ตัวอย่างกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน: 4 ขั้นตอน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด รายการตรวจสอบและเครื่องมือในปี 2025

For the human resources department, the two-month "onboarding process" after hiring a new employee is always challenging. They must always find a way to help this "newbie" staff integrate quickly with the company. At the same time, build a strong relationship between the two to keep the employees' service longer.

To solve these two problems, it is necessary to have 4 steps combined with checklists that support the onboarding process successfully.

สารบัญ

• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานคืออะไร? | ตัวอย่างกระบวนการออนบอร์ดที่ดีที่สุด
• ประโยชน์ของกระบวนการออนบอร์ด
• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานควรใช้เวลานานเท่าใด?
• 4 ขั้นตอนของกระบวนการออนบอร์ด
  • ขั้นตอนที่ 1: ก่อนการเริ่มต้นใช้งาน
  • ขั้นตอนที่ 2: การปฐมนิเทศ – การต้อนรับพนักงานใหม่
  • ขั้นตอนที่ 3: การฝึกอบรมเฉพาะตามบทบาท
  • ขั้นตอนที่ 4: การมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างต่อเนื่องและการสร้างทีม 
• รายการตรวจสอบแผนกระบวนการเตรียมความพร้อม

กระบวนการออนบอร์ดคืออะไร?

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานหมายถึงขั้นตอนที่บริษัทดำเนินการเพื่อต้อนรับและรวมพนักงานใหม่เข้ากับองค์กรของตน เป้าหมายของการเริ่มต้นใช้งานคือการทำให้พนักงานใหม่มีประสิทธิผลในบทบาทของตนอย่างรวดเร็วและเชื่อมโยงกับวัฒนธรรมของบริษัท

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลระบุว่า กระบวนการเตรียมความพร้อมจะต้องดำเนินการอย่างมีกลยุทธ์ เป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปี สิ่งที่บริษัทแสดงให้เห็นในวันและเดือนแรกของการจ้างงาน จะมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสบการณ์ของพนักงาน โดยเป็นตัวกำหนดว่าธุรกิจจะสามารถรักษาพนักงานไว้ได้หรือไม่ กระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่มีประสิทธิภาพมักประกอบด้วย:

• การเริ่มต้นใช้งานดิจิทัล - จ้างงานเอกสารฉบับสมบูรณ์ ดูวิดีโอปฐมนิเทศ และตั้งค่าบัญชีก่อนวันเริ่มต้นจากทุกที่
• วันที่เริ่มต้นแบบเป็นขั้น - กลุ่มพนักงานใหม่ 5-10 คนเริ่มต้นในแต่ละสัปดาห์สำหรับเซสชันการเริ่มต้นใช้งานหลักร่วมกัน เช่น การฝึกอบรมด้านวัฒนธรรม
• แผน 30-60-90 วัน - ผู้จัดการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำความเข้าใจความรับผิดชอบ พบปะเพื่อนร่วมงาน และเตรียมพร้อมใน 30/60/90 วันแรก
• การฝึกอบรม LMS - พนักงานใหม่ต้องผ่านการปฏิบัติตามข้อบังคับและการฝึกอบรมผลิตภัณฑ์โดยใช้ระบบการจัดการการเรียนรู้ออนไลน์
• การแชโดว์/การให้คำปรึกษา - ในช่วงสองสามสัปดาห์แรก พนักงานใหม่จะสังเกตสมาชิกในทีมที่ประสบความสำเร็จหรือจับคู่กับที่ปรึกษา
• พอร์ทัลการจ้างงานใหม่ - ไซต์อินทราเน็ตกลางเป็นแหล่งข้อมูลแบบครบวงจรสำหรับนโยบาย ข้อมูลสิทธิประโยชน์ และคำถามที่พบบ่อยเพื่อให้อ้างอิงได้ง่าย
• ยินดีต้อนรับวันแรก - ผู้จัดการใช้เวลาในการแนะนำทีม ทัวร์ชมสิ่งอำนวยความสะดวก ฯลฯ เพื่อให้ผู้มาใหม่รู้สึกเหมือนอยู่บ้าน
• การบูรณาการทางสังคม - กิจกรรมหลังเลิกงาน งานเลี้ยงอาหารกลางวัน และการแนะนำเพื่อนร่วมงานช่วยให้พนักงานใหม่มีความผูกพันนอกเหนือจากหน้าที่ราชการ
• การเช็คอินความคืบหน้า - การจัดตารางการยืนขึ้นรายสัปดาห์หรือรายปักษ์ 1: 1 ช่วยให้การเตรียมความพร้อมเป็นไปตามแผนโดยการตั้งค่าสถานะความท้าทายตั้งแต่เนิ่นๆ

ประโยชน์ของกระบวนการออนบอร์ด

กระบวนการปฐมนิเทศไม่ใช่งานปฐมนิเทศ จุดประสงค์ของการปฐมนิเทศคือการทำเอกสารและงานประจำให้เสร็จ การเริ่มต้นใช้งานเป็นกระบวนการที่ครอบคลุม ซึ่งเกี่ยวข้องอย่างยิ่งกับวิธีจัดการและเกี่ยวข้องกับเพื่อนร่วมงานของคุณ และสามารถใช้เวลานาน (สูงสุด 12 เดือน)

กระบวนการปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพจะก่อให้เกิดประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน

หากพนักงานรู้สึกอึดอัด ไม่ชอบประสบการณ์และวัฒนธรรมองค์กร ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถหาโอกาสอื่นที่เหมาะสมกว่าได้อย่างง่ายดาย

การเริ่มต้นใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเกี่ยวกับการกำหนดแนวทางสำหรับประสบการณ์ของพนักงานทั้งหมด การมุ่งเน้นที่วัฒนธรรมองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าการพัฒนาพนักงานเป็นวิธีที่ทำให้มั่นใจว่าทั้งพนักงานและลูกค้าจะได้รับประสบการณ์เมื่อติดต่อกับแบรนด์

• ลดอัตราการหมุนเวียน

เพื่อลดจำนวนการลาออกที่น่ากังวล กระบวนการเริ่มต้นจะเป็นแนวทางและสร้างเงื่อนไขที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานในการทำงานและเติบโต ซึ่งจะสร้างความไว้วางใจและมีส่วนร่วมกับองค์กรอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น

 หากการสรรหาบุคลากรใช้ความพยายามอย่างมากในการสร้างประสบการณ์ที่ดีที่สุดสำหรับผู้สมัครเพื่อเปลี่ยนผู้สมัครที่มีศักยภาพให้กลายเป็นพนักงานทดลองงานสำหรับธุรกิจ จากนั้นการเริ่มต้นใช้งานคือกระบวนการ "ปิดการขาย" เพื่อทำให้พนักงานเต็มเวลาเป็นที่ต้องการอย่างเป็นทางการ

• ดึงดูดคนเก่งได้ง่ายๆ

กระบวนการผสานรวมให้ประสบการณ์ของพนักงานที่มีส่วนร่วมซึ่งช่วยให้เจ้าของธุรกิจรักษาความสามารถและดึงดูดผู้สมัครที่แข็งแกร่ง

นอกจากนี้ อย่าลืมรวมพนักงานใหม่ไว้ในโปรแกรมแนะนำพนักงานด้วย เพื่อให้สามารถแสดงความสามารถที่ยอดเยี่ยมจากภายในเครือข่ายงานได้อย่างง่ายดาย เป็นที่ทราบกันดีว่าวิธีการอ้างอิงพนักงานนั้นเร็วกว่าและถูกกว่าการใช้บริการ ดังนั้นจึงเป็นช่องทางที่มีประสิทธิภาพในการจัดหาผู้สมัครที่มีคุณภาพ

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานควรใช้เวลานานเท่าใด?

ตามที่กล่าวไว้ ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการอย่างละเอียดในระหว่างกระบวนการนี้เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานให้สูงสุดและลดการลาออกของพนักงาน

หลายบริษัทมีกระบวนการอ้างอิงที่ใช้เวลาเพียงหนึ่งเดือนหรือสองสามสัปดาห์ สิ่งนี้ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกท่วมท้นกับความรับผิดชอบใหม่ ๆ และถูกตัดขาดจากส่วนอื่น ๆ ของบริษัท

เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีทรัพยากรที่จำเป็นในการทำความรู้จักบริษัท ฝึกอบรมภายใน และรู้สึกสบายใจที่จะทำงานตามที่คาดไว้ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหลายคนแนะนำว่ากระบวนการนี้ใช้เวลาประมาณ 30, 60 90 วันในการเริ่มงานตามแผน ในขณะที่บางคนแนะนำให้ขยายไปถึงหนึ่งปี 

4 ขั้นตอนของกระบวนการออนบอร์ด

ขั้นตอนที่ 1: ก่อนการเริ่มต้นใช้งาน

การเตรียมความพร้อมล่วงหน้าเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการบูรณาการ โดยเริ่มต้นเมื่อผู้สมัครยอมรับข้อเสนองาน และดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นในการทำงานที่บริษัท

ในขั้นตอนก่อนการอ้างอิง ช่วยพนักงานกรอกเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด นี่เรียกได้ว่าเป็นเวลาที่อ่อนไหวที่สุดสำหรับผู้สมัครโดยมีตัวเลือกมากมายรออยู่ข้างหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้เวลากับผู้สมัครมากพอสมควร เนื่องจากพวกเขาอาจลาออกจากบริษัทเดิม

แนวทางปฏิบัติในการเริ่มต้นใช้งานที่ดีที่สุด

• มีความโปร่งใสเกี่ยวกับนโยบายของบริษัทที่ส่งผลกระทบต่อพนักงานอย่างลึกซึ้ง รวมถึงนโยบายการจัดตารางเวลา นโยบายการสื่อสารทางไกล และนโยบายการลา
• ตรวจสอบกระบวนการจ้างงาน ขั้นตอน และนโยบายกับทีมทรัพยากรบุคคลภายในของคุณหรือด้วยเครื่องมือภายนอก เช่น การสำรวจ และการสำรวจความคิดเห็น
• มอบหมายงานหรือทดสอบให้กับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นพนักงาน เพื่อที่คุณจะได้เห็นว่าพวกเขาทำงานอย่างไร และพวกเขาสามารถเห็นว่าคุณคาดหวังให้พวกเขาทำงานอย่างไร

ขั้นตอนที่ 2: การปฐมนิเทศ – การต้อนรับพนักงานใหม่

The second phase of the integration process is welcoming new employees to their first day at work, so they will need to be provided with an orientation to begin to adapt.

โปรดจำไว้ว่าพวกเขาอาจจะยังไม่รู้จักใครในองค์กรหรือรู้วิธีการทำงานในแต่ละวัน นั่นเป็นสาเหตุที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องแสดงภาพองค์กรที่ชัดเจนก่อนที่จะเริ่มงาน

วันแรกของการทำงานควรเป็นแบบเรียบง่าย ในระหว่างการปฐมนิเทศ ช่วยพนักงานใหม่ให้เข้าใจวัฒนธรรมองค์กรและแสดงให้พวกเขาเห็นว่างานของพวกเขาจะเข้ากับวัฒนธรรมนี้ได้อย่างไร

แนวทางปฏิบัติในการเริ่มต้นใช้งานที่ดีที่สุด:

• ส่งประกาศจ้างงานครั้งยิ่งใหญ่ออกมา
• กำหนดเวลา "พบปะและทักทาย" กับผู้ทำงานร่วมกันและทีมงานทั่วทั้งบริษัท
• ดำเนินการแจ้งและอภิปรายเกี่ยวกับเวลาหยุด การจับเวลา การเข้างาน การประกันสุขภาพ และนโยบายการชำระเงิน
• แสดงจุดจอดรถ ห้องรับประทานอาหาร และสถานพยาบาลของพนักงาน จากนั้นแนะนำตัวเองกับทีมงานและแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
• ในช่วงสิ้นสุดระยะที่สอง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถจัดประชุมอย่างรวดเร็วกับพนักงานใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่มีความสะดวกสบายและปรับตัวได้ดี

(หมายเหตุ: คุณยังสามารถแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับโฟลว์การเริ่มต้นใช้งานและแผนการเริ่มต้นใช้งาน เพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าพวกเขาอยู่ในขั้นตอนใด)

ขั้นตอนที่ 3: การฝึกอบรมเฉพาะตามบทบาท

ขั้นตอนการฝึกอบรมอยู่ในกระบวนการบูรณาการเพื่อให้พนักงานเข้าใจวิธีการทำงาน และบริษัทสามารถตรวจสอบความสามารถของพนักงานได้

ยังดีกว่า ตั้งเป้าหมายที่ชาญฉลาดเพื่อช่วยให้พนักงานเห็นภาพว่าต้องทำอะไร ต้องทำอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จ และคุณภาพและประสิทธิภาพการทำงานควรเป็นอย่างไร หลังจากหนึ่งเดือนหรือหนึ่งไตรมาส ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพเพื่อรับทราบความพยายามของพวกเขาและช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

แนวทางปฏิบัติในการเริ่มต้นใช้งานที่ดีที่สุด:

• ใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น การฝึกปฏิบัติงานและการทดสอบ แบบทดสอบ การระดมความคิด และงานเล็กๆ เพื่อให้พนักงานชินกับความกดดัน 
• จัดทำรายการงานประจำ เป้าหมายปีแรก เป้าหมายที่ยืดเยื้อ และตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก

เอกสารการฝึกอบรมแบบบูรณาการควรจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยโดยที่พนักงานสามารถเข้าถึงและอ้างอิงได้อย่างง่ายดายตามความจำเป็น

ขั้นตอนที่ 4: การมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างต่อเนื่องและการสร้างทีม 

ช่วยให้พนักงานใหม่สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับองค์กรและเพื่อนร่วมงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีความมั่นใจ สบายใจ และบูรณาการกับธุรกิจได้ดี และพร้อมที่จะให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

แนวทางปฏิบัติในการเริ่มต้นใช้งานที่ดีที่สุด:

• จัดระเบียบ กิจกรรมสร้างทีม and team-bonding activities to help newcomers integrate better.
• เสร็จสิ้นการเช็คอินแผนปฐมนิเทศพนักงานใหม่ 30 60 90 วัน เพื่อดูว่าพนักงานใหม่รู้สึกอย่างไรโดยรวม และดูว่าพวกเขาต้องการการสนับสนุน ทรัพยากร และอุปกรณ์เฉพาะหรือไม่
• สร้างและส่งแบบสำรวจประสบการณ์ผู้สมัครหรือแบบสำรวจความคิดเห็น เพื่อให้คุณทราบว่ากระบวนการของคุณเป็นอย่างไร

รายการตรวจสอบแผนกระบวนการเตรียมความพร้อม

ใช้กลยุทธ์เหล่านั้นพร้อมกับเทมเพลตการอ้างอิงและรายการตรวจสอบต่อไปนี้เพื่อสร้างกระบวนการอ้างอิงของคุณเอง

รายการตรวจสอบการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่ทางไกล

• กิทแล็บ:  คู่มือการเริ่มต้นใช้งานระยะไกลสำหรับพนักงานใหม่
• ฮับสปอต: วิธีการออนบอร์ดพนักงานระยะไกล 
• เส้นทางสายไหม: การสร้าง World-Class แผนการออนบอร์ดระยะไกล 

รายการตรวจสอบการเตรียมความพร้อมสำหรับผู้จัดการใหม่

• สามารถทำงานได้: รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานผู้จัดการคนใหม่
• เวิร์คลีป: รายการตรวจสอบที่คุณต้องปฏิบัติสำหรับการเตรียมความพร้อมผู้จัดการใหม่

รายการตรวจสอบการเตรียมความพร้อมสำหรับการเริ่มต้นการขาย

• สมาร์ทชีต: เทมเพลตแผนการออนบอร์ด 90 วันสำหรับการขาย
• ฮับสปอต: คู่มือการฝึกอบรมการขาย & เทมเพลตสำหรับพนักงานใหม่ 

นอกจากนี้ คุณยังสามารถอ้างถึงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของ Google หรือกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของ Amazon เพื่อสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับคุณ

ประเด็นที่สำคัญ

ปฏิบัติต่อกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของคุณเสมือนเป็นโปรแกรม 'ธุรกิจ' ที่จำเป็นต้องดำเนินการ นำแนวคิดใหม่ๆ ไปใช้โดยการรวบรวมคำติชมเพื่อปรับปรุงคุณภาพ เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะเห็นประโยชน์มากขึ้นสำหรับทั้งแผนกและธุรกิจเมื่อนำโปรแกรมการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพไปใช้ - การบูรณาการ

คำถามที่พบบ่อย