ایک اچھا کیا ہے ملاقات کی دعوت کا ای میل مثال؟
ملاقاتیں ٹیم کی تاثیر، ہم آہنگی اور اتحاد کا ایک لازمی عنصر ہو سکتی ہیں۔ بہت سی کمپنیاں ہفتے میں کم از کم ایک بار میٹنگ کی میزبانی کرتی ہیں، یہ ایک غیر رسمی میٹنگ ہو سکتی ہے کہ وہ اپنے ملازمین کے ساتھ گہری بات چیت کریں یا کمپنی کے مستقبل کے منصوبے اور سالانہ سال کے آخر کی رپورٹ پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے انتظامی بورڈ کی زیادہ رسمی میٹنگ ہو۔ منتظم افسران یا قائدین کے لیے لازمی ہے کہ وہ شرکاء یا مہمانوں کو میٹنگ کے دعوتی خطوط بھیجیں۔
سرکاری میٹنگوں کو مؤثر طریقے سے اور آسانی سے چلانے کے لیے میٹنگ کا دعوت نامہ اہم ہے۔ میٹنگ کے دعوت نامے بھیجنے کے بہت سارے طریقے ہیں۔ اس مضمون میں، ہم کے ساتھ نمٹنے پر توجہ مرکوز ملاقات کی دعوتی ای میلزلوگوں کو اپنی میٹنگز میں شرکت کے لیے مدعو کرنے کا سب سے آسان اور مقبول طریقہ۔
کی میز کے مندرجات
- ملاقات کا دعوت نامہ ای میل کیا ہے؟
- ملاقات کا دعوت نامہ ای میل کیوں اہم ہے؟
- میٹنگ کی دعوت نامہ ای میل مرحلہ وار لکھیں۔
- میٹنگ کے دعوت نامے کی اقسام اور مثالیں۔
- نیچے کی لکیر
کے ساتھ فوری میٹنگ ٹیمپلیٹس AhaSlides
سیکنڈ میں شروع کریں۔
کے ساتھ فوری ٹیمپلیٹس حاصل کریں۔ AhaSlides. مفت میں سائن اپ کریں اور ٹیمپلیٹ لائبریری سے جو چاہیں لیں!
🚀 مفت ٹیمپلیٹس حاصل کریں ☁️
ملاقات کا دعوت نامہ ای میل کیا ہے؟
کاروباری سرگرمیوں کا ایک اہم حصہ، میٹنگ کا دعوت نامہ ای میل ایک تحریری پیغام ہے جس میں میٹنگ کے مقصد کا مظاہرہ ہوتا ہے اور لوگوں سے مخصوص تاریخ اور مقام کے بعد میٹنگ میں شامل ہونے کی درخواست ہوتی ہے، اس کے علاوہ اگر ہو تو مزید تفصیلی منسلکات۔ ملاقاتوں کی خصوصیات کے لحاظ سے اسے رسمی یا غیر رسمی انداز میں لکھا جا سکتا ہے۔ کاروباری ای میل کے آداب کو پورا کرنے کے لیے انہیں مناسب لہجے اور انداز میں لکھا جانا چاہیے۔
تاہم، میٹنگ کی دعوتی ای میل کو میٹنگ کی درخواست کے ای میل کے ساتھ الجھائیں نہیں۔ ان ای میلز کے درمیان اہم فرق یہ ہے کہ میٹنگ کی درخواست کی ای میل کا مقصد کسی کے ساتھ ملاقات طے کرنا ہے جبکہ میٹنگ کی دعوتی ای میل کا مقصد آپ کو اعلان کردہ تاریخوں اور مقام پر میٹنگ میں مدعو کرنا ہے۔
ملاقات کا دعوت نامہ ای میل کیوں اہم ہے؟
ای میل دعوت نامے استعمال کرنے سے بہت سے فوائد حاصل ہوتے ہیں۔ ای میل دعوت نامے کے فوائد ذیل میں درج ہیں:
- یہ کیلنڈرز سے براہ راست جڑتا ہے۔ جب وصول کنندگان دعوت نامہ قبول کرتے ہیں، تو اسے دوبارہ ان کے کاروباری کیلنڈر میں شامل کر دیا جاتا ہے اور آپ کو کیلنڈر میں درج دیگر واقعات کی طرح ایک یاد دہانی بھی ملے گی۔
- یہ آسان اور تیز ہے۔ آپ کے بھیجنے والے بٹن پر کلک کرنے کے فوراً بعد آپ کے وصول کنندگان ای میل تک پہنچ سکتے ہیں۔ جیسا کہ یہ براہ راست وصول کنندہ تک جاتا ہے، اگر ای میل پتہ غلط ہے، تو آپ فوراً اعلان حاصل کر سکتے ہیں اور فوری طور پر مزید حل تلاش کر سکتے ہیں۔
- یہ وقت کی بچت ہے۔ آپ ایک ہی وقت میں ہزاروں ای میل پتوں کے ساتھ گروپ ای میل بھیج سکتے ہیں۔
- یہ لاگت کی بچت ہے۔ آپ کو میلنگ کے لیے بجٹ خرچ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
- یہ براہ راست آپ کے پسندیدہ ویبینار پلیٹ فارم سے تیار کیا جا سکتا ہے۔ جب تک آپ آمنے سامنے ملاقات نہیں کر رہے ہیں، آپ کی پہلی پسند شاید زوم ہو گی، Microsoft Teams، یا اس کے مساوی کچھ۔ جب RSVP کی تصدیق ہو جاتی ہے، تو سبھی لنکس اور ٹائم فریم ای میل کے ذریعے مطابقت پذیر ہو جاتے ہیں، تاکہ شرکت کنندہ دوسرے واقعات کے ساتھ الجھن سے بچ سکے۔
یہ ایک حقیقت ہے کہ ہر روز اربوں ای میلز بھیجی جاتی ہیں اور ان میں سے بہت سی سپیم ہیں۔ جیسا کہ ہر کوئی کام، خریداری، میٹنگز، اور مزید کے لیے اہم پیغامات کا تبادلہ کرنے کے لیے کم از کم ایک ای میل استعمال کرتا ہے۔ تاہم، جیسا کہ آپ کو روزانہ بہت سی ای میلز پڑھنی پڑتی ہیں، یہ حیرت کی بات نہیں ہے کہ آپ کو بعض اوقات "ای میل تھکاوٹ" کے رجحان کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔ اس طرح، ایک اچھی دعوتی ای میل ڈیلیور کرنے سے وصول کنندگان کی غیر ضروری غلط فہمی یا لاعلمی سے بچا جا سکتا ہے۔
مرحلہ وار میٹنگ کا دعوت نامہ ای میل لکھیں۔
ایک اچھی ملاقات کا دعوت نامہ ای میل ضروری ہے۔ اور، ایک اصول کے طور پر، یہ ایک کو متاثر کرتا ہے۔ ای میل کی ترسیل شرح.
ایسے آداب اور اصول ہیں جن کی پابندی ہر ایک کو کاروباری میٹنگ کی دعوت نامہ ای میل کو وصول کنندگان کے حوالے سے مکمل کرنے کے لیے کرنی ہوگی۔ آپ ان مراحل پر عمل کرتے ہوئے معیاری میٹنگ کی دعوت نامہ ای میل لکھنے کا طریقہ سیکھ سکتے ہیں۔
مرحلہ 1: ایک مضبوط سبجیکٹ لائن لکھیں۔
یہ ایک حقیقت ہے کہ 47% ای میل وصول کنندگان ان ای میلز کے ذریعے پڑھتے ہیں جن کا موضوع واضح اور جامع ہوتا ہے۔ پہلا تاثر اہم ہے۔ یہ اس بات کو یقینی بنا سکتا ہے کہ وصول کنندگان عجلت یا اہمیت کا احساس محسوس کریں، جس کی وجہ سے کھلی شرح زیادہ ہوتی ہے۔
- مختصر، نشانہ بنایا۔ حقیقت پر مبنی بنیں، پراسرار نہیں۔
- آپ عجلت کی علامت کے طور پر سبجیکٹ لائن میں حاضری کی تصدیق مانگ سکتے ہیں۔
- یا ایک جذباتی لہجہ شامل کریں جیسے اہمیت، عجلت،...
- اگر آپ وقت کے لحاظ سے حساس مسئلے پر زور دینا چاہتے ہیں تو وقت شامل کریں۔
مثال کے طور پر: "میٹنگ 4/12: پروجیکٹ برین اسٹارم سیشن" یا "اہم۔ براہ کرم RSVP: نئی پروڈکٹ اسٹریٹجی میٹنگ 10/6"
مرحلہ 2: ایک فوری تعارف کے ساتھ شروع کریں۔
پہلی ہی سطر میں، یہ ایک اچھا خیال ہے کہ آپ کون ہیں، تنظیم میں آپ کی پوزیشن کیا ہے اور آپ ان تک کیوں پہنچ رہے ہیں۔ پھر آپ براہ راست میٹنگ کا مقصد دکھا سکتے ہیں۔ بہت سے لوگ میٹنگ کے مبہم مقصد کو پیش کرنے کی غلطی کرتے ہیں کیونکہ وہ یہ سمجھتے ہیں کہ شرکاء کو اس کے بارے میں معلوم ہونا چاہیے۔
- اپنا تعارف قابل قبول یا کام سے متعلق بنائیں
- شرکاء کو یاد دلائیں کہ اگر انہیں کوئی کام ختم کرنے کی ضرورت ہے یا میٹنگ میں اپنے ساتھ کچھ بھی لانا ہے۔
مثال کے طور پر ہیلو ٹیم کے رکن، میں اگلے پیر کو نئی پروڈکٹ کے آغاز پر آپ سے ملنے کا منتظر ہوں۔
مرحلہ 3: وقت اور مقام کا اشتراک کریں۔
آپ کو میٹنگ کا صحیح وقت شامل کرنا چاہیے۔ آپ کو انہیں یہ بھی بتانا چاہئے کہ میٹنگ کیسے اور کہاں ہوتی ہے، یا تو ذاتی طور پر یا آن لائن، اور اگر انہیں ضرورت ہو تو رہنما خطوط یا پلیٹ فارم کے لنکس پیش کریں۔
- اگر کوئی ملازم دنیا کے مختلف علاقوں میں کام کرتا ہے تو ٹائم زون شامل کریں۔
- میٹنگ کی تخمینی مدت کا ذکر کریں۔
- ہدایات دیتے وقت، ممکنہ حد تک تفصیلی ہو یا نقشہ سازی کی رہنما خطوط منسلک کریں۔
مثال کے طور پر: براہ کرم 6 اکتوبر بروز جمعہ دوپہر 1:00 بجے میٹنگ روم 2 میں، انتظامیہ کی عمارت میں دوسری منزل پر ہمارے ساتھ شامل ہوں۔
مرحلہ 4: میٹنگ کے ایجنڈے کا خاکہ بنائیں
کلیدی مقاصد یا مجوزہ میٹنگ کے ایجنڈے کا احاطہ کریں۔ تفصیلات کا ذکر نہ کریں۔ آپ صرف عنوان اور ٹائم لائن بیان کر سکتے ہیں۔ رسمی ملاقاتوں کے لیے، آپ ایک تفصیلی دستاویز منسلک کر سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر حاضرین کو پیشگی تیاری میں مدد کرنے کے لیے مفید ہے۔
مثال کے طور پر، آپ اس کے ساتھ شروع کر سکتے ہیں: ہم بحث کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں..../ ہم کچھ مسائل کو حل کرنا چاہتے ہیں یا درج ذیل ٹائم لائن کے طور پر:
- 8:00-9:30: پروجیکٹ کا تعارف
- 9:30-11:30: ہاورڈ (IT)، نور (مارکیٹنگ) اور شارلٹ (سیلز) کی جانب سے پیشکشیں
مرحلہ 5: RSVP کے لیے پوچھیں۔
RSVP کی ضرورت آپ کے وصول کنندگان کے جواب کی تصدیق میں مدد کر سکتی ہے۔ ابہام کو روکنے کے لیے، حاضرین کے لیے ایک ترجیحی جواب اور وقت کی حد آپ کو ان کی حاضری یا غیر موجودگی کے بارے میں آپ کے ای میل میں شامل کی جانی چاہیے۔ اس کے ذریعے، اگر آپ کو ریگولیٹ کرنے کے وقت ان کا RSVP موصول نہیں ہوا ہے، تو آپ فوری فالو اپ کارروائیاں کر سکتے ہیں۔
مثال کے طور پر: برائے مہربانی جواب دیں [تاریخ] تک [ای میل ایڈریس یا فون نمبر]
مرحلہ 6: ایک پروفیشنل ای میل دستخط اور برانڈنگ شامل کریں۔
کاروباری ای میل دستخط میں پورا نام، پوزیشن کا عنوان، کمپنی کا نام، رابطے کی معلومات، ذاتی ویب سائٹ اور دوسرے ہائپر لنک والے پتے۔
آپ آسانی سے اپنے دستخط کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ Gmail کے.
مثال کے طور پر:
جیسکا میڈیسن
علاقائی چیف مارکیٹنگ آفیسر، انکو انڈسٹری
555-9577-990
بہت سارے مفت ای میل دستخط تخلیق کار ہیں جو آپ کا وقت اور محنت بچاتے ہیں، جیسے میرے دستخط.
میٹنگ کے دعوت نامے کی اقسام اور مثالیں۔
اس بات کو ذہن میں رکھیں کہ مختلف قسم کی میٹنگز میں مختلف معیارات اور تحریری انداز ہوں گے۔ عام طور پر، ہم میٹنگ کے دعوتی ای میلز کو ان کی رسمی یا غیر رسمی سطح کی بنیاد پر الگ کرتے ہیں، بشمول ورچوئل میٹنگز یا خالص آن لائن میٹنگز کو چھوڑ کر۔ اس حصے میں، ہم آپ کو میٹنگ کے دعوت نامے کی کچھ مخصوص اقسام اور ہر قسم کی ٹیمپلیٹ جمع کرتے اور متعارف کراتے ہیں جو کاروباری میٹنگ کے دعوتی ای میلز میں مشہور ہیں۔
#1 رسمی میٹنگ کی درخواست کا ای میل
رسمی میٹنگ کی درخواست کا ای میل بڑی میٹنگز کے لیے استعمال کیا جاتا ہے جو عام طور پر سال میں ایک سے تین بار ہوتی ہیں۔ یہ ایک بڑی رسمی ملاقات ہے لہذا آپ کا ای میل رسمی تحریری انداز میں لکھا جانا چاہیے۔ منسلک ضمیمہ کی ضرورت ہے تاکہ شرکاء پر یہ واضح ہو کہ میٹنگ میں کس طرح شرکت کرنا ہے، مقام کیسے تلاش کرنا ہے، اور ایجنڈے کو تفصیل سے بیان کرنا ہے۔
رسمی ملاقاتوں میں شامل ہیں:
- انتظامی اجلاس
- کمیٹی کا اجلاس
- بورڈ آف ڈائریکٹرز کا اجلاس
- شیئر ہولڈرز کی میٹنگ
- حکمت عملی میٹنگ
مثال 1: شیئر ہولڈرز دعوتی ای میل ٹیمپلیٹ
موضوع لائن: اہم۔ آپ کو سالانہ جنرل میٹنگ میں مدعو کیا گیا ہے۔ [وقت]
[وصول کنندہ کا نام]
[کمپنی کا نام]
[ملازمت کا عنوان]
[کمپنی ایڈریس]
[تاریخ]
محترم حصص داروں ،
ہمیں آپ کو سالانہ جنرل میٹنگ میں مدعو کرتے ہوئے خوشی ہو رہی ہے جو اس دن منعقد ہو گی۔ [وقت]، [پتہ]
شیئر ہولڈرز کی سالانہ میٹنگ معلومات، تبادلہ اور آپس کے درمیان بات چیت کا ایک غیر معمولی موقع ہے۔ [کمپنی کا نام] اور ہمارے تمام شیئر ہولڈرز۔
یہ اپنے آپ کو اظہار کرنے اور ووٹ دینے کا بھی موقع ہے تاکہ اہم فیصلے کرنے میں فعال کردار ادا کریں۔ [کمپنی کا نام]، آپ کے حصص کی تعداد سے قطع نظر۔ اجلاس میں درج ذیل اہم ایجنڈوں کا احاطہ کیا جائے گا۔
ایجنڈا 1:
ایجنڈا 2:
ایجنڈا 3:
ایجنڈا 4:
آپ کو اس میٹنگ میں شرکت کرنے کے طریقے، ایجنڈا اور قراردادوں کا متن ذیل میں منسلک دستاویز میں مل جائے گا جو آپ کی منظوری کے لیے پیش کیے جائیں گے۔
میں بورڈ کی جانب سے آپ کا شکریہ ادا کرنا چاہتا ہوں، آپ کے تعاون اور آپ کی وفاداری کے لیے [کمپنی کا نام] اور میں آپ کو میٹنگ میں خوش آمدید کہنے کا منتظر ہوں۔ [تاریخ]
بہترین سلسلہ،
[نام]
[مقام کا عنوان]
[کمپنی کا نام]
[کمپنی کا پتہ اور ویب سائٹ]
مثال 2: حکمت عملی میٹنگ دعوتی ای میل ٹیمپلیٹ
[وصول کنندہ کا نام]
[کمپنی کا نام]
[ملازمت کا عنوان]
[کمپنی ایڈریس]
[تاریخ]
موضوع لائن: پروجیکٹ لانچ مارکیٹنگ مہم میٹنگ: 2/28
کی طرف سے [کمپنی کا نام]میں آپ کو ایک کاروباری میٹنگ میں شرکت کے لیے مدعو کرنا چاہوں گا جس کا انعقاد کیا جاتا ہے۔ [کانفرنس ہال کا نام، عمارت کا نام] [تاریخ اور وقت]. ملاقات تک جاری رہے گی۔ [دورانیہ].
ہماری آنے والی تجویز [تفصیلات] پر بات کرنے کے لیے ہمارے پروجیکٹ کے پہلے مرحلے میں آپ کا خیرمقدم کرتے ہوئے مجھے خوشی ہے اور ہم اس پر آپ کی قیمتی بصیرت کی تعریف کرتے ہیں۔ اس دن کے ہمارے ایجنڈے کا ایک مختصر خلاصہ یہ ہے:
ایجنڈا 1:
ایجنڈا 2:
ایجنڈا 3:
ایجنڈا 4:
اس تجویز کو ہماری پوری ٹیم نے سب سے اہم میں سے ایک سمجھا ہے۔ آپ کے مزید حوالہ کے لیے، ہم نے اس خط کے ساتھ ایک دستاویز منسلک کی ہے جو آپ کو مزید تفصیلی معلومات فراہم کرتی ہے تاکہ آپ کو میٹنگ کے لیے پیشگی تیاری کرنے میں آسانی ہو۔
ہم سب آپ کے ساتھ بات چیت کے منتظر ہیں کہ اس تجویز کو کامیابی کے ساتھ عملی جامہ پہنانے کے لیے ہم مزید کیا کر سکتے ہیں۔ براہ کرم اس سے پہلے میٹنگ کے لیے کوئی سوال یا سفارشات پیش کریں۔ [ڈیڈ لائن] مجھے براہ راست اس ای میل کا جواب دے کر۔
آگے کا دن بہت اچھا گزرے۔
، شکریہ
بے حد شکر گزار،
[نام]
[مقام کا عنوان]
[کمپنی کا نام]
[کمپنی کا پتہ اور ویب سائٹ]
#2 غیر رسمی ملاقات کا دعوت نامہ ای میل
باضابطہ میٹنگ کے دعوت نامے کے ای میل کے ساتھ، اگر صرف انتظامی سطح کے اسٹیو یا ٹیم کے اندر موجود اراکین کے ساتھ میٹنگ۔ آپ کے لیے مناسب طریقے سے لکھنے کے بارے میں سوچنا بہت آسان ہے۔ آپ غیر رسمی انداز میں دوستانہ اور خوش گوار لہجے میں لکھ سکتے ہیں۔
غیر رسمی ملاقاتوں میں شامل ہیں:
- ذہن سازی کی میٹنگ
- مسئلہ حل کرنے والی میٹنگ
- ٹریننگ
- چیک ان میٹنگ
- ٹیم بلڈنگ میٹنگ
- کافی گپ شپ
مثال 3: چیک ان میٹنگ دعوت نامہ ای میل ٹیمپلیٹ
موضوع لائن: فوری۔ [پراجیکٹ کا نام] اپ ڈیٹس. [تاریخ]
پیاری ٹیمیں،
مبارک ہو!
اس سلسلے میں آپ کے ساتھ کام کرنا خوشگوار اور دل لگی رہا ہے۔ [پراجیکٹ کا نام]. تاہم، اپنے منصوبوں کو مؤثر طریقے سے آگے بڑھانے کے لیے، مجھے یقین ہے کہ ہمارے لیے جو پیشرفت ہوئی ہے اس کی اطلاع دینے کا وقت صحیح ہے اور میں آپ سے ملنے کے موقع کی تعریف کروں گا۔ [مقام] اس معاملے پر مزید بات کرنے کے لیے [تاریخ اور وقت].
میں نے ان تمام ایجنڈوں کی فہرست بھی منسلک کی ہے جن پر ہمیں بحث کرنے کی ضرورت ہے۔ اپنے کام کی تکمیل کی رپورٹ تیار کرنا نہ بھولیں۔ براہ کرم اس کا استعمال کریں۔ [لنک] مجھے بتانے کے لیے کہ کیا آپ اسے بنا پائیں گے۔
براہ کرم مجھے اپنی تصدیق جلد از جلد ای میل کریں۔
بے حد شکر گزار،
[نام]
[ملازمت کا عنوان]
[کمپنی کا نام]
مثال 4: ٹیم بوilding دعوت نامہ ای میل ٹیمپلیٹ
پیارے ٹیم ممبرز،
یہ آپ کو مطلع کرنے کے لئے ہے کہ [محکمہ نام] ایک کو منظم کر رہا ہے۔ ہمارے تمام عملے کے لیے ٹیم بلڈنگ میٹنگ اراکین پر [تاریخ اور وقت]
مزید پیشہ ورانہ ترقی کے لیے، یہ انتہائی اہم ہے کہ ہم ایک ساتھ بڑھیں اور یہ صرف اس صورت میں ہو سکتا ہے جب ہم ایک ٹیم کے طور پر کام کریں تاکہ ہماری صلاحیتوں اور صلاحیتوں کو بہتر کارکردگی دکھانے کے لیے استعمال کیا جا سکے۔ یہی وجہ ہے کہ ہمارا محکمہ ماہانہ ٹیم بنانے کی مختلف سرگرمیوں کو فروغ دیتا رہتا ہے۔
براہ کرم آئیں اور ایونٹ میں شامل ہوں تاکہ ہم آپ کی آواز سن سکیں کہ ہم آپ کو بہتر سپورٹ دینے کے لیے کس طرح بہتر بنا سکتے ہیں۔ چند ایک بھی ہوں گے۔ ٹیم بنانے کے کھیل کمپنی کی طرف سے مشروبات اور ہلکی تازگی کے ساتھ فراہم کیا جائے گا۔
ہم ٹیم بنانے کے اس ایونٹ میں تفریحی لمحات گزارنے کے منتظر ہیں جس کا اہتمام ہم میں سے ہر ایک کی ترقی میں مدد کرنے کے لیے کیا گیا ہے۔ اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ اس میٹنگ میں شرکت کرنے سے قاصر ہیں تو برائے مہربانی مطلع کریں۔ [کوآرڈینیٹر کا نام] at [فون نمبر]
مخلص،
[نام]
[ملازمت کا عنوان]
[کمپنی کا نام]
#3 مہمان اسپیکر کی دعوت کا ای میل
مہمان اسپیکر کی دعوتی ای میل میں میٹنگ اور بولنے کے موقع کے حوالے سے اسپیکر سے متعلقہ معلومات شامل ہونی چاہیے۔ یہ ضروری ہے کہ اسپیکر کو معلوم ہو کہ وہ آپ کے ایونٹ میں کس طرح تعاون کر سکتے ہیں، اور آپ کے ایونٹ کا حصہ بننے کے لیے وہ کیا فوائد حاصل کر سکتے ہیں۔
مثال 5: مہمان مقرر کی دعوت نامہ ای میل ٹیمپلیٹ
عزیز [اسپیکر]،
ہم امید کرتے ہیں کہ یہ پیغام آپ کو اچھا لگے گا! ہم آج آپ کے غوروفکر کے لیے بولنے کے ایک شاندار موقع کے ساتھ پہنچ رہے ہیں۔ ہم آپ سے درخواست کرنا چاہیں گے کہ برائے مہربانی ہمارے معزز اسپیکر بنیں۔ [ملاقات کا نام]، ایک واقعہ جس پر توجہ مرکوز کی گئی۔ [آپ کے پروگرام کے مقصد اور سامعین کی تفصیل]. پورے [ملاقات کا نام] ٹیم آپ کی کامیابیوں سے متاثر ہے اور محسوس کرتی ہے کہ آپ ہمارے ہم خیال پیشہ وروں کے سامعین سے خطاب کرنے کے لیے بہترین ماہر ہوں گے۔
[ملاقات کا نام] اندر لے جائے گا [جگہ، بشمول شہر اور ریاست] on [تاریخوں]. ہمارے ایونٹ کی تقریباً میزبانی متوقع ہے۔ [شرکاء کی تعداد کا تخمینہ #]. ہمارا مقصد ہے۔ [اجلاس کے مقاصد].
ہمیں یقین ہے کہ آپ ایک لاجواب مقرر ہیں اور آپ کے وسیع کام کے پیش نظر آپ کی آواز اس گفتگو میں ایک اہم اضافہ ہو گی۔ [مہارت کا شعبہ]. آپ اپنے خیالات کو [دورانیہ] منٹ تک پیش کرنے پر غور کر سکتے ہیں جو کے فیلڈ سے متعلق ہیں۔ [ملاقات کا موضوع]. آپ اپنی تجویز [ڈیڈ لائن] سے پہلے بھیج سکتے ہیں [لنک] پر عمل کریں تاکہ ہماری ٹیم آپ کے خیالات کو سن سکے اور آپ کی تقریر کی تفصیلات کا پہلے سے تعین کر سکے۔
کسی بھی صورت میں، اگر آپ شرکت کرنے سے قاصر ہیں تو ہم آپ سے عاجزی کے ساتھ درخواست کرتے ہیں کہ [link] کے ذریعے ہم سے رابطہ کریں۔ آپ کے وقت اور غور کے لیے آپ کا شکریہ، ہم آپ کی طرف سے مثبت جواب سننے کے منتظر ہیں۔
ڈاؤن لوڈ، اتارنا،
[نام]
[ملازمت کا عنوان]
[رابطے کی معلومات]
[کمپنی کی ویب سائٹ کا پتہ]
#4 ویبینار دعوتی ای میل
آج کے رجحانات میں، زیادہ سے زیادہ لوگ آن لائن میٹنگ کی میزبانی کرتے ہیں کیونکہ یہ وقت اور لاگت کی بچت ہے، خاص طور پر دور دراز سے کام کرنے والی ٹیموں کے لیے۔ اگر آپ کانفرنس پلیٹ فارم استعمال کرتے ہیں، تو اچھی طرح سے حسب ضرورت دعوتی پیغامات ہیں جو میٹنگ شروع ہونے سے پہلے براہ راست آپ کے شرکاء کو بھیجے جاتے ہیں، جیسے زوم دعوتی ای میل ٹیمپلیٹ۔ ورچوئل ویبنار کے لیے، آپ درج ذیل نمونے کا حوالہ دے سکتے ہیں۔
اشارے: "مبارکباد"، "جلد"، "پرفیکٹ"، "اپ ڈیٹ"، "دستیاب"، "بالآخر"، "ٹاپ"، "خصوصی"، "ہم سے شامل ہوں"، "مفت"، "وغیرہ جیسے کلیدی الفاظ استعمال کریں۔
مثال 6: ویبینار دعوتی ای میل ٹیمپلیٹ
موضوع لائن: مبارک ہو! آپ کو مدعو کیا جاتا ہے۔ [ویبنار کا نام]
عزیز [امیدوار_نام],
[کمپنی_نام] کے لیے ایک ویبینار منعقد کرنے میں بہت خوشی ہوئیویبینار کا موضوع] پر [تاریخ] پر [وقت]، جس کا مقصد [ویبینار کے مقاصد
یہ آپ کے لیے [Webinar موضوعات] کے شعبے میں اپنے مدعو ماہرین سے بہت زیادہ فوائد حاصل کرنے اور مفت تحائف حاصل کرنے کا ایک اچھا موقع ہوگا۔ ہماری ٹیم آپ کی موجودگی کے بارے میں بہت پرجوش ہے۔
نوٹ: یہ ویبینار محدود ہے۔ [لوگوں کی تعداد]. اپنی سیٹ بچانے کے لیے، براہ کرم رجسٹر کریں۔ [لنک]، اور اپنے دوستوں کے ساتھ بلا جھجھک اس کا اشتراک کریں۔
میں آپ کو وہاں دیکھنے کی امید کرتا ہوں!
آپ کا دن اچھا گزرے ،
[تمھارا نام]
[دستخط]
نیچے کی لکیر
خوش قسمتی سے، انٹرنیٹ پر کاروباری میٹنگ کے دعوت نامے کے بہت سے دستیاب ٹیمپلیٹس ہیں جو آپ کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں اور سیکنڈوں میں اپنے شرکاء کو بھیج سکتے ہیں۔ اپنے کلاؤڈ میں کچھ محفوظ کرنا نہ بھولیں تاکہ آپ اپنی ای میل کو کامل تحریر کے ساتھ تیار کر سکیں، خاص طور پر فوری ضرورت کی صورت میں۔
اگر آپ اپنے کاروبار کے لیے دیگر حل بھی تلاش کر رہے ہیں، تو آپ تلاش کر سکتے ہیں۔ AhaSlides آپ کے ویبنار ایونٹس، ٹیم بنانے کی سرگرمیوں، کانفرنس اور مزید بہت کچھ کی حمایت کرنے کے لیے بہت سی حیرت انگیز خصوصیات کے ساتھ ایک اچھا پریزنٹیشن ٹول ہے۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
آپ میٹنگ اپائنٹمنٹ کے لیے ای میل کیسے لکھتے ہیں؟
آپ کی میٹنگ اپوائنٹمنٹ ای میل میں شامل کرنے کے لیے اہم نکات:
- سبجیکٹ لائن کو صاف کریں۔
- سلام اور تعارف
- درخواست کی گئی میٹنگ کی تفصیلات - تاریخ، وقت کی حد، مقصد
- بحث کے لیے ایجنڈا/موضوعات
- اگر بنیادی تاریخیں کام نہیں کرتی ہیں تو متبادل
- اگلے مراحل کی تفصیلات
- بند کرنا اور دستخط کرنا
میں ای میل کے ذریعے ٹیم میٹنگ کی دعوت کیسے بھیج سکتا ہوں؟
- اپنا ای میل کلائنٹ یا ویب میل سروس کھولیں (جیسے جی میل، آؤٹ لک، یا یاہو میل)۔
- نئے ای میل کا مسودہ تیار کرنا شروع کرنے کے لیے "تحریر کریں" یا "نیا ای میل" بٹن پر کلک کریں۔
- "ٹو" فیلڈ میں، ٹیم کے ممبران کے ای میل ایڈریس درج کریں جنہیں آپ میٹنگ میں مدعو کرنا چاہتے ہیں۔ آپ متعدد ای میل پتوں کو کوما سے الگ کر سکتے ہیں یا وصول کنندگان کو منتخب کرنے کے لیے اپنے ای میل کلائنٹ کی ایڈریس بک کا استعمال کر سکتے ہیں۔
- اگر آپ کے پاس اپنے ای میل کلائنٹ کے ساتھ مربوط کیلنڈر ایپلیکیشن ہے، تو آپ براہ راست ای میل سے کیلنڈر کے دعوت نامے میں میٹنگ کی تفصیلات شامل کر سکتے ہیں۔ "کیلنڈر میں شامل کریں" یا "ایونٹ داخل کریں" جیسے آپشن کو تلاش کریں اور ضروری معلومات فراہم کریں۔
میں ای میل دعوت نامہ کیسے بناؤں؟
مختصر ای میل دعوت نامے میں شامل کرنے کے لیے اہم چیزیں یہ ہیں:
- سلام (نام سے وصول کنندہ کا پتہ)
- واقعہ کا نام اور تاریخ/وقت
- مقام کی تفصیلات
- مختصر دعوتی پیغام
- RSVP کی تفصیلات (ڈیڈ لائن، رابطے کا طریقہ)
- بند کرنا (آپ کا نام، ایونٹ کا میزبان)
