Công ty tổ chức sự kiện | 10 mẹo để tiết kiệm thời gian, tiền bạc và căng thẳng

Lên kế hoạch cho một sự kiện hoàn hảo có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, và đó là lúc các công ty tổ chức sự kiện mời vào.

Cho dù bạn đang mơ về đám cưới trong đời, tổ chức lễ kỷ niệm hay cần tổ chức hội nghị công ty, công ty tổ chức sự kiện có thể biến tầm nhìn của bạn thành trải nghiệm mà mọi người sẽ không quên.

Hãy tiếp tục đọc bài viết để biết chính xác công ty quản lý sự kiện là gì, vai trò của họ, cùng với các mẹo để chọn công ty tốt nhất và đâu là những dấu hiệu đỏ cần tránh.

Mục lục

• Giới thiệu chung
• Công ty tổ chức sự kiện là gì?
• Chức năng của một công ty tổ chức sự kiện là gì?
• Làm Thế Nào Để Chọn Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Tốt Nhất?
• Cần tránh những gì khi xem xét các đề xuất quản lý sự kiện?
• Ví dụ về các sự kiện mà một công ty quản lý sự kiện có thể lên kế hoạch là gì?
• Takeaways

Giới thiệu chung

Công ty tổ chức sự kiện là gì?

Khi lên kế hoạch cho một sự kiện ở bất kỳ quy mô nào, từ đám cưới đến cuộc họp của công ty, một công ty quản lý sự kiện có thể đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Các nhà hoạch định sự kiện làm việc chặt chẽ với khách hàng để hiểu nhu cầu, mục tiêu và ngân sách của họ. Sau đó, họ xây dựng một kế hoạch sự kiện toàn diện phù hợp với tầm nhìn của khách hàng để khách hàng yên tâm rằng tầm nhìn sự kiện của họ sẽ trở thành hiện thực đáng nhớ.

Chức năng của một công ty tổ chức sự kiện là gì?

Có rất nhiều mục tiêu của công ty tổ chức sự kiện, chẳng hạn như tổ chức một sự kiện xuất sắc đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Chức năng chính của một công ty tổ chức sự kiện là lập kế hoạch, điều phối và thực hiện các sự kiện thành công thay mặt cho khách hàng của họ. Họ xử lý tất cả các công việc hậu cần và chi tiết để khách hàng có thể tập trung vào việc tận hưởng sự kiện của họ thay vì lo lắng về tổ chức.

Một số chức năng chính của một công ty tổ chức sự kiện bao gồm👇

#1 – Lên ý tưởng và lên kế hoạch cho sự kiện – Họ làm việc với khách hàng để hiểu tầm nhìn, mục tiêu và ngân sách cho sự kiện, sau đó đưa ra một kế hoạch toàn diện để hiện thực hóa tầm nhìn đó.

#2 – Đảm bảo địa điểm và đàm phán hợp đồng – Họ tìm kiếm các địa điểm tiềm năng, so sánh các lựa chọn dựa trên vị trí, không gian, cơ sở vật chất, giá cả và tình trạng sẵn có, đảm bảo địa điểm tốt nhất và thương lượng hợp đồng thay mặt khách hàng.

#3 – Phối hợp nhà cung cấp và nhà cung cấp – Họ xác định, lựa chọn, đặt chỗ và quản lý tất cả các nhà cung cấp cần thiết như nhà cung cấp thực phẩm, nhiếp ảnh gia, người trang trí, cho thuê, v.v. để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

#4 – Quản lý ngân sách sự kiện – Họ lập ngân sách, theo dõi chi phí và tìm cách tiết kiệm chi phí mà vẫn đạt được mục tiêu của khách hàng.

#5 – Tạo các mốc thời gian và lịch trình – Họ phát triển lịch trình chi tiết và kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự kiện diễn ra như dự định.

#6 – Lập kế hoạch giải trí – Họ sắp xếp cho bất kỳ buổi biểu diễn, diễn giả hoặc hoạt động nào như một phần của chương trình sự kiện.

#7 – Trang trí và bảng hiệu – Họ đặt hàng các đồ trang trí cần thiết, khăn trải giường, hoa, dàn dựng và bảng chỉ dẫn cần thiết.

#8 – Thuê và quản lý nhân viên sự kiện – Họ tìm, đặt chỗ và quản lý tất cả nhân viên tạm thời cần thiết để giúp điều hành sự kiện.

#9 – Thực hiện kế hoạch sự kiện một cách hoàn hảo – Vào ngày diễn ra sự kiện, họ giám sát việc thiết lập, quản lý tất cả các nhà cung cấp, khắc phục sự cố và đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch.

#10 – Theo dõi sau sự kiện – Họ xử lý các nhiệm vụ như trả lại thiết bị, thanh toán hóa đơn, gửi thư cảm ơn, đánh giá thành công và các lĩnh vực cần cải thiện.

Mẹo cho các sự kiện tốt hơn

• Quản lý sự kiện
• bảo tàng tương tác
• thiết kế sự kiện

Cách chọn công ty tổ chức sự kiện tốt nhất?

Công ty tổ chức sự kiện tốt nhất có thể mất thời gian để tìm kiếm, nhưng với những mẹo thực tế này, họ sẽ ở ngay trước cửa nhà bạn🚪

#1 – Kinh nghiệm – Xem xét các công ty đã thực hiện thành công nhiều sự kiện có quy mô và phạm vi tương tự như của bạn. Họ sẽ nắm rõ quy trình và biết cách xử lý các vấn đề phổ biến phát sinh.

#2 – Danh mục đầu tư – Xem lại các ví dụ về các sự kiện trong quá khứ mà công ty đã lên kế hoạch và quản lý. Tìm kiếm chất lượng, sự sáng tạo và sự chú ý đến từng chi tiết phù hợp với tầm nhìn của bạn.

#3 – Tài liệu tham khảo – Yêu cầu và kiểm tra tài liệu tham khảo từ các khách hàng trước đó để xác nhận rằng công ty thực hiện đúng lời hứa của mình và xử lý các vấn đề một cách chuyên nghiệp.

#4 – Chuyên môn hóa – Một số công ty tập trung vào các sự kiện của công ty trong khi những công ty khác chuyên về đám cưới. Hãy chọn một tổ chức có kinh nghiệm và các nguồn lực cần thiết phù hợp với loại sự kiện cụ thể của bạn.

#5 – Đội – Gặp gỡ các thành viên chủ chốt của nhóm quản lý sự kiện, những người sẽ lên kế hoạch và thực hiện sự kiện của bạn. Đánh giá tính chuyên nghiệp, khả năng đáp ứng và nắm bắt nhu cầu và tầm nhìn của bạn.

#6 – Hợp đồng và định giá – So sánh nhiều đề xuất (ít nhất 3) để có được điều khoản hợp đồng và giá cả tốt nhất. Đảm bảo phạm vi công việc rõ ràng và bạn hiểu tất cả các khoản phí.

#7 – Danh tiếng – Kiểm tra các đánh giá, giải thưởng (nếu có), vị thế của công ty trong các tổ chức ngành sự kiện và thời gian công ty đã hoạt động kinh doanh như các chỉ số về tính hợp pháp và chất lượng.

# 8 - Giao tiếp – Công ty nên lắng nghe cẩn thận nhu cầu của bạn, trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và đáp ứng kịp thời các yêu cầu. Giao tiếp tốt là chìa khóa cho một mối quan hệ làm việc thành công.

# 9 - Tính linh hoạt – Các công ty tốt nhất sẵn sàng tùy chỉnh dịch vụ của họ dựa trên ngân sách và sở thích của bạn, thay vì tuân theo một khuôn mẫu tiêu chuẩn một cách cứng nhắc.

# 10 - Tính minh bạch – Nhấn mạnh vào sự minh bạch hoàn toàn trong ngân sách, hợp đồng, thời hạn và kế hoạch. Tránh các công ty giữ bí mật hoặc từ chối chia sẻ thông tin chi tiết.

#11 – Quản lý khủng hoảng – Làm thế nào để họ xử lý các vấn đề bất ngờ phát sinh? Một công ty có kinh nghiệm quản lý khủng hoảng mạnh sẽ giúp tránh được thảm họa.

#12 – Đổi mới – Họ có cởi mở với những ý tưởng và giải pháp mới để đạt được mục tiêu của bạn theo những cách sáng tạo không? Các công ty tiến bộ thúc đẩy các kết quả mới lạ.

# 13 - Bảo hiểm – Họ có bảo hiểm cần thiết bao gồm bảo hiểm trách nhiệm pháp lý cho sự kiện của bạn không? Điều này bảo vệ bạn khỏi rủi ro và khiếu nại.

#14 – Giá trị – Cách tiếp cận kinh doanh của họ và các giá trị của công ty có phù hợp với văn hóa của tổ chức bạn không? Sự phù hợp về văn hóa dẫn đến sự hiểu biết lẫn nhau.

#15 – Công nghệ – Họ có am hiểu công nghệ và luôn cập nhật các phương pháp hay nhất của xu hướng ngành không? Họ có tận dụng công nghệ như phần mềm quản lý dự án để giữ cho các kế hoạch được tổ chức và đi đúng hướng không? Công nghệ nâng cao hiệu quả.

Hãy tìm một công ty quản lý sự kiện có kinh nghiệm liên quan và thành tích đã được chứng minh, danh tiếng tốt và sự linh hoạt, giao tiếp và minh bạch cần thiết để thực hiện tầm nhìn độc đáo của bạn và vượt quá mong đợi của bạn cho sự kiện đặc biệt của bạn.

Những điều cần tránh khi xem xét các đề xuất quản lý sự kiện?

Có một số dấu hiệu đỏ mà bạn cần phải đề phòng ở một số công ty quản lý sự kiện. Tránh nó sẽ tránh một viên đạn trong giai đoạn hành quyết sau này.

• Ngôn ngữ mơ hồ hoặc chung chung – Các đề xuất không giải quyết cụ thể các mục tiêu sự kiện, yêu cầu ngân sách hoặc thời gian biểu của bạn là một dấu hiệu cảnh báo. Cẩn thận với các công ty sử dụng ngôn ngữ chung chung thay vì tùy chỉnh đề xuất của họ.

• Phạm vi công việc không rõ ràng hoặc không xác định – Tránh các công ty không chỉ định rõ ràng chính xác họ sẽ cung cấp dịch vụ gì và nhiệm vụ nào bị loại khỏi đề xuất của họ. Phạm vi nên được chi tiết và toàn diện.

• Phụ phí quá mức – Hãy chú ý đến các đề xuất có các khoản phí bổ sung không được nêu rõ ràng, như phụ phí nhiên liệu, phí hành chính hoặc phí xử lý thanh toán. Tất cả những điều này phải minh bạch và được giải thích rõ ràng.

• Từ chối trả lời câu hỏi – Nếu một công ty tránh trả lời các câu hỏi của bạn về chi tiết kế hoạch, hợp đồng hoặc giá cả, điều này có thể có nghĩa là họ đang che giấu điều gì đó. Minh bạch là điều quan trọng để xây dựng lòng tin.

Ví dụ về các sự kiện mà một công ty quản lý sự kiện có thể lên kế hoạch là gì?

• Đám cưới – Lên kế hoạch và thực hiện tiệc cưới là dịch vụ cốt lõi của nhiều công ty tổ chức sự kiện. Họ xử lý tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch từ lựa chọn địa điểm đến lời mời và điều phối trong ngày.

• Hội nghị và triển lãm thương mại – Các công ty tổ chức sự kiện có thể tổ chức các sự kiện lớn của công ty như hội nghị, hội thảo, tổng kết, giới thiệu sản phẩm và triển lãm thương mại. Họ quản lý đăng ký, điều phối diễn giả, hậu cần địa điểm, phục vụ ăn uống và đăng ký.

• Ra mắt sản phẩm – Người quản lý sự kiện có thể tạo ra các sự kiện hấp dẫn, đáng chú ý để giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ mới cho công chúng. Họ lên kế hoạch cho các hoạt động, trình diễn và các yếu tố quảng cáo như các cuộc thăm dò trực tiếp và câu đố quiz để tạo hứng thú.

• Sự kiện gây quỹ và từ thiện – Các sự kiện phi lợi nhuận như bóng từ thiện, chạy/đi bộ và quyên góp là một loại sự kiện phổ biến khác do các công ty tổ chức sự kiện quản lý. Họ tập trung vào việc tối đa hóa số người tham dự và gây quỹ.

• Các bữa tiệc của công ty – Các công ty tổ chức sự kiện hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý các bữa tiệc nghỉ lễ của công ty, các chuyến đi chơi mùa hè, lễ kỷ niệm nghỉ hưu và các loại sự kiện xã hội của nhân viên. Họ sắp xếp các hoạt động và phục vụ ăn uống.

• Lễ trao giải và gala – Lên kế hoạch cho các chương trình trao giải, dạ tiệc và các sự kiện quan trọng là một chuyên môn khác của một số công ty tổ chức sự kiện trọn gói. Họ xử lý việc trang trí, sơ đồ chỗ ngồi, giỏ quà và các bài phát biểu.

• Trình diễn sản phẩm – Đối với các công ty có kế hoạch giới thiệu một dòng sản phẩm, người lập kế hoạch sự kiện có thể thiết kế các cuộc biểu tình tương tác, lái thử, nếm thử và các cách hiệu quả khác để giới thiệu sản phẩm tới khách hàng tiềm năng.

Các công ty quản lý sự kiện lên kế hoạch cho các sự kiện có quy mô và loại hình khác nhau, từ đám cưới thân mật đến hội nghị công ty lớn, gây quỹ, tiệc tùng, ra mắt sản phẩm, v.v.

Takeaways

Việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biến một tầm nhìn cơ bản thành một trải nghiệm mà mọi người sẽ không ngừng nói đến trong nhiều năm.

Quản lý của họ giải phóng bạn khỏi những cơn đau đầu về hậu cần để bạn có thể hoàn toàn đảm nhận vai trò của một chủ nhà duyên dáng. Hình dung không gian sự kiện được bố trí hoàn hảo, với những vị khách hào hứng thưởng thức đồ ăn ngon và chương trình giải trí tuyệt vời – trong khi bạn đi dạo quanh phòng, có thời gian để hòa nhập với mọi người. Tuyệt vời phải không?

Bạn muốn làm cho sự kiện của mình tương tác hơn? Thử AhaSlide để truy cập một loạt tàu phá băng, cuộc thăm dò ý kiến ​​và câu đố nâng phiên học lên một cấp độ khác.