Hầu hết các bài thuyết trình đều diễn ra theo một chiều. Bạn nói. Họ lắng nghe. Đến một lúc nào đó, sự chú ý của họ bị phân tán, điện thoại được đưa lên, và buổi thuyết trình tiếp tục mà không có họ. Biểu đồ từ khóa là một trong những cách đơn giản nhất để đảo ngược động thái đó, và chúng thực hiện điều đó chỉ trong khoảng sáu mươi giây.
Cơ chế rất đơn giản: bạn đặt câu hỏi cho khán giả, họ trả lời bằng các từ đơn hoặc cụm từ ngắn, và câu trả lời của họ sẽ hiện lên màn hình theo thứ tự tần suất xuất hiện. Những câu trả lời phổ biến nhất sẽ hiện lên với kích thước lớn nhất. Cả phòng có thể theo dõi quá trình này diễn ra trong thời gian thực. Chỉ trong một slide, mỗi người trong phòng đều đã đóng góp điều gì đó và có thể thấy câu trả lời của mình so với những người khác như thế nào.
Sự chuyển đổi từ thụ động sang chủ động sẽ thay đổi cách mà phần còn lại của bài thuyết trình diễn ra. Những người tham gia sẽ có mặt nhiều hơn những người chỉ xem. Biểu đồ từ khóa là một cách ít tốn công sức. để tạo ra sự tham gia đó Chúng có thể được sử dụng ở bất kỳ thời điểm nào trong buổi làm việc, cho dù bạn đang giảng dạy trên lớp, tổ chức khóa đào tạo, điều hành hội thảo hay thuyết trình trước đội ngũ lãnh đạo.
Hướng dẫn này sẽ giải thích lý do tại sao đám mây từ ngữ lại hiệu quả, khi nào nên sử dụng chúng và cách thêm chúng vào bài thuyết trình PowerPoint.
Vì sao đám mây từ khóa lại hiệu quả
Giá trị của một đám mây từ khóa không nằm ở hình ảnh trực quan, mà nằm ở hành động đóng góp vào đó.
Khi bạn đặt câu hỏi cho khán giả và hiển thị câu trả lời của họ trên màn hình, hai điều xảy ra đồng thời. Thứ nhất, mọi người cảm thấy được lắng nghe: câu trả lời của họ được hiển thị rõ ràng, kích thước được điều chỉnh theo số người đồng ý. Thứ hai, mọi người trở nên tò mò: họ muốn xem những người khác đã nói gì và câu trả lời của họ so với những người khác như thế nào. Cả hai điều đó đều thu hút sự chú ý, điều mà các bài thuyết trình luôn luôn hướng tới.
Biểu đồ từ khóa cũng cung cấp cho bạn thông tin thực tế. Việc kiểm tra mức độ hiểu bài giữa chừng cho bạn biết liệu khán giả đã hiểu phần cuối cùng trước khi bạn tiếp tục phần tiếp theo hay chưa. Câu hỏi mở đầu về cảm nhận của mọi người cho bạn biết liệu bạn đang bắt đầu với một khán giả đang tập trung hay bị phân tâm. Câu hỏi kết thúc về những điểm chính cho bạn biết điều gì thực sự hiệu quả so với những gì bạn nghĩ. Vòng phản hồi này có sẵn trong thời gian thực, có nghĩa là bạn có thể hành động dựa trên đó thay vì chỉ phát hiện ra trong một cuộc khảo sát sau buổi thuyết trình mà chẳng ai đọc.
Cách thêm đám mây từ khóa vào PowerPoint
Cách thiết thực nhất để thêm đám mây từ khóa trực tiếp vào PowerPoint là thông qua một tiện ích bổ sung xử lý lớp tương tác của khán giả. AhaSlides có một tiện ích bổ sung miễn phí cho PowerPoint giúp thực hiện điều này mà không yêu cầu khán giả phải tải xuống bất cứ thứ gì. Họ tham gia thông qua mã QR hoặc liên kết ngắn, gửi phản hồi trên điện thoại của họ, và đám mây từ khóa sẽ được cập nhật trên slide của bạn theo thời gian thực.
Đây là cách thiết lập nó.
Bắt đầu
Tạo tài khoản AhaSlides miễn phí tại ahaslides.comGói miễn phí hỗ trợ tối đa năm mươi người tham gia, phù hợp với hầu hết các lớp học và cuộc họp. Quá trình đăng ký chỉ mất khoảng hai phút.
Trong PowerPoint, hãy vào tab Chèn và nhấp vào Tải tiện ích bổ sung. Tìm kiếm AhaSlides trong Microsoft Store, nhấp vào Thêm và cho phép tích hợp. Một nút sẽ xuất hiện trên thanh công cụ PowerPoint của bạn. Đây là cài đặt một lần và sẽ được giữ nguyên cho tất cả các bài thuyết trình trong tương lai.
Thêm đám mây từ vào slide của bạn
Mở bài thuyết trình của bạn và điều hướng đến trang chiếu mà bạn muốn hiển thị đám mây từ. Nhấp vào nút AhaSlides trên thanh công cụ và chọn Word Cloud từ menu. Một khung giữ chỗ sẽ xuất hiện trên trang chiếu của bạn, bạn có thể thay đổi kích thước và vị trí của khung này giống như bất kỳ phần tử nào khác.
Thiết lập nó lên
Nhấp vào chỗ giữ chỗ để truy cập cài đặt. Quan trọng nhất là câu hỏi: câu hỏi mà người nghe sẽ trả lời. Câu hỏi mơ hồ sẽ tạo ra những câu trả lời mơ hồ. Câu hỏi cụ thể sẽ tạo ra những câu trả lời hữu ích. "Điều bạn lo ngại nhất về sự thay đổi này là gì?" sẽ hiệu quả hơn "Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn." "Một từ nào mô tả cảm xúc của bạn lúc này?" sẽ hiệu quả hơn "Bạn khỏe không?"
Các thiết lập khác đáng xem xét: lọc từ ngữ tục tĩu, nên bật tính năng này trong môi trường lớp học; số lượng từ ngữ mỗi người tham gia, trong đó giới hạn mỗi người chỉ được nhập một từ sẽ tạo ra nhiều phản hồi đa dạng hơn từ nhiều người; và liệu có ẩn kết quả trong quá trình nộp bài hay không, điều này giúp ngăn chặn các phản hồi ban đầu ảnh hưởng đến các phản hồi sau. Tất cả các thiết lập khác có thể giữ nguyên mặc định.
Chạy đoạn video này trong suốt bài thuyết trình của bạn.
Khi đến slide chứa đám mây từ khóa, hãy nhấp vào nút AhaSlides. Mã tham gia và mã QR sẽ xuất hiện trên slide của bạn. Hãy nói với khán giả: "Quét mã hoặc truy cập ahaslides.com và nhập mã này, sau đó nhập câu trả lời của bạn."
Các phản hồi sẽ xuất hiện ngay khi chúng được gửi đến. Hãy đợi từ ba mươi đến sáu mươi giây: đủ lâu để hầu hết mọi người phản hồi, nhưng đủ ngắn để duy trì sự tương tác. Khi bạn sẵn sàng đóng lại, hãy nhấp vào Dừng phản hồi. Đám mây từ khóa sẽ hoàn tất và bạn có thể thảo luận về những gì mình thấy trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Một lưu ý thực tế: việc sử dụng đám mây từ khóa cần có kết nối internet để thu thập phản hồi. Hãy kiểm tra wifi của địa điểm tổ chức trước khi thuyết trình và chuẩn bị sẵn điểm phát sóng di động dự phòng nếu kết nối không ổn định.
Khi nào nên sử dụng đám mây từ khóa
Biểu đồ từ khóa hiệu quả nhất khi bạn có một câu hỏi thực sự và thực sự muốn biết câu trả lời. Khi được sử dụng theo cách đó, chúng tạo ra một khoảnh khắc tham gia thực sự. Còn khi được sử dụng như một phần bổ sung hoặc để làm dài thêm một phần nào đó, chúng sẽ bộc lộ bản chất thật của mình.
Dưới đây là năm tình huống mà chúng luôn phát huy hiệu quả tốt.
Khai mạc phiên họp
Bắt đầu bằng câu hỏi "Hôm nay bạn cảm thấy thế nào?" chỉ bằng một từ, chỉ mất chín mươi giây nhưng có thể thay đổi không khí trong lớp. Bạn sẽ ngay lập tức biết được ai đang căng thẳng, mất tập trung hoặc không chú ý trước khi bạn áp dụng một phong cách giảng dạy không phù hợp. Học sinh nhìn thấy từ của mình trên màn hình cảm thấy được quan tâm ngay cả trước khi bài học bắt đầu. Các nhóm tham gia vào phần mở đầu sẽ tiếp cận nội dung bài học với tinh thần tập trung hơn so với khi không có phần mở đầu.
Kiểm tra mức độ hiểu bài giữa buổi học.
Sau khi giải thích một khái niệm, việc hỏi "Ý chính mà chúng ta vừa học là gì?" sẽ cho bạn biết ngay lập tức liệu mọi người trong lớp có hiểu hay không trước khi bạn tiếp tục. Nếu câu trả lời cho thấy sự hiểu biết chính xác, bạn có thể tự tin tiếp tục. Nếu họ tỏ ra bối rối hoặc có những cách hiểu khác nhau, bạn biết cần phải giải thích lại trước khi tiếp tục. Điều này hữu ích hơn việc hỏi "Mọi người có hiểu không?", câu hỏi hầu như luôn chỉ nhận được sự im lặng bất kể thực tế có sự bối rối đến mức nào.
Hãy thu thập ý kiến từ nhiều người trước khi trình bày quan điểm của riêng bạn.
Trong một buổi huấn luyện về văn hóa hoặc giá trị, việc hỏi "Phẩm chất nào bạn đánh giá cao nhất ở một đồng đội?" trước khi trình bày nội dung sẽ cho thấy những gì mọi người trong phòng đã nghĩ. Nếu câu trả lời phù hợp với những gì bạn sắp nói, bạn có thể viện dẫn sự đồng thuận đó. Nếu chúng khác nhau, bạn sẽ biết được điểm bất đồng trước khi gặp phải. Dù thế nào đi nữa, bạn đang làm việc cùng với mọi người trong phòng chứ không phải áp đặt ý kiến lên họ.
Ghi lại các ý tưởng trong một buổi động não
Việc đặt câu hỏi "Giải pháp cho vấn đề này là gì?" cho phép một nhóm hai mươi người đưa ra hai mươi ý tưởng trong vòng sáu mươi giây. Biểu đồ đám mây từ khóa cho thấy những gợi ý nào được nhắc đi nhắc lại nhiều lần, điều này cho thấy những ý tưởng nào nhận được sự đồng tình trong nhóm chứ không chỉ là ý kiến của người nói to nhất. Đây là một cách nhanh chóng để làm nổi bật tư duy tập thể trước khi thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
Kết thúc bằng hóa đơn mang về.
Kết thúc bằng câu hỏi "Điều bạn nhớ nhất từ bài thuyết trình hôm nay là gì?" sẽ cho bạn biết điều gì thực sự gây ấn tượng chứ không phải điều bạn định truyền tải. Có thể bạn dành phần lớn thời gian cho dữ liệu nhưng các phản hồi lại liên tục đề cập đến câu chuyện cá nhân mà bạn đã kể thoáng qua. Đó là thông tin hữu ích cho lần thuyết trình tiếp theo của bạn. Nó cũng mang lại cho người nghe khoảnh khắc suy ngẫm, giúp họ củng cố kiến thức trước khi rời đi.
Mẹo để nhận được phản hồi tốt hơn
Sự khác biệt giữa một đám mây từ khóa tạo ra dữ liệu hữu ích và một đám mây từ khóa chỉ tạo ra nhiễu thường nằm ở câu hỏi. Một câu hỏi mơ hồ sẽ nhận được những câu trả lời mơ hồ. "Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn" không cho người nghe biết bạn muốn nhận được phản hồi như thế nào. "Điều duy nhất bạn muốn thay đổi về quy trình này là gì?" sẽ cho họ biết chính xác điều cần suy nghĩ và hướng suy nghĩ.
Hãy giữ thời gian phản hồi ngắn. Thông thường, 30 đến 60 giây là đủ. Thời gian phản hồi dài hơn không tạo ra câu trả lời tốt hơn, mà lại tạo thêm thời gian cho người ta do dự hoặc bị phân tâm. Sự khẩn cấp của một khoảng thời gian ngắn thường tạo ra những câu trả lời trung thực và bản năng hơn so với một khoảng thời gian dài.
Đừng giải thích quá chi tiết về cách thức hoạt động. Chỉ cần một hướng dẫn rõ ràng là đủ cho người nghe: "Quét mã, nhập một từ, nhấn gửi." Bất cứ điều gì hơn thế sẽ làm chuyển sự chú ý từ câu hỏi sang công nghệ, điều này hoàn toàn trái ngược với mục đích của bạn.
Luôn thảo luận về kết quả trước khi chuyển sang vấn đề khác. Biểu đồ từ khóa không phải là điểm kết thúc của cuộc tương tác, mà là điểm khởi đầu. Hãy dành ba mươi giây để nói về những gì bạn thấy. "Tôi nhận thấy từ 'sự tin tưởng' được nhắc đến nhiều lần. Điều đó cho tôi biết điều gì đó quan trọng về những giá trị mà nhóm này coi trọng." Sự thừa nhận đó cho thấy ý kiến đóng góp của người nghe rất quan trọng, điều này khiến họ có nhiều khả năng tham gia hơn vào lần sau khi bạn hỏi.
Hãy sử dụng đám mây từ khóa một cách tiết kiệm. Thông thường, hai hoặc ba đám mây từ khóa cho mỗi bài thuyết trình là số lượng phù hợp. Chúng hiệu quả một phần vì tính bất ngờ. Nếu mỗi slide đều yêu cầu phản hồi, sự mới lạ sẽ biến mất và cả sự thu hút tương tác mà nó mang lại cũng vậy.
Câu hỏi thường gặp
Một vài câu hỏi thực tế thường xuyên được đặt ra về việc sử dụng đám mây từ khóa trong các bài thuyết trình.
Phiên bản miễn phí của AhaSlides hỗ trợ tối đa năm mươi người tham dự, phù hợp với hầu hết các lớp học và cuộc họp. Các gói trả phí hỗ trợ số lượng người tham dự lớn hơn nếu bạn cần.
Nếu kết nối internet bị gián đoạn giữa chừng bài thuyết trình, đám mây từ khóa sẽ ngừng thu thập phản hồi. Kiểm tra wifi của địa điểm tổ chức trước khi bắt đầu và sử dụng điểm phát sóng di động làm phương án dự phòng sẽ loại bỏ hầu hết rủi ro này. Chỉ cần bỏ ra hai phút để kiểm tra là hoàn toàn xứng đáng.
Bạn có thể lưu lại các đám mây từ. Chụp ảnh màn hình trong suốt phiên họp hoặc tải hình ảnh xuống sau đó thông qua AhaSlides. Cả hai tùy chọn đều hữu ích nếu bạn muốn lưu lại các câu trả lời.
Các bài thuyết trình kết hợp rất hiệu quả khi sử dụng đám mây từ khóa. Người tham gia trực tiếp và từ xa cùng gửi phản hồi thông qua cùng một liên kết đồng thời, do đó đám mây phản ánh ý kiến đóng góp từ tất cả mọi người trong phòng bất kể họ ở đâu.
Nếu bạn lo ngại về những nội dung không phù hợp, tính năng lọc từ ngữ tục tĩu sẽ tự động phát hiện hầu hết các vấn đề. Đối với những trường hợp mà hành vi là mối quan tâm thực sự, việc đề cập ngay từ đầu rằng mọi người đều có thể xem được các phản hồi thường là một lời nhắc nhở đủ mạnh để mọi người tự điều chỉnh hành vi.
Kết thúc
Việc thiết lập đám mây từ khóa chỉ mất khoảng hai phút và chạy trong sáu mươi giây. Với khoản đầu tư đó, bạn sẽ có được một nhóm người tham gia tích cực thay vì chỉ xem thụ động, dữ liệu thời gian thực về những gì khán giả nghĩ và hiểu, và một khoảnh khắc mà mọi người thường nhớ đến sau khi hầu hết các slide đã bị mờ nhạt.
Kỹ thuật này hiệu quả vì nó thực sự mang tính tương tác chứ không chỉ tương tác về mặt hình thức. Khán giả không chỉ đơn thuần nhấp chuột vào một kịch bản được xây dựng sẵn hoặc xem một đoạn hoạt hình. Họ đang đóng góp điều gì đó, thấy được phản hồi lại và chứng kiến phản ứng tập thể hình thành trong thời gian thực. Đó là một trải nghiệm khác biệt so với một bài thuyết trình thông thường, và nó thay đổi cách mà phần còn lại của buổi thuyết trình diễn ra.
Hãy thử cách này trong bài thuyết trình tiếp theo của bạn. Bắt đầu bằng một đám mây từ khóa, đặt nó vào thời điểm bạn thực sự muốn biết khán giả nghĩ gì. Hãy để ý xem nó tác động như thế nào đến không gian xung quanh.
