคาร] [วันและเวลา]. การประชุมจะกินเวลานาน [ระยะเวลา].
ฉันมีความยินดีที่ได้ต้อนรับคุณเข้าสู่ขั้นตอนแรกของโครงการของเราเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอที่กำลังจะมีขึ้น [รายละเอียด] และเราขอขอบคุณสำหรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าของคุณ ต่อไปนี้เป็นบทสรุปโดยย่อของวาระการประชุมของเราสำหรับวันนี้:
ระเบียบวาระที่ 1:
ระเบียบวาระที่ 2:
ระเบียบวาระที่ 3:
ระเบียบวาระที่ 4:
ทีมงานของเราทุกคนถือว่าข้อเสนอนี้เป็นหนึ่งในข้อเสนอที่สำคัญที่สุด เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติม เราได้แนบเอกสารประกอบจดหมายฉบับนี้ ซึ่งมีข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อให้คุณได้เตรียมตัวสำหรับการประชุมล่วงหน้าได้อย่างสะดวก
พวกเราทุกคนรอคอยที่จะได้พูดคุยกับคุณ เพื่อหารือถึงสิ่งที่เราสามารถทำได้เพิ่มเติมเพื่อให้ข้อเสนอนี้ประสบความสำเร็จ โปรดส่งคำถามหรือคำแนะนำสำหรับการประชุมก่อน [วันกำหนดส่ง] ถึงฉันโดยตรงโดยการตอบกลับอีเมลฉบับนี้
ขอให้มีความสุขในวันข้างหน้า
ขอบคุณ
เรื่องที่เกี่ยวกับอุ่น,
[ชื่อ]
[ชื่อตำแหน่ง]
[ชื่อ บริษัท]
[ที่อยู่บริษัทและเว็บไซต์]
#2. อีเมลเชิญประชุมอย่างไม่เป็นทางการ
อีเมลเชิญประชุมอย่างเป็นทางการเปรียบเสมือนการประชุมกับเจ้าหน้าที่ระดับรองลงมาหรือสมาชิกในทีม ช่วยให้คุณคิดวิธีเขียนได้ถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น คุณสามารถเขียนด้วยภาษาที่ไม่เป็นทางการ ด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรและร่าเริง
การประชุมอย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวข้องกับ:
- ประชุมระดมสมอง
- ประชุมแก้ปัญหา
- องค์กร
- เช็คอินประชุม
- การประชุมสร้างทีม
- สนทนากาแฟ
ตัวอย่างที่ 3: เทมเพลตอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเช็คอิน
หัวเรื่อง : ด่วน. [ชื่อโครงการ] การปรับปรุง [วันที่]
เรียน ทีมงาน
ทักทาย!
มันสนุกและน่าขบขันที่ได้มีเวลาทำงานร่วมกับคุณ [ชื่อโครงการ]. อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สามารถดำเนินการตามแผนของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฉันเชื่อว่าถึงเวลาแล้วที่เราจะรายงานความคืบหน้าที่เกิดขึ้น และขอขอบคุณที่มีโอกาสพบคุณที่ [ที่ตั้ง] พูดคุยเรื่องดังกล่าวเพิ่มเติมได้ที่ [วันและเวลา].
ฉันยังแนบรายการวาระทั้งหมดที่เราต้องหารือด้วย อย่าลืมเตรียมรายงานความสำเร็จของงานด้วย กรุณาใช้สิ่งนี้ [ลิงค์] เพื่อแจ้งให้เราทราบว่าคุณจะสามารถทำได้หรือไม่
โปรดส่งอีเมลถึงฉันเพื่อยืนยันโดยเร็วที่สุด
เรื่องที่เกี่ยวกับอุ่น,
[ชื่อ]
[ชื่องาน]
[ชื่อ บริษัท]
4 ตัวอย่าง: ทีมบูเทมเพลตอีเมลคำเชิญ
เรียนสมาชิกในทีม
จึงเรียนมาเพื่อทราบว่า [ชื่อห้างสรรพสินค้า] กำลังจัดก การประชุมการสร้างทีมสำหรับพนักงานของเราทุกคน สมาชิกบน [วันและเวลา]
สำหรับการพัฒนาทางวิชาชีพต่อไป สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือเราต้องเติบโตไปด้วยกัน และนั่นจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อเราทำงานเป็นทีม เพื่อที่ทักษะและความสามารถของเราจะได้รับการยกระดับเพื่อนำมาซึ่งประสิทธิภาพที่ดีขึ้น นั่นเป็นเหตุผลที่แผนกของเราส่งเสริมกิจกรรมการสร้างทีมทุกเดือน
โปรดมาร่วมงานเพื่อที่เราจะได้รับฟังความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงเพื่อให้การสนับสนุนที่ดียิ่งขึ้นแก่คุณ นอกจากนี้ยังจะมีไม่กี่ เกมสร้างทีม และบริษัทจะจัดเตรียมอาหารว่างให้
เราตั้งตารอที่จะได้ร่วมสนุกกับกิจกรรมเสริมสร้างทีมนี้ ซึ่งจัดขึ้นเพื่อช่วยให้เราทุกคนเติบโต หากคุณคิดว่าไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมนี้ได้ โปรดแจ้งให้เราทราบ [ชื่อผู้ประสานงาน] at [หมายเลขโทรศัพท์]
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อ]
[ชื่องาน]
[ชื่อ บริษัท]
#3. อีเมลเชิญวิทยากรรับเชิญ
อีเมลเชิญวิทยากรรับเชิญควรมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวิทยากรเกี่ยวกับการประชุมและโอกาสในการพูด สิ่งสำคัญคือวิทยากรต้องรู้วิธีการมีส่วนร่วมในงานของคุณ และประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับจากการเป็นส่วนหนึ่งของงาน
ตัวอย่างที่ 5: เทมเพลตอีเมลเชิญวิทยากรรับเชิญ
รัก [ลำโพง],
เราหวังว่าข้อความนี้จะพบคุณดี! เรากำลังติดต่อคุณในวันนี้พร้อมโอกาสในการพูดที่ยอดเยี่ยมสำหรับการไตร่ตรองของคุณ เราใคร่ขอความกรุณาท่านร่วมเป็นวิทยากรผู้ทรงเกียรติในการ [ชื่อการประชุม], เหตุการณ์ที่มุ่งเน้นไปที่ [คำอธิบายวัตถุประสงค์และผู้ชมงานของคุณ]. ทั้งหมด [ชื่อการประชุม] ทีมงานได้รับแรงบันดาลใจจากความสำเร็จของคุณและรู้สึกว่าคุณน่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่สมบูรณ์แบบในการพูดคุยกับผู้ชมมืออาชีพที่มีแนวคิดเดียวกัน
[ชื่อการประชุม] จะเกิดขึ้นใน [สถานที่ รวมถึงเมืองและรัฐ] on [วันที่]. งานของเราคาดว่าจะจัดขึ้นประมาณ [จำนวนผู้เข้าร่วมโดยประมาณ#]. เป้าหมายของเราคือการ [วัตถุประสงค์ของการประชุม].
เราเชื่อว่าคุณเป็นผู้พูดที่ยอดเยี่ยม และน้ำเสียงของคุณจะเป็นหัวใจสำคัญของการสนทนานั้น เนื่องจากคุณมีประสบการณ์มากมายใน [สาขาความเชี่ยวชาญ] คุณสามารถนำเสนอแนวคิดของคุณได้นานถึง [ระยะเวลา] นาที ซึ่งเกี่ยวข้องกับสาขา [หัวข้อการประชุม]. คุณสามารถส่งข้อเสนอของคุณก่อน [กำหนดส่ง] ตาม [ลิงก์] เพื่อให้ทีมของเราสามารถรับฟังแนวคิดของคุณและกำหนดรายละเอียดสุนทรพจน์ของคุณล่วงหน้า
ไม่ว่าในกรณีใด หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ เราขอความกรุณาให้คุณติดต่อเราผ่านทาง [ลิงก์] ขอขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการตอบรับที่ดีจากคุณ
ที่ดีที่สุด
[ชื่อ]
[ชื่องาน]
[ข้อมูลติดต่อ]
[ที่อยู่เว็บไซต์ของบริษัท]
#4. อีเมลเชิญสัมมนาผ่านเว็บ
ในกระแสปัจจุบัน ผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ เลือกจัดการประชุมออนไลน์ เพราะช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานทางไกล หากคุณใช้แพลตฟอร์มการประชุม จะมีข้อความเชิญที่ปรับแต่งมาอย่างดีซึ่งจะถูกส่งถึงผู้เข้าร่วมประชุมโดยตรงก่อนเริ่มการประชุม เช่น เทมเพลตอีเมลคำเชิญของ Zoom สำหรับการสัมมนาออนไลน์แบบเสมือนจริง คุณสามารถดูตัวอย่างต่อไปนี้ได้
คำแนะนำ: ใช้คำหลักเช่น “ขอแสดงความยินดี”, “เร็ว ๆ นี้”, “สมบูรณ์แบบ”, “อัปเดต”, , “พร้อมใช้งาน”, “ในท้ายที่สุด”, “ยอดนิยม”, “พิเศษ”, “เข้าร่วมกับเรา”, “ฟรี”, ” เป็นต้น
6 ตัวอย่าง: เทมเพลตอีเมลคำเชิญการสัมมนาผ่านเว็บ
ชื่อเรื่อง: ขอแสดงความยินดี! คุณได้รับเชิญให้ [ชื่อการสัมมนาผ่านเว็บ]
รัก [ผู้สมัคร_ชื่อ],
[ชื่อ บริษัท] มีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้จัดสัมมนาทางเว็บสำหรับ [หัวข้อสัมมนาออนไลน์] บน [วันที่] ที่ [เวลา], มีวัตถุประสงค์เพื่อ [[วัตถุประสงค์การสัมมนาผ่านเว็บ]
จะเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้รับผลประโยชน์มากมายจากผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับเชิญในด้าน [หัวข้อการสัมมนาผ่านเว็บ] และรับของขวัญฟรี ทีมงานของเรามีความกระตือรือร้นอย่างมากเกี่ยวกับการแสดงตนของคุณ
หมายเหตุ: การสัมมนาผ่านเว็บนี้จำกัดเฉพาะ [จำนวนคน]. หากต้องการสำรองที่นั่ง โปรดลงทะเบียน [ลิงค์] และอย่าลังเลที่จะแบ่งปันกับเพื่อนของคุณ
ฉันหวังว่าจะได้พบคุณที่นั่น!
มีวันที่ดี
[ชื่อของคุณ]
[ลายเซ็น]
บรรทัดด้านล่าง
โชคดีที่มีเทมเพลตคำเชิญประชุมทางธุรกิจมากมายบนอินเทอร์เน็ตให้คุณปรับแต่งและส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ภายในไม่กี่วินาที อย่าลืมบันทึกไว้ในระบบคลาวด์ของคุณเพื่อที่คุณจะได้เตรียมอีเมลด้วยการเขียนที่สมบูรณ์แบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีเร่งด่วน
สมมติว่าคุณกำลังมองหาโซลูชันอื่นสำหรับธุรกิจของคุณอยู่ด้วย ในกรณีนั้น, คุณจะพบว่า AhaSlides เป็นเครื่องมือการนำเสนอที่ดีพร้อมฟีเจอร์ที่น่าทึ่งมากมายเพื่อรองรับกิจกรรมสัมมนาผ่านเว็บ กิจกรรมสร้างทีม การประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย
คำถามที่พบบ่อย
คุณจะเขียนอีเมลเพื่อนัดหมายการประชุมได้อย่างไร?
ประเด็นสำคัญที่จะรวมไว้ในอีเมลการนัดหมายการประชุมของคุณ:
- หัวข้อเรื่องที่ชัดเจน
- กล่าวทักทายและแนะนำตัว
- รายละเอียดการประชุมที่ต้องการ - วัน ช่วงเวลา วัตถุประสงค์
- วาระ/หัวข้ออภิปราย
- ทางเลือกอื่นหากวันที่หลักไม่ทำงาน
- รายละเอียดขั้นตอนต่อไป
- การปิดและลงนาม
ฉันจะส่งคำเชิญการประชุมทีมทางอีเมลได้อย่างไร
- เปิดโปรแกรมรับส่งเมลหรือบริการเว็บเมลของคุณ (เช่น Gmail, Outlook หรือ Yahoo Mail)
- คลิกที่ปุ่ม "เขียน" หรือ "อีเมลใหม่" เพื่อเริ่มร่างอีเมลใหม่
- ในช่อง "ถึง" ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของสมาชิกในทีมที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถแยกที่อยู่อีเมลหลายรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค หรือใช้สมุดที่อยู่ของโปรแกรมรับส่งเมลของคุณเพื่อเลือกผู้รับ
- หากคุณมีแอปพลิเคชันปฏิทินที่รวมเข้ากับไคลเอนต์อีเมลของคุณ คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดการประชุมลงในคำเชิญในปฏิทินได้โดยตรงจากอีเมล มองหาตัวเลือกเช่น "เพิ่มลงในปฏิทิน" หรือ "แทรกกิจกรรม" และให้ข้อมูลที่จำเป็น
ฉันจะส่งคำเชิญทางอีเมลได้อย่างไร
สิ่งสำคัญที่ควรรวมไว้ในคำเชิญทางอีเมลสั้นๆ มีดังนี้:
- คำทักทาย (ที่อยู่ผู้รับตามชื่อ)
- ชื่อกิจกรรมและวันที่/เวลา
- รายละเอียดสถานที่
- ข้อความเชิญสั้นๆ
- รายละเอียดการตอบรับคำเชิญ (กำหนดเวลา วิธีการติดต่อ)
- ปิดงาน (ชื่อคุณ ผู้จัดงาน)
Ref: จริง | เชอร์ปานี่
