Cách giới thiệu bản thân với một đội mới

Một nghiên cứu của BambooHR năm 2023 với hơn 1,500 nhân viên toàn thời gian tại Hoa Kỳ cho thấy 70% nhân viên mới quyết định xem công việc có phù hợp hay không trong tháng đầu tiên và 29% đưa ra quyết định đó trong tuần đầu tiên [1]. Lời giới thiệu của bạn không chỉ là hình thức. Nó thiết lập tông giọng cho mọi mối quan hệ công việc sau này.

Hướng dẫn này bao gồm những điều nên nói, những điều nên tránh và cách điều chỉnh cách tiếp cận của bạn cho dù bạn là một nhân viên độc lập, một người quản lý mới hay đang gia nhập một nhóm làm việc từ xa.

Vì sao lời giới thiệu đầu tiên lại quan trọng hơn mọi người vẫn nghĩ

Hầu hết nhân viên mới đều đánh giá thấp mức độ ảnh hưởng của những tương tác ban đầu đến nhận thức lâu dài. Nghiên cứu của BambooHR cũng cho thấy 70% chuyên gia nhân sự đồng ý rằng ấn tượng đầu tiên rất khó thay đổi một khi đã hình thành [1]. Điều đó không có nghĩa là một ngày đầu tiên vụng về sẽ gây ra thiệt hại vĩnh viễn, nhưng nó có nghĩa là việc chủ động trong cách bạn thể hiện bản thân thực sự có giá trị.

Điều mà hầu hết mọi người mong muốn từ một đồng nghiệp mới không phải là một bài thuyết trình bán hàng trau chuốt. Dữ liệu của BambooHR cho thấy 87% nhân viên mới hy vọng sẽ kết bạn được ít nhất một người tại nơi làm việc và 93% muốn có cơ hội quan sát một đồng nghiệp [1]. Mối quan hệ quan trọng hơn bằng cấp trong những ngày đầu tiên.

Những nội dung cần có trong phần mở đầu của bạn

Một lời tự giới thiệu tốt cần bao gồm ba điều, và không điều nào trong số đó liên quan đến việc đọc lại hồ sơ LinkedIn của bạn: bạn là ai, bạn có mặt ở đó để làm gì, và một chi tiết giúp bạn dễ nhớ và dễ tiếp cận hơn.

Tên và chức vụ của bạn. Hãy nêu rõ điều này ngay cả khi mọi người đã biết thông tin đó từ lời mời trên lịch hoặc email. Việc nghe ai đó tự tin nói tên của mình khác hẳn với việc đọc tên họ trên màn hình.

Tóm tắt về bản thân bạn. Một hoặc hai câu ngắn gọn về xuất thân và những dự án bạn đã thực hiện. Mục tiêu không phải là liệt kê bằng cấp; mà là tạo cơ hội để người khác hiểu được quan điểm của bạn.

Một điều gì đó khơi gợi cuộc trò chuyện. Sự tò mò về công việc của nhóm, một dự án mà bạn thực sự quan tâm, hoặc một chi tiết cá nhân tạo cơ hội nói chuyện với đồng nghiệp. Câu nói "Tôi cũng đang tìm quán cà phê ngon nhất gần văn phòng" sẽ hiệu quả hơn là một bài giới thiệu đã được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Nếu nói trực tiếp, hãy giữ thời lượng dưới hai phút, hoặc nếu viết dưới năm câu.

Cách giới thiệu bản thân trong các tình huống khác nhau

Với tư cách là một nhân viên mới gia nhập nhóm làm việc trực tiếp của bạn.

Tình huống phổ biến nhất. Bạn có thể sẽ có vài phút trong cuộc họp nhóm hoặc một vòng giới thiệu nhanh vào ngày đầu tiên.

Hãy giữ cho nó ấm áp, cụ thể và gần gũi:

Khi Priya gia nhập nhóm sản phẩm tại một công ty SaaS, cô ấy đã tự giới thiệu trong buổi họp giao ban sáng thứ Hai bằng cách nói rằng cô ấy đã có bốn năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại điện tử, rằng cô ấy đến đây để làm việc trong nhóm phát triển và mục tiêu đầu tiên của cô ấy là hiểu cách nhóm hoạt động trước khi đưa ra bất kỳ đề xuất nào. Phần cuối cùng đó, cho thấy cô ấy không có ý định can thiệp quá mức, ngay lập tức làm giảm sự phòng thủ và mở ra cơ hội cho các đồng nghiệp chia sẻ bối cảnh với cô ấy.

- Hãy nêu một điều cụ thể mà bạn tò mò hoặc muốn tìm hiểu.

- Tránh liệt kê thành tích theo cách nghe có vẻ cạnh tranh.

- Hãy đặt một câu hỏi chân thành ở cuối để chuyển từ độc thoại sang hội thoại.

Một điều đáng lưu ý: thời điểm bạn giới thiệu bản thân cũng rất quan trọng. Nếu bạn tham gia vào một cuộc họp giao ban đang bị chậm giờ, hãy giữ cho phần giới thiệu của bạn chỉ trong ba câu và đề nghị chia sẻ thêm trong một cuộc trò chuyện riêng. Việc nắm bắt tình hình và tôn trọng nhịp điệu hiện có của nhóm thể hiện sự nhận thức tình huống, và đó chính là ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ.

Là một người quản lý mới, lần đầu tiên gặp gỡ nhóm của mình.

Việc này thực sự rất quan trọng. Những người bạn đang giới thiệu bản thân đang cố gắng tìm hiểu xem cuộc sống công việc của họ sắp trở nên khó khăn hơn hay dễ dàng hơn.

Một phương pháp luôn hiệu quả: hãy bắt đầu bằng việc nêu bật mục đích học hỏi của bạn trước khi trình bày kế hoạch thực hiện. (Michael Watkins, tác giả của...) 90 ngày đầu tiên, khuyến nghị rằng các nhà quản lý mới nên dành những tuần đầu tiên để đặt câu hỏi thay vì thông báo câu trả lời. Cụ thể: Điều gì đang hoạt động tốt? Bạn sẽ thay đổi điều gì nếu có thể? Tôi nên biết điều gì mà tôi có thể sẽ không nghe được qua các kênh chính thức? [2]

Một ví dụ cụ thể: "Tôi đến đây để nắm bắt nhanh những gì nhóm đang làm và những trở ngại mà các bạn đang gặp phải. Tôi sẽ không giả vờ rằng mình biết nhiều hơn về nhóm này so với các bạn chỉ sau ba ngày. Mục tiêu của tôi trong tháng đầu tiên là lắng nghe." Sự trung thực như vậy thường tạo được ấn tượng tốt.

Một vài điều luôn phản tác dụng:

• Thông báo về những thay đổi trước khi hiểu rõ nội dung của chúng.
• Lấy những gì bạn đã làm ở công ty trước đây làm chuẩn mực.
• Thay vì giới thiệu cá nhân, chỉ giới thiệu theo nhóm.
  

Trong một email giới thiệu bằng văn bản

Khi gia nhập một nhóm làm việc từ xa hoặc một tổ chức lớn, thư giới thiệu bằng văn bản thường tiếp cận được nhiều người hơn bất kỳ cuộc gặp mặt trực tiếp nào.

Cấu trúc rất đơn giản. Mở đầu bằng tên và chức vụ của bạn. Nói một hoặc hai câu về những việc bạn đã làm trước đây. Nêu một việc bạn mong muốn được làm. Kết thúc bằng lời mời kết nối.

Ví dụ:

Chào mọi người, tôi là Jordan, gia nhập đội ngũ chăm sóc khách hàng sau thời gian làm việc trong lĩnh vực hỗ trợ và vận hành B2B. Tôi hiện đang sống tại Austin và sẽ phụ trách các khách hàng khu vực EMEA. Tôi rất mong được nhanh chóng làm quen với quy trình onboarding hiện tại, và rất muốn được cùng uống cà phê ảo với bất kỳ ai muốn trong vài tuần đầu tiên. Lịch của tôi luôn mở. Hãy thoải mái đặt lịch nhé!

Ngắn gọn, cụ thể và dễ thực hiện. Nó cung cấp đủ thông tin để khơi gợi cuộc trò chuyện mà không dài dòng như phần tóm tắt trên LinkedIn.

Trong một nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp.

Việc giới thiệu bản thân từ xa đòi hỏi nhiều nỗ lực có chủ đích hơn vì những cuộc gặp gỡ tình cờ ở hành lang không xảy ra. Bạn phải tạo ra những khoảnh khắc mà lẽ ra sẽ xảy ra một cách ngẫu nhiên.

Hãy đăng một bài giới thiệu bằng văn bản vào kênh trò chuyện chính của nhóm trong ngày đầu tiên. Nếu có cuộc gọi video, hãy bật camera lên. Hỏi quản lý của bạn xem ai là những người quan trọng cần gặp trong hai tuần đầu tiên và lên lịch cụ thể cho các cuộc gặp đó thay vì chờ đợi chúng diễn ra một cách tự nhiên.

Một chiến thuật hữu ích: thêm một ghi chú ngắn "làm việc với tôi" vào hồ sơ Slack hoặc Teams của bạn. Bao gồm múi giờ, phong cách giao tiếp ưa thích và một thông tin không liên quan đến công việc. Chỉ mất mười phút nhưng giúp tiết kiệm hàng giờ hiểu lầm.

Ngoài ra, đừng chỉ dựa vào giao tiếp bằng văn bản trong vài tuần đầu tiên. Nếu tổ chức của bạn thường xuyên sử dụng cuộc gọi video, hãy chủ động đề xuất một cuộc gọi video ngắn thay vì trao đổi qua lại kéo dài trên tin nhắn. Nhìn thấy khuôn mặt của người khác, dù chỉ mười lăm phút, cũng tạo dựng mối quan hệ tốt hơn nhiều so với hàng tá tin nhắn, và điều đó giúp việc giao tiếp bằng văn bản dễ dàng hơn sau này vì bạn thực sự biết mình đang nói chuyện với ai.

Những điều luôn khiến phần giới thiệu trở nên tệ hơn

Nói quá nhiều. Một phần giới thiệu hai phút mà lại kéo dài đến mười lăm phút để kể về tiểu sử nghề nghiệp sẽ nhanh chóng khiến người nghe mất hứng thú. Hãy đi thẳng vào vấn đề, rồi dành không gian cho những người khác.

Nói xấu chủ cũ. Điều đó thể hiện sự thiếu suy xét và khiến đồng nghiệp ngay lập tức tự hỏi bạn sẽ nói gì về họ sau này.

Tự hạ thấp bản thân quá mức. Có sự khác biệt giữa sự khiêm tốn và việc khiến người khác khó hiểu những gì bạn mang đến. Hãy trình bày rõ ràng về kinh nghiệm của bạn.

Bỏ qua nhân viên hỗ trợ và các đồng nghiệp cấp dưới. Những nhân viên mới thường tập trung vào việc gây ấn tượng với cấp trên và ít đầu tư vào việc xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và các vị trí hỗ trợ. Chính những mối quan hệ đó thường quyết định những tháng đầu tiên công việc có suôn sẻ hay không.

Coi phần giới thiệu là một sự kiện chỉ diễn ra một lần. Lời giới thiệu ngày đầu tiên chỉ là điểm khởi đầu. Việc tiếp nối, ghi nhớ các chi tiết từ những cuộc trò chuyện ban đầu và thể hiện sự quan tâm nhất quán trong suốt các tuần quan trọng hơn là việc nói câu mở đầu thật hay.

Danh sách kiểm tra thực tế cho tuần đầu tiên của bạn

Những hành động này dựa trên phần giới thiệu ban đầu và giúp nó được ghi nhớ lâu hơn:

• Hãy gửi lời giới thiệu bằng văn bản đến bất kỳ kênh hoặc nhóm nào mà bạn chưa được giới thiệu chính thức.
• Lên lịch các cuộc gặp riêng với những người mà quản lý của bạn đã chỉ định là những người liên hệ quan trọng.
• Hãy hỏi thêm ít nhất một chi tiết từ cuộc trò chuyện ban đầu ("Bạn có nhắc đến việc đang làm dự án X, dự án đó tiến triển thế nào rồi?").
• Thêm ghi chú "Tôi muốn hợp tác với bạn" vào hồ sơ Slack hoặc Teams của bạn.
• Hãy tham gia ít nhất một buổi gặp gỡ thân mật cùng nhóm, chẳng hạn như uống cà phê, ăn trưa hoặc bất cứ hoạt động nào khác ngoài các cuộc họp chính thức.

AhaSlides có thể giúp các nhóm hướng dẫn thành viên mới như thế nào?

Lý do lớn nhất khiến các bài giới thiệu không gây ấn tượng là vì chúng chỉ diễn ra một chiều. Người mới nói; những người khác chỉ nghe qua loa rồi lại quay về với máy tính xách tay của mình. Một hoạt động tương tác ngắn ngay trong cuộc họp sẽ thay đổi hoàn toàn điều đó.

AhaSlides cho phép các nhóm thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến ​​trực tiếp, tạo đám mây từ khóa và các vòng hỏi đáp ngay trong cuộc họp. Một slide đơn giản kiểu "hai sự thật và một lời nói dối", một cuộc thăm dò yêu cầu nhóm chia sẻ dự án hiện tại của họ bằng một từ, hoặc một vòng hỏi đáp mở để nhân viên mới đặt câu hỏi cho nhóm, tất cả những điều này biến phần giới thiệu thành một trải nghiệm hai chiều thay vì chỉ là một bài thuyết trình. Khi mọi người phản hồi trong thời gian thực, họ có nhiều khả năng nhớ khoảnh khắc đó và người ở trung tâm của nó hơn.

Đối với các nhà quản lý đang hướng dẫn nhiều nhân viên mới, kiểu tương tác có cấu trúc này có thể áp dụng rộng rãi. Bạn có thể sử dụng cùng một hình thức khởi động này cho nhiều nhóm mà không cảm thấy nhàm chán mỗi lần, bởi vì các phản hồi luôn khác nhau.

Các câu hỏi thường gặp

Phần tự giới thiệu bản thân ở nơi làm việc nên dài bao nhiêu?

Khi gặp mặt trực tiếp, hãy cố gắng dành từ 60 đến 90 giây, khoảng thời gian đủ để bạn giới thiệu tên, chức vụ, một vài dòng thông tin cá nhân liên quan và một câu hỏi cho cả nhóm. Phần giới thiệu bằng văn bản có thể dài hơn một chút, nhưng thường thì bốn đến sáu câu là đủ. Mọi người sẽ đặt câu hỏi tiếp theo nếu muốn biết thêm. Mục tiêu của phần giới thiệu là để mở đầu cuộc trò chuyện, chứ không phải kết thúc nó. Nếu bạn thấy mình nói quá hai phút, đó là dấu hiệu cần tạm dừng và mời người khác phản hồi thay vì tiếp tục.

Nếu tôi bị cứng họng hoặc nói vấp trong phần giới thiệu thì sao?

Hầu như ai cũng từng trải qua tình huống này, đặc biệt là khi cả căn phòng im lặng và mọi ánh mắt đổ dồn về bạn. Cách khắc phục hiệu quả nhất là chỉ cần thừa nhận ngắn gọn và tiếp tục: "Xin lỗi, để tôi bắt đầu lại" hoặc "Tôi luôn thấy việc giới thiệu bản thân trong ngày đầu tiên hơi hồi hộp" nghe chân thành hơn là gượng gạo. Điều mọi người nhớ đến là sự ấm áp và sự quan tâm thực sự của bạn, chứ không phải là câu nói của bạn có hoàn hảo hay không. Nghiên cứu về ấn tượng ban đầu luôn cho thấy sự ấm áp và sự chú ý có trọng lượng hơn là khả năng diễn đạt trôi chảy. Một chút vấp váp nhỏ kèm theo một câu hỏi chân thành về công việc của đồng nghiệp sẽ được quên đi trong vòng một tuần.

Tôi có nên chuẩn bị phần giới thiệu trước không?

Vâng, nhưng hãy chuẩn bị nhẹ nhàng thôi. Viết ra hai hoặc ba câu bạn muốn đưa vào bài phát biểu và luyện tập nói chúng thành tiếng một hoặc hai lần trước ngày đầu tiên. Việc hoàn toàn không chuẩn bị có nghĩa là bạn đang ứng biến dưới áp lực xã hội nhẹ, đó là lúc mọi người có xu hướng nói lan man hoặc đánh giá thấp bản thân. Việc chuẩn bị một bài phát biểu đã được soạn sẵn nghe có vẻ khô khan và gượng gạo, và nó có thể khiến bạn ít phản ứng hơn với cuộc trò chuyện thực tế đang diễn ra xung quanh. Một vài cụm từ đã chuẩn bị sẽ giúp bạn có điểm tựa vững chắc, đồng thời vẫn có chỗ để thích ứng với bất kỳ ai có mặt trong phòng. Hãy chú ý đến giọng điệu của cuộc trò chuyện hiện tại của nhóm và điều chỉnh cho phù hợp. Một nhóm năng động, thân thiện sẽ phản ứng khác với một nhóm trầm lặng và dè dặt hơn.

nguồn

[1] BambooHR. (2023). Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng: 44 ngày quyết định sự thành bại của một nhân viên mới.. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). 90 ngày đầu tiên: Các chiến lược đã được chứng minh để bắt kịp tốc độ nhanh hơn và thông minh hơn. Nhà xuất bản Tạp chí Kinh doanh Harvard.