8 ключових кроків для написання порядку денного зустрічі з прикладами та безкоштовними шаблонами

Отже, що таке Порядок денний засідання? Правда полягає в тому, що ми всі брали участь у зустрічах, де ми відчували безглуздість, навіть не розуміючи, чому ми повинні зустрітися, щоб обговорити інформацію, яку можна вирішити електронною поштою. Деяким людям, можливо, навіть доведеться відвідувати зустрічі, які тривають годинами, не вирішуючи жодних питань.

Однак не всі наради є непродуктивними, і якщо ви хочете ефективно працювати зі своєю командою, нарада з порядком денним убереже вас від перерахованих вище катастроф.

Добре складений порядок денний встановлює чіткі цілі та очікування для зустрічі, гарантуючи, що кожен знає свою мету та те, що має відбутися до, під час і після.

Таким чином, ця стаття підкаже вам, наскільки важливо мати порядок денний наради, кроки для створення ефективного порядку денного та надасть приклади (+шаблони), які можна використовувати під час наступної зустрічі.

• Чому кожна зустріч потребує порядку денного
• 8 ключових кроків для складання ефективного порядку денного зустрічі
• Приклади порядку денного зустрічі та безкоштовні шаблони
• Налаштуйте порядок денний зустрічі за допомогою AhaSlides
• Ключові винесення 

Більше порад щодо роботи з AhaSlides

• 10 типів зустрічей у бізнесі
• Протокол зустрічей: Кращий посібник з написання, приклади (+ безкоштовний шаблон) у 2023 році
• 6 найкраще Хаки для зустрічей

Чому кожна зустріч потребує порядку денного

Для кожної зустрічі потрібен порядок денний, щоб вона була продуктивною та ефективною. Порядок денний наради надасть такі переваги:

• Уточніть мету та цілі зустрічі, а також допомагати тримати обговорення зосередженим і продовжувати.
• Керуйте часом і темпом зустрічі, переконайтеся, що немає безглуздих суперечок, і збережіть якомога більше часу.
• Визначте очікування для учасників, а також переконайтеся, що охоплено всю відповідну інформацію та дії.
• Сприяє підзвітності та організованості, що веде до більш ефективних і ефективних зустрічей.

8 ключових кроків для складання ефективного порядку денного зустрічі

Ось кілька ключових порад, які допоможуть вам скласти ефективний порядок денний зустрічі:

1/ Визначте тип зустрічі 

Оскільки різні типи зустрічей можуть включати різні учасники, формати та цілі, важливо вибрати відповідний для ситуації.

• Стартова зустріч проекту: Зустріч, на якій представлено огляд проекту, його цілі, графік, бюджет і очікування.
• Зустріч усіх рук: Тип загальнокомпанійної зустрічі, на яку запрошуються всі співробітники. Інформувати всіх про результати діяльності компанії, цілі та плани та сприяти відчуттю спільної мети та напрямку в організації.
• Засідання Ратуші: Зустріч у ратуші компанії, на якій працівники могли ставити запитання, отримувати оновлення та надавати відгуки вищому керівництву та іншим керівникам.
• Нарада зі стратегічного менеджменту: Зустріч, на якій старше керівництво або керівники збираються разом, щоб обговорити та спланувати довгостроковий напрямок. 
• Віртуальна зустріч команди: Формат зустрічей віртуальної групи може включати презентації, обговорення та інтерактивні дії та проводитися за допомогою програмного забезпечення для відеоконференцій, обміну миттєвими повідомленнями чи інших засобів цифрового спілкування. 
• Мозковий штурм: творча та спільна зустріч, на якій учасники генерують та обговорюють нові ідеї.
• Зустріч один на один: Приватна зустріч між двома людьми, яка часто використовується для оцінки ефективності, коучинга або особистого розвитку.

2/ Визначте мету та цілі зустрічі

Чітко сформулюйте, чому проводиться зустріч і чого ви або ваша команда сподіваєтеся досягти.

3/ Визначте ключові теми 

Перелічіть ключові теми, які необхідно висвітлити, включаючи будь-які важливі рішення, які необхідно прийняти.

4/ Призначте часовий ліміт

Виділіть відповідну кількість часу для кожної теми та всієї зустрічі, щоб забезпечити проведення зустрічі за розкладом.

5/ Визначте учасників та їхні ролі

Складіть список тих, хто братиме участь у нараді, і вкажіть їхні ролі та обов’язки.

6/ Підготувати матеріали та супровідні документи

Зберіть будь-яку відповідну інформацію або матеріали, які знадобляться під час зустрічі.

7/ Роздайте порядок денний заздалегідь

Надішліть порядок денний зустрічі всім учасникам, щоб усі були готові та підготовлені.

8/ Перегляд та перегляд порядку денного за потреби

Перегляньте порядок денний перед зустріччю, щоб переконатися, що він повний і точний, і внесіть необхідні зміни.

Приклади порядку денного зустрічі та безкоштовні шаблони 

Ось кілька прикладів порядків денних зустрічей, які можна використовувати для різних типів зустрічей:

1/ Порядок денний засідання команди

Дата: 

Місцезнаходження: 

Учасники: 

Цілі зустрічі команди:

• Актуалізувати хід реалізації проекту
• Щоб переглянути поточні проблеми та рішення

Порядок денний засідання команди: 

• Вступ і привітання (5 хвилин) | @ВООЗ
• Огляд попередньої зустрічі (10 хвилин) | @ВООЗ
• Оновлення проекту та звіти про хід (20 хвилин) | @ВООЗ
• Вирішення проблем і прийняття рішень (20 хвилин) | @ВООЗ
• Відкрите обговорення та відгук (20 хвилин) | @ВООЗ
• Дії та наступні кроки (15 хвилин) | @ВООЗ
• Організація закриття та наступної зустрічі (5 хвилин) | @ВООЗ

Безкоштовний шаблон щомісячної зустрічі з AhaSlides

2/ Порядок денний засідання всіх учасників

Дата: 

Місцезнаходження: 

Attсуб'єкти: 

Цілі зустрічі:

• Оновити результати діяльності компанії та запровадити нові ініціативи та плани для співробітників.

Порядок денний зустрічі: 

• Привітання та вступ (5 хвилин)
• Оновлення ефективності компанії (20 хвилин)
• Представлення нових ініціатив та планів (20 хвилин)
• Сесія запитань і відповідей (30 хвилин)
• Визнання та нагородження співробітників (15 хвилин)
• Організація закриття та наступної зустрічі (5 хвилин)

Шаблон зустрічі всіх рук

3/ Порядок денний початкової зустрічі проекту

Дата: 

Місцезнаходження: 

Учасники:

Цілі зустрічі:

• Встановити чіткі цілі та очікування щодо проекту
• Представити команду проекту
• Обговорити проблеми та ризики проекту

Порядок денний зустрічі: 

• Привітання та вступ (5 хвилин) | @ВООЗ
• Огляд проекту та цілі (15 хвилин) | @ВООЗ
• Представлення членів команди (5 хвилин) | @ВООЗ
• Розподіл ролей та відповідальності (20 хвилин) | @ВООЗ
• Огляд розкладу та хронології (15 хвилин) | @ВООЗ
• Обговорення проблем та ризиків проекту (20 хвилин) | @ВООЗ
• Елементи дій і наступні кроки (15 хвилин) | @ВООЗ
• Організація закриття та наступної зустрічі (5 хвилин) | @ВООЗ

Зауважте, що це лише приклади, і пункти порядку денного та формат можна скорегувати відповідно до конкретних потреб і цілей зустрічі. 

Налаштуйте порядок денний зустрічі за допомогою AhaSlides 

Для встановлення порядку денного зустрічі з AhaSlides, виконайте такі дії:

• Створити аккаунт: Якщо ви ще цього не зробили, зареєструйтеся AhaSlides і створити обліковий запис. Або прямуйте до нас Публічна бібліотека шаблонів.

• Виберіть шаблон порядку денного зустрічі: У нас є різноманітні шаблони порядку денного зустрічі, які ви можете використовувати як відправну точку. Просто виберіть той, який найкраще відповідає вашим потребам, і натисніть «Отримати шаблон».

• Налаштуйте шаблон: Вибравши шаблон, ви можете налаштувати його, додаючи або видаляючи елементи, налаштовуючи форматування та змінюючи колірну схему.

• Додайте пункти порядку денного: Використовуйте редактор слайдів, щоб додати пункти порядку денного. Ви можете додавати текст, обертове колесо, опитування, зображення, таблиці, діаграми тощо.

• Співпрацюйте зі своєю командою: Якщо ви працюєте в команді, ви можете співпрацювати над порядком денним. Просто запросіть членів команди редагувати презентацію, і вони зможуть вносити зміни, додавати коментарі та пропонувати зміни.

• Поділіться порядком денним: Коли ви будете готові, ви можете поділитися порядком денним зі своєю командою або учасниками. Ви можете поділитися посиланням або за допомогою QR-коду.

З AhaSlides, ви можете легко створити професійний, добре структурований порядок денний зустрічі, який допоможе вам не відставати від плану та досягати цілей зустрічі.

Ключові винесення 

Дотримуючись цих ключових кроків і прикладів за допомогою AhaSlides шаблонів, ми сподіваємося, що ви зможете створити добре структурований порядок денний зустрічі, який налаштує вас на успіх.

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ