Định nghĩa quản lý thời gian | Hướng dẫn cơ bản dành cho người mới bắt đầu với mẹo +5

Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày, bất kể giới tính, màu da hay sắc tộc. Nhưng trên thực tế, trong 24 giờ đó, có người thành công, có người thất bại, có người tạo ra rất nhiều giá trị cho bản thân và xã hội, còn có người chẳng làm gì cả.

Một trong những điểm khác biệt giữa họ là có những người xác định quản lý thời gian tốt và biết những kỹ năng nào được yêu cầu. Và những người không.

Vì vậy, nếu bạn cảm thấy quá tải và không có thời gian dành cho bản thân, hay bạn đã từng tự hỏi “Giá như một ngày có thể dài hơn”? Và bạn luôn phải đối mặt với thứ gọi là “thời hạn” và không biết quản lý thời gian là gì. Có lẽ bài viết này sẽ giúp bạn một hướng dẫn hữu ích về quản lý thời gian.

Mục lục

• Giới thiệu chung
• Quản lý thời gian là gì?
• Tại sao xác định quản lý thời gian quan trọng?
• 5 mẹo và kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả
• Chìa khóa chính
• Câu Hỏi Thường Gặp

Các mẹo khác từ AhaSlides

Không chỉ cung cấp cho bạn kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà còn AhaSlide cũng có:

• Trí tuệ cảm xúc
• 5 ví dụ về huấn luyện tại nơi làm việc
• kỹ năng làm việc
• Ví dụ khái niệm bản thân
• Kỹ năng viết sơ yếu lý lịch
• Kỹ năng lắng nghe tích cực tại nơi làm việc 
• Kỹ thuật đấm bốc thời gian 
• Lập kế hoạch một buổi đào tạo hiệu quả
• Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân Định nghĩa, ví dụ và tầm quan trọng
• Làm thế nào để trở nên xã hội hơn?

Giới thiệu chung

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là lập kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước một cho đến khi hoàn thành tất cả các mục tiêu. Vì mỗi người chỉ có một khoảng thời gian nhất định nên kỹ năng quản lý thời gian của bạn càng tốt thì thời gian của bạn càng hiệu quả. 

Vì vậy, xác định Quản lý thời gian là cực kỳ quan trọng! Hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành công việc trong khoảng thời gian tối ưu nhất. Hãy nhớ rằng, việc bạn bận rộn hay nhàn rỗi không liên quan gì đến việc bạn làm mọi việc có hiệu quả hay không.

Định nghĩa quản lý thời gian bao gồm 4 bước chính:

• Liệt kê và ưu tiên các nhiệm vụ theo ngày, tuần và tháng dựa trên mục tiêu và phương hướng của bạn.
• Đo lường và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đã đặt.
• Hãy lập một kế hoạch chi tiết, và xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
• Thực hiện và bám sát kế hoạch đã đề ra.

Mỗi bước quản lý thời gian trên đây đều có các công cụ, kỹ thuật và kỹ năng hỗ trợ phù hợp với mục tiêu công việc và cuộc sống của mỗi người.

Tại sao xác định quản lý thời gian quan trọng?

Nhiều người thắc mắc tại sao việc xác định quản lý lại quan trọng như vậy. Dưới đây là những lợi ích của việc quản lý thời gian dành cho bạn.

Tăng năng suất làm việc – Định nghĩa quản lý thời gian

Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày theo mức độ quan trọng và mức độ ưu tiên. Với danh sách “việc cần làm” này, bạn sẽ tập trung vào những công việc thiết yếu nên làm trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.

Khi bạn quản lý tốt thời gian của mình, bạn sẽ tránh lãng phí thời gian và năng lượng, đồng thời sẽ tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc. Nó cũng giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ vào khoảng thời gian rảnh mà bạn tiết kiệm được. 

Giảm bớt áp lực và giúp đưa ra quyết định tốt hơn

Việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường dẫn đến làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không đủ thời gian cân nhắc. 

Ngược lại, nếu kiểm soát tốt thời gian của mình, bạn sẽ tránh được áp lực “deadline” và đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc vì có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ và đánh giá vấn đề.

Tạo thêm động lực

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không lập kế hoạch làm việc sẽ gây ra những tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen đó và thúc đẩy bạn bắt tay vào những dự án lớn nhờ một kế hoạch rõ ràng với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn

Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày để cống hiến cho bản thân, gia đình và công việc. Sắp xếp thời gian cụ thể sẽ giúp bạn có sự cân bằng cuộc sống hợp lý. Điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung hoàn thành tốt mọi việc và có đủ thời gian để thư giãn và chăm sóc cho những người thân yêu cũng như bản thân.

5 mẹo và kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Chia nhiệm vụ thành các nhóm – Định nghĩa quản lý thời gian

Quản lý thời gian tốt thường yêu cầu chia nhiệm vụ thành các nhóm, dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của các nhiệm vụ đó. Nó bao gồm XNUMX nhóm chính sau:

• Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Nhóm nhiệm vụ này phải làm ngay và thường gây khủng hoảng nhất vì có thể xảy ra đột ngột. Ví dụ như “quên” lịch nộp báo cáo công việc để giải quyết mâu thuẫn phát sinh với khách hàng.
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Nó thường liên quan đến sức khỏe, gia đình, sự nghiệp và bạn bè. Nhóm này không yêu cầu hành động ngay lập tức nhưng rất cần thiết cho bạn. Bạn phải tạo thói quen kiên nhẫn, vượt qua những thời điểm thiếu động lực và dành thời gian cho nó. Ví dụ như tập thể dục để duy trì sức khỏe.
• Không cần thiết nhưng khẩn cấp. Đặc điểm của nhóm này là mặc dù chúng cần được thực hiện ngay lập tức nhưng chúng không tác động đáng kể đến mục tiêu đã định—ví dụ, các cuộc họp vô ích, các báo cáo không cần thiết, v.v.
• Không quan trọng và không khẩn cấp. Nó không mang lại lợi ích đáng kể nào như các hoạt động ngồi lê đôi mách. Để tránh lãng phí thời gian, bạn không chỉ nên học cách nói “không” với những thứ này mà còn phải tập thói quen loại bỏ chúng trong giờ làm việc.

Đặt mục tiêu SMART – Định nghĩa quản lý thời gian

Mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ cho bạn động lực. Và những mục tiêu này cần phải chính xác và có thể đạt được. Bạn có thể tham khảo cách đặt mục tiêu SMART như sau:

1. Cụ thể: Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể ngay từ đầu.
2. Có thể đo lường được: Các mục tiêu cần phải đo lường được và có thể đo lường dễ dàng.
3. Có thể đạt được: Xem liệu mục tiêu có thể đạt được hay không bằng cách tự trả lời các câu hỏi sau: Điều này có thực tế, khả thi hay không? Chỉ tiêu có cao quá không?
4. Liên quan: Các mục tiêu phải liên quan đến cuộc sống và công việc của bạn để thúc đẩy bạn.
5. Có thời hạn: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.

Tránh làm người đa nhiệm

Đa nhiệm có nghĩa là làm nhiều việc cùng một lúc. Nếu bạn thiếu chuyên môn, đa nhiệm không phù hợp với bạn. Tốt hơn hết, bạn nên chia nhỏ công việc để hoàn thành từng bước một. Cùng với đó, tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ tăng hiệu quả.

Giữ nơi làm việc của bạn gọn gàng

Một nơi làm việc bừa bộn với những tài liệu mới – cũ, quan trọng – vụn vặt lộn xộn không chỉ khiến bạn cảm thấy hỗn loạn mà còn lãng phí thời gian khi cần tìm thứ gì đó. Vì vậy, hãy giữ cho nơi làm việc của bạn ngăn nắp và thông minh, khi đó bạn sẽ có nhiều thời gian hơn, để không phải lãng phí thời gian vào những công việc vô bổ.

Chăm sóc tốt cho sức khỏe tâm thần

Giữ cho bản thân luôn thoải mái là một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả. Vì lý do này, nếu bạn có một tâm trí thoải mái, không căng thẳng, bạn sẽ đưa ra những quyết định chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là những cách giúp bạn điều chỉnh tâm trạng nhanh chóng.

• Cười: Hành động này giúp bạn giảm hormone căng thẳng và tăng cảm giác hạnh phúc.
• Thiền: Ngồi thiền ít nhất 10 phút giúp giảm căng thẳng.
• Nghe nhạc: Thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái.
• Khiêu vũ: Hoạt động này vừa nâng cao tinh thần vừa tốt cho sức khỏe.

Chìa khóa chính

Khi xác định được việc quản lý thời gian, bạn sẽ cảm thấy “chiếc hộp” thời gian của mình rộng lớn hơn rất nhiều và mang lại nhiều lợi ích. Vì vậy, ngay bây giờ, hãy nhìn kỹ lại bản thân xem bạn đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, hay vì những lý do gì khiến bạn lãng phí thời gian. Sau đó, bạn sẽ biết những gì bạn cần làm để không đánh mất một phút của chính mình.

Ngoài ra chúng tôi còn có rất nhiều mẫu làm sẵn để bạn khám phá!

Những câu hỏi thường gặp