Флаєр для стартової зустрічі Nail Project Kickoff у 8 кроків (+безкоштовний шаблон!)

Навіть найдисциплінованіші компанії іноді можуть відчути, що їхні проекти збиваються з дороги. Найчастіше проблема полягає в одній із підготовка. Рішення? Добре структурований та повністю інтерактивний зустріч щодо початку проекту!

Більше ніж просто пишність та церемонія, добре виконана зустріч щодо початкового етапу дійсно може отримати щось красиве на правій нозі. Ось 8 кроків до проведення зустрічі щодо старту проекту, яка створює ажіотаж і отримує все на тій же сторінці.

Час старту!

Що таке зустріч щодо початку проекту?
Чому зустрічі з початкового проекту так важливі?
8 кроків до зустрічі щодо початку проекту
Шаблон порядку денного початкової зустрічі проекту

Пам'ятайте про поради щодо зустрічей

Ви повинні заздалегідь мати порядок денний стартової зустрічі. Надсилання електронної пошти про початок проекту дуже важливо! Отже, давайте ознайомимося з кількома зразками порядку денного початкових зустрічей!

Початкова сесія має бути короткою та лаконічною, з великою кількістю ігор та занять, як це коли AhaSlides дуже зручно! Ознайомтеся з іншими порадами, як показано нижче:

Альтернативний текст

Почніть розмову.

Отримайте цінний внесок від вашої команди та клієнтів під час стартової зустрічі проекту. Використовуйте живі опитування, запитання та відповіді та інструменти обміну ідеями за допомогою цього безкоштовного шаблону!

🚀 Дивіться шаблон

Що таке зустріч щодо початку проекту?

Як сказано на банку, зустріч щодо початкового проекту є зустріч, на якій ви починаєте свій проект.

Як правило, проектна стартова зустріч — це перша зустріч клієнта, який замовив проект, і компанії, яка його втілюватиме в життя. Обидві сторони сядуть разом і обговорять основи проекту, його мету, цілі та шлях від ідеї до реалізації.

Взагалі кажучи, є Типи 2 стартових зустрічей, про які слід знати:

Початок зовнішнього проекту - Команда розробників сідає з кимось із поза компанія, як клієнт або зацікавлена сторона, обговорює план спільного проекту.
Внутрішній ПКМ - команда з в компанія сідає разом і обговорює план нового внутрішнього проекту.

Хоча обидва ці типи можуть мати різні результати, процедури майже однаково. Є по суті жодної частини стартового зовнішнього проекту, який не є частиною внутрішнього стартового проекту – єдина різниця полягає в тому, для кого ви його тримаєте.

Більше взаємодії з вашими зборами

Чому зустрічі з початкового проекту так важливі?

Мета Kickoff Meetings має бути голосною та чіткою! Може здатися досить простим розпочати проект, просто призначивши купу завдань потрібним людям, особливо на сучасному робочому місці, одержимі дошкою Kanban. Однак це може призвести до того, що команди постійно втрачатимуть свій шлях.

Пам’ятайте, лише тому, що ви на та ж дошка не означає, що ви на одна сторінка.

В основі цього - зустріч щодо початку проекту - це чесна та відкрита зустріч Діалог між клієнтом і командою. Його НЕ серія оголошень про те, як буде працювати проект, але a розмова про плани, очікування та цілі, до яких дійшли нестримні дискусії.

Ось деякі переваги проведення наради щодо початку проекту:

Це отримує кожен підготовлений - «Дайте мені шість годин, щоб зрубати дерево, і перші чотири я витратжу на точення сокири». Якби Авраам Лінкольн був живий сьогодні, ви можете бути впевнені, що він провів би перші 4 із 6 годин проекту на стартовій зустрічі проекту. Це тому, що ці зустрічі містять всі необхідні кроки, щоб отримати будь-який проект на правій нозі.
Це передбачає всі ключові гравці - Стартові зустрічі не можуть розпочатися, якщо там не будуть усі: менеджери, керівники команд, клієнти та будь-хто інший, хто зацікавлений у проекті. Так легко втратити уявлення про те, хто за що відповідає, без ясності початкової зустрічі, щоб усе це зрозуміти.
Це відкритий та спільний – Як ми вже говорили, стартові зустрічі проекту – це дебати. Займаються найкращі всі присутніх та пропонують найкращі ідеї для всіх.

Більше взаємодії з вашими зборами

8 кроків до зустрічі щодо початку проекту

Отже, що саме включено до порядку денного стартової зустрічі проекту? Нижче наведено 8 кроків, але ви завжди повинні пам’ятати, що вони є немає встановленого меню для цього типу зустрічей.

Використовуйте ці 8 кроків як орієнтир, але ніколи не забувайте, що остаточний порядок денний лежить на Вам!

Крок №1 – Знайомство та криголам

Звичайно, єдиний спосіб розпочати будь-яку стартову нараду – це ознайомити учасників один з одним. Незалежно від тривалості чи масштабу вашого проекту, клієнти та члени команди повинні бути на зв’язку один з одним, перш ніж вони зможуть ефективно працювати разом.

У той час як простого вступу типу «ходь за столом» достатньо, щоб люди ознайомилися з іменами, криголам може додати ще один рівень особистість та полегшити настрій попереду початку проекту.

Спробуйте це: крутите колесо 🎡

Викладіть кілька простих вступних тем на тему прядка, а потім попросіть кожного члена команди покрутити його та відповісти на будь-яку тему, на яку потрапить колесо. Смішні запитання заохочуються, але переконайтеся, що це більш-менш професійно!

Прядка, що використовується як криголам.

Хочете ще подібного? 💡 Маємо 10 айсбрейкерів на будь-яку зустріч прямо тут.

Крок № 2 - передісторія проекту

З формальностями та урочистостями покінчено, настав час розпочати холодний бізнес. Щоб успішно розпочати зустріч, у вас повинен бути чіткий порядок денний стартової зустрічі!

Як і всі чудові історії, найкраще починати з початку. Окресліть усі листування між вами та вашими клієнтами, щоб залучити всіх до проекту повністю, щоб пояснити, що відбулося досі.

Це можуть бути скріншоти електронних листів, тексти, протоколи попередніх зустрічей або будь-які ресурси, що додають будь-який контекст для вашої компанії та вашого клієнта. Полегшіть візуалізацію кожному, склавши часову шкалу.

Крок №3 – Попит на проект

На додаток до фону листування, ви захочете зануритися глибше в подробиці чому цей проект починається в першу чергу.

Це важливий крок, оскільки він забезпечує чіткий огляд больових точок, які проект прагне вирішити, - це те, що як командам, так і клієнтам слід постійно тримати в центрі уваги.

Протіп 👊

Такі етапи дозріли для обговорення. Запитайте своїх клієнтів та Ваша команда запропонує свої ідеї щодо того, чому вони вважають, що цей проект був задуманий.

Якщо це можливо, ви завжди повинні намагатися перенаправити канал голос замовника в цьому розділі. Співпрацюйте з клієнтом, щоб знайти реальні приклади споживачів, які згадують про болючі точки, які ваш проект намагається виправити. Їхня думка має сформувати підхід вашої команди до проекту.

Крок №4 – Цілі проекту

Отже, ви заглянули в Минуле проекту, тепер настав час переглянути майбутнє.

Наявність прямих цілей і чіткого визначення успіху вашого проекту дійсно допоможе вашій команді працювати над його досягненням. Мало того, це покаже вашому клієнту, що ви серйозно ставитеся до роботи та маєте такі ж високі ставки в тому, як вона пройде.

Запитайте своїх учасників початкової зустрічі "як виглядатиме успіх?" Це більше клієнтів? Більше відгуків? Кращий рівень задоволеності клієнтів?

Незалежно від мети, вона завжди повинна бути...

Досяжний - Не перенапружуйтеся. Знайте свої межі та ставте мету насправді мають шанс досягти.
Вимірний - Підтримуйте свою мету даними. Націлюйтеся на конкретне число та відстежуйте свій прогрес до нього.
Приурочений - Вкажіть собі кінцеву дату. Зробіть усе можливе, щоб досягти своїх цілей до цього терміну.

Крок №5 – Технічне завдання

Вкладаючи «м’ясо» в «початкову зустріч», Заява про роботу (SoW) — це серйозне занурення в специфіку проекту та те, як він буде виконуватися. Це основний білінг на порядку денному початкової зустрічі, і вона повинна приділяти більшу частину вашої уваги.

Ознайомтесь з цією інфографікою про те, що потрібно включити у ваш робочий документ:

Інфографіка, що пояснює 6 міні-кроків, які беруть участь у оголошенні звіту про роботу на зустрічі щодо початку проекту.

Майте на увазі, що робоча інформація стосується не стільки дискусій, скільки решти порядку денного засідання проекту. Це справді час, коли проект можна просто вести викласти план дій для майбутнього проекту, а потім збережіть обговорення для наступний пункт наради.

Так само, як і решта вашої початкової зустрічі, ваша заява про роботу є такою супер змінна. Специфіка вашого звіту про роботу завжди залежатиме від складності проекту, розміру команди, задіяних частин тощо.

Бажаєте дізнатись більше? Перевірте це вичерпна стаття про розробку робочого звіту.

Крок №6 - Розділ запитань і відповідей

Хоча ви можете відчути потребу залишити свій розділ запитань і відповідей до кінця, ми рекомендуємо залишити його безпосередньо після вашого звіту про роботу.

Такий потужний сегмент напевно викличе запитання як у вашого клієнта, так і у вашої команди. Основна частина зустрічі так свіжа в пам’яті кожного, що найкраще бити, поки гаряче залізо.

Використання програмного забезпечення для інтерактивних презентацій для розміщення запитань і відповідей може сприяти тому, щоб усе відбувалося гладко, особливо якщо ваша стартова зустріч проекту має велику кількість відвідувачів....

Це Організований - Питання впорядковано за популярністю (через голоси «за») або за часом, і їх можна позначити як «відповіли» або закріпити вгорі.
Це модерується - Запитання можна схвалювати та відхиляти, перш ніж вони відображатимуться на екрані.
Це анонімний - Запитання можна надсилати анонімно, тобто кожен має право голосу.

Крок №7 – потенційні проблеми

Як ми вже говорили раніше, зустріч щодо початку проекту - це бути якомога відкритішими та чеснішими. Це як ви будуєте почуття довіри з вашим клієнтом з самого початку.

З цією метою краще обговорити можливі проблеми, з якими проект може зіткнутися на цьому шляху. Тут ніхто не просить вас передбачити майбутнє, просто скласти приблизний список перешкод, з якими ви можете зіткнутися.

Оскільки ви, ваша команда та ваш клієнт підходите до цього проекту з різними ставками, це ідеальний варіант все участь у обговоренні потенційних проблем.

Крок №8 – Реєстрація

Регулярна перевірка вашого клієнта – ще один спосіб зміцнити довіру між обома сторонами. На стартовій зустрічі проекту ви маєте відповісти на кілька запитань що, коли, хто та як ці реєстрації відбудуться.

Реєстрація - це досить тонкий баланс між прозорість та зусилля. Хоча добре бути максимально відкритим і прозорим, ви повинні керувати цим у межах того, наскільки ви насправді доступні для be відкритим і прозорим.

Обов’язково отримайте відповіді на ці запитання до кінця наради:

Що? – В якій саме деталі клієнт потребує оновлення? Чи потрібно їм знати про кожну дрібницю прогресу, чи важливі лише великі оцінки?
Коли? - Як часто ваша команда повинна оновлювати інформацію про клієнта? Чи мають вони розповідати, що вони робили щодня, чи просто підсумовувати, що їм вдалося наприкінці тижня?
Хто? - Хто з членів команди буде підтримувати зв'язок з клієнтом? Чи буде член кожної команди на кожному етапі чи лише один окремий кореспондент протягом усього проекту?
Як? - Яким способом клієнт і кореспондент будуть підтримувати зв'язок? Звичайний відеодзвінок, електронна пошта чи постійно оновлюваний живий документ?

Як і у випадку з більшістю пунктів порядку денного стартової зустрічі проекту, найкраще обговорювати їх відкрито. Для великої команди та великої групи клієнтів вам може бути легше зробити a опитування в прямому ефірі для того, щоб розширити можливості встановлення найкращої формули реєстрації.

Бажаєте дізнатись більше? Перевірте деякі найкращі методи спілкування з клієнтами.

Опитування Ефективно с AhaSlides

Шаблон порядку денного початкової зустрічі проекту

Оскільки ваша майстерно запланована зустріч про початковий етап, яка просто чекає, щоб задуматися в залі засідань, останнім штрихом може бути взаємодія щоб об’єднати все це разом.

Ви знали лише це 29% підприємств відчувати зв’язок зі своїми клієнтами (Gallup)? Розрив зв’язків – це епідемія на рівні B2B, і це може призвести до того, що початкові зустрічі виглядають як плаский, не надихаючий процес через формальності.

Залучення своїх клієнтів та команд за допомогою інтерактивних слайдів може справді стимулювати участь та збільшити охоплення уваги.

AhaSlides має арсенал інструментів включаючи опитування в реальному часі, запитання та відповіді та слайди для мозкового штурму, і навіть живі вікторини та ігри, щоб правильно розпалити ваш проект.

Клацніть нижче, щоб взяти безкоштовний шаблон, який не можна завантажувати, для вашої початкової зустрічі. Змінюйте все, що завгодно, і презентуйте це безкоштовно!

Візьміть шаблон

Натисніть нижче, щоб створити безкоштовний AhaSlides обліковий запис і почніть створювати власні захоплюючі зустрічі за допомогою інтерактивності!

Створіть свій власний

Ключові слова: Ділова зустріч