Протокол зустрічі: найкращий посібник з написання, приклади (+ безкоштовний шаблон) у 2024 році

Зустрічі відіграють вирішальну роль у бізнесі та організаціях, слугуючи платформою для обговорення та вирішення проблем, а також керуючи внутрішніми справами для досягнення прогресу. Щоб передати суть цих зустрічей, віртуальних чи особистих, Протокол зустрічей or протокол зустрічі (MoM) мають вирішальне значення для створення нотаток, підсумовування ключових обговорюваних тем і відстеження прийнятих рішень і резолюцій.

Ця стаття допоможе вам скласти ефективний протокол наради з прикладами та шаблонами для використання, а також найкращими практиками, яких слід дотримуватися.

Зміст

• Що таке протокол зустрічі?
• Хто такий протоколіст?
• Як написати протокол зустрічі
• Приклади протоколів нарад (+ шаблони)
• Поради, як створити гарний протокол зустрічі
• Ключові винесення

Сподіваємось, ця стаття допоможе вам більше не відчувати труднощів писати протокол зустрічі. І не забувайте бути креативними та інтерактивними під час кожної вашої зустрічі з:

• Загальнодоступний шаблон AhaSlides
• Початкова зустріч проекту
• Нарада зі стратегічного менеджменту
• Зустрічі в бізнесі |10 типів і передових практик
• Порядок денний засідання | 8 ключових кроків, приклади та безкоштовні шаблони
• Електронна пошта із запрошенням на зустріч | Найкращі поради, приклади та шаблони
• Створювач онлайн-вікторини AI | Оживіть вікторини | 2024 Відкриття
• Генератор Live Word Cloud | Безкоштовний Word Cluster Creator №1 у 2024 році
• 14 найкращих інструментів для мозкового штурму в школі та на роботі у 2024 році
• Що таке рейтингова шкала? | Free Survey Scale Creator
• Генератор випадкових команд | Відкриття Random Group Maker 2024 року

Що таке протокол зустрічі?

Протокол наради – це письмовий запис обговорень, рішень і дій, які відбуваються під час наради. 

• Вони служать довідником і джерелом інформації для всіх присутніх і тих, хто не може бути присутнім.
• Вони допомагають гарантувати, що важлива інформація не буде забута та що всі будуть на одній сторінці щодо того, що обговорювалося та які дії потрібно вжити.
• Вони також забезпечують підзвітність і прозорість, документуючи рішення та зобов’язання, прийняті під час зустрічі.

Хто такий протоколіст?

Протоколіст несе відповідальність за точний запис обговорень і рішень, прийнятих під час зустрічі.

Вони можуть бути адміністративним службовцем, секретарем, помічником або менеджером або членом команди волонтерів, які виконують завдання. Важливо, щоб протоколіст був добре організований і вмів робити нотатки, а також міг ефективно підсумовувати обговорення.

Цікаве відвідування зустрічі з AhaSlides

Як написати протокол зустрічі

Для ефективних протоколів зустрічей, по-перше, вони повинні бути об'єктивними, бути фактичним записом зустрічіі уникайте особистих думок або суб’єктивних інтерпретацій дискусій. далі, воно повинно бути коротким, ясним і легким для розуміння, зосередьтеся лише на головному та уникайте додавання непотрібних деталей. нарешті, він має бути точним і гарантувати, що вся записана інформація є свіжою та актуальною.

Давайте розглянемо деталі написання протоколу зустрічі за допомогою наступних кроків!

8 основних компонентів протоколу зустрічі

1. Дата, час та місце проведення зустрічі
2. Список учасників та вибачення за відсутність
3. Порядок денний та мета засідання
4. Підсумок обговорень і прийнятих рішень
5. Будь-які проведені голоси та їх результати
6. Елементи дій, включаючи відповідальну сторону та кінцевий термін виконання
7. Будь-які наступні кроки або подальші дії
8. Заключне слово або перенесення засідання

Кроки для написання ефективного протоколу зустрічі

1/ Підготовка

Перед зустріччю ознайомтеся з порядком денним зустрічі та будь-якими відповідними довідковими матеріалами. Переконайтеся, що у вас є всі необхідні інструменти, такі як ноутбук, блокнот і ручка. Також варто переглянути протоколи попередніх зустрічей, щоб зрозуміти, яку інформацію слід включити та як її відформатувати.

2/ Конспектування

Під час зустрічі робіть чіткі та стислі нотатки про обговорення та прийняті рішення. Вам слід зосередитися на записі ключових моментів, рішень і завдань, а не на дослівному записі всієї зустрічі. Не забудьте включити імена доповідачів або будь-які ключові цитати, а також будь-які дії чи рішення. І уникайте писати в абревіатурах або скороченнях, які не зрозуміють інших.

3/ Організуйте протокол

Перегляньте та впорядкуйте свої нотатки, щоб створити послідовний і стислий підсумок ваших хвилин після зустрічі. Ви можете використовувати заголовки та маркери, щоб полегшити читання протоколу. Не приймайте особистих думок або суб'єктивних інтерпретацій обговорення. Зосередьтеся на фактах і тому, про що домовилися під час зустрічі.

4/ Запис деталей

Ваш протокол наради повинен містити всі необхідні відомості, такі як дата, час, місце та учасники. Згадайте будь-які важливі обговорювані теми, рішення та призначені дії. Обов’язково записуйте будь-які результати голосування та результати будь-яких обговорень.

5/ Елементи дії

Обов’язково вкажіть будь-які завдання, які були призначені, включно з відповідальними та кінцевим терміном виконання. Це важлива частина протоколу наради, оскільки вона гарантує, що кожен знає свої обов’язки та графік їх виконання.

6/ Огляд і розповсюдження

Ви повинні перевірити протокол на предмет точності та повноти та внести необхідні зміни. Переконайтеся, що всі ключові моменти та рішення зафіксовані. Потім ви можете розповсюдити протокол усім учасникам особисто або електронною поштою. Зберігайте копію протоколу в централізованому місці для легкого доступу, наприклад на спільному диску або хмарній платформі зберігання.

7/ Подальші дії

Переконайтеся, що пункти дій із зустрічі виконуються та виконуються негайно. Використовуйте хвилини для відстеження прогресу та переконайтеся, що рішення виконуються. Це допомагає вам підтримувати відповідальність і гарантує, що зустріч буде продуктивною та ефективною.

Приклади протоколів нарад (+ шаблони)

1/ Приклад протоколу зустрічі: простий шаблон зустрічі

Рівень деталізації та складності простих протоколів зустрічі залежатиме від мети зустрічі та потреб вашої організації. 

Загалом, прості протоколи нарад використовуються для внутрішніх цілей і не повинні бути такими формальними чи вичерпними, як інші типи протоколів нарад. 

Отже, якщо у вас термінова потреба і нарада крутиться навколо простого, не надто важливого контенту, ви можете скористатися наступним шаблоном:

2/ Приклад протоколу засідання: Шаблон засідання ради

Протокол засідання правління записується та роздається всім членам, зазначаючи прийняті рішення та напрямок діяльності організації. Тому він має бути чітким, повним, детальним і формальним. Ось шаблон протоколу засідання ради:

Це лише базовий шаблон засідання правління, і ви можете додати або видалити елементи залежно від потреб вашого засідання та організації.

3/ Приклад протоколу зустрічі: шаблон управління проектом 

Ось приклад протоколу наради для шаблону керування проектом:

Поради, як створити гарний протокол зустрічі

Не напружуйтеся над записом кожного слова, зосередьтеся на записі основних тем, результатів, рішень і завдань. Розмістіть обговорення на живій платформі, щоб ви могли зібрати всі слова в одну велику мережу🎣 – Дошка ідей AhaSlides — інтуїтивно зрозумілий і простий інструмент щоб кожен міг швидко представити свої ідеї. Ось як ви це робите:

Створіть нову презентацію за допомогою свого Обліковий запис AhaSlides, а потім додайте слайд «Мозковий штурм» у розділ «Опитування».

Напишіть свій тема дискусії, а потім натисніть «Подати», щоб кожен учасник зустрічі міг приєднатися та подати свої ідеї.

Звучить легко, чи не так? Спробуйте цю функцію зараз, це лише одна з корисних функцій, яка допоможе вам провести зустрічі з жвавими та активними дискусіями.

Ключові винесення

Метою протоколу зустрічі є надання загального огляду зустрічі для тих, хто не зміг бути присутніми, а також ведення запису про результати зустрічі. Тому протокол має бути організованим і легким для розуміння, висвітлюючи найважливішу інформацію чітко та лаконічно.