Từ thời cổ đại, các nền văn minh nhân loại đã tự tổ chức thành các hệ thống quyền lực và thẩm quyền có thứ bậc, với quyền lực do các vị vua, lãnh chúa và linh mục nắm giữ. Điều này đặt nền tảng cho cơ cấu tổ chức có thứ bậc trong thời hiện đại.
Chuyển nhanh đến ngày nay, hệ thống phân cấp vẫn cố định trong cách chúng ta làm việc và tổ chức – từ chính phủ, trường học cho đến các tập đoàn hiện đại. Nhiều tuyến quản lý tạo thành một kim tự tháp uy tín và địa vị, với ảnh hưởng tập trung ở trung tâm quản lý. Câu hỏi đặt ra là, trong thời đại này và những thập kỷ tiếp theo, cơ cấu tổ chức phân cấp có còn là mô hình tối ưu hay không? Hay chúng ta nên tiếp tục với mô hình hậu phân cấp?
Bài viết này sẽ xem xét các đỉnh và thung lũng của cơ cấu tổ chức phân cấp thiết kế – đi sâu vào nguồn gốc và thuộc tính, ưu và nhược điểm, ví dụ và chiến lược để cân bằng sự giám sát của trung ương với việc trao quyền cho địa phương. Mặc dù hệ thống phân cấp có thể ăn sâu vào bản năng xã hội của con người, nhưng cách tái cơ cấu hiệu quả nhất là sự kết hợp giữa lãnh đạo tập trung với quyền tự chủ linh hoạt trong quản lý tổ chức theo hệ thống phân cấp.
| Ví dụ về một công ty có cơ cấu tổ chức phân cấp là gì? | Amazon và Nike. |
| Một số loại ngành có khả năng được hưởng lợi từ cơ cấu tổ chức phân cấp là gì? | Quân đội, Y tế, Sản xuất, Chính phủ, Luật pháp,… |
Mục lục:
Cơ cấu tổ chức phân cấp là gì?
Phần này trình bày các vấn đề cơ bản của hệ thống quản lý Phân cấp. Về cốt lõi, một cơ cấu tổ chức có thứ bậc bao gồm các cấp quản lý và quyền hạn theo cấp bậc. Các đặc điểm được mô tả đầy đủ dưới đây:
- Các cấp độ phân tầng với quyền hạn được chỉ định: Ví dụ: một công ty điển hình có thể có nhân viên mới vào ở dưới cùng, sau đó là người giám sát/trưởng nhóm, tiếp theo là trưởng bộ phận, giám đốc, phó chủ tịch và Giám đốc điều hành ở trên cùng. Mỗi cấp quản lý đều có thẩm quyền lớn hơn trong việc thiết lập chính sách, đưa ra quyết định và chỉ đạo công việc của cấp dưới.
- Dòng báo cáo chính xác: Nhân viên cấp dưới có trách nhiệm báo cáo lên cấp cao hơn họ theo mô hình kim tự tháp. Chuỗi mệnh lệnh và phạm vi kiểm soát được phân định rõ ràng. Điều này cho phép chịu trách nhiệm và giám sát trực tiếp.
- Luồng chỉ thị từ trên xuống: Các chiến lược và chỉ thị bắt nguồn từ sự lãnh đạo điều hành ở cấp cao nhất của hệ thống phân cấp và truyền xuống các cấp kế tiếp bên dưới. Điều này tạo điều kiện cho sự liên kết về các mục tiêu chung.
- Kênh truyền thông dọc: Thông tin thường di chuyển lên và xuống ở các cấp khác nhau trong hệ thống phân cấp, với sự giao thoa hạn chế giữa các phòng ban riêng biệt. Kim tự tháp tổ chức có thể tạo ra các rào cản đối với giao tiếp theo chiều ngang.
Lời khuyên hay nhất từ AhaSlides
Tìm kiếm nhiều niềm vui hơn trong các cuộc tụ họp?
Tập hợp các thành viên trong nhóm của bạn bằng một bài kiểm tra thú vị trên AhaSlides. Đăng ký để làm bài kiểm tra miễn phí từ thư viện mẫu AhaSlides!
🚀 Lấy bài kiểm tra miễn phí☁️
Ưu và nhược điểm của Cơ cấu tổ chức cấp bậc
Bên phải Cơ cấu tổ chức đảm bảo sức khỏe và hiệu suất của các “sinh vật” tổ chức khi chúng phát triển và thích nghi với các điều kiện thay đổi. Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu điểm mạnh và điểm yếu của cấu trúc phân cấp.
| Ưu điểm | Điểm yếus |
Ví dụ về cơ cấu tổ chức phân cấp
Các ví dụ về cơ cấu tổ chức phân cấp ngày nay rất phổ biến, đặc biệt đối với các tập đoàn khổng lồ hoặc chuỗi công ty đa quốc gia khi quản lý hàng triệu nhân viên, dòng sản phẩm và thị trường.
1 / Amazon
Amazon chủ yếu tuân theo cơ cấu tổ chức phân cấp. Rõ ràng là không có cách nào tốt hơn để công ty quản lý số lượng nhân viên đa dạng và mở rộng phạm vi thị trường nhanh chóng hơn kiểu thiết kế tổ chức này. Cơ cấu tổ chức phẳng không còn hiệu quả để giải quyết sự phức tạp và quy mô hoạt động của công ty. Amazon có hơn một triệu nhân viên và hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau trên nhiều khu vực và việc áp dụng cấu trúc phân cấp có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát toàn diện từ trên xuống đối với các hoạt động thương mại điện tử toàn cầu.
KHAI THÁC. Nike
Một ví dụ khác là Nike, nó là sự kết hợp giữa cơ cấu tổ chức phân cấp và cơ cấu bộ phận. Nó được hình thành từ ba yếu tố bao gồm Trụ sở chính Toàn cầu, Trụ sở chính Khu vực và Công ty con, nhằm duy trì cách tiếp cận toàn cầu hóa để quản lý hoạt động kinh doanh của mình đồng thời đảm bảo quyền kiểm soát khu vực. Mặc dù nhân viên phải đối mặt với nhiều dòng báo cáo và trách nhiệm khác nhau nhưng họ nhận thức rõ những gì người giám sát của họ mong đợi từ họ. Ở cấp cao nhất, các quyết định quan trọng về hoạt động kinh doanh của công ty được đưa từ trụ sở chính, từ nghiên cứu thị trường đến phát triển sản phẩm, sau đó chuyển xuống Trụ sở chính khu vực và các Công ty con để giám sát thị trường.
3. Ngành khách sạn
Ngành khách sạn là một ví dụ phổ biến về cơ cấu tổ chức có thứ bậc, bất kể quy mô của chúng. Với phương châm lấy khách hàng làm trung tâm, mỗi bộ phận được thiết lập rõ ràng với danh sách trách nhiệm và vai trò rõ ràng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và nhiều tuyến quản lý luôn sẵn sàng giúp thực hiện và xử lý mọi vấn đề nếu được yêu cầu. Đó là bởi vì việc có nhiều người giám sát và quản lý trong bộ phận sẽ có lợi hơn khi bộ phận đó có sự linh hoạt hơn trong việc quản lý và giảm bớt sự phụ thuộc vào một cá nhân người quản lý.
Các lựa chọn thay thế cho Hệ thống phân cấp – Cách tiếp cận phân cấp và toàn diện
Sự thất vọng với những nhược điểm về thứ bậc đã khiến một số tổ chức khám phá các cấu trúc thay thế. Dưới đây là một số cách tiếp cận tốt nhất để xem xét:
- Chế độ phẳng – Tối thiểu hoặc không có lớp quản lý cấp trung để tạo sự linh hoạt và trao quyền cho nhân viên. Tuy nhiên, có thể có nguy cơ nhầm lẫn do các vai trò không xác định.
- Phân quyền – Quyền tự chủ ra quyết định được trao cho các nhóm địa phương hoặc khu vực thay vì các nhà lãnh đạo cấp cao. Thúc đẩy khả năng đáp ứng nhưng đòi hỏi sự tin tưởng.
- Hệ thống phân cấp – Quyền lực được phân bổ giữa các nhóm chồng chéo, linh hoạt. Các kết nối bên có thể thích ứng trên các kết nối dọc cứng nhắc.
- Chế độ toàn diện – Các nhóm tự quản có thể phản ứng linh hoạt thay vì chờ đợi chỉ thị từ trên xuống. Tuy nhiên, trách nhiệm giải trình có thể bị phân tán.
Tối ưu hóa cơ cấu và văn hóa tổ chức phân cấp
Không phải tất cả các công ty đều phù hợp với loại cấu trúc này. Mặc dù khó loại bỏ hoàn toàn hệ thống phân cấp nhưng các tổ chức có thể thực hiện các bước để tối ưu hóa mô hình:
- Nới lỏng quan liêu – Cắt giảm các bước phê duyệt dư thừa và các chính sách mang tính hình thức quá mức. Trao quyền cho mọi người để giải thích các quy tắc một cách linh hoạt.
- Mở rộng phạm vi kiểm soát – Giảm quản lý theo lớp đồng thời mở rộng giám sát tuyến đầu để có quyền tự chủ và giám sát cân bằng.
- Phân quyền một số quyết định – Cho phép tự do đưa ra quyết định ở cấp địa phương hoặc cấp nhóm để mang lại sự linh hoạt và chủ động.
- Giao tiếp theo chiều dọc cởi mở – Khuyến khích đầu vào đi lên theo cấp bậc và đảm bảo thông điệp của người lãnh đạo được truyền tải rõ ràng.
- Xây dựng các kết nối ngang hàng – Tạo điều kiện hợp tác, chuyển giao kiến thức và kết nối mạng giữa các bộ phận.
- Làm phẳng nếu có thể – Loại bỏ hệ thống phân cấp không cần thiết gây cản trở thay vì giúp ích cho năng suất và sự đổi mới.
Kết luận:
Cơ cấu tổ chức phân cấp có phần hiệu quả nhưng hãy lưu ý rằng sự cân bằng giữa khả năng kiểm soát và tính linh hoạt cũng rất quan trọng. Nếu không thực hiện chu đáo, hệ thống phân cấp có thể không duy trì được sự rõ ràng, chuyên môn hóa và phối hợp giữa tất cả các phòng ban và vai trò, đồng thời làm tăng tính cứng nhắc, chia rẽ và xu hướng độc đoán.
💡 Để thúc đẩy sự giao tiếp cởi mở với nhân viên, hãy thường xuyên Khảo sát nhân viên 360 độ và hoạt động xây dựng đội nhóm nên được tiến hành. AhaSlides cung cấp thỏa thuận tốt nhất để giúp kết nối các nhân viên cấp dưới với người quản lý thuộc mọi tuyến và đảm bảo mức độ gắn kết và hài lòng cao thông qua các công cụ trình bày tương tác. Thủ tục thanh toán AhaSlide ngay lập tức để có thêm cảm hứng cho các sự kiện tiếp theo của công ty bạn.
Những câu hỏi thường gặp
Thêm câu hỏi về cơ cấu tổ chức? Chúng tôi đã có câu trả lời tốt nhất cho bạn.
Một ví dụ về cơ cấu tổ chức có thứ bậc là gì?
Cơ cấu tổ chức phân cấp được minh họa bằng sơ đồ tổ chức công ty truyền thống với nhiều cấp quản lý. Ví dụ: cấu trúc kim tự tháp của công ty bắt đầu với Giám đốc điều hành ở trên cùng, tiếp theo là các giám đốc điều hành C-Suite khác, lãnh đạo bộ phận, quản lý bộ phận và cuối cùng là nhân viên tuyến đầu ở cơ sở.
4 loại cơ cấu tổ chức chính là gì?
4 loại cơ cấu tổ chức chính là:
1. Cấu trúc phân cấp: Quyền lực được phân cấp theo chiều dọc/từ trên xuống với chuỗi mệnh lệnh rõ ràng.
2. Cấu trúc phẳng: Ít hoặc không có cấp độ quản lý giữa giám đốc điều hành và nhân viên tuyến đầu.
3. Cấu trúc ma trận: Đường dây báo cáo kép với quyền hạn chung và các nhóm chức năng chéo.
4. Cấu trúc mạng: Nhóm lỏng lẻo các nhóm ngang hàng thay vì hệ thống cấp bậc của người quản lý.
4 cấp độ phân cấp được tìm thấy trong cơ cấu tổ chức cao là gì?
4 cấp độ thường thấy trong cơ cấu tổ chức có thứ bậc cao là:
1. Cấp điều hành
2. Cấp quản lý
3. Cấp độ hoạt động
4. Cấp tuyến đầu
Tại sao cơ cấu tổ chức phân cấp lại quan trọng đối với các công ty?
A. Cấu trúc phân cấp cung cấp sự giám sát tập trung, tiêu chuẩn hóa, hiệu quả thông qua phân công lao động và vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng. Chuỗi mệnh lệnh cho phép phối hợp và chịu trách nhiệm.
Những ưu điểm và nhược điểm chính của cơ cấu tổ chức có thứ bậc là gì?
Ưu điểm bao gồm hiệu quả, chuyên môn hóa, kiểm soát và khả năng dự đoán. Những nhược điểm bao gồm sự cứng nhắc, tính linh hoạt hạn chế, khả năng giao tiếp kém giữa các bộ phận và nhân viên không được trao quyền.
Một tổ chức phân cấp được định nghĩa tốt nhất là gì?
Một tổ chức có thứ bậc được định nghĩa tốt nhất là một tổ chức có cơ cấu quyền lực giống kim tự tháp với quyền lực và trách nhiệm ngày càng tập trung ở các cấp lãnh đạo cao nhất. Kiểm soát và giám sát được thực hiện từ trên xuống.
