Để theo dõi việc hoàn thành khóa đào tạo của nhân viên, hãy xác định thế nào là "hoàn thành", ghi lại một vài thông tin giống nhau cho mỗi người, lưu giữ bằng chứng trong thời gian cơ quan quản lý yêu cầu và kiểm tra số liệu theo lịch trình cố định. Bảng tính có thể thực hiện việc này cho một nhóm nhỏ. Một công cụ theo dõi khóa học tự động ghi lại tiến độ sẽ giúp bạn loại bỏ việc phải theo dõi và nhập lại dữ liệu.
Hướng dẫn này dành cho những người tổ chức các khóa đào tạo bắt buộc hoặc tuân thủ quy định và cần chứng minh rằng khóa học đã được thực hiện. Nó bao gồm những gì cần ghi lại, cách viết quy tắc hoàn thành, những gì kiểm toán viên yêu cầu xem và ba cách để lưu giữ hồ sơ, với các ví dụ minh họa về chăm sóc sức khỏe và bảo hiểm.
Những điều cần ghi lại sau mỗi khóa đào tạo đã hoàn thành
Hồ sơ đào tạo cần trả lời bốn câu hỏi: ai, cái gì, khi nào và tốt đến mức nào. Nếu thiếu bất kỳ câu trả lời nào, bạn không thể chứng minh người đó đã được đào tạo, mà chỉ chứng minh họ đã được mời tham gia.
| Phần | Những gì để chụp | Tại sao kiểm toán viên lại hỏi điều đó? |
|---|---|---|
| Người học | Họ và tên đầy đủ cùng mã số định danh duy nhất, chẳng hạn như số nhân viên hoặc địa chỉ email công việc. | Tên có thể lặp lại và vai trò của mọi người có thể thay đổi, vì vậy mã định danh (ID) sẽ liên kết bản ghi với một người cụ thể. |
| Khóa học và phiên bản | Tiêu đề, kèm theo phiên bản hoặc ngày ban hành chính sách mà nó giảng dạy. | Hiển thị những quy tắc mà người đó đã được đào tạo. |
| Chuyển nhượng | Ngày chỉ định và lý do (nhân viên mới, bồi dưỡng hàng năm, thay đổi chính sách) | Điều này cho thấy chương trình đào tạo đã đến đúng người vào đúng thời điểm. |
| Hoàn thành | Ngày hoàn thành và quy tắc họ đã đáp ứng | Phân biệt giữa "đã mở" và "đã hoàn thành". |
| Kết quả | Điểm số hoặc đạt/không đạt dựa trên điểm đạt. | Điều này cho thấy người đó đã hiểu bài. |
| Thời gian dành | Thời gian học tập tích cực, nơi bạn có thể ghi lại nó. | Giúp thách thức việc nhấp chuột |
| Tiếp theo đến hạn | Ngày ôn tập | Ngăn chặn sai sót không bị phát hiện. |
Mỗi người chỉ được xếp một hàng cho mỗi lần thử, chứ không phải mỗi người một hàng riêng. Lần thử thứ hai sau lần đầu thất bại cũng là bằng chứng.
Hãy viết quy tắc hoàn thành trước khi bạn theo dõi bất cứ điều gì.
"Hoàn thành" có nghĩa khác nhau đối với các nhóm khác nhau. Hãy ghi rõ điều này bằng văn bản trước, nếu không hai người quản lý sẽ báo cáo hai tỷ lệ hoàn thành khác nhau cho cùng một khóa học.
Một quy tắc hữu ích có tối đa ba phần:
- Độ phủ mi: Người học đã hoàn thành tất cả các bài học, chứ không chỉ trang cuối cùng.
- Hiểu: Người học đã đạt được điểm tối thiểu trong các bài kiểm tra kiến thức, ví dụ như 80% đúng.
- Cố gắng: Người học chỉ dành một khoảng thời gian tối thiểu để tiếp thu tài liệu, điều này giúp loại bỏ những người chỉ lướt qua một khóa học dài một giờ trong vòng hai phút.
Sau đó, hãy quyết định điều gì sẽ xảy ra khi ai đó không tuân thủ quy tắc. Họ có thử lại ngay lập tức hay chờ người giám sát? Hồ sơ có ghi lại lần thử trước đó không? Hãy viết ra một lần và áp dụng cho tất cả mọi người.
Sự kỷ luật tương tự sẽ mang lại cho bạn sự sạch sẽ. tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạoTỷ lệ thành công được tính bằng số người đáp ứng yêu cầu chia cho số người bạn đã chỉ định. Nếu bạn chỉ định 40 người và 34 người đáp ứng yêu cầu, tỷ lệ của bạn là 85%. Luôn luôn ghi rõ mẫu số, vì "34 người hoàn thành" sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu không có "trên tổng số 40".
Những gì kiểm toán viên và cơ quan quản lý mong muốn thấy
Các quy định khác nhau tùy theo lĩnh vực và quốc gia, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu cụ thể với nhóm tuân thủ của bạn. Ba ví dụ này cho thấy mô hình chung: đào tạo đúng người, sau đó chứng minh được năng lực của họ.
Bảo hiểm y tế Hoa Kỳ (HIPAA). Quy định về quyền riêng tư yêu cầu một tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh phải đào tạo tất cả các thành viên trong lực lượng lao động của mình về các chính sách và thủ tục bảo mật thông tin, đào tạo nhân viên mới trong một khoảng thời gian hợp lý kể từ khi gia nhập, và đào tạo lại nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi chính sách quan trọng. Quy định này cũng yêu cầu tổ chức phải lập hồ sơ chứng minh việc đào tạo đã được cung cấp và lưu giữ hồ sơ đó trong sáu năm.45 164.530 CFRQuy định về an ninh cũng yêu cầu ghi chép bằng văn bản về các hành động và hoạt động cần thiết, trong thời hạn sáu năm.45 164.316 CFRTrên thực tế, điều đó có nghĩa là mỗi người cần có một bản ghi kèm ngày tháng, chứ không phải một mục duy nhất ghi "tất cả nhân viên đã được đào tạo".
Hệ thống y tế và chăm sóc sức khỏe Vương quốc Anh (NHS). Các nhà tuyển dụng quyết định nhóm nhân viên nào cần tham gia các khóa đào tạo bắt buộc và theo quy định, sử dụng Khung đào tạo kỹ năng cốt lõi do Skills for Health công bố làm chuẩn mực. Theo Skills for Health, các tổ chức NHS ở Anh đã nộp Tuyên bố phù hợp với khung này có thể ghi lại và báo cáo các khóa đào tạo phù hợp trên Hồ sơ nhân viên điện tử (Electronic Staff Record).Kỹ năng vì sức khỏe, Khung đào tạo kỹ năng cốt lõi - Câu hỏi thường gặpNếu bạn tổ chức đào tạo bên ngoài ESR, chẳng hạn như cho một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc tư nhân, bạn vẫn cần có hồ sơ riêng về việc ai đã hoàn thành khóa học nào và khi nào.
Bảo hiểm (chống rửa tiền). Các công ty bảo hiểm Hoa Kỳ phát hành các sản phẩm được bảo hiểm phải thực hiện chương trình chống rửa tiền bao gồm đào tạo thường xuyên cho những người có trách nhiệm về vấn đề này. Công ty có thể trực tiếp đào tạo nhân viên, đại lý và môi giới của mình, hoặc xác minh rằng họ đã được đào tạo bởi một công ty bảo hiểm khác hoặc bên thứ ba có thẩm quyền.31 1025.210 CFRTuyến đường thứ hai chỉ hoạt động nếu bạn có bằng chứng về việc được đào tạo bên ngoài, vì vậy thiết bị theo dõi của bạn cần có một trường dành cho "đã được đào tạo ở nơi khác" và bản sao của bằng chứng đó.
Điểm chung của những điều này rất đơn giản. Cơ quan quản lý hiếm khi hỏi về phương pháp của bạn. Họ chỉ hỏi về hồ sơ: người thực hiện, quá trình đào tạo, ngày tháng và bằng chứng lưu giữ.
Ba cách để lưu giữ hồ sơ
| Phương pháp | Hoạt động tốt nhất khi | Xem ra cho |
|---|---|---|
| Bảng tính | Dưới 30 người, một hoặc hai khóa học, một chủ sở hữu. | Nhập liệu thủ công, không có bằng chứng về những gì người học đã làm, sai lệch phiên bản khi có hai người cùng chỉnh sửa. |
| hệ thống quản lý nhân sự hoặc quản lý đào tạo | Bạn đã sở hữu một cái và nó chứa hệ thống ghi dữ liệu. | Thời gian thiết lập, chi phí trên mỗi người dùng và nội dung đào tạo vẫn cần phải được xây dựng hoặc mua. |
| Công cụ quản lý khóa học tích hợp chức năng theo dõi. | Bạn tự xây dựng chương trình đào tạo của riêng mình và muốn ghi nhận quá trình hoàn thành của người học. | Có thể không thay thế được hệ thống quản lý nhân sự hiện hành, vì vậy hãy lên kế hoạch xuất dữ liệu. |
Sử dụng bảng tính là một khởi đầu khá tốt, và đó là công cụ mà hầu hết các nhóm nhỏ đều sử dụng. Nó dễ sử dụng khi bạn cần bằng chứng cho mỗi lần đánh dấu: điểm số, thời gian và số lần thử. Càng thêm nhiều khóa học và người tham gia, bạn càng mất nhiều thời gian để nhập lại dữ liệu.
Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy kiểm tra bằng một câu hỏi: Tôi có thể cung cấp đầy đủ hồ sơ cho một người cụ thể, cho một khóa học, trong vòng chưa đầy năm phút không? Nếu không, cuộc kiểm toán tiếp theo sẽ giúp bạn phát hiện ra điều đó.
Cách theo dõi tiến độ hoàn thành khóa học với AhaSlides Courses
AhaSlides Courses là một cách thực tế để làm điều này khi bạn tự xây dựng khóa đào tạo. Nó ghi lại tiến độ và kết quả học tập của người học ngay khi họ tham gia, vì vậy bạn không cần phải xây dựng lại hồ sơ bằng tay. Dựa trên sản phẩm chính thức vào ngày 15 tháng 10 năm 2026, đây là những gì nó bao gồm:
- Xây dựng hoặc chuyển đổi. Tạo khóa học từ đầu, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) từ một gợi ý hoặc tệp tin, hoặc chuyển đổi bài thuyết trình bạn đang dùng cho đào tạo trực tiếp thành khóa học tự học. Kiểm tra bản nháp được tạo ra trước khi xuất bản.
- Học viên đăng nhập. Bất kỳ ai có liên kết đều có thể mở khóa học, nhưng người học phải đăng nhập hoặc tạo tài khoản để tiến trình học tập của họ được lưu lại. Bạn cũng có thể giới hạn quyền truy cập khóa học chỉ cho những người học được chỉ định.
- Phân công người và nhóm. Chọn người tham gia cá nhân hoặc nhóm học viên, phù hợp với "tất cả nhân viên mới" hoặc "tất cả nhân viên xử lý khiếu nại".
- Thiết lập các quy tắc hoàn thành. Yêu cầu hoàn thành tất cả các bài học, đạt tỷ lệ phần trăm tối thiểu các câu trả lời đúng trong các bài kiểm tra kiến thức của khóa học, thời gian học tập tích cực tối thiểu, hoặc kết hợp các yêu cầu trên. Người học sẽ thấy các yêu cầu này, và quyết định đạt hay không được đưa ra bởi máy chủ, chứ không phải bởi người học.
- Tính điểm tự động. Các bài kiểm tra kiến thức được chấm điểm tự động, vì vậy mỗi người học đều có điểm số mà không cần ai chấm.
- Đọc báo cáo khóa học. Báo cáo này hiển thị tổng quan, kết quả theo từng bài học và chi tiết từng học viên, bao gồm cả nhật ký hoạt động của mỗi người. Bạn có thể xuất báo cáo dưới dạng CSV hoặc PDF để lưu trữ, dùng làm bằng chứng cho kiểm toán viên hoặc tải vào hệ thống khác.
Điều này giúp bảng các trường thông tin trước đó được tự động hóa phần lớn: người học, khóa học, hoàn thành, kết quả và thời gian học được ghi lại khi người học tiếp thu kiến thức. Bạn vẫn cần tự thêm phiên bản chính sách, lý do giao bài tập và lịch học ôn tập của mình.
AhaSlides Courses không phải là một hệ thống quản lý nhân sự hoặc quản lý đào tạo hoàn chỉnh. Nếu tổ chức của bạn cần lưu trữ hồ sơ trong một hệ thống cụ thể, hãy coi việc xuất dữ liệu như một cầu nối để tích hợp vào hệ thống đó. Sử dụng khóa học cho chính quá trình đào tạo và ghi lại kết quả của từng người.
Nếu bạn cũng tổ chức buổi đào tạo trực tiếp, bạn có thể chạy buổi học trên AhaSlides trước, sau đó chuyển bài thuyết trình đó thành khóa học tự học cho những người bỏ lỡ. Hướng dẫn của chúng tôi về đo lường hiệu quả đào tạo sau khi hoàn thành khóa học. Nội dung này đề cập đến những gì cần đo lường sau khi quá trình hoàn thành được kiểm soát.
Bạn có thể đọc về cách một khóa học được tạo và xuất bản trong phần [tham khảo]. Trung tâm trợ giúp AhaSlides.
Một quy trình đơn giản để đảm bảo tính chính xác của các con số.
Việc theo dõi chỉ hữu ích nếu có người xem xét nó. Một quy trình ngắn gọn hiệu quả hơn là một đợt dọn dẹp lớn hàng năm:
- Hàng tuần: Kiểm tra xem nhân viên mới đã được phân bổ các môn học bắt buộc chưa.
- Hàng tháng: Lấy báo cáo hoàn thành, so sánh số lượng đã hoàn thành với số lượng được giao và gửi thông báo cho những người chưa đáp ứng được quy định.
- Hàng quý: Kiểm tra lịch các khóa học ôn tập trong 90 ngày tới và lên lịch sớm.
- Hàng năm: Hãy kiểm tra toàn bộ quy trình bằng cách lập hồ sơ đầy đủ cho ba người ngẫu nhiên và xác nhận rằng hồ sơ được lưu giữ trong khoảng thời gian mà cơ quan quản lý quy định.
Các câu hỏi thường gặp
Cách tốt nhất để theo dõi quá trình đào tạo nhân viên là gì?
Đối với một số ít người, một bảng tính với các trường thông tin trên là đủ. Khi bạn tổ chức nhiều khóa học hoặc cần bằng chứng về điểm số và thời gian, hãy sử dụng công cụ ghi lại tiến độ hoàn thành khóa học khi người học đang làm bài, sau đó xuất báo cáo để lưu vào hồ sơ.
Bạn theo dõi việc hoàn thành khóa đào tạo tuân thủ như thế nào?
Phân công khóa học cho những người được chỉ định, xác định quy tắc hoàn thành, ghi lại ngày, kết quả và bằng chứng của mỗi lần hoàn thành, và lưu giữ hồ sơ trong thời gian quy định của cơ quan quản lý. Xem xét tỷ lệ hoàn thành hàng tháng và theo dõi các trường hợp còn thiếu trước thời hạn, chứ không phải sau đó.
Tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo tốt là bao nhiêu?
Đối với các khóa đào tạo bắt buộc, mục tiêu là tất cả những người được chỉ định, vì vậy hãy đặt mục tiêu đạt 100% trước thời hạn bạn đã đặt ra. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành theo từng nhóm để tìm ra những nhóm nào bị chậm tiến độ, và luôn ghi rõ số lượng người bạn đã chỉ định.
Hồ sơ huấn luyện nên được lưu giữ trong bao lâu?
Điều đó phụ thuộc vào quy định áp dụng cho bạn. Ví dụ, tài liệu theo HIPAA của Hoa Kỳ phải được lưu giữ trong sáu năm (45 164.530 CFRHãy yêu cầu nhóm tuân thủ của bạn đưa ra khoảng thời gian cụ thể và thiết lập nó như một quy tắc thường trực.
Phán quyết của chúng tôi
Hãy bắt đầu với việc ghi chép, chứ không phải công cụ. Viết ra quy tắc hoàn thành, thu thập một vài trường thông tin giống nhau cho tất cả mọi người và có thể tạo ra toàn bộ lịch sử học tập của một người chỉ trong vài phút. Nếu bảng tính có thể làm được điều đó, hãy tiếp tục sử dụng nó. Nếu bạn phải nhập lại điểm số và liên hệ với mọi người qua email, một công cụ quản lý khóa học ghi lại tiến độ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. AhaSlides Courses là lựa chọn tốt khi bạn tự xây dựng chương trình đào tạo và muốn có chức năng đăng nhập, giao bài tập, quy tắc hoàn thành, chấm điểm và báo cáo xuất khẩu ở cùng một nơi. Nếu hồ sơ của bạn phải được lưu trữ trong hệ thống quản lý nhân sự hoặc quản lý học tập, hãy giữ nguyên hệ thống đó và sử dụng chức năng xuất khẩu.
