Bộ quy tắc ứng xử hướng dẫn mọi người phải làm gì và đi đâu khi có điều gì đó không ổn. Nếu nhân viên không thể tìm thấy nó, hoặc không hiểu ý nghĩa của nó vào một chiều thứ Ba, thì nó sẽ không hoàn thành nhiệm vụ nào cả. Dưới đây là 12 lĩnh vực chính sách được chia thành ba nhóm, mỗi nhóm bốn lĩnh vực, kèm theo một ví dụ bằng tiếng Anh đơn giản và lý do tại sao nó được đưa vào, cùng với kế hoạch buổi huấn luyện 30 phút dành cho nhóm của bạn.
Cách mọi người lên tiếng cũng quan trọng không kém gì nội dung của quy tắc. Trong báo cáo năm 2026 của Hiệp hội Kiểm toán viên Gian lận được Chứng nhận (ACFE), dựa trên 2,402 trường hợp từ 143 quốc gia và vùng lãnh thổ, báo cáo qua mạng là cách phổ biến nhất nhận được thông tin tố giác, chiếm 46%, tiếp theo là email với 34% và điện thoại với 23%.ACFE, Gian lận nghề nghiệp 2026: Báo cáo gửi các quốc giaVì vậy, một đoạn mã chỉ rõ cách báo cáo dễ hiểu và trực quan sẽ rất hữu ích.
Mỗi dòng ví dụ bên dưới đều được viết mới cho bài đăng này. Chúng là những điểm khởi đầu để bạn tự soạn thảo câu chữ, không phải là chính sách có sẵn và không phải là lời khuyên pháp lý.
Nội dung của bộ quy tắc ứng xử bao gồm những gì?
Một bộ quy tắc tốt cần trả lời bốn câu hỏi: tại sao nó tồn tại, nó áp dụng cho ai, làm thế nào để nêu lên mối quan ngại và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Hai nguồn công khai cho thấy một bộ quy tắc "tốt" trông như thế nào.
Bài kiểm tra của Bộ Tư pháp Hoa Kỳ. Trong hướng dẫn về cách các công tố viên đánh giá chương trình tuân thủ của một công ty, Bộ phận Hình sự cho biết họ nên xem xét liệu công ty có bộ quy tắc ứng xử nào nêu rõ cam kết tuân thủ đầy đủ các luật liên bang có liên quan và liệu nó có "dễ tiếp cận và áp dụng cho tất cả nhân viên công ty" hay không. Bộ phận này cũng tìm kiếm một phương thức đáng tin cậy để nhân viên có thể báo cáo các mối lo ngại một cách ẩn danh hoặc bí mật, và các biện pháp chủ động để tạo ra một nơi làm việc không có nỗi sợ bị trả thù.Bộ Tư pháp Hoa Kỳ, Đánh giá các chương trình tuân thủ của doanh nghiệp, cập nhật tháng 9 năm 2024.(Đây là hướng dẫn của liên bang dành cho các công ty, chứ không phải là quy định bắt buộc mọi nhà tuyển dụng phải có quy tắc.)
Năm mục tiêu của SEC đối với các công ty niêm yết. Các công ty đại chúng của Hoa Kỳ phải công khai liệu họ đã áp dụng bộ quy tắc đạo đức cho các cán bộ quản lý cấp cao hay chưa, và giải thích lý do nếu chưa. Quy định này định nghĩa bộ quy tắc đạo đức là các tiêu chuẩn bằng văn bản được thiết kế hợp lý để ngăn chặn hành vi sai trái và thúc đẩy năm điều: hành vi trung thực và có đạo đức, bao gồm cả việc xử lý xung đột lợi ích một cách có đạo đức; công khai đầy đủ, công bằng, chính xác, kịp thời và dễ hiểu; tuân thủ các luật, quy tắc và quy định hiện hành; báo cáo nội bộ kịp thời về các vi phạm cho một người được chỉ định; và trách nhiệm giải trình về việc tuân thủ bộ quy tắc.17 229.406 CFRĐiều này áp dụng cho các công ty đại chúng. Doanh nghiệp tư nhân có thể tự do áp dụng năm ý tưởng này.
Vòng 1: Tính chính trực và tiền bạc (4)
Bốn điều này bảo vệ tiền bạc và danh tiếng của tổ chức. Hãy giữ cho mỗi dòng đủ ngắn để có thể đọc to.
- Xung đột lợi ích. Dòng ví dụ: "Nếu mối quan hệ cá nhân hoặc lợi ích bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quyết định công việc, hãy báo cho quản lý của bạn trước khi hành động." Lý do nó xứng đáng có mặt trong danh sách: Định nghĩa về bộ quy tắc đạo đức của SEC đề cập đến việc xử lý một cách có đạo đức các xung đột lợi ích thực tế hoặc tiềm ẩn, vì vậy đây là một lĩnh vực cốt lõi.17 CFR 229.406 (b) (1)).
- Quà tặng và hoạt động giải trí. Dòng ví dụ: "Đừng nhận hoặc tặng quà mà có vẻ như là một khoản thanh toán cho một quyết định nào đó. Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi trước và ghi lại câu trả lời." Lý do tại sao: Quy định về quà tặng không rõ ràng dễ gây tranh cãi, vì vậy hãy nêu rõ giới hạn của riêng bạn.
- Chống hối lộ. Dòng ví dụ: "Chúng tôi tuyệt đối không bao giờ đề nghị, trả tiền hoặc nhận bất cứ thứ gì có giá trị để giành được hoặc giữ chân khách hàng một cách bất chính, ở bất cứ nơi nào chúng tôi hoạt động." Lý do tại sao: Đối với một doanh nghiệp Hoa Kỳ hoạt động ở nước ngoài, Đạo luật Chống Tham nhũng Nước ngoài (FCPA) quy định việc thực hiện một số khoản thanh toán nhất định cho các quan chức chính phủ nước ngoài để giúp có được hoặc duy trì hoạt động kinh doanh là bất hợp pháp.Bộ Tư pháp Hoa Kỳ, Đạo luật chống tham nhũng nước ngoài(Luật pháp khác cũng quy định về hối lộ ở những nơi khác, vì vậy hãy hỏi luật sư xem doanh nghiệp của bạn bị ảnh hưởng như thế nào.)
- Cạnh tranh công bằng. Dòng ví dụ: "Không được thỏa thuận giá cả, giá thầu hoặc phạm vi hoạt động với đối thủ cạnh tranh, và không được thu thập thông tin mật của đối thủ." Lý do tại sao: Nhân viên tại các sự kiện thương mại và trong các cuộc gọi với khách hàng cần một quy tắc mà họ có thể áp dụng ngay lập tức.
Lựa chọn của chúng tôi: quà tặng và giải trí. Đây là một vấn đề mà người tốt thường hay hỏi "Liệu điều này có ổn không?", vì vậy việc thiết lập một ranh giới rõ ràng và thói quen "ghi chép lại" sẽ giúp giải quyết các thắc mắc trước khi chúng trở thành tranh chấp.
Vòng 2: Con người và thông tin (4)
Bốn yếu tố này tạo nên chuẩn mực cho cách các đồng nghiệp đối xử với nhau và cách họ sử dụng kiến thức của mình.
- Quấy rối và tôn trọng. Dòng ví dụ: "Chúng tôi đối xử với mọi người một cách tôn trọng. Những lời bình luận, trò đùa hoặc hành vi không được hoan nghênh, gây khó chịu cho người khác đều không thể chấp nhận được, bất kể người nói là ai." Lý do tại sao: Nó đặt ra tiêu chuẩn về hành vi; chính sách chống quấy rối riêng của bạn và luật pháp địa phương quy định chi tiết, vì vậy hãy tham khảo các điều khoản đó từ đây.
- Lên tiếng và không trả đũa. Dòng ví dụ: "Nếu bạn thấy điều gì đó không ổn, hãy báo cho quản lý, bộ phận nhân sự hoặc đường dây nóng bảo mật. Không ai bị trừng phạt vì nêu lên mối lo ngại một cách thiện chí." Lý do tại sao: Hướng dẫn của Bộ Tư pháp hỏi liệu công ty có chính sách chống trả đũa hay không và liệu họ có đào tạo nhân viên về chính sách đó hay không (Bộ Tư pháp Hoa Kỳ, Đánh giá các chương trình tuân thủ của doanh nghiệp).
- Bảo mật và dữ liệu. Dòng ví dụ: "Thông tin khách hàng, đồng nghiệp và công ty chỉ được chia sẻ với những người cần thiết cho công việc của họ và chỉ thông qua các công cụ đã được phê duyệt." Lý do tại sao: Nhân viên cần biết những công cụ nào đã được phê duyệt trước khi xảy ra sai sót đầu tiên, chứ không phải sau khi sai sót đã xảy ra.
- Sử dụng tài sản của công ty. Dòng ví dụ: "Thiết bị, tài khoản và thời gian của công ty chỉ dành cho công việc của công ty. Việc sử dụng cá nhân không thường xuyên là được phép nếu thời gian sử dụng ngắn và không gây tốn kém cho công ty hoặc vi phạm quy định." Lý do tại sao: Một quy định cho phép sử dụng cá nhân không thường xuyên sẽ được tuân thủ hơn là một lệnh cấm hoàn toàn.
Lựa chọn của chúng tôi: lên tiếng và không trả đũa. Hướng dẫn của Bộ Tư pháp đặt câu hỏi liệu nhân viên có thể báo cáo mà không sợ hãi và liệu công ty có bảo vệ họ hay không, và bộ quy tắc ứng xử là nơi đầu tiên nhân viên tìm kiếm thông tin. Hình ảnh của ACFE ở trên cho thấy báo cáo trực tuyến là cách phổ biến nhất để nhận được thông tin tố giác, vì vậy hãy nêu rõ hình thức báo cáo, chứ không chỉ nêu tên người báo cáo.
Vòng 3: Luật pháp và đời sống công cộng (4)
Bốn yếu tố này có phạm vi ảnh hưởng bên ngoài phạm vi công ty. Một số yếu tố phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh của bạn, vì vậy hãy đánh dấu từng yếu tố là "áp dụng cho tất cả mọi người" hoặc "áp dụng cho một số vai trò".
- Giao dịch nội bộ. Dòng ví dụ: "Nếu bạn biết được thông tin gì về chúng tôi hoặc đối tác mà công chúng chưa biết và thông tin đó có thể ảnh hưởng đến giá cổ phiếu, đừng dựa vào thông tin đó để giao dịch và đừng tiết lộ cho người khác." Lý do tại sao: Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty niêm yết và nhân viên nắm giữ bí mật của các đối tác; một doanh nghiệp tư nhân không có đối tác niêm yết có thể không cần đến nó.
- Sự an toàn. Dòng ví dụ: "Mọi người đều có thể dừng công việc nếu thấy không an toàn. Hãy báo cáo ngay lập tức các thương tích, sự cố suýt xảy ra và các mối nguy hiểm." Lý do tại sao: Quy tắc ứng xử cũng là một lời hứa về an toàn thể chất, và việc ra lệnh "dừng công việc" sẽ dễ dàng hơn khi quy tắc đó được nêu rõ trước.
- Truyền thông xã hội. Dòng ví dụ: "Khi đăng bài về công việc, hãy nêu rõ rằng bạn đang phát ngôn thay mặt cá nhân và không chia sẻ thông tin mật." Lý do tại sao: Mọi người thường viết bài đăng vội vàng. Hãy giữ quy định ngắn gọn và kiểm tra luật lao động địa phương trước khi hạn chế những gì nhân viên nói về điều kiện làm việc của họ.
- Hoạt động chính trị. Dòng ví dụ: "Hãy tham gia chính trị vào thời gian và nhân danh cá nhân bạn. Đừng sử dụng tiền bạc, thời gian hoặc thiết bị của công ty cho việc đó." Lý do tại sao: Nó tách biệt quan điểm của cá nhân khỏi quan điểm của tổ chức.
Lựa chọn của chúng tôi: mạng xã hội. Đây là một lĩnh vực mà nhân viên có thể nắm bắt chính sách trước một bước, vì vậy một quy tắc ngắn gọn kèm theo ví dụ minh họa sẽ dễ nhớ hơn một đoạn văn dài.
Buổi huấn luyện về mã lập trình: một buổi học 30 phút.
Một đoạn mã chỉ được đọc một lần rồi lưu trữ thì không có nhiều tác dụng. Một buổi học ngắn, lặp đi lặp lại sẽ dễ theo dõi hơn, và nó cung cấp cho bạn bằng chứng về việc đã được đào tạo, điều mà các hướng dẫn chương trình như của Bộ Tư pháp Hoa Kỳ yêu cầu. Dưới đây là một kế hoạch phù hợp với nửa giờ.
- Mở (3 phút). Hãy giải thích mã này dùng để làm gì, bằng ngôn ngữ dễ hiểu trong đoạn văn đầu tiên của bài đăng này. Nêu rõ cách duy nhất để báo cáo sự cố.
- Một kịch bản cho mỗi vòng (15 phút). Chiếu một tình huống ngắn từ mỗi vòng lên màn hình và cho mọi người bình chọn: Đây có phải là xung đột lợi ích không? Món quà này có được chấp nhận không? Bạn sẽ làm gì tiếp theo? Hiển thị kết quả, sau đó thảo luận về lựa chọn của "chúng ta".
- Câu hỏi ẩn danh (7 phút). Hãy mở một mục hỏi đáp nơi mọi người có thể hỏi những điều họ không dám nói ra. Con số 46% người tham gia khảo sát trực tuyến là lý do để việc báo cáo trở nên dễ dàng và minh bạch hơn, và mục hỏi đáp ẩn danh cho thấy cảm nhận thực tế như thế nào.
- Kết thúc (5 phút). Hãy yêu cầu mỗi người xác nhận rằng họ đã đọc quy tắc và biết nơi cần báo cáo. Ghi lại kết quả, sau đó lặp lại buổi họp này mỗi năm và khi quy tắc thay đổi.
Các cách thức tổ chức buổi thảo luận về quy tắc ứng xử với AhaSlides
Hãy xây dựng từng slide dựa trên các ví dụ trong bài đăng này, sao cho buổi thuyết trình phù hợp với chính sách của bạn.
- Chọn đáp án: Đưa ra một tình huống trên màn hình, ví dụ như "Một nhà cung cấp gửi giỏ quà trước khi xem xét hợp đồng. Đây có phải là xung đột lợi ích không?" với bốn lựa chọn và hiển thị sự phân chia.
- Từ đám mây: "Tính chính trực thể hiện như thế nào trong đội của chúng ta?" Câu hỏi quan trọng này trở thành lời mở đầu cho cuộc thảo luận.
- Thang đánh giá: "Bạn tự tin đến mức nào khi nêu lên mối lo ngại?" Hãy đánh giá từ 1 đến 5 và theo dõi điểm trung bình qua từng buổi.
- Câu hỏi mở và Hỏi đáp: Thu thập các câu hỏi ẩn danh về mã nguồn, sau đó trả lời những câu hỏi được bình chọn nhiều nhất trong phòng. Để biết thêm về cách thu thập câu trả lời trung thực, hãy xem phần hướng dẫn của chúng tôi. hướng dẫn khảo sát ẩn danh.
Mẹo viết mã mà mọi người hay dùng
Hãy viết bằng ngôn ngữ đơn giản, vì ngôn ngữ đơn giản dễ áp dụng hơn so với ngôn từ pháp lý khi một người chỉ có mười giây để quyết định. Giữ cho nó đủ ngắn để có thể đọc xong trong một lần. Nêu rõ cần thông báo cho ai và bằng cách nào, mà không cần đến sự can thiệp của người quản lý: với việc báo cáo qua web là cách phổ biến nhất để nhận được thông tin về gian lận trong báo cáo của ACFE (46%, vượt trội hơn email và điện thoại), việc thêm một liên kết hoặc mã QR trên trang mà nhân viên đã sử dụng là điều đáng làm.ACFEĐưa các ví dụ vào chính mã nguồn và xem xét lại mỗi năm. Để có thêm ý tưởng về những nội dung cần đào tạo, hãy đọc thêm. chủ đề đào tạo nhân viênvà đối với chính buổi họp đó, lên kế hoạch cho một buổi đào tạo.
FAQ
Bộ quy tắc ứng xử nên bao gồm những gì?
Các vấn đề bao gồm xung đột lợi ích, quà tặng, sự tôn trọng, lên tiếng mà không bị trả thù, bảo mật thông tin và sử dụng tài sản công ty, cùng nhiều vấn đề khác. 12 lĩnh vực trên là một danh sách khởi đầu tốt, và bạn có thể thêm hoặc bớt các lĩnh vực khác để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
Liệu quy tắc ứng xử có bắt buộc theo luật không?
Không phải mọi nhà tuyển dụng đều áp dụng. Các công ty niêm yết của Mỹ phải công khai liệu họ có áp dụng bộ quy tắc đạo đức cho các cán bộ cấp cao hay không, và giải thích lý do nếu có (17 229.406 CFRCác quy định khác nhau tùy theo ngành nghề và địa điểm, vì vậy hãy tham khảo ý kiến luật sư có chuyên môn hoặc cơ quan quản lý.
Quy tắc ứng xử nên dài bao nhiêu?
Đủ dài để rõ ràng, đủ ngắn để dễ đọc. Ngôn ngữ đơn giản dễ áp dụng hơn so với ngôn từ pháp lý. Nếu nhân viên không thể nói được nội dung sau một lần đọc, hãy rút gọn nó.
Bạn đào tạo nhân viên về quy tắc ứng xử như thế nào?
Với các tình huống ngắn, kênh phát biểu ý kiến và phần kết thúc được lặp lại mỗi năm. Kế hoạch 30 phút nêu trên phù hợp với một cuộc họp.
Bắt đầu từ đâu
Hãy chọn một lĩnh vực chính sách từ mỗi vòng và viết một câu ví dụ của riêng bạn cho lĩnh vực đó trong tuần này. Sau đó, hãy tổ chức buổi thảo luận với nhóm của bạn và hỏi xem họ muốn bổ sung thêm điều gì.
Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý. Để được tư vấn về vấn đề tại nơi làm việc của bạn, hãy liên hệ với luật sư chuyên về luật lao động hoặc cơ quan quản lý.
