Khoảng lặng khó xử lúc bắt đầu cuộc họp tốn kém hơn vài giây đáng xấu hổ. Những người tham gia phát biểu trong năm phút đầu tiên của cuộc gọi có nhiều khả năng đóng góp ý tưởng hơn trong suốt thời gian còn lại của cuộc gọi [1]. Câu hỏi mở đầu đúng đắn sẽ giúp mọi người nói chuyện và duy trì cuộc trò chuyện.
Danh sách này bao gồm các câu hỏi được sắp xếp theo độ sâu, bối cảnh và quy mô nhóm, với một khuôn khổ đơn giản để quyết định nên sử dụng loại câu hỏi nào trong từng trường hợp.
Một khuôn khổ để điều chỉnh độ sâu câu hỏi phù hợp với nhóm của bạn
Không phải nhóm nào cũng sẵn sàng cho cùng một loại câu hỏi. Hỏi một nhóm đa chức năng mới thành lập rằng "quan niệm sai lầm lớn nhất mà mọi người có về các bạn là gì?" ngay ngày đầu tiên rất có thể sẽ nhận được sự im lặng hoặc câu trả lời lảng tránh. Việc yêu cầu một nhóm đã hoạt động được hai năm phải chọn giữa cà phê và trà trong mỗi cuộc họp sẽ nhanh chóng trở nên nhàm chán.
Một cách thực tế để suy nghĩ về điều này: hãy điều chỉnh độ khó của câu hỏi sao cho phù hợp với mức độ an toàn tâm lý mà nhóm đã xây dựng được.
Đối với các nhóm mới, nhóm lớn và các bối cảnh trang trọng, hãy chọn những câu hỏi đơn giản. Câu trả lời chỉ mất dưới 30 giây, không gây ra bất kỳ sự khó xử nào và cho phép mọi người tham gia mà không bị áp lực. Một câu hỏi như "Bạn thường gọi cà phê gì?" rất hiệu quả vì không ai phải suy nghĩ quá nhiều hoặc tiết lộ bất cứ điều gì họ không muốn.
Đối với các nhóm đã làm việc cùng nhau vài tháng, những câu hỏi ở mức độ trung bình sẽ dễ được đặt ra hơn. Chúng giúp bộc lộ tính cách và sở thích mà không xâm phạm đến đời tư. "Kỹ năng nào bạn luôn muốn học?" là câu hỏi mà hầu hết mọi người đều sẵn lòng trả lời một cách trung thực mà không cảm thấy bị phơi bày.
Những câu hỏi chuyên sâu chỉ phù hợp với các nhóm đã có lịch sử làm việc thực sự và lòng tin được xây dựng vững chắc. Chúng đòi hỏi sự tự bộc lộ chân thành và tạo ra loại kết nối sẽ thể hiện rõ sau này trong cách nhóm xử lý xung đột, phản hồi và các quyết định khó khăn. "Bạn đã vượt qua thử thách nào mà điều đó đã định hình con người bạn ngày hôm nay?" không phải là câu hỏi dành cho cuộc gặp đầu tiên.
Nếu bạn không chắc chắn nhóm của mình đang ở vị trí nào, hãy bắt đầu từ những bước nhỏ và quan sát xung quanh. Những người sẵn sàng tiến sâu hơn sẽ thể hiện điều đó.
Những câu hỏi nhanh để phá vỡ bầu không khí ngại ngùng (dưới 30 giây)
Thích hợp nhất cho các cuộc họp giao ban hàng ngày, các cuộc họp toàn thể quy mô lớn và bất kỳ phiên họp nào mà bạn thiếu thời gian nhưng vẫn muốn thảo luận cởi mở.
Sở thích và lựa chọn: Bạn thường gọi cà phê hoặc trà gì? Chương trình truyền hình cuối cùng bạn xem mà bạn thực sự muốn giới thiệu là gì? Bạn là người dậy sớm hay cú đêm? Biểu tượng cảm xúc nào bạn dùng nhiều nhất hiện nay? Bạn thích chỗ ngồi cạnh cửa sổ hay lối đi? Món ăn nào bạn có thể ăn mỗi ngày mà không bao giờ chán? Món ăn nào bạn thích ăn nhất khi cảm thấy thoải mái? Bạn thích mèo, chó hay không thích cả hai?
Công việc và sự nghiệp (mức độ đơn giản): Công việc đầu tiên của bạn là gì? Kỹ năng làm việc nào bạn học được mà khiến bạn ngạc nhiên nhất? Ứng dụng hoặc công cụ nào đã giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian nhất trong công việc? Lời khuyên nghề nghiệp tốt nhất bạn từng nhận được là gì? Thói quen họp nào bạn ước mọi người đều áp dụng? Làm việc từ xa, kết hợp hay tại văn phòng: bạn thực sự thích hình thức nào hơn? Công việc khác thường nhất bạn từng làm hoặc từng cân nhắc là gì? Điều gì bạn ước mình đã biết khi bắt đầu sự nghiệp?
Phong cách cá nhân: Bạn là người lên kế hoạch hay người hay làm việc vào phút cuối? Bạn làm việc hiệu quả hơn khi có nhạc, im lặng hay có tiếng ồn xung quanh? Bạn thích lập danh sách hay chỉ nhớ mọi thứ trong đầu? Bạn thích giao tiếp nhiều hơn mức cần thiết hay nói ngắn gọn? Bạn là người đọc hướng dẫn sử dụng hay tự mày mò tìm hiểu? Bạn suy nghĩ tốt hơn bằng cách thảo luận hay ngồi suy nghĩ tĩnh lặng trước? Bạn là người thích hộp thư đến trống rỗng hay đã quen với sự hỗn loạn? Bạn đến họp sớm hay luôn đến sát giờ họp?
Một mẹo thực tế cho các cuộc họp lớn: hãy sử dụng AhaSlides để tạo đám mây từ khóa, nhờ đó câu trả lời của mọi người sẽ hiển thị trên màn hình cùng một lúc. Việc nhìn thấy 40 câu trả lời xuất hiện ngay lập tức sẽ tạo hứng thú hơn nhiều so với việc lần lượt từng người trả lời một.
Những câu hỏi mở đầu cuộc họp công việc
Phù hợp nhất cho môi trường chuyên nghiệp, các nhóm đa chức năng và các sự kiện giao lưu, nơi bạn muốn thể hiện cá tính mà không cần quá riêng tư.
Lộ trình nghề nghiệp và sự phát triểnBạn muốn trở thành gì khi lớn lên, và hiện tại bạn còn cách xa ước mơ đó bao nhiêu? Kỹ năng nào bạn đang tích cực trau dồi ngay lúc này? Quyết định nghề nghiệp tốt nhất bạn đã đưa ra trong năm qua là gì? Ai là người có ảnh hưởng nhất đến sự nghiệp của bạn cho đến nay? Điều gì bạn muốn nói với chính mình khi còn trẻ? Vai trò hoặc dự án nào đã thay đổi cách bạn suy nghĩ về công việc của mình? Một ngày làm việc hiệu quả của bạn thực sự trông như thế nào? Điều gì bạn học được gần đây thực sự khiến bạn ngạc nhiên?
Cuộc sống làm việc hàng ngàyBạn làm gì đầu tiên khi ngồi xuống làm việc? Điều gì đang làm giảm năng suất làm việc của bạn nhiều nhất hiện nay? Có việc nào trong danh sách việc cần làm của bạn mà cứ bị trì hoãn đến ngày mai? Một buổi sáng làm việc lý tưởng của bạn trông như thế nào? Nếu có thể, bạn sẽ hủy cuộc họp nào? Bạn thường làm gì để lấy lại tinh thần khi bị bế tắc? Có điều gì nhỏ nhặt giúp ngày làm việc của bạn trở nên tốt hơn rõ rệt? Vấn đề công việc gần đây nhất mà bạn giải quyết được và thực sự tự hào là gì?
Sở thích công việc: Bạn thích nhận bản tóm tắt chi tiết hay tự tìm hiểu mọi thứ trong quá trình làm việc? Bạn thích nhận phản hồi theo cách nào nhất: bằng văn bản, bằng lời nói, hay ngay lập tức? Tập trung cao độ vào công việc hay nhiều nhiệm vụ ngắn: cách nào phù hợp với bạn hơn? Quy mô nhóm lý tưởng để hoàn thành công việc của bạn là bao nhiêu? Bạn thích trình bày ý tưởng khi chúng còn đang trong giai đoạn hình thành hay đã được phát triển hoàn chỉnh? Đồng bộ hay không đồng bộ: bạn làm việc cộng tác hiệu quả nhất như thế nào? Có điều gì mà người quản lý đã làm khiến bạn năng suất hơn hẳn? Bạn thích một ngày làm việc dày đặc với cấu trúc rõ ràng hay sự linh hoạt để sắp xếp lại công việc?
Động lực nhóm: Có điều gì mà đội này làm tốt mà bạn không coi là điều hiển nhiên? Đội nhóm tốt nhất mà bạn từng tham gia là đội nào, và điều gì đã làm nên thành công của nó? Có điều gì bạn ước các đồng đội của mình biết về cách bạn làm việc? Điều hữu ích nhất mà một đồng nghiệp từng làm cho bạn tại nơi làm việc là gì? Có thói quen làm việc nhóm nào bạn muốn mang theo vào mọi công việc trong tương lai? Bạn thích giải quyết bất đồng như thế nào: trực tiếp ngay lập tức hay sau khi bạn có thời gian suy nghĩ? Có điều gì có thể giúp đội này làm việc hiệu quả hơn? Gần đây, một đồng đội đã làm điều gì giúp công việc của bạn dễ dàng hơn?
Câu hỏi mở đầu cho các cuộc họp định kỳ
Thích hợp nhất cho các cuộc họp giao ban hàng tuần, cập nhật dự án và các cuộc họp định kỳ mà lời mở đầu giống nhau mỗi lần đều trở nên nhàm chán.
Một chiến thuật hiệu quả: luân phiên người đặt câu hỏi. Khi một nhóm quản lý sản phẩm thực hiện điều này, việc luân phiên trở thành điều mà mọi người đã chuẩn bị trước. Hành động nhỏ thể hiện tinh thần trách nhiệm đó đã thay đổi cách thức bắt đầu cuộc họp mỗi tuần.
Các hoạt động tạo năng lượng cho cuộc họp: Bạn đang mong chờ điều gì nhất trong tuần này? Một từ có thể mô tả tâm trạng của bạn lúc này là gì? Điều cuối cùng khiến bạn cười ở nơi làm việc là gì? Thành công nhỏ nào đáng nhắc đến trong tuần qua? Điều gì bạn thấy vui vì đã qua từ tuần trước? Bạn muốn hoàn thành điều gì trước khi tuần này kết thúc? Điều thú vị nhất bạn đã đọc hoặc nghe trong bảy ngày qua là gì? Bạn muốn thay đổi điều gì về tuần trước?
Gợi ý tư duy sáng tạo: Nếu bạn có thể thiết kế lại một điều về cách làm việc của nhóm mình, đó sẽ là gì? Bạn đã từng thấy vấn đề nào được giải quyết theo cách hoàn toàn bất ngờ? Nếu bạn có thêm một giờ trong ngày làm việc, bạn sẽ làm gì? Có điều gì mà một ngành công nghiệp hoàn toàn khác làm mà nhóm của bạn có thể học hỏi? Nếu nhóm của bạn có ngân sách không giới hạn trong một tuần, bạn sẽ thử làm gì? Có giả định nào mà nhóm của bạn đưa ra mà có lẽ đáng để đặt câu hỏi? Nếu bạn phải giải thích công việc của nhóm mình cho một đứa trẻ mười tuổi, bạn sẽ nói gì? Có điều gì mà nhóm của bạn làm theo cách khó khăn mà có lẽ có giải pháp tốt hơn?
Tin tức thời sự (nhẹ nhàng): Gần đây bạn đã đọc hoặc xem điều gì thực sự thay đổi cách bạn suy nghĩ về một vấn đề nào đó? Xu hướng nào trong ngành của bạn hiện nay mà bạn thấy thú vị? Điều gì đang xảy ra trên thế giới hiện nay mà bạn nghĩ nhiều người nên chú ý đến? Gần đây bạn đã thử điều gì, một công cụ, một thói quen hoặc một sản phẩm nào đó mà bạn thực sự muốn giới thiệu? Kỹ năng nào mà bạn cảm thấy ngày càng hữu ích hiện nay? Điều gì bạn nhận thấy đã thay đổi trong cách mọi người làm việc trong năm qua? Cuộc trò chuyện nào bạn vẫn thường xuyên có ngoài giờ làm việc mà bạn cảm thấy có liên quan đến công việc của nhóm bạn? Gần đây bạn đã thay đổi suy nghĩ về điều gì?
Kiểm tra sức khỏe định kỳ: Trên thang điểm từ một đến mười, hôm nay bạn cảm thấy thế nào về năng lượng của mình, và điều gì đang ảnh hưởng đến con số đó? Bạn đang làm gì trong tuần này để chăm sóc bản thân? Điều gì ngoài công việc đã chiếm mất không gian tinh thần quý giá của bạn gần đây? Giới hạn nào bạn đã thiết lập gần đây và thực sự tạo ra sự khác biệt? Bạn thực sự đang cảm thấy thế nào, chỉ bằng một từ hoặc một câu? Điều gì bạn đã làm gần đây giúp bạn nạp lại năng lượng? Nếu có thể thiết kế lại từ đầu, bạn sẽ làm điều gì khác đi trong tuần này? Điều gì bạn đang mong chờ mà không liên quan đến công việc?
Câu hỏi kết nối sâu sắc
Phù hợp nhất cho các buổi họp nhóm ngoài văn phòng, các cuộc gặp riêng và các buổi hội thảo xây dựng lòng tin. Những câu hỏi này thể hiện sự dễ tổn thương thực sự, vì vậy chúng thích hợp cho những nơi mà nhóm đã thiết lập được một mức độ an toàn tâm lý nhất định.
Hãy cho người ta 30 giây để suy nghĩ trước khi trả lời. Khoảng lặng đó cho thấy bạn đang xem xét câu hỏi một cách nghiêm túc.
Kinh nghiệm sống: Trải nghiệm nào đã thay đổi cách bạn nhìn nhận thế giới? Điều khó khăn nhất mà bạn phải tự mình tìm ra lời giải là gì? Quyết định nào bạn đã đưa ra mà lúc đó cảm thấy mạo hiểm nhưng hóa ra lại đúng đắn? Điều gì bạn đã tin tưởng trong một thời gian dài nhưng giờ đã thay đổi suy nghĩ? Nơi nào bạn từng đến để lại ấn tượng sâu sắc, và tại sao? Điều gì bạn đã thất bại nhưng đã dạy cho bạn điều mà bạn không thể học được bằng cách nào khác? Điều bất ngờ nhất đã định hình con người bạn trong sự nghiệp là gì? Chương nào trong cuộc đời bạn hiếm khi nhắc đến nhưng lại có ý nghĩa rất lớn đối với con người bạn hiện tại?
Giá trị và khát vọng: Điều gì bạn muốn vẫn đúng về cách bạn làm việc trong mười năm tới? Làm việc có ý nghĩa thực sự có nghĩa là gì đối với bạn? Giá trị nào bạn luôn giữ vững và sẽ không bao giờ thỏa hiệp trong công việc? Điều gì bạn muốn xây dựng hoặc đóng góp vào khi kết thúc sự nghiệp? Điều gì bạn muốn làm nhiều hơn tại nơi làm việc nếu cảm thấy được hỗ trợ đầy đủ? Bạn đang tích cực cố gắng trở thành kiểu lãnh đạo hoặc đồng nghiệp như thế nào? Điều gì bạn hy vọng những người bạn làm việc cùng sẽ nhớ về bạn? Thành công đối với bạn hiện tại trông như thế nào, không phải nói chung, mà là trong năm nay?
Câu hỏi phản ánh: Bạn đã học được điều gì về bản thân khi làm việc với nhóm này? Điểm mạnh nào của bạn mà bạn không nhận ra cho đến khi người khác chỉ ra? Điều gì bạn ước mình đã yêu cầu sớm hơn trong sự nghiệp? Phản hồi nào khó nghe nhưng hóa ra lại đúng? Giả định nào về bản thân mà công việc của bạn đã thách thức? Điều gì bạn đã tiến bộ rõ rệt trong hai năm qua? Nếu bắt đầu lại vai trò này từ đầu, bạn sẽ làm gì khác đi? Khoảnh khắc nào trong sự nghiệp mà bạn thường nhớ lại khi gặp khó khăn?
Một nghiên cứu năm 1997 của Aron et al. cho thấy các cặp đôi được yêu cầu chia sẻ thông tin cá nhân về bản thân họ đã báo cáo cảm thấy gần gũi hơn đáng kể sau đó so với các cặp đôi tham gia vào cuộc trò chuyện xã giao [2]. Các câu hỏi trên dựa trên cùng một cơ chế đó: tiết lộ bản thân theo từng bước giúp xây dựng kết nối thực sự nhanh hơn so với cuộc trò chuyện hời hợt.
Những câu hỏi phá băng vui nhộn và ngớ ngẩn
Thích hợp nhất cho các buổi giao lưu nhóm, các cuộc họp thứ Sáu, các sự kiện nâng cao tinh thần và bất cứ khi nào bạn muốn làm dịu bầu không khí. Tiếng cười làm giảm cortisol. Một phân tích tổng hợp năm 2023 tổng hợp dữ liệu từ tám nghiên cứu cho thấy các biện pháp can thiệp kích thích tiếng cười tự phát đã làm giảm mức cortisol khoảng 32% so với điều kiện kiểm soát [3].
Các tình huống giả định: Nếu bạn chỉ được sử dụng một ứng dụng duy nhất trong suốt quãng đời còn lại, đó sẽ là ứng dụng nào? Nếu công việc của bạn có một bài hát chủ đề, đó sẽ là bài hát nào? Nếu bạn có thể đổi vai trò với bất kỳ ai trong nhóm trong một ngày, bạn sẽ chọn ai và tại sao? Nếu bạn phải trình bày công việc của nhóm dưới dạng một bộ phim, tiêu đề sẽ là gì? Nếu bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu trên thế giới trong một tháng, bạn sẽ đi đâu? Nếu bạn có thể thêm một quy tắc vào mỗi cuộc họp, đó sẽ là quy tắc nào? Nếu phong cách làm việc của bạn là một dự báo thời tiết, thì hôm nay sẽ như thế nào? Nếu bạn có thể ngay lập tức thành thạo một kỹ năng mà bạn chưa có, bạn sẽ chọn kỹ năng nào?
Những thói quen cá nhân: Bạn có quan điểm hoàn toàn phi lý nào mà bạn không muốn xin lỗi? Bạn có thói quen nào mà đồng nghiệp sẽ thấy ngạc nhiên? Bạn có sở thích hoặc thú vui đặc biệt nào mà không ai trong nhóm này biết? Bạn giỏi điều gì một cách khó hiểu mà hoàn toàn không có ứng dụng chuyên môn nào? Bạn nói quá nhiều và không thể ngừng nói ra từ hoặc cụm từ nào? Vật kỳ lạ nhất trên bàn làm việc của bạn hiện nay là gì? Kỹ năng nào từ thời thơ ấu mà bạn chưa bao giờ thực sự sử dụng khi trưởng thành? Điều gì về bạn mà những người chỉ gặp bạn trong môi trường làm việc sẽ ngạc nhiên?
Những điều thú vị ngẫu nhiên: Tài năng vô dụng nhất của bạn là gì? Bộ phim hay chương trình truyền hình nào mà bạn ngại thừa nhận là mình yêu thích? Lời khuyên tồi tệ nhất mà bạn từng nhận được và thực sự làm theo là gì? Điều gì bạn tin tưởng khi còn nhỏ mà hóa ra lại hoàn toàn sai lầm? Điều lố bịch nhất bạn từng làm để tránh một cuộc trò chuyện khó khăn là gì? Sự kết hợp món ăn nào bạn thích nhưng hầu hết mọi người lại thấy kinh tởm? Giấc mơ kỳ lạ nhất gần đây mà bạn thực sự nhớ được là gì? Nếu bạn phải ăn một món duy nhất trong suốt phần đời còn lại, đó sẽ là món gì và bạn sẽ hối hận nhanh đến mức nào?
Tính năng "Vòng quay may mắn" của AhaSlides hoạt động rất tốt ở đây. Thay vì người điều phối chọn câu hỏi, vòng quay sẽ chọn ngẫu nhiên. Yếu tố ngẫu nhiên thường tạo ra tiếng cười ngay cả trước khi ai đó trả lời.
Câu hỏi khởi động ảo và từ xa
Phù hợp nhất cho các nhóm làm việc từ xa trên Zoom, các mô hình làm việc kết hợp và bất kỳ nhóm nào hiếm khi hoặc không bao giờ gặp mặt trực tiếp.
Những người làm việc từ xa phải đối mặt với nguy cơ bị cô lập thực sự. Nghiên cứu của BetterUp cho thấy những nhân viên cảm thấy ít thuộc về có nguy cơ nghỉ việc cao hơn 50% và làm việc kém hiệu quả hơn đáng kể so với những người cảm thấy được kết nối [4]. Chỉ riêng các hoạt động phá băng sẽ không giải quyết được vấn đề cấu trúc đó, nhưng chúng là một cách tiết kiệm chi phí để tạo ra những cuộc tiếp xúc ngắn giữa người với người mà các nhóm làm việc từ xa thường thiếu.
Đối với các nhóm trên 15 người, sử dụng phòng họp nhóm nhỏ hiệu quả hơn so với hình thức chia sẻ luân phiên. Hãy ghép hai hoặc ba người lại với nhau trong ba phút, sau đó yêu cầu mỗi nhóm chia sẻ một điểm nổi bật. Cách này nhanh hơn, và bối cảnh nhỏ hơn giúp mọi người sẵn sàng trả lời trung thực hơn.
Cuộc sống tại văn phòng tại nhà: Điều tuyệt vời nhất về cách bố trí văn phòng tại nhà của bạn là gì và điều bạn muốn thay đổi nhất là gì? Sự gián đoạn bất ngờ nhất bạn từng gặp phải trong một cuộc gọi công việc là gì? Điều gì về làm việc tại nhà mà bạn không bao giờ muốn từ bỏ? Phông nền yêu thích của bạn cho các cuộc gọi video, thực tế hay ảo là gì? Nơi kỳ lạ nhất bạn từng nhận cuộc gọi công việc là ở đâu? Nâng cấp văn phòng tại nhà nào tạo ra sự khác biệt lớn hơn bạn mong đợi? Sở thích thầm kín lớn nhất của bạn khi làm việc tại nhà là gì? Không gian làm việc thực tế của bạn hiện tại trông như thế nào, hãy thành thật?
Kinh nghiệm làm việc từ xa: Làm việc từ xa đã dạy bạn điều gì về cách bạn thực sự làm việc hiệu quả nhất? Sự điều chỉnh lớn nhất bạn đã thực hiện kể từ khi chuyển sang làm việc từ xa hoàn toàn hoặc một phần là gì? Bạn nhớ điều gì nhất khi làm việc trực tiếp, nếu có? Thói quen làm việc từ xa nào bạn đã hình thành mà bạn sẽ không bao giờ quay lại? Phần khó khăn nhất của làm việc từ xa mà không ai cảnh báo bạn là gì? Làm việc từ xa đã giúp mọi thứ dễ dàng hơn điều gì mà bạn không ngờ tới? Làm thế nào để bạn phân định ranh giới giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân khi chúng diễn ra trong cùng một không gian? Bạn làm gì để cảm thấy làm việc từ xa bớt cô lập hơn?
Kết nối bất chấp khoảng cách: Có điều gì mà một đồng nghiệp làm việc từ xa đã làm khiến bạn cảm thấy thực sự là một phần của nhóm? Cách yêu thích của bạn để ăn mừng chiến thắng khi không thể gặp mặt trực tiếp là gì? Có một thói quen nhỏ nào của nhóm làm việc từ xa mà bạn thực sự mong chờ? Có điều gì bạn đã học được về một đồng nghiệp thông qua làm việc từ xa mà bạn sẽ không biết nếu không làm việc từ xa? Có cách nào mà nhóm của bạn giữ liên lạc hiệu quả? Tương tác ảo ý nghĩa nhất mà bạn từng có với một đồng nghiệp là gì? Bạn làm gì để thể hiện sự trân trọng đối với những đồng đội mà bạn hiếm khi hoặc không bao giờ gặp mặt trực tiếp? Có khoảnh khắc nào từ công việc từ xa nhắc nhở bạn lý do tại sao bạn thích những người bạn làm việc cùng?
Công nghệ và công cụCông cụ nào bạn nhất quyết không muốn từ bỏ nếu công ty bạn chuyển đổi hệ thống công nghệ vào ngày mai? Ứng dụng hoặc công cụ nào bạn mới khám phá gần đây mà bạn thực sự muốn giới thiệu? Sự cố kỹ thuật tồi tệ nhất bạn từng gặp phải trong một cuộc gọi trực tiếp là gì và bạn đã khắc phục như thế nào? Thói quen kỹ thuật số nào bạn đã xây dựng giúp công việc từ xa trở nên suôn sẻ hơn đáng kể? Công cụ nào mà nhóm của bạn sử dụng mà bạn nghĩ là bị đánh giá thấp? Điều đầu tiên bạn làm khi mạng internet bị gián đoạn giữa cuộc họp là gì? Tích hợp hoặc tự động hóa nào bạn đã thiết lập giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn bạn mong đợi? Phím tắt hoặc thủ thuật công nghệ nào bạn sử dụng mà bạn ngạc nhiên khi người khác không biết?
Khi các trò chơi phá băng không hiệu quả
Có một vài trường hợp mà việc bỏ qua lời mở đầu là tốt hơn.
Nếu cuộc họp được triệu tập để thông báo những tin tức khó khăn, việc cắt giảm nhân sự, tái cấu trúc lớn, hoặc vấn đề nghiêm trọng về hiệu suất làm việc, thì việc sử dụng lời lẽ gây ức chế sẽ cho thấy sự không phù hợp giữa cảm nhận của người điều hành về không khí cuộc họp và cảm xúc thực sự của người tham dự. Nó không tạo được sự ấm áp, mà lại thể hiện sự thiếu nhạy cảm.
Nếu nhóm đang gặp khủng hoảng, hạn chót gấp rút, sự cố hệ thống, hoặc trường hợp khẩn cấp của khách hàng, thì việc giải quyết vấn đề ngay lập tức sẽ thể hiện sự tôn trọng hơn là màn khởi động tốn hai phút mà chẳng ai có.
Nếu niềm tin trong nhóm đã bị phá vỡ, những câu hỏi hời hợt có thể trở nên giả tạo khi mà vấn đề cốt lõi chưa được giải quyết. Trong những tình huống đó, chính việc phá vỡ sự im lặng lại trở thành điều khó xử trong phòng họp.
Nếu cùng một câu mở đầu được sử dụng quá nhiều lần đến mức mọi người có thể nói tiếp câu của nhau, thì nó không còn là cách phá vỡ sự ngại ngùng ban đầu nữa mà trở thành câu nói thừa thãi. Hãy thay đổi cách thức, hoặc bỏ qua phần này và bắt đầu bằng một điều gì đó có ý nghĩa hơn.
Trong những trường hợp đó, hãy trực tiếp nói chuyện với mọi người trong phòng. Câu nói "Tôi biết đây là một cuộc họp quan trọng, vậy chúng ta hãy đi thẳng vào vấn đề" thể hiện sự tôn trọng hơn là đặt một câu hỏi vui trước khi đưa ra tin tức khó khăn.
Nếu ai đó từ chối tham gia, hãy cứ để họ qua. Hãy đưa ra các lựa chọn thay thế như trả lời bằng văn bản, cho phép tham gia lại sau, và đừng bao giờ chỉ trích riêng ai cả. Việc ép buộc tham gia sẽ phá hỏng bầu không khí mà bạn đang cố gắng xây dựng.
nguồn
[1] Atlassian. "148 câu hỏi khởi động mà bạn sẽ liên tục quay lại." Work Life của AtlassianTrích dẫn nghiên cứu về sự tham gia sớm vào các cuộc họp và tỷ lệ đóng góp sau đó. https://www.atlassian.com/blog/teamwork/icebreaker-questions
[2] Aron, A., Melinat, E., Aron, EN, Vallone, RD, & Bator, RJ (1997). "Sự tạo ra sự gần gũi giữa các cá nhân một cách thực nghiệm: Một quy trình và một số phát hiện sơ bộ." Tính cách và Tâm lý xã hội Bulletin, 23 (4), 363 tầm 377.
[3] Hasan, H., & Hasan, TF (2023). "Tiếng cười như một phương thuốc: Đánh giá có hệ thống và phân tích tổng hợp các nghiên cứu can thiệp đánh giá tác động của tiếng cười tự phát lên mức cortisol." PLoS ONEhttps://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0286260
[4] BetterUp. "Giá trị của việc thuộc về nơi làm việc." Trích dẫn nguy cơ nghỉ việc cao hơn 50% và khoảng cách hiệu suất đáng kể đối với những nhân viên có cảm giác thuộc về thấp. https://www.betterup.com/research/the-value-of-belonging-at-work
