Đảm bảo rằng bạn có đúng người với các kỹ năng phù hợp sẵn sàng hoạt động khi bạn cần – đó chính là lập kế hoạch nhân lực.
Không quan trọng bạn là một công ty mới thành lập hay một công ty đã thành lập, việc có một kế hoạch nhân sự thông minh, được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong việc đạt được các mục tiêu của bạn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến những điều cơ bản để tìm ra quy trình lập kế hoạch nhân lực, tại sao điều đó lại quan trọng và cách lập một kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thành công bất kể điều gì đang thay đổi ngoài kia.
Vì vậy, hãy thoải mái, chúng ta đang bước vào thế giới của các chiến lược nhân sự!
Mục lục
Lời khuyên cho sự tham gia của tổ chức
Làm câu đố của riêng bạn và tổ chức nó trực tiếp.
Khơi dậy niềm vui trong nhóm của bạn. Thu hút sự tham gia, tăng năng suất!
Bắt đầu miễn phí
Lập kế hoạch nhân lực là gì?
Hoạch định nhân lực hoặc lập kế hoạch nguồn nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai của một tổ chức và xác định cách đáp ứng những nhu cầu đó. Nó bao gồm:
• Phân tích lực lượng lao động hiện tại – kỹ năng, năng lực, công việc và vai trò của họ
• Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai dựa trên mục tiêu kinh doanh, chiến lược và tăng trưởng dự kiến
• Xác định mọi khoảng cách giữa nhu cầu hiện tại và tương lai – về số lượng, chất lượng, kỹ năng và vai trò
• Phát triển các giải pháp để lấp đầy những khoảng trống đó – thông qua tuyển dụng, đào tạo, các chương trình phát triển, điều chỉnh lương thưởng, v.v.
• Lập kế hoạch thực hiện các giải pháp đó, trong khung thời gian và ngân sách mong muốn
• Giám sát việc thực hiện và điều chỉnh kế hoạch nhân lực khi cần thiết
Các yếu tố chính của quy trình lập kế hoạch nhân lực là gì?
Các thành phần chính của quy trình lập kế hoạch nhân lực thường là:
Phạm vi: Nó liên quan đến cả phân tích định lượng và định tính. Phân tích định lượng bao gồm tính toán mức nhân sự hiện tại và tương lai dựa trên dự báo khối lượng công việc. Phân tích định tính xem xét các kỹ năng, năng lực và vai trò cần thiết.
Thời hạn: Một kế hoạch nhân lực thường bao gồm một khoảng thời gian 1-3 năm, với các dự đoán dài hạn hơn. Nó cân bằng các nhu cầu chiến thuật ngắn hạn với các mục tiêu chiến lược dài hạn.
Nguồn: Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau được sử dụng làm đầu vào cho quy trình lập kế hoạch, bao gồm kế hoạch kinh doanh, dự báo thị trường, xu hướng tiêu hao, phân tích bồi thường, đo lường năng suất, v.v.
Phương pháp: Các phương pháp dự báo có thể bao gồm từ phân tích xu hướng đơn giản đến các kỹ thuật phức tạp hơn như mô phỏng và lập mô hình. Nhiều tình huống 'nếu như' thường được đánh giá.
Cách sử dụng: Kế hoạch nhân lực chỉ định các giải pháp để lấp đầy khoảng trống kỹ năng, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, thay đổi lương thưởng, thuê ngoài/thuê ngoài và bố trí lại nhân viên hiện có. Các kế hoạch hành động được tạo ra để thực hiện các giải pháp trong giới hạn về thời gian và chi phí. Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình được giao.
Kế hoạch nhân lực được theo dõi trên cơ sở liên tục. Các kế hoạch dự phòng được phát triển trong trường hợp các dự báo không thành hiện thực như kế hoạch.
Lập kế hoạch nhân lực hiệu quả đòi hỏi đầu vào và sự hợp tác từ tất cả các lĩnh vực chức năng chính, đặc biệt là hoạt động, tài chính và các đơn vị kinh doanh khác nhau.
Các công cụ công nghệ có thể hỗ trợ lập kế hoạch nhân lực, đặc biệt là để phân tích định lượng và lập mô hình lực lượng lao động. Nhưng sự phán đoán của con người vẫn rất cần thiết.
Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực trong HRM là gì?
#1 – Điều chỉnh nhu cầu nguồn nhân lực với mục tiêu và chiến lược kinh doanh: Lập kế hoạch nhân lực giúp xác định số lượng và loại nhân viên cần thiết để hỗ trợ các mục tiêu, kế hoạch tăng trưởng và sáng kiến chiến lược của công ty. Nó đảm bảo nguồn nhân lực được triển khai ở nơi họ có thể tạo ra tác động lớn nhất.
#2 – Xác định và lấp đầy khoảng trống kỹ năng: Bằng cách dự báo các yêu cầu kỹ năng trong tương lai, lập kế hoạch nhân lực có thể xác định bất kỳ khoảng cách nào giữa các kỹ năng hiện tại của nhân viên và nhu cầu trong tương lai. Sau đó, nó xác định cách lấp đầy những khoảng trống đó thông qua các chương trình tuyển dụng, đào tạo hoặc phát triển.
#3 – Tối ưu hóa chi phí nhân công: Lập kế hoạch nhân lực nhằm mục đích phù hợp với chi phí lao động với nhu cầu khối lượng công việc. Nó có thể xác định các khu vực thừa hoặc thiếu nhân sự để có thể triển khai đúng số lượng nhân viên có kỹ năng phù hợp. Điều này giúp kiểm soát chi phí nhân công.
#4 – Cải thiện năng suất của nhân tài: Bằng cách đảm bảo đúng người vào đúng công việc với các kỹ năng phù hợp, lập kế hoạch nhân lực có thể thúc đẩy năng suất và hiệu quả tổng thể. Nhân viên phù hợp hơn với vai trò của họ và tổ chức tối đa hóa nguồn nhân lực của họ.
#5 – Dự đoán nhu cầu trong tương lai: Lập kế hoạch nhân lực giúp dự đoán những thay đổi trong môi trường kinh doanh và nhu cầu của nhân viên. Do đó, HR có thể chuẩn bị trước các chiến lược để đảm bảo rằng các yêu cầu về lực lượng lao động được đáp ứng. Cách tiếp cận chủ động này giúp tạo ra một lực lượng lao động nhanh nhẹn và dễ thích nghi, điều này rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào.
#6 – Nâng cao động lực làm việc của nhân viên: Bằng cách dự đoán chính xác và đáp ứng các yêu cầu về nguồn nhân lực, công ty có thể giảm thiểu mọi sự mơ hồ về nhiệm vụ công việc, khối lượng công việc quá tải và sự thiếu hụt năng lực, tất cả đều có khả năng ảnh hưởng xấu đến sự hài lòng của nhân viên.
4 bước trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực là gì?
Các tổ chức có thể lập kế hoạch hiệu quả kế hoạch nhân lực xử lý bằng cách xem xét bốn bước đơn giản sau mà không cần quá nhiệt tình:
# 1. Dự báo nhu cầu
- Dựa trên các mục tiêu, chiến lược và dự báo của công ty về tăng trưởng, mở rộng, ra mắt sản phẩm mới, v.v.
- Xem xét các yếu tố như cách thức tổ chức của công ty, công nghệ mới nào họ có thể sử dụng và mức độ họ sử dụng công nhân của mình.
- Xác định số lượng người cần thiết, theo vai trò, bộ kỹ năng, nhóm công việc, cấp độ, vị trí, v.v.
- Nhiều kịch bản thường được đánh giá để xây dựng một cách linh hoạt.
#2. phân tích nguồn cung
- Bắt đầu với số lượng nhân viên hiện tại và công việc/vai trò của họ.
- Phân tích xu hướng tiêu hao, dự báo nghỉ hưu và tỷ lệ trống để xác định có bao nhiêu người sẽ ở lại.
- Xem xét các mốc thời gian tuyển dụng bên ngoài và sự sẵn có của các kỹ năng cần thiết trên thị trường lao động.
- Đánh giá các khả năng tái bố trí công việc, chia sẻ công việc, công việc bán thời gian và thuê ngoài.
#3. phân tích lỗ hổng
- So sánh những dự đoán về những gì mọi người sẽ cần trong tương lai với những gì chúng ta đã có. Bằng cách đó, chúng ta có thể biết liệu có khoảng trống nào cần được lấp đầy hay không.
- Định lượng khoảng cách về số lượng người và bộ kỹ năng cụ thể.
- Xác định khoảng cách về các khía cạnh như năng lực, mức độ kinh nghiệm, vai trò công việc, địa điểm, v.v.
- Giúp xác định quy mô của các giải pháp cần thiết, chẳng hạn như số lượng nhân viên mới, thực tập sinh và thiết kế lại công việc.
#4. lập kế hoạch hành động
- Chỉ định các giải pháp như tuyển dụng, đào tạo, khuyến mãi, chương trình phần thưởng, v.v.
- Thiết lập các mốc thời gian thực hiện, phân công trách nhiệm và ước tính ngân sách.
- Phát triển các kế hoạch dự phòng trong trường hợp mức tiêu hao thấp hơn dự kiến, nhu cầu cao hơn, v.v.
- Xác định các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) để đo lường sự thành công của kế hoạch nhân lực.
- Thúc đẩy việc điều chỉnh và cải tiến liên tục quy trình lập kế hoạch nhân lực theo thời gian.
Ví dụ hoạch định nhân lực
Chưa có hình ảnh rõ ràng? Dưới đây là một ví dụ về quy trình lập kế hoạch nhân lực theo 4 bước cơ bản để giúp bạn nắm bắt khái niệm tốt hơn:
Một công ty phát triển phần mềm dự báo mức tăng trưởng 30% trong 2 năm tới dựa trên các hợp đồng và dự án mới đang triển khai. Họ cần phát triển một kế hoạch nhân lực để đảm bảo họ có đủ nhà phát triển để đáp ứng nhu cầu này.
Bước 1: Dự báo nhu cầu
Họ tính toán rằng để hỗ trợ mức tăng trưởng 30% dự kiến, họ sẽ cần:
• 15 nhà phát triển cấp cao bổ sung
• 20 nhà phát triển cấp trung bổ sung
• 10 nhà phát triển cơ sở bổ sung
Dựa trên cấu trúc hiện tại của họ và yêu cầu dự án.
Bước 2: Phân tích nguồn cung
Họ hiện có:
• 50 nhà phát triển cấp cao
• 35 nhà phát triển tầm trung
• 20 nhà phát triển cơ sở
Dựa trên xu hướng tiêu hao, họ dự đoán sẽ mất:
• 5 nhà phát triển cấp cao
• 3 nhà phát triển tầm trung
• 2 nhà phát triển cơ sở
Trong 2 năm tới.
Bước 3: Phân tích khoảng trống
So sánh cung cầu:
• Họ cần thêm 15 nhà phát triển cấp cao nhưng sẽ chỉ tăng được 5, còn khoảng cách là 10
• Họ cần thêm 20 nhà phát triển cấp trung với mức tăng chỉ là 2, còn khoảng cách là 18
• Họ cần thêm 10 nhà phát triển cơ sở mà chỉ thua 2, còn khoảng cách là 12
Bước 4: Lập kế hoạch hành động
Họ phát triển một kế hoạch để:
• Thuê 8 nhà phát triển cấp cao và 15 nhà phát triển cấp trung bên ngoài
• Thăng chức 5 nhà phát triển cấp trung nội bộ lên cấp cao
• Thuê 10 thực tập sinh mới bắt đầu cho chương trình phát triển 2 năm
Họ chỉ định người tuyển dụng, đặt thời hạn và thiết lập KPI để đo lường kết quả.
Đây chỉ là một ví dụ về cách một tổ chức có thể tiếp cận kế hoạch nhân lực để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai của họ dựa trên nhu cầu kinh doanh dự kiến. Điều quan trọng là phải có một quy trình có hệ thống, dựa trên dữ liệu để xác định các lỗ hổng và phát triển các giải pháp thông minh.
bottom Line
Trong thế giới kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, điều quan trọng là luôn đi đầu. Và quy trình lập kế hoạch nhân lực rất hiệu quả để dự đoán nhu cầu trong tương lai của công ty bạn và lên kế hoạch phù hợp, nhờ đó giúp duy trì tính cạnh tranh và đảm bảo bạn luôn sẵn sàng cho bất kỳ điều gì phía trước.
Những câu hỏi thường gặp
4 mục đích chính của quản lý nhân lực là gì?
Quản lý nhân lực đảm bảo một tổ chức có đúng số lượng người có kỹ năng và chuyên môn phù hợp để đạt được mục tiêu của mình. Nó nhằm mục đích sử dụng con người một cách hiệu quả, phát huy tiềm năng của họ và xây dựng mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và công ty. Điều này được thực hiện thông qua các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất và quản lý bồi thường.
6 bước trong hoạch định nguồn nhân lực là gì?
5 bước trong quy trình lập kế hoạch nhân lực hiệu quả là · Dự báo nhu cầu · Đánh giá nhân lực hiện tại · Phân tích các khoảng trống · Lập kế hoạch giải pháp lấp đầy các khoảng trống · Thực hiện và đánh giá.
