Hãy tưởng tượng thế này: bạn đã dành hàng giờ để xây dựng bài thuyết trình. Các slide trông rất tuyệt. Nội dung cũng rất tốt. Nhưng ngay khi bước lên bục giảng, đầu óc bạn bỗng trống rỗng. Bạn bỏ sót một điểm quan trọng ở slide thứ ba. Bạn mất mạch suy nghĩ ở slide thứ bảy. Bạn thuyết trình xong và ngay lập tức nhớ ra ba điều mình đã quên nói.
Ghi chú dành cho người thuyết trình sẽ khắc phục điều đó. Không phải bằng cách biến bạn thành người đọc kịch bản, mà bằng cách cung cấp cho bạn một "lưới an toàn" thầm lặng giúp bạn đi đúng hướng mà khán giả không hề hay biết.
Hầu hết người thuyết trình hoặc là không sử dụng ghi chú, hoặc sử dụng sai cách. Hướng dẫn này sẽ đề cập đến cả hai: cách thêm ghi chú nhanh chóng trong PowerPoint và cách sử dụng chúng sao cho thực sự cải thiện bài thuyết trình của bạn.
Vì sao ghi chú bài thuyết trình đáng để bạn dành thời gian đọc
Lợi ích rõ ràng nhất chính là sự tự tin. Khi các điểm chính, phần chuyển tiếp và số liệu thống kê quan trọng nằm ngay bên dưới slide, bạn sẽ tốn ít năng lượng tinh thần hơn để cố gắng nhớ những gì tiếp theo và dành nhiều thời gian hơn để thực sự kết nối với khán giả.
Nhưng ghi chú không chỉ giúp bạn bình tĩnh hơn. Chúng giúp cho các slide của bạn gọn gàng hơn. Tất cả những gì lẽ ra sẽ trở thành một gạch đầu dòng thứ ba hoặc một đoạn văn bản dài trên màn hình đều có thể nằm trong ghi chú của bạn, nơi chỉ bạn mới có thể nhìn thấy. Khán giả của bạn nhận được hình ảnh. Bạn nhận được chi tiết.
Chúng cũng giúp bài thuyết trình của bạn có thể lặp lại. Nếu bạn trình bày cùng một buổi học cho nhiều nhóm khác nhau, ghi chú chi tiết sẽ giúp bạn trình bày cùng một nội dung mỗi lần, mà không cần phải xây dựng lại toàn bộ ý tưởng từ đầu trước mỗi buổi học.
Và sau khi bài thuyết trình của bạn hoàn tất, ghi chú của bạn sẽ trở thành tài liệu tham khảo sẵn có. Bạn có thể in chúng ra, chia sẻ chúng hoặc sử dụng chúng làm cơ sở cho email tiếp theo. Sự chuẩn bị của bạn không nhất thiết phải biến mất ngay khi bạn đóng máy tính xách tay.
Cách thêm ghi chú trong PowerPoint: hướng dẫn từng bước
Có ba cách để thêm ghi chú cho người thuyết trình trong PowerPoint. Tất cả đều hiệu quả. Sự khác biệt nằm ở thời điểm và lý do bạn sử dụng từng cách.
Phương pháp 1: Sử dụng ngăn Ghi chú ở chế độ xem Thông thường
Thích hợp nhất cho việc chỉnh sửa nhanh và sử dụng hàng ngày.
Đây là cách nhanh nhất và là cách mà hầu hết mọi người sử dụng hàng ngày. Nếu bài thuyết trình của bạn đã được mở sẵn, bạn chỉ cần khoảng 10 giây để thêm ghi chú đầu tiên.
Mở bài thuyết trình của bạn và đảm bảo bạn đang ở chế độ xem Bình thường. Bạn sẽ tìm thấy chế độ này trong tab Xem ở phía trên màn hình. Chế độ xem Bình thường thường là chế độ mặc định, vì vậy rất có thể bạn đã ở chế độ này rồi.
Hãy nhìn xuống cuối màn hình, ngay bên dưới slide của bạn. Bạn sẽ thấy một phần có nội dung "Nhấp chuột để thêm ghi chú". Đó chính là khung ghi chú của bạn. Nhấp vào đó và bắt đầu nhập.
Bạn có thể định dạng ghi chú của mình giống như bất kỳ văn bản nào khác: in đậm, in nghiêng, gạch đầu dòng. Tuy nhiên, hãy giữ cho nó đơn giản. Ghi chú chỉ dành cho bạn đọc, và càng gọn gàng thì bạn càng có thể xem lướt qua nhanh hơn trong khi thuyết trình.
Một mẹo nhỏ hữu ích: khung ghi chú mặc định chỉ hiển thị một dải khá nhỏ ở cuối màn hình. Nếu bạn muốn thêm nhiều hơn một hoặc hai dòng, hãy kéo đường phân cách lên trên để có thêm không gian. Điều này sẽ giúp toàn bộ quá trình dễ dàng hơn.
Khi bạn hoàn thành một slide, hãy nhấp vào hình thu nhỏ tiếp theo ở bảng bên trái và lặp lại. Vậy là xong.
Phương pháp 2: Sử dụng chế độ xem trang Ghi chú
Thích hợp nhất để ghi chú chi tiết, dài hoặc chuẩn bị bài thuyết trình cho người khác.
Nếu Phương pháp 1 có vẻ chật chội, đây là phương án thay thế. Chế độ xem trang ghi chú cung cấp cho bạn một trang đầy đủ cho mỗi slide: slide chính ở trên cùng và một khoảng trống lớn bên dưới để bạn ghi chú.
Vào tab Xem và chọn "Trang Ghi chú". Bạn sẽ thấy chính xác những gì được in nếu cần phân phát ghi chú sau buổi học. Nhấp vào vùng ghi chú và nhập जितना cần thiết.
Chế độ xem này hoạt động tốt khi bạn viết kịch bản chi tiết, thêm nội dung dài dòng hoặc chuẩn bị ghi chú để người khác trình bày. Việc chuyển đổi giữa các slide sẽ chậm hơn, vì vậy nó phù hợp hơn cho một buổi viết ghi chú chuyên tâm hơn là chỉnh sửa nhanh chóng trong lúc làm việc.
Phương pháp 3: Sử dụng chế độ xem dàn ý cho nhiều ghi chú
Phù hợp nhất cho giai đoạn lập kế hoạch ban đầu khi các slide của bạn chưa được hoàn thiện.
Phương pháp này không chỉ đơn thuần là thêm ghi chú mà còn giúp bạn xây dựng bài thuyết trình và ghi chú cùng lúc. Nếu bạn vẫn đang trong giai đoạn lập kế hoạch, thì đây là điều đáng để biết.
Vào tab Xem và chọn "Chế độ xem dàn ý". Bạn sẽ thấy nội dung slide được sắp xếp thành một tài liệu văn bản liên tục. Điều này rất hữu ích để bạn có được cấu trúc hoàn chỉnh trước khi tạo từng slide riêng lẻ. Bạn có thể soạn thảo các điểm chính cần trình bày ở đây cùng với nội dung slide, sau đó quyết định sau đó phần nào sẽ được đưa vào slide và phần nào sẽ được giữ lại trong ghi chú.
Đây không phải là phương pháp phổ biến nhất, nhưng đối với những người tiếp thu tốt hơn qua văn bản hơn là qua slide, nó có thể giúp toàn bộ quá trình xây dựng trở nên tự nhiên hơn.
Sử dụng Chế độ Trình chiếu để hiển thị ghi chú trong khi thuyết trình.
Việc thêm ghi chú chỉ là một nửa vấn đề. Nửa còn lại là khả năng xem các ghi chú đó trong khi bạn đang thuyết trình, mà người nghe không nhìn thấy. Đó chính là chức năng của Chế độ thuyết trình (Presenter View).
Khi bạn đã kết nối với màn hình thứ hai hoặc máy chiếu, hãy bắt đầu trình chiếu từ tab Trình chiếu. Sau khi trình chiếu bắt đầu, hãy tìm tùy chọn Chế độ người thuyết trình trong các điều khiển ở cuối màn hình. Nhấp vào đó.
Màn hình của bạn giờ sẽ hiển thị bốn thứ: slide hiện tại, ghi chú của người thuyết trình, bản xem trước của slide tiếp theo và bộ đếm thời gian. Khán giả chỉ nhìn thấy các slide trên màn hình chính.
Đây chính là cách bố trí giúp cho ghi chú thuyết trình thực sự hiệu quả. Bạn có thể liếc nhìn ghi chú của mình, xem phần tiếp theo là gì và theo dõi thời gian, tất cả mà không làm gián đoạn mạch thuyết trình hay để lộ sự chuẩn bị của bạn cho khán giả.
Một điều cần kiểm tra trước: Chế độ Trình chiếu (Presenter View) yêu cầu PowerPoint nhận diện hai màn hình riêng biệt. Nếu chế độ này không được kích hoạt, hãy đảm bảo màn hình thứ hai hoặc máy chiếu của bạn đã được kết nối đúng cách và được nhận diện trong cài đặt hiển thị. Trên máy Mac, hãy truy cập chế độ này thông qua menu Trình chiếu (Slideshow) thay vì tab Trình chiếu.
In ghi chú PowerPoint
Nếu bạn muốn phân phát ghi chú của mình sau buổi học, hoặc chỉ đơn giản là muốn có một bản sao để tham khảo, việc in ấn rất dễ dàng.
Vào File, sau đó chọn Print. Trong các tùy chọn bố cục in, tìm "Notes Pages" (Trang ghi chú). Thao tác này sẽ in mỗi slide cùng với ghi chú tương ứng bên dưới, mỗi slide một trang. Bạn có thể in tất cả các slide hoặc chọn những slide cụ thể tùy theo nhu cầu.
Tuy đơn giản, nhưng ghi chú in sẵn lại là một món quà lưu niệm tuyệt vời sau các buổi đào tạo hoặc hội thảo. Hầu hết mọi người không nghĩ đến việc này. Những người làm vậy thường được hỏi xin slide bài thuyết trình nhiều hơn.
Làm thế nào để viết ghi chú bài thuyết trình thực sự hữu ích cho bạn
Thêm ghi chú thì dễ. Viết những ghi chú thực sự giúp cải thiện bài thuyết trình của bạn cần nhiều suy nghĩ hơn. Dưới đây là những điểm khác biệt giữa ghi chú hữu ích và những ghi chú bạn sẽ bỏ qua ngay khi đứng trước đám đông.
Hãy viết theo cách bạn nói, chứ không phải theo cách bạn viết.
Ghi chú không phải là kịch bản. Chúng chỉ là gợi ý. Nếu bạn viết bằng những câu hoàn chỉnh, trang trọng, bạn sẽ hoặc đọc chúng từng chữ một và nghe như robot, hoặc bạn sẽ thấy chúng quá chậm để đọc lướt và hoàn toàn bỏ dùng chúng.
Hãy viết theo cách bạn sẽ giải thích điều gì đó cho đồng nghiệp. Sử dụng các từ viết tắt, câu không hoàn chỉnh, cách diễn đạt thân mật. "Ba lý do tại sao điều này quan trọng" sẽ hữu ích hơn khi trình bày giữa chừng so với "Có ba lý do chính tại sao điều này lại quan trọng." Mục tiêu là để người đọc nhanh chóng nắm bắt thông tin, chứ không phải để đọc kỹ.
Hãy viết chúng đủ ngắn để dễ dàng quét qua.
Nếu ghi chú của bạn dài đến ba đoạn văn cho mỗi slide, thì chúng không còn là ghi chú nữa. Chúng là một kịch bản mà bạn chưa thừa nhận mình đã viết.
Thông thường, một hoặc hai gạch đầu dòng ngắn gọn cho mỗi slide là đủ. Nếu bạn thấy mình viết nhiều hơn, hãy tự hỏi liệu chi tiết bổ sung đó có nên được đưa vào ghi chú hay không, hay liệu nó cho thấy slide đang cố gắng truyền tải quá nhiều thông tin.
Thêm hiệu ứng chuyển tiếp của bạn
Đây là điều mà hầu hết mọi người thường quên. Chỉ biết nội dung trên mỗi slide thôi là chưa đủ. Bạn cần biết cách chuyển tiếp từ slide này sang slide khác.
Một dòng ngắn gọn ở cuối phần ghi chú của mỗi slide là đủ: "Chuyển tiếp sang slide dữ liệu" hoặc "Hỏi ý kiến người nghe về trải nghiệm của họ trước khi chuyển sang slide tiếp theo." Các đoạn chuyển tiếp là nơi người thuyết trình dễ bị lạc mạch, và chỉ cần một dòng nhắc nhở ngắn gọn là đủ để duy trì sự liền mạch.
Hãy ghi chú lại thời gian của bạn.
Thêm các gợi ý thời gian sơ bộ vào các slide mà nhịp độ trình bày quan trọng: "Hai phút ở đây" hoặc "Dành năm phút cho câu hỏi ở cuối bài thuyết trình". Bạn không cần phải tính thời gian cho từng slide, nhưng việc biết mình nên ở đâu khi đến giữa bài thuyết trình sẽ giúp bạn tránh được cảm giác hoảng loạn khi nhận ra mình đang trình bày quá dài trong khi vẫn còn mười slide nữa.
Đánh dấu số của bạn
Nếu bạn trích dẫn số liệu thống kê, tỷ lệ phần trăm hoặc con số cụ thể, hãy ghi chú lại. Không phải vì bạn không nhớ, mà vì việc trích dẫn sai số liệu trước đám đông là điều âm thầm làm giảm uy tín của bạn. Một cái nhìn nhanh để xác nhận luôn đáng giá.
Hãy tự nhủ mình nên tìm kiếm ở đâu.
Đối với các slide có hình ảnh phức tạp, biểu đồ hoặc nhiều điểm dữ liệu, một ghi chú hướng dẫn ngắn gọn sẽ rất hữu ích: "Hãy bắt đầu với cột bên trái" hoặc "Điểm mấu chốt nằm ở sự tăng đột biến trong quý 3". Điều này giúp bạn tránh bị lạc hướng trên chính slide của mình khi khán giả đang theo dõi.
Nâng tầm trải nghiệm với các bài thuyết trình tương tác.
Ghi chú bài thuyết trình giúp bạn tự tin và có khả năng tổ chức tốt hơn. Nhưng sự chuẩn bị thôi chưa đủ. Nửa còn lại của một bài thuyết trình tuyệt vời nằm ở những gì diễn ra giữa bạn và khán giả khi bạn đang thực sự ở trong phòng.
Đó là lý do các công cụ như AhaSlides ra đời.Trong khi ghi chú giúp bạn theo dõi nội dung chính, AhaSlides bổ sung thêm các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp, câu đố, đám mây từ khóa và hỏi đáp trực tiếp vào luồng bài thuyết trình của bạn. Khán giả tham gia theo thời gian thực từ điện thoại của họ, kết quả hiển thị ngay lập tức trên màn hình và không khí trong phòng chuyển từ thụ động sang năng động.
Hai công cụ này phối hợp rất tốt với nhau. Ghi chú của bạn giúp bạn trình bày nội dung. AhaSlides giúp bạn thu hút khán giả. Không công cụ nào thay thế công cụ kia, và việc làm tốt cả hai là điều tạo nên sự khác biệt giữa một bài thuyết trình mà mọi người chỉ ngồi nghe và một bài thuyết trình mà họ thực sự nhớ mãi.
Tóm lại: hoàn thiện bài thuyết trình của bạn với ghi chú dành cho người thuyết trình.
Những bài thuyết trình tuyệt vời không tự nhiên mà có. Chúng xuất hiện bởi vì người thuyết trình đã suy nghĩ kỹ lưỡng về những gì cần nói, cách nói và những gì khán giả cần nhận được từ bài thuyết trình đó.
Ghi chú dành cho người thuyết trình chính là nơi chứa đựng những suy nghĩ đó. Hãy bắt đầu sử dụng chúng một cách đúng đắn và bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt gần như ngay lập tức: bài thuyết trình trôi chảy hơn, ít bị mất tập trung hơn, tự tin hơn khi đứng trước đám đông.
Hãy chọn một kỹ thuật từ phần "các phương pháp tốt nhất" và áp dụng nó vào bài thuyết trình tiếp theo của bạn. Quan sát những thay đổi. Sau đó, hãy phát triển từ đó.
