Ласкаво просимо у світ продуктивних зустрічей! Як професіонали, ми всі знаємо, наскільки важливі зустрічі для досягнення результатів, прийняття рішень і відстеження. Однак не всі вони якісні і користуються перевагою.
Часто, коли їх запитують про зустрічі, багато людей реагують хитанням голови або роздратованим зітханням через свою неефективність. Вони застрягли в непродуктивних сесіях, які виснажують їх енергію та час. Тому сьогодні ми будемо вчитися як добре провести зустріч!
Давайте розпочнемо!
Почніть свою зустріч з AhaSlides.
Отримайте безкоштовні шаблони для своїх зустрічей! Зареєструйтеся безкоштовно та отримайте те, що хочете, із бібліотеки шаблонів!
🚀 Створіть безкоштовний обліковий запис ☁️
Що робить зустріч гарною?
Зустрічі, безсумнівно, є важливою частиною будь-якого бізнесу чи організації. Вони є платформою, на якій люди збираються разом, обмінюються ідеями, приймають рішення та працюють над спільною метою.
Хороша зустріч — це та, яка добре організована, продуктивна, досягає бажаних результатів і змушує всіх учасників відчувати, що їх чують і цінують.
Ось кілька факторів, які сприяють гарній зустрічі:
- Вона має чітку мету. Хороша нарада починається з чіткого порядку денного, у якому зазначено її мету, а також цілі зустрічі та очікувані результати, що допомагає підтримувати зустріч у плані та гарантує, що всі учасники знають про свої завдання.
- Це сприяє ефективній комунікації. Хороша зустріч вимагає ефективного спілкування. Усі учасники матимуть можливість висловити свої думки та ідеї, а дискусію слід заохочувати активним слуханням і поважним діалогом.
- Він має чіткі результати та подальші дії. Без цього зустріч буде непродуктивною та неефективною, оскільки учасники не знатимуть своїх подальших дій. З цього моменту важко забезпечити ефективність будь-якої подальшої зустрічі.
Більше порад із AhaSlides
- Зустрічі в бізнесі | 10 поширених типів і найкращих практик
- Найкращий спосіб приймати гостей Вступні зустрічі
- 11 кроків до успіху Нарада зі стратегічного менеджменту
8 порад, щоб добре провести зустріч
Звичайно, щоб провести гарну зустріч, подібну до вищезгаданої, і не витрачати час і зусилля учасників, вам потрібно розглянути підготовку та подальші дії до, під час та після зустрічі. Виконання цих кроків гарантує плавний і успішний результат.
До зустрічі - Гарної зустрічі
1/ Визначте мету та тип зустрічі
Мета, цілі та тип зустрічі мають бути визначені та забезпечені розумінням усіх учасників. Ніхто не хоче прийти на зустріч на 10 хвилин і при цьому не усвідомлювати свою відповідальність і до чого тут дискусія. Деякі види зустрічей служать лише певним цілям, наприклад
- Наради для прийняття рішень. Вони проводяться, коли потрібні рішення та дії.
- Зустрічі для вирішення проблем. Вони покликані знайти вихід з проблеми/кризи.
- Мозкові зустрічі. Вони є місцем для збору новаторських нових ідей із внесками членів.
2/ Майте порядок денний
Переконайтеся, що у вас є порядок денний засідання і розішліть його перед зустріччю всім учасникам, що допоможе учасникам зрозуміти мету, цілі та очікувані результати зустрічі. Він також слугує посібником, який допомагає їм заздалегідь збирати необхідну інформацію та документи, такі як звіти, дані, презентації чи інші відповідні документи.
3/ Встановіть основні правила
Основні правила – це керівні принципи або норми, які заздалегідь узгоджені всіма учасниками та допомагають створити продуктивну та шанобливу атмосферу для обговорення. Вони можуть включати заохочення до активного слухання, повагу до різноманітності, обмеження часу для обговорення тощо.
Під час Зустрічі - Гарної зустрічі
4/ Почніть з гри «Лиголам».
Починаючи з a творчий криголам це чудовий спосіб зняти напругу та підняти настрій для командної зустрічі. Порушення незручних моментів мовчання на початку зустрічі може допомогти задати тон для продуктивної та приємної зустрічі.
Замість того, щоб покладатися на застаріле, ви можете брати участь у легких дебатах, невимушених розмовах або живій вікторині, яка може бути дуже веселою, творчою, змагальною та легко створеною всього за лічені хвилини. Отже, чому б не спробувати щось нове?
5/ Створіть простір для співпраці
Зустріч команди – це цінна можливість обговорити та прийняти рішення групою. Замість того, щоб намагатися висунути нові ідеї на місці, члени команди повинні представити свої підготовлені звіти, ідеї та точки зору. Таким чином команда може працювати разом, щоб прийти до добре продуманого та обґрунтованого остаточного рішення.
Потім команда може розглянути можливість проведення опитування обговорюваних ідей у реальному часі та збору відгуків у реальному часі опитування в реальному часі з відповідями на вибір або відкритими запитаннями від AhaSlides.
Використовуючи унікальний QR-код або посилання, учасники команди можуть миттєво отримати доступ і надати свої дані, а результати відображатимуться безпосередньо на екрані. Це допомагає уникнути зайвої витрати часу та гарантує, що всі ідеї будуть справедливо охоплені.
6/ Тримайте вашу команду залученою
Не давайте учасникам нагоди відволіктися, затримуючи їх під час зустрічі. Ви можете організувати «онлайн-круглий стіл», де кожен може взяти участь і внести свій внесок. З сором'язливими людьми? не хвилюйся Анонім Питання та відповіді вирішить цю проблему.
Крім того, не забудьте залишити місце для спонтанності. Тому що здорова та активна зустріч є ідеальним місцем для появи нових рішень та інновацій. Порушення млявої та напруженої атмосфери, заохочення учасників до творчого мислення слово хмара буде цікавим і ефективним заняттям. Спробуйте і побачите.
Після Зустрічі - Гарної зустрічі
7/ Завершіть чіткими подальшими діями та графіком
Щоб завершити стратегічну сесію, переконайтеся, що кожен учасник має чітке уявлення про свої наступні кроки.
Нехай відділи обговорять:
- Які показники демонструватимуть їхній прогрес? Будьте конкретними, щоб можна було відстежувати прогрес.
- Які міжфункціональні партнери потребують координації для досягнення успіху? Ключовою є міцна співпраця.
- Яких оновлень вимагатимуть наступні зустрічі? Звіти? Презентації? Заздалегідь обдумайте результати.
- Коли ми можемо очікувати попередні результати чи інформацію? Встановіть амбітні, але досяжні терміни, щоб підтримувати темп.
8/ Мати протокол засідання
Завжди потрібні докладні, вичерпні, зрозумілі та легкі для розуміння протокол наради надіслати учасникам, раді директорів, вищому керівництву та тим, хто не може бути присутнім. Вони є не лише документами, змістовною основою для наступних зустрічей, а й юридичною основою (у разі потреби).
Ключові винесення
Сподіваюся, це поради для гарної зустрічі AhaSlides наведені вище, не надто складні. Пам’ятайте, що продуктивні зустрічі – це ті, на яких кожен відчуває, що їх цінують, чують і заохочують висловитися. Зустріч має дати певний результат і служити запланованій меті. Після зустрічі кожен приймає свої ролі та зобов’язується слідувати обговореним планам.
