10 mẹo để tổ chức các buổi hỏi đáp trực tiếp thành công vào năm 2025 (+Mẫu miễn phí)

Phiên hỏi đáp. Thật tuyệt khi khán giả của bạn đặt nhiều câu hỏi, nhưng sẽ rất khó xử nếu họ tránh hỏi như thể họ đang giữ lời thề thầm lặng.

Trước khi adrenaline của bạn bắt đầu tăng cao và lòng bàn tay đổ mồ hôi, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 10 mẹo hữu ích sau để khởi đầu buổi hỏi đáp của bạn một cách thành công rực rỡ!

Mục lục

Phiên hỏi đáp là gì?

Phiên hỏi đáp (hoặc các phiên hỏi đáp) là một phân đoạn được đưa vào bài thuyết trình, Hỏi tôi bất cứ điều gì hoặc cuộc họp chung tay điều đó mang đến cho người tham dự cơ hội bày tỏ ý kiến ​​của mình và làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn nào mà họ có về một chủ đề. Người thuyết trình thường thúc đẩy điều này vào cuối buổi nói chuyện, nhưng theo chúng tôi, các phiên hỏi đáp cũng có thể được bắt đầu ngay từ đầu như một cách tuyệt vời hoạt động phá băng!

Phiên Hỏi & Đáp cho phép bạn, người thuyết trình, thiết lập kết nối đích thực và năng động với những người tham dự của bạn, điều này khiến họ quay lại để biết thêm. Khán giả tham gia sẽ chú ý hơn, có thể đặt nhiều câu hỏi liên quan hơn và gợi ý những ý tưởng mới lạ và có giá trị. Nếu họ rời đi với cảm giác được lắng nghe và mối quan tâm của họ đã được giải quyết, thì rất có thể là do bạn đã hoàn thành tốt phần Hỏi & Đáp.

10 mẹo để tổ chức một buổi hỏi đáp hấp dẫn

Một buổi hỏi đáp hiệu quả sẽ giúp khán giả nhớ lại những điểm chính tới 50%. Sau đây là cách tổ chức hiệu quả...

1. Dành nhiều thời gian hơn cho phần Hỏi & Đáp của bạn

Đừng coi phần Hỏi & Đáp là những phút cuối cùng của bài thuyết trình. Giá trị của phiên hỏi đáp nằm ở khả năng kết nối người thuyết trình và khán giả, vì vậy hãy tận dụng tối đa khoảng thời gian này, trước tiên bằng cách cống hiến nhiều hơn cho nó.

Một khoảng thời gian lý tưởng sẽ là 1/4 hoặc 1/5 bản trình bày của bạn, và đôi khi càng lâu thì càng tốt. Ví dụ: gần đây tôi đã tham dự một buổi nói chuyện của L'oreal, trong đó diễn giả phải mất hơn 30 phút để giải quyết hầu hết (không phải tất cả) câu hỏi của khán giả!

2. Tạo ra một môi trường chào đón và hòa nhập

Phá vỡ thế giới bằng phần Hỏi và Đáp giúp mọi người biết nhiều hơn về cá nhân bạn trước khi phần trình bày thực sự bắt đầu. Họ có thể nêu kỳ vọng và mối quan tâm của mình thông qua phần Hỏi & Đáp để bạn biết liệu mình có nên tập trung vào một phân khúc cụ thể hơn những phân khúc khác hay không.

Hãy đảm bảo tỏ ra thân thiện và dễ gần khi trả lời những câu hỏi đó. Nếu sự căng thẳng của khán giả được giải tỏa, họ sẽ sống động hơn và rất nhiều gắn kết hơn trong bài nói của bạn.

3. Luôn chuẩn bị một kế hoạch dự phòng

Đừng nhảy thẳng vào phần hỏi đáp nếu bạn chưa chuẩn bị gì cả! Sự im lặng khó xử và sự bối rối tiếp theo do sự thiếu sẵn sàng của chính bạn có thể giết chết bạn.

Động não ít nhất 5-8 câu hỏi mà khán giả có thể hỏi, sau đó chuẩn bị câu trả lời cho họ. Nếu không có ai hỏi những câu hỏi đó, bạn có thể giới thiệu bản thân bằng cách nói "Một số người thường hỏi tôi...". Đó là một cách tự nhiên để khiến quả bóng lăn.

4. Sử dụng công nghệ để trao quyền cho khán giả của bạn

Yêu cầu khán giả công khai nêu lên mối quan tâm/câu hỏi của họ là một phương pháp lỗi thời, đặc biệt là trong các bài thuyết trình trực tuyến khi mọi thứ trở nên xa cách và việc nói chuyện trước màn hình tĩnh sẽ không thoải mái.

Đầu tư vào các công cụ công nghệ miễn phí có thể dỡ bỏ rào cản lớn trong các phiên hỏi đáp của bạn. Chủ yếu là do...

• Người tham gia có thể gửi câu hỏi ẩn danh để không cảm thấy ngại ngùng.
• Tất cả các câu hỏi đều được liệt kê để không có câu hỏi nào bị bỏ sót.
• Bạn có thể sắp xếp các câu hỏi theo thứ tự phổ biến nhất, gần đây nhất và những câu hỏi bạn đã trả lời.
• Mọi người đều có thể phục tùng chứ không riêng gì người giơ tay.

Cần phải Bắt tất cả

Hãy nắm bắt một mạng lưới lớn - bạn sẽ cần một mạng lưới cho tất cả những câu hỏi hóc búa đó. Hãy để khán giả hỏi một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi với công cụ Hỏi & Đáp trực tiếp này!

5. Diễn đạt lại câu hỏi của bạn

Đây không phải là một bài kiểm tra, vì vậy bạn nên tránh sử dụng các câu hỏi có/không như "Bạn có câu hỏi nào cho tôi không?", hoặc " Bạn có hài lòng với những chi tiết chúng tôi cung cấp? ". Rất có thể bạn sẽ nhận được sự đối xử im lặng.

Thay vào đó, hãy thử diễn đạt lại những câu hỏi đó thành một thứ gì đó sẽ kích động phản ứng cảm xúc, chẳng hạn như "Bạn cảm thấy thế nào?"Hoặc"Bài thuyết trình này đã đi được bao xa trong việc giải quyết các mối quan tâm của bạn?". Bạn có thể sẽ khiến mọi người suy nghĩ sâu sắc hơn một chút khi câu hỏi ít chung chung hơn và chắc chắn bạn sẽ nhận được một số câu hỏi thú vị hơn.

6. Thông báo trước buổi hỏi đáp

Khi bạn mở cửa cho câu hỏi, những người tham dự vẫn ở chế độ lắng nghe, xử lý tất cả thông tin họ vừa nghe. Do đó, khi họ được đưa ra tại chỗ, họ có thể sẽ im lặng hơn là hỏi một có thể-ngớ ngẩn hoặc không câu hỏi mà họ chưa có thời gian để suy nghĩ thấu đáo.

Để chống lại điều này, bạn có thể công bố chương trình Hỏi & Đáp của mình ngay khi bắt đầu of bài thuyết trình của bạn. Điều này cho phép khán giả tự chuẩn bị để nghĩ ra các câu hỏi trong khi bạn đang nói.

Protip 💡 Nhiều Ứng dụng phiên hỏi đáp cho phép khán giả của bạn gửi câu hỏi bất kỳ lúc nào trong bản trình bày của bạn trong khi câu hỏi vẫn còn mới trong tâm trí họ. Bạn thu thập chúng xuyên suốt và có thể giải quyết tất cả chúng ở phần cuối.

7. Có một buổi hỏi đáp cá nhân sau sự kiện

Như tôi vừa đề cập, đôi khi những câu hỏi hay nhất không hiện lên trong đầu người tham dự cho đến khi mọi người rời khỏi phòng.

Để nắm bắt được những câu hỏi muộn này, bạn có thể gửi email cho khách để khuyến khích họ đặt thêm câu hỏi. Khi có cơ hội được giải đáp thắc mắc của họ theo hình thức 1-1 được cá nhân hóa, khách của bạn nên tận dụng tối đa.

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào mà bạn cảm thấy câu trả lời sẽ có lợi cho tất cả những khách khác của mình, hãy xin phép chuyển tiếp câu hỏi và câu trả lời cho những người khác.

8. Có sự tham gia của người điều hành

Nếu bạn đang thuyết trình tại một sự kiện quy mô lớn, bạn có thể sẽ cần một người bạn đồng hành để hỗ trợ toàn bộ quá trình.

Người kiểm duyệt có thể trợ giúp mọi thứ trong phiên Hỏi và Đáp, bao gồm lọc câu hỏi, phân loại câu hỏi và thậm chí gửi câu hỏi ẩn danh của riêng họ để thu được kết quả chính xác.

Trong những thời điểm hỗn loạn, việc yêu cầu họ đọc to câu hỏi cũng giúp bạn có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ rõ ràng về câu trả lời.

9. Cho phép mọi người hỏi ẩn danh

Đôi khi nỗi sợ bị coi là ngu ngốc lấn át sự thôi thúc tò mò của chúng ta. Điều đặc biệt đúng là trong các sự kiện lớn hơn, đại đa số người tham dự không dám giơ tay giữa biển người xem.

Đó là cách phiên Hỏi đáp với tùy chọn đặt câu hỏi ẩn danh sẽ được giải cứu. Thậm chí một công cụ đơn giản có thể giúp những người nhút nhát nhất thoát ra khỏi vỏ bọc của họ và đưa ra những câu hỏi thú vị, chỉ sử dụng điện thoại của họ, không cần phán xét!

💡 Cần một danh sách công cụ miễn phí để giúp với điều đó? Kiểm tra danh sách của chúng tôi về 5 ứng dụng Hỏi & Đáp hàng đầu!

10. Sử dụng các nguồn lực bổ sung

Bạn cần thêm sự trợ giúp để chuẩn bị cho buổi này? Chúng tôi có các mẫu buổi hỏi đáp miễn phí cùng hướng dẫn video hữu ích dành cho bạn tại đây:

• Mẫu hỏi đáp trực tiếp

• Mẫu khảo sát sau sự kiện

Tăng cường sự tham gia và sự rõ ràng với Nền tảng hỏi đáp

Trình bày chuyên nghiệp? Tuyệt vời, nhưng tất cả chúng ta đều biết ngay cả những kế hoạch được sắp xếp tốt nhất cũng có lỗ hổng. Nền tảng hỏi đáp tương tác của AhaSlides sẽ vá mọi khoảng trống theo thời gian thực.

Không còn phải nhìn chằm chằm vào một giọng nói cô đơn nữa. Bây giờ, bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu, đều có thể tham gia cuộc trò chuyện. Giơ tay ảo từ điện thoại của bạn và hỏi - ẩn danh có nghĩa là không sợ bị phán xét nếu bạn không hiểu.

Sẵn sàng khơi dậy cuộc đối thoại có ý nghĩa? Nhận tài khoản AhaSlides miễn phí💪

Tài liệu tham khảo:

Streeter J, Miller FJ. Có thắc mắc gì không? Hướng dẫn ngắn gọn để điều hướng phiên hỏi đáp sau bài thuyết trình. EMBO Rep. 2011 tháng 12;3(202):5-10.1038. doi: 2011.20/embor.21368844. PMID: 3059906; PMCID: PMCXNUMX.

Những câu hỏi thường gặp